云南萬成律師事務(wù)所公章使用管理制度

云南萬成律師事務(wù)所公章使用管理制度1.前言公章是律師事務(wù)所的重要財務(wù)和合同管理工具,合理使用和管理公章對于維護事務(wù)所的利益和聲譽具有重要意義。為了規(guī)范云南萬成律師事務(wù)所公章的使用管理，提高公章使用的管理效率與安全性，特制定本管理制度。2.適用范圍本管理制度適用于云南萬成律師事務(wù)所的全體律師、員工以及相關(guān)人員。3.公章的定義與分類3.1公章的定義公章是指云南萬成律師事務(wù)所作為一個法人機構(gòu)的法定印章，用于涉及律師事務(wù)所授權(quán)、財務(wù)管理、合同簽署等重要事務(wù)。3.2公章的分類云南萬成律師事務(wù)所的公章分為以下幾類：公司公章：用于公司章程、保密協(xié)議、股東會決議等重要文件的簽章；財務(wù)專用章：用于律師事務(wù)所的財務(wù)票據(jù)、結(jié)算單據(jù)等財務(wù)文件的簽章；合同用章：用于律師事務(wù)所與客戶簽訂的各類合同的簽章；章程章：用于律師事務(wù)所調(diào)整章程、規(guī)章制度等文件的簽章。4.公章的保管與使用4.1公章的保管責(zé)任人云南萬成律師事務(wù)所的公章保管責(zé)任人為事務(wù)所的行政負責(zé)人，在其離職或長期離崗期間，需要指定其他經(jīng)過授權(quán)的人員擔任代理責(zé)任人。4.2公章保管要求4.2.1公章應(yīng)當由專人保管，保證公章的完整性和安全性；4.2.2公章應(yīng)存放在專用的防火、防潮、防盜設(shè)施中，并采取防盜、防偽、防篡改措施；4.2.3公章使用管理臺賬應(yīng)當有專人負責(zé)填寫、審核，并進行定期核對；4.2.4公章在非工作時間或因不可抗力原因需外帶時，需填寫《云南萬成律師事務(wù)所公章外帶申請表》，由行政負責(zé)人審批同意，并由公章保管責(zé)任人進行監(jiān)管。4.3公章的使用權(quán)限公章的使用權(quán)限分為主章和副章兩級權(quán)限。4.3.1主章權(quán)限：公司公章的使用權(quán)限僅限于律師事務(wù)所的行政負責(zé)人；財務(wù)專用章的使用權(quán)限僅限于財務(wù)人員；合同用章的使用權(quán)限僅限于律師事務(wù)所的合同管理人員；章程章的使用權(quán)限僅限于律師事務(wù)所的章程管理人員。4.3.2副章權(quán)限：副章是指由授權(quán)人員使用的附屬印章，副章的使用權(quán)限由事務(wù)所的行政負責(zé)人授權(quán)，并填寫《云南萬成律師事務(wù)所印章使用授權(quán)書》。4.4公章的使用流程4.4.1使用公司公章當律師事務(wù)所需要使用公司公章時，需要按照以下流程進行：第一步：填寫《云南萬成律師事務(wù)所公司章審批單》；第二步：提交《云南萬成律師事務(wù)所公司章審批單》至行政負責(zé)人進行批準；第三步：行政負責(zé)人授權(quán)后，將《云南萬成律師事務(wù)所公司章審批單》交給公章保管責(zé)任人（或代理責(zé)任人）簽章；第四步：簽章完成后，將公章交還給公章保管責(zé)任人。4.4.2使用其他類型公章的流程與使用公司公章的流程類似。5.公章的掛失與補辦5.1公章的掛失當律師事務(wù)所公章遺失或被盜時，應(yīng)及時掛失。具體流程如下：第一步：立即向公章保管責(zé)任人報告，確認公章的丟失或遺失；第二步：盡快向相關(guān)警務(wù)部門報案，并取得相關(guān)報案證明；第三步：在報案確認后，公章保管責(zé)任人向相關(guān)政府部門申請辦理公章掛失手續(xù)。5.2公章的補辦5.2.1在公章掛失之后，云南萬成律師事務(wù)所需要進行公章補辦，確保正常運營和管理。具體流程如下：第一步：向公章保管責(zé)任人提出公章補辦申請；第二步：公章保管責(zé)任人向相關(guān)政府部門提交公章補辦申請；第三步：申請獲批后，公章保管責(zé)任人前往相關(guān)政府部門辦理補辦手續(xù)；第四步：公章補辦完成后，將公章交予公章保管責(zé)任人負責(zé)保管和管理。5.2.2補辦的公章需進行全員通知，并注明原公章的掛失情況，敦促全體律師和員工遵守新公章的使用規(guī)定。6.公章的監(jiān)督與評估為了確保公章使用管理制度的有效執(zhí)行，云南萬成律師事務(wù)所應(yīng)進行公章使用的監(jiān)督與評估，并采取相應(yīng)的糾正措施。6.1監(jiān)督機構(gòu)事務(wù)所的行政部門負責(zé)對公章使用的監(jiān)督與檢查；行政部門可委托具體人員負責(zé)具體的監(jiān)督與評估工作；高級律師或?qū)ｍ棃F隊可作為獨立的監(jiān)督機構(gòu)參與公章使用的評估工作。6.2評估周期對公章使用的評估應(yīng)當定期進行，建議每半年進行一次評估。6.3監(jiān)督與評估內(nèi)容審查公章使用記錄臺賬的填寫與審核情況；檢查各類公章存放和保管的情況；檢查公章使用權(quán)限的設(shè)置與執(zhí)行情況；檢查公章使用流程的執(zhí)行情況；分析公章使用過程中的問題和風(fēng)險，并提出改進措施。6.4糾正措施對發(fā)現(xiàn)的問題進行記錄和整改，及時采取糾正措施；對涉嫌違反公章使用管理制度的人員進行必要的處理，包括但不限于警告、處罰甚至解雇。通過制定和執(zhí)行本《云南萬成律師事務(wù)所公章使用管理制度》，能夠更好地規(guī)范公章的使用和管理，