成本合約部檔案管理制度

成本合約部檔案管理制度一、制度目的本制度旨在規(guī)范成本合約部檔案的管理、歸檔、借閱、保管等工作，確保檔案信息的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、有序、安全、便捷，促進(jìn)公司工作的順利開(kāi)展。二、適用范圍本制度適用于公司成本合約部所有檔案的管理工作。三、檔案管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)公司成本合約部檔案管理由公司檔案管理中心具體負(fù)責(zé)。主要職責(zé)如下：負(fù)責(zé)成本合約部各類檔案的管理工作。常年負(fù)責(zé)成本合約部檔案的借閱、歸還、查詢等各項(xiàng)服務(wù)工作，提供專業(yè)的檔案管理意見(jiàn)和服務(wù)。負(fù)責(zé)成本合約部檔案的整理、歸檔、轉(zhuǎn)換和保管，確保檔案資料的完整性和真實(shí)性。定期組織對(duì)成本合約部檔案的審核和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，落實(shí)防火、防盜、防災(zāi)等檔案安全措施。定期組織檔案清點(diǎn)，保證檔案的存儲(chǔ)和備份工作的有效性。四、檔案管理制度(一)檔案保存期限檔案保存期限按國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定執(zhí)行，如涉及到國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)對(duì)于檔案保存期限的規(guī)定，按照有關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。檔案保存期限屆滿后，檔案管理中心將按照相關(guān)規(guī)定予以銷毀。(二)檔案分類和歸檔成本合約部所有檔案以工程項(xiàng)目、合同、函件、備案、合格證書、技術(shù)資料等為主要類型進(jìn)行分類管理。正式檔案必須按照時(shí)間順序進(jìn)行裝訂，并進(jìn)行封存。其他檔案必須按照工程項(xiàng)目、合同、函件等進(jìn)行裝訂，并進(jìn)行封面標(biāo)注管理。(三)檔案借閱成本合約部?jī)?nèi)部人員需提出檔案借閱申請(qǐng)，并在借閱單上填寫借閱檔案名稱、借閱日期及預(yù)計(jì)歸還日期等信息。部門領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)借閱檔案的真實(shí)性和合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)后方可借閱。被借閱檔案必須按要求被帶出檔案管理中心，并在歸還的時(shí)候進(jìn)行歸還。(四)檔案保管成本合約部檔案要保證安全、穩(wěn)定、可靠，落實(shí)防火、防盜等安全措施。檔案管理中心負(fù)責(zé)制定防火、防盜等制度并落實(shí)，確保檔案資料的安全和完整性。檔案管理中心負(fù)責(zé)檔案儲(chǔ)存設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)、維修。(五)檔案轉(zhuǎn)移檔案管理中心對(duì)于成本合約部檔案的轉(zhuǎn)移，必須有效保證檔案資料的完整性和真實(shí)性。檔案轉(zhuǎn)移必須在現(xiàn)場(chǎng)按照規(guī)定進(jìn)行，必須由內(nèi)部人員進(jìn)行，確保檔案的完整性，不得損壞、遺漏檔案資料。五、檔案管理制度的執(zhí)行檔案管理中心要組織進(jìn)行一定的檔案管理培訓(xùn)工作，熟練掌握檔案管理操作和檔案安全保管方法。檔案管理中心應(yīng)建立檔案管理日志和檔案管理清單，做到統(tǒng)計(jì)清晰、明細(xì)、完整。六、其他各部門要按照本制度進(jìn)行檔案的管理、歸檔、借閱等工作，并配合檔案管理中心的工作。對(duì)于本制度中未涉及到的問(wèn)題，應(yīng)按照公司相關(guān)制度