文件控制程序（餐飲業(yè)）

文件控制程序目的對與質量、食品安全管理體系運行有關的文件進行控制，保證其適用性、系統性、協調性和完整性，確保工作現場所使用的相應文件為有效版本，防止誤用失效或作廢的文件。適用范圍適用于組成公司質量、食品安全管理體系的文件。職責3.1總經理負責公司質量、食品安全管理體系方針、目標文件、質量手冊、程序文件和外來文件的批準。3.2管理者代表負責組織編寫和審核質量手冊和程序文件,批準工作文件3.3各職能部門負責本部門工作范圍內與質量、食品安全管理體系有關的文件的編寫、審核、存檔和管理。3.4行政部是文件的歸口管理門，負責文件的標識、發(fā)放與回收，存檔與管理。定義受控文件：是指對文件的有效性進行跟蹤管理的文件。所有質量、食品安全管理活動，應以受控文件作為依據，任何員工使用非受控文件均應考慮因此而可能承擔的責任。工作程序5.1文件分類、編號和版本標識5.1.1質量、食品安全管理體系由管理手冊(包含了質量、食品安全管理體系方針、目標的附錄)、程序文件、工作文件、外來文件、表格和記錄五部分組成，分別規(guī)定編號規(guī)則如下：管理手冊：公司代碼/MM/代號-發(fā)布年號如XXX/MM/Q-2022（XXX質量、食品安全管理手冊，2022年發(fā)布）。程序文件：公司代碼/代號/順序號-發(fā)布年號程序文件的代號為XP，X可以是其他任何字母，QP代表質量管理體系應用或與其他體系共用的程序文件，SP代表食品安全管理體系要求的程序文件。如XXX/QP/01-2022（XXX01號程序文件，2022年發(fā)布）。工作文件：公司代碼-部門簡稱/類別順序號-發(fā)布年號如XXX-TD/A01-2022（XXX運營部A類工作01號文件，2022年發(fā)布）。部門簡稱規(guī)定：行政部AD、運營部OD、食品安全小組ST、財務部FD、采購部BD、營銷部MD、總經理GM，管理者代表MR。外來文件：公司代碼/順序號-原編號如XXX/01-ISO9001:2015（XXX第01號外來文件，ISO9001:2015，如外來文件沒有文號，則只添加發(fā)布年份做后綴。）表格（記錄格式）：產生表格的文件編號（去除發(fā)布年份）-順序號版本號。如XXX/QP/01-02V1.0（XXX01號程序文件規(guī)定的第2份記錄格式，V1.0版）。當多份文件都引用到相同的表格時，以最先引用該表格的文件為基礎，相同的表格只能有一個文件編號。f)記錄的編號即記錄標識，執(zhí)行《記錄控制程序》的規(guī)定。5.1.2文件的版本與狀態(tài)：質量、食品安全管理體系文件應標明版本和狀態(tài)。其格式為Va.b5.2文件受控狀態(tài)5.25.25.25.3文件編制、審核、批準5.3.15.3.25.3.35.3.45.3.6文件編制、審核、批準時，各責任人應填寫《文件生命歷程表》。5.3.7管理體系文件一律用宋體，名稱用二號字體，一級標題用四號字體，二級標題用小四號字體，一倍半行距，加粗；三級標題和正文用小四，行距固定為22。其他未詳細規(guī)定事項套用本文件格式。5.4文件的發(fā)放、保存和管理5.4.1質量、食品安全管理體系文件經批準后，原版文件由行政部保存并不得外借。以電子媒體形式保存的文件和資料應備份和加密保護，防止丟失或損壞。5.4.2文件發(fā)放對象由管理者代表根據文件使用需要批準，保證在文件的使用處有相應的文件。由公司文件管理員統一復制質量、食品安全管理體系文件，并在文件封面或第一頁按發(fā)放的先后順序標注受控分發(fā)號以作標識，然后發(fā)放到各使用部門或相關外部人員，填寫“文件發(fā)放/回收登記表”，由文件使用負責人或其主管簽領。文件發(fā)放應包括其引用的表格(記錄格式)。5.4.5.4.5.4.45.4.5行政部定期對各部門文件保管情況進行檢查。在每次內部質量審核前應全面檢查各類在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，發(fā)現問題及時處理。5.5.5文件的更改5.5.1文件更改由文件更改申請部門填寫《文件更改申請表》，由原文件編制部門和審核人審核，經原文件批準人批準后執(zhí)行更改。5.5.2更改文件的標識：文件更改范圍和程度比較小的，如僅更改幾行字且涉及面比較窄時，只更改狀態(tài)不變動版本,如由V1.0變?yōu)閂1.1,修訂狀態(tài)標識的跨度由修改人視修改的大小而定；對于多次更改或更改范圍比較大，則應升級版本號，并將修訂狀態(tài)歸0，如由V1.8變?yōu)閂2.0。5.5.3只需要修訂的文件更改，按原文件發(fā)放范圍發(fā)放《文件更改申請表》，由各文件保管人負責按《文件更改申請表》要求對原文件標注更改，并將《文件更改申請表》附錄。對需要換版的文件更改，執(zhí)行5.3和5.4的規(guī)定，發(fā)放換版后的文件時收回原文件，在原《文件中發(fā)放/回收登記》欄注明，執(zhí)行5.6的規(guī)定。5.6文件回收、作廢與銷毀當文件不適用或文件持有人變動時，行政部應將相應的文件回收，在原《文件中發(fā)放/回收登記》欄注明?；厥盏奈募?，需要作廢的，由行政部填寫《文件銷毀登記表》，應經原批準人批準后集中銷毀。若需要保留時，僅保存原件，同時標明“作廢留用”，以防止其非預期的使用。5.7外來文件5.7.1國家法律、法規(guī)、行業(yè)標準以及可能影響公司整體作業(yè)的外來文件，由公司行政部組織各職能部門識別、收集、獲取，經總經理批準后，進行編號和受控標識，并按工作需要進行分發(fā)，填寫《文件分發(fā)/回收登記表》。外來文件應編入單獨列表《受控文件清單》，并在表頭注明“外來文件”。5.7.2公司員工因工作需要的外來文件，需識別其是否與質量、食品安全管理體系有關，若有關，轉交公司行政部，執(zhí)行5.7.1。5.7.3 5.7.4公司內部不對外來文件進行修訂。若外來文件有不適用之處，應在引用該外來文件的文件中予以說明或編制新的文件予以規(guī)范。5.8文件的使用和評審文件是活動的依據，應得到完全執(zhí)行。文件發(fā)布后（包括更改）應有很必要的培訓，以確保人員對文件的理解。文件管理和使用部門都可在工作中、內部審核和管理評審會議上提出對現有質量、食品安全管理體系文件進行評審，必要時則予以修改。每次內部審核，應包括審核所有受控文件的有效性，必要時進行修改。5.9