《管理溝通》第6講-會(huì)議溝通1課件

第六章會(huì)議溝通1精選可編輯ppt第六章會(huì)議溝通1精選可編輯ppt學(xué)習(xí)目的明確會(huì)議目的與類型了解組織會(huì)議的基本步驟認(rèn)識(shí)會(huì)議角色與職責(zé)明確影響會(huì)議的因素掌握有效會(huì)議的策略2精選可編輯ppt學(xué)習(xí)目的明確會(huì)議目的與類型2精選可編輯ppt為什么會(huì)議如此重要?為什么會(huì)議會(huì)失敗? 如何在會(huì)前作充分的準(zhǔn)備?如何計(jì)劃會(huì)議影響會(huì)議成效的因素有哪些？什么是有效會(huì)議溝通的策略？

經(jīng)常困惑人們的會(huì)議溝通問題3精選可編輯ppt為什么會(huì)議如此重要?經(jīng)常困惑人們的會(huì)議溝通問題3精選可編輯p企業(yè)會(huì)議的困惑企業(yè)老總：典型狀態(tài)：經(jīng)常性的會(huì)議纏身。典型困惑：“每次會(huì)議都是別人占用我的時(shí)間，以至于我根本沒時(shí)間思考企業(yè)的未來戰(zhàn)略?！毕聦俦г梗好看胃I(lǐng)導(dǎo)開會(huì)，都要花很多時(shí)間去陳述事實(shí)，會(huì)議并不高效。老總突然關(guān)心某一話題，當(dāng)事部門需要解釋半天，打亂會(huì)議節(jié)奏，浪費(fèi)會(huì)議時(shí)間。4精選可編輯ppt企業(yè)會(huì)議的困惑企業(yè)老總：4精選可編輯ppt中高層管理者典型狀態(tài)：大小會(huì)議怎一個(gè)“亂”字了得。典型困惑：“老板臨時(shí)性的會(huì)得先開，但已經(jīng)確定的經(jīng)營性重大會(huì)議又不能改期，因此疲于奔命。”5精選可編輯ppt中高層管理者5精選可編輯ppt下級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)、員工典型狀態(tài)：麻木參會(huì)。典型困惑：“領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)大多‘一言堂’，問題反復(fù)說，不知道A會(huì)與B會(huì)的區(qū)別，對(duì)每次會(huì)議的召開目的和個(gè)人職責(zé)不甚了了?！?精選可編輯ppt下級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)、員工6精選可編輯ppt會(huì)議“會(huì)”，是聚集、會(huì)合“議”是商議、議事會(huì)議是人們?cè)诜煞秶鷥?nèi)有組織地聚集在一起，討論和研究問題的一種社會(huì)活動(dòng)方式。

7精選可編輯ppt會(huì)議“會(huì)”，是聚集、會(huì)合7精選可編輯ppt一會(huì)議的目的交流信息通過會(huì)議，管理者可以將有關(guān)政策和指示傳達(dá)給下屬或員工。同時(shí)，管理者也可以從他們那里及時(shí)得到反饋及獲得其他方面的有關(guān)信息。給與指導(dǎo)企業(yè)通過把員工組織起來進(jìn)行培訓(xùn)，以提高他們某個(gè)方面或某些方面的技能。使他們更好地適合工作環(huán)境。8精選可編輯ppt一會(huì)議的目的交流信息8精選可編輯ppt解決問題會(huì)議可以幫助澄清誤會(huì)，處理各種沖突并利用他人的知識(shí)和技巧來解決問題。作出決策會(huì)議可以幫助營造民主的氣氛，給管理者提供共同參與和共同討論的機(jī)會(huì)，最終作出良好的決策。9精選可編輯ppt解決問題9精選可編輯ppt談判通知解決問題決策交流二會(huì)議的種類10精選可編輯ppt談判二會(huì)議的種類10精選可編輯ppt三會(huì)議的組織

會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議過程控制會(huì)后工作11精選可編輯ppt三會(huì)議的組織會(huì)前準(zhǔn)備11精選可編輯ppt3.1會(huì)前準(zhǔn)備明確會(huì)議的必要性確定會(huì)議的目標(biāo)預(yù)定會(huì)議場所擬定會(huì)議議程準(zhǔn)備會(huì)議文件確定會(huì)議主持人確定與會(huì)人員12精選可編輯ppt3.1會(huì)前準(zhǔn)備明確會(huì)議的必要性12精選可編輯ppt會(huì)場布置13精選可編輯ppt會(huì)場布置13精選可編輯ppt會(huì)議場所1.會(huì)議室是否預(yù)定（準(zhǔn)備）好？是否有足夠的座位？2.視聽器材（幻燈機(jī)、多媒體播放機(jī)、麥克風(fēng)等）是否準(zhǔn)備就緒？3.分發(fā)的材料是否準(zhǔn)備充足？4.茶息的供應(yīng)（茶水、水果、點(diǎn)心等）是否準(zhǔn)備好？5.是否備好記錄本、紙張、鉛筆和席卡等？14精選可編輯ppt會(huì)議場所1.會(huì)議室是否預(yù)定（準(zhǔn)備）好？是否有足夠的座位會(huì)議中可能出現(xiàn)的問題15精選可編輯ppt會(huì)議中可能出現(xiàn)的問題15精選可編輯ppt會(huì)場布置禮堂型U型圓桌型長桌型16精選可編輯ppt會(huì)場布置禮堂型U型圓桌型長桌型16精選可編輯ppt

課堂式V型17精選可編輯ppt課堂式V型17精選可編輯ppt座次排序基本規(guī)則：以右為上（遵循國際慣例）居中為上（中央高于兩側(cè)）前排為上（適用所有場合）以遠(yuǎn)為上（遠(yuǎn)離房門為上）面門為上（良好視野為上）

18精選可編輯ppt座次排序基本規(guī)則：以右為上（遵循國際慣例）18精選可編輯pp會(huì)議座次排序原則：以遠(yuǎn)為上，面門為上，以右為上，以中為上;觀景為上，靠墻為上。座次分布：面門居中位置為主位；主左賓右分兩側(cè)而坐；或主賓雙方交錯(cuò)而坐；越近首席，位次越高；同等距離，右高左低。

19精選可編輯ppt會(huì)議座次排序原則：以遠(yuǎn)為上，面門為上，以右為上，以中為上;觀20精選可編輯ppt20精選可編輯ppt第三方溝通21精選可編輯ppt第三方溝通21精選可編輯ppt進(jìn)程控制22精選可編輯ppt進(jìn)程控制22精選可編輯pptVIP確認(rèn)23精選可編輯pptVIP確認(rèn)23精選可編輯ppt會(huì)議組織的原則24精選可編輯ppt會(huì)議組織的原則24精選可編輯ppt25精選可編輯ppt25精選可編輯ppt26精選可編輯ppt26精選可編輯ppt任務(wù)二：

組織舉辦一年一度的企業(yè)年會(huì)活動(dòng)是HR年終工作的頭等大事，你們公司今年的年會(huì)打算怎么來舉辦呢？公司背景：北京科訊華通科技發(fā)展有限公司（300余名員工）2014年12月22-23日（兩天）決定在龍脈溫泉召開了一年一度的年終總結(jié)會(huì)議，總經(jīng)理張總將感謝全體員工在2013年工作中做出的努力，并對(duì)在各個(gè)崗位上有突出表現(xiàn)的員工進(jìn)行了嘉獎(jiǎng)。全體員工將進(jìn)行拓展培訓(xùn)。27精選可編輯ppt任務(wù)二：27精選可編輯ppt會(huì)議文件會(huì)議議程會(huì)議記錄28精選可編輯ppt會(huì)議文件會(huì)議議程28精選可編輯ppt會(huì)議議程的設(shè)計(jì)原則表明議題確定主次注重實(shí)效適時(shí)調(diào)整提供背景資料29精選可編輯ppt會(huì)議議程的設(shè)計(jì)原則表明議題29精選可編輯ppt會(huì)議議程的設(shè)計(jì)步驟突出問題提出新議題選擇重要議題分清主次順序確定時(shí)間表明順序結(jié)束議程30精選可編輯ppt會(huì)議議程的設(shè)計(jì)步驟突出問題30精選可編輯ppt31精選可編輯ppt31精選可編輯ppt32精選可編輯ppt32精選可編輯ppt12月15日，重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院迎來了建校20周年慶典。上午10點(diǎn)，伴隨著雄壯的國歌，慶典大會(huì)在學(xué)院綜合運(yùn)動(dòng)場隆重舉行。重慶市教委、永川區(qū)委、區(qū)人大、區(qū)政府、區(qū)政協(xié)四大班子領(lǐng)導(dǎo)，友鄰單位代表、校企合作單位代表、海內(nèi)外校友，離退休老同志及科創(chuàng)學(xué)院全體師生一萬五千余人參加了慶典。重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院黨委書記姚木遠(yuǎn)主持大會(huì)。重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院創(chuàng)辦人、董事長何濟(jì)先生致歡迎辭。重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院院長戴偉在會(huì)上作了題為《風(fēng)雨兼程二十年，直掛云帆濟(jì)滄?！返闹v話。會(huì)上，表彰獎(jiǎng)勵(lì)了朱訓(xùn)華、王和平、黃貽培、陳莉、萬兵、徐繼義等六位“科創(chuàng)功臣獎(jiǎng)”，周思德等12位“突出貢獻(xiàn)獎(jiǎng)”、李杰等18位模范獎(jiǎng)。中共重慶教育工委委員、重慶市教委總會(huì)計(jì)師鄧睿，永川區(qū)人民政府副區(qū)長孔萍，對(duì)科創(chuàng)學(xué)院的辦學(xué)成績給予了高度評(píng)價(jià)。重慶理工大學(xué)副校長張曉洪教授、香港電訊盈科重慶公司香港籍總經(jīng)理馬震洲、校友代表廣東虹鑫科技有限公司公司董事長黎玲，教師代表徐繼義副教授和學(xué)生代表夏爽先后發(fā)言。慶典結(jié)束時(shí)，和平鴿在藍(lán)天上自由翱翔，《科創(chuàng)學(xué)院之歌》響徹云霄！33精選可編輯ppt12月15日，重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院迎來了建校20周年慶典。上午1任務(wù)一：

制作2013年學(xué)校校慶會(huì)議議程34精選可編輯ppt任務(wù)一：34精選可編輯ppt會(huì)議記錄會(huì)議名稱

地點(diǎn)、日期起止時(shí)間主辦者出席人員缺席人員會(huì)議主席致開幕詞并宣布會(huì)議議程會(huì)議過程會(huì)議決議下次會(huì)議的時(shí)間及地點(diǎn)35精選可編輯ppt會(huì)議記錄會(huì)議名稱35精選可編輯ppt會(huì)議記錄必須注意充分了解會(huì)議主題、目的及議程可以采用多種記錄方式緊跟會(huì)議進(jìn)程及時(shí)確認(rèn)要點(diǎn)避免主觀意識(shí)會(huì)后及時(shí)打印并校對(duì)

36精選可編輯ppt會(huì)議記錄必須注意充分了解會(huì)議主題、目的及議程36精選可編輯p37精選可編輯ppt37精選可編輯ppt會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別第一，性質(zhì)不同。會(huì)議記錄是討論發(fā)言的實(shí)錄，屬事務(wù)文書。會(huì)議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文。第二，功能不同。會(huì)議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會(huì)議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。第三，載體樣式不同。會(huì)議紀(jì)要作為一種法定公文，其載體為文件，享有《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》所賦予的法定效力。會(huì)議記錄的載體是會(huì)議記錄簿。38精選可編輯ppt會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別38精選可編輯ppt第四，稱謂用語不同。會(huì)議紀(jì)要通常采用第三人稱的寫法，以介紹和敘述情況為主。會(huì)議記錄中，發(fā)言者怎么說的就怎么記，貴在“原湯原汁”不走樣。第五，適用對(duì)象不同。作為公文的會(huì)議紀(jì)要，具有傳達(dá)告知功能，因而有明確的讀者對(duì)象和適用范圍。作為歷史資料的會(huì)議記錄，不允許公開發(fā)布，只是有條件地供需要查閱者查閱利用。第六，分類方法不同。會(huì)議紀(jì)要種類很多?？煞譃闆Q議性、意見性、情況性、消息性紀(jì)要等。而會(huì)議記錄通常只是按照會(huì)議名稱來分類，往往以會(huì)議召開的時(shí)間順序編號(hào)入檔。39精選可編輯ppt第四，稱謂用語不同。會(huì)議紀(jì)要通常采用第三人稱的寫法，以介紹和寫作技巧：一快、二要、三省、四代一快：記得快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點(diǎn)寫。二要：擇要而記。要圍繞會(huì)議議題、會(huì)議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會(huì)者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄。三省：在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如“但是”只記“但”，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會(huì)后查補(bǔ)。四代：用較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號(hào)代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號(hào)代替某些詞匯，等等。40精選可編輯ppt寫作技巧：一快、二要、三省、四代40精選可編輯ppt任務(wù)三：

完成會(huì)議記錄——/u18/v_NTA1OTU1Mjg.html

41精選可編輯ppt任務(wù)三：/u18/v_NT會(huì)議中的角色會(huì)議主持人會(huì)議秘書其他與會(huì)者

42精選可編輯ppt會(huì)議中的角色會(huì)議主持人42精選可編輯ppt主持人的素質(zhì)思維清晰敏銳善于言詞表達(dá)良好的溝通能力積極傾聽的能力較強(qiáng)應(yīng)變能力很好的分析能力公正公開幽默43精選可編輯ppt主持人的素質(zhì)思維清晰敏銳43精選可編輯ppt主持人的主要職責(zé)做好會(huì)前的準(zhǔn)備宣布會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開始提出會(huì)議的議題控制會(huì)議進(jìn)程總結(jié)會(huì)議追蹤會(huì)議的結(jié)果44精選可編輯ppt主持人的主要職責(zé)做好會(huì)前的準(zhǔn)備44精選可編輯ppt45精選可編輯ppt45精選可編輯ppt會(huì)議秘書的職責(zé)準(zhǔn)確記錄會(huì)議要點(diǎn)發(fā)放會(huì)議紀(jì)要確認(rèn)執(zhí)行人、完成時(shí)間以及所需資源在主持人右手落座46精選可編輯ppt會(huì)議秘書的職責(zé)準(zhǔn)確記錄會(huì)議要點(diǎn)46精選可編輯ppt其他與會(huì)者明確會(huì)議目的了解會(huì)議內(nèi)容作好發(fā)言準(zhǔn)備遵守會(huì)議制度47精選可編輯ppt其他與會(huì)者明確會(huì)議目的47精選可編輯ppt任務(wù)三：

根據(jù)學(xué)校20周年校慶慶典需要，準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議場所及其他需要的物品清單。48精選可編輯ppt任務(wù)三：48精選可編輯ppt3.2會(huì)議過程控制宣布會(huì)議的主題和目的根據(jù)會(huì)議議程順序提出議題給予每個(gè)人闡述觀點(diǎn)的機(jī)會(huì)控制討論進(jìn)程遵守預(yù)定時(shí)間討論結(jié)束后概括觀點(diǎn)確定下次會(huì)議議題和時(shí)間。49精選可編輯ppt3.2會(huì)議過程控制宣布會(huì)議的主題和目的49精選可編輯ppt50精選可編輯ppt50精選可編輯ppt會(huì)后工作會(huì)議記錄應(yīng)該準(zhǔn)確無誤下發(fā)會(huì)議記錄或會(huì)議簡報(bào)決議要突出任務(wù)責(zé)任人姓名、時(shí)間及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)表明下次會(huì)議的日期和時(shí)間對(duì)執(zhí)行工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查

51精選可編輯ppt會(huì)后工作會(huì)議記錄應(yīng)該準(zhǔn)確無誤51精選可編輯ppt繁忙的周一OR周五下午會(huì)議時(shí)間沖突已經(jīng)有約在先準(zhǔn)備不充分或根本來不及準(zhǔn)備

會(huì)議時(shí)間不當(dāng)：52精選可編輯ppt繁忙的周一OR周五下午會(huì)議時(shí)間不當(dāng)：52精選可編輯ppt第7節(jié)有效會(huì)議的組織會(huì)議效果的影響因素會(huì)議時(shí)間不當(dāng)

繁忙的周一OR周五下午會(huì)議時(shí)間沖突已經(jīng)有約在先準(zhǔn)備不充分或根本來不及準(zhǔn)備53精選可編輯ppt第7節(jié)有效會(huì)議的組織會(huì)議效果的影響因素53精選可編輯pp會(huì)議效果的影響因素會(huì)議目的不明確

弄清楚開會(huì)要解決什么問題，接著圍繞會(huì)議目的認(rèn)真做好一切準(zhǔn)備工作，務(wù)求會(huì)議獲得實(shí)效。不開沒有目的或目的不明確的會(huì)，不開無準(zhǔn)備的會(huì)。沒有實(shí)效的會(huì)和長期議而不決的會(huì)，不如不開。開會(huì)要有大事，不能老是西瓜、芝麻一把抓，不分輕重。更不要大事小事一起議，防止小題大做，切忌把會(huì)議變成毫無目的“侃大山”或某個(gè)人嘩眾取寵的場所。

會(huì)議要少、小、短。54精選可編輯ppt會(huì)議效果的影響因素54精選可編輯ppt會(huì)議效果的影響因素會(huì)議持續(xù)太久第一階段：從會(huì)議開始至?xí)h進(jìn)行到第45分鐘，為與會(huì)人員腦力集中階段第二階段：從會(huì)議進(jìn)行到45分鐘至75分鐘，為參加會(huì)議人員注意力下降階段。第三階段：從會(huì)議進(jìn)行到75分鐘至90分鐘，為參加會(huì)議人員倦意階段。

第四階段：從會(huì)議進(jìn)行到90分鐘至120分鐘，為與會(huì)人員反面積極活動(dòng)階段。第五階段：會(huì)議進(jìn)行至兩個(gè)小時(shí)以后，為參加會(huì)議人員態(tài)度無所謂階段。

55精選可編輯ppt會(huì)議效果的影響因素第一階段：從會(huì)議開始至?xí)h進(jìn)行到第45分鐘簡單問題復(fù)雜化發(fā)言者過于健談56精選可編輯ppt簡單問題復(fù)雜化56精選可編輯ppt有效會(huì)議的策略不搞形式主義明確會(huì)議的目的和目標(biāo)選擇合適的與會(huì)者合理安排會(huì)議議程合理安排會(huì)務(wù)控制好會(huì)議分發(fā)會(huì)議簡報(bào)57精選可編輯ppt有效會(huì)議的策略不搞形式主義57精選可編輯ppt58精選可編輯ppt58精選可編輯ppt59精選可編輯ppt59精選可編