商務(wù)信逃寫(xiě)作

文書(shū)溝通（二）商務(wù)信函寫(xiě)作一、商務(wù)信函的分類(lèi)就溝通目的與形式而言，商務(wù)信函分為肯定性信函、負(fù)面性信函、說(shuō)明性信函、勸說(shuō)性信函四種（一）肯定性信函目的——提供好消息、消除負(fù)面影響、同意做某事，答應(yīng)某個(gè)要求。1、直截了當(dāng)?shù)亟o接受者好消息，綜述要點(diǎn)。2、解釋這個(gè)好消息，消除接收者可能產(chǎn)生的疑問(wèn)，列出細(xì)節(jié)和背景資料。3、積極地說(shuō)出可能的消極因素。4、闡明讀者受益處5、用良好祝愿來(lái)結(jié)束文書(shū)，使受信人知道，你在分享他的愉快。尊敬的王茵女士：

您好！、

據(jù)我們南航餐飲部主任李波報(bào)告說(shuō)，在您6月19日乘坐我公司航班從上海飛往昆明途中，您的餐盤(pán)中發(fā)現(xiàn)了一只蟑螂。對(duì)此請(qǐng)接受我公司對(duì)您的最誠(chéng)摯的歉意，我真心希望我們不會(huì)因此而失去一個(gè)像您這樣寶貴的顧客。

毫無(wú)疑問(wèn)，這件事情引起了我們的高度重視。盡管我們盡一切努力避免類(lèi)似事情的發(fā)生，但是可能由于我們質(zhì)檢程序的偶爾疏忽造成了這次事故。我們已按有關(guān)規(guī)定責(zé)令航班進(jìn)行認(rèn)真整改，保證類(lèi)似事件不再發(fā)生。為充分表達(dá)我們的歉意，我們隨函附上一張1000元的南航機(jī)票折扣券，歡迎您再次乘坐南航的航班，并認(rèn)真監(jiān)督我們的服務(wù)。

非常感謝您在這一事件中所表現(xiàn)出的豁達(dá)態(tài)度，希望此事不會(huì)破壞您對(duì)南航公司的良好印象。

此致敬禮

落款略

（二）負(fù)面性信函目的——告訴壞消息，讓讀者理解并接受該消息，同時(shí)保持撰寫(xiě)者已有的良好形象和信譽(yù)。1、用“緩沖”式的自然敘述開(kāi)頭（為壞消息設(shè)置背景）2、在給出壞消息之前加以解釋?zhuān)ㄒ驂南ⅲ?、告訴壞消息（提及積極面）4、如果可能，建議某些可能的選擇（減少壞消息影響的陳述）5、用好的祝愿結(jié)尾尊敬的田波先生：

我對(duì)于貴公司在今年5月即將舉辦的公司交流研討會(huì)的計(jì)劃非常感興趣，同時(shí)我相信這一倡議一定會(huì)得到各公司的廣泛支持和歡迎。也非常感謝您邀請(qǐng)我作大會(huì)演講。不過(guò)十分遺憾的是，今年5月份我將出訪(fǎng)歐洲考察，因此屆時(shí)我不能出席研討會(huì)。我可否推薦我的同事張陽(yáng)，他將是另一個(gè)理想的發(fā)言者。他在人力資源部已任職8年，在此期間，他曾親自組織了數(shù)次頗為成功的活動(dòng)。我相信，如果您允許的話(huà)，他會(huì)很樂(lè)意參加此次研討會(huì)，并作大會(huì)發(fā)言。是否采納我的建議，請(qǐng)告知。如果可以的話(huà)，我將讓他與您聯(lián)系。預(yù)祝研討會(huì)圓滿(mǎn)成功！

張曉怡

負(fù)面性信函的緩沖語(yǔ)可以包括以下幾種：

1）表示謝意，即對(duì)顧客購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品或關(guān)注你的公司表示感謝。2）表示贊揚(yáng)，即對(duì)顧客以某種正常渠道或理智的態(tài)度反映公司存在的問(wèn)題表示贊賞。3）表示同意。即有可能的話(huà)，對(duì)顧客提出的有關(guān)意見(jiàn)加以肯定。4）表示理解，即對(duì)顧客對(duì)產(chǎn)品、服務(wù)及公司的抱怨表示理解。尊敬的馬先生：

您好！首先非常感謝您購(gòu)買(mǎi)我們的產(chǎn)品，同時(shí)也為我們的產(chǎn)品給您帶來(lái)的不便感到抱歉。另外，我們也想告訴您，也許您沒(méi)有注意到我們的產(chǎn)品保修期是3個(gè)月，而您是去年5月份購(gòu)買(mǎi)的。盡管如此，我們?nèi)匀辉敢鉃槟峁┓奖銉?yōu)質(zhì)的服務(wù)，但需按保修期外的標(biāo)準(zhǔn)適當(dāng)收費(fèi)。我們衷心希望您的問(wèn)題能夠盡快得到解決，讓您能夠盡情地享受我們的產(chǎn)品給您帶來(lái)的快樂(lè)。附：我們公司的維修站點(diǎn)和電話(huà)

落款略（三）勸說(shuō)性信函目的——推銷(xiāo)某個(gè)觀(guān)點(diǎn)、某種產(chǎn)品、某項(xiàng)服務(wù)或你自己，努力改變讀者的態(tài)度，使其從不感興趣或漠不關(guān)心到產(chǎn)生興趣，最終做你所希望他們做的事情，同意你的要求，采納你的建議，購(gòu)買(mǎi)你的產(chǎn)品等。1、吸引注意力2、激發(fā)興趣3、闡明益處4、明確行動(dòng)步驟5、友善結(jié)尾。推銷(xiāo)產(chǎn)品的商函

××房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司：

×月×日，貴方垂詢(xún)我公司××牌家用廚房設(shè)備情況，現(xiàn)回復(fù)如下：××牌家用廚房不銹鋼組合設(shè)備，系××最新流行樣式，按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)，采用日本進(jìn)口材料制成。做工考究，質(zhì)量上乘，曾獲第×屆國(guó)際博覽會(huì)金獎(jiǎng)。

××牌家用廚房組合設(shè)備，有6件/套，8件/套兩種，其規(guī)格及價(jià)格情況詳見(jiàn)附件。貴公司開(kāi)發(fā)之中的××公寓，屬高檔次花園式建筑，一俟完工，定為北京增添新色。如在公寓中配套使用，我方將不勝榮幸。望貴公司垂詢(xún)購(gòu)買(mǎi)，早傳佳音。（聯(lián)系人及電話(huà)）

××廚具公司（時(shí)間略）案例演練

劉林和你同時(shí)在競(jìng)爭(zhēng)上海地區(qū)經(jīng)理一職.過(guò)去一年間,劉林的工作非常出色.雖然你知道他的能力不錯(cuò),但你認(rèn)為自己來(lái)公司的時(shí)間更長(zhǎng),你應(yīng)該得到這個(gè)職位.另外,這次的提升不僅對(duì)你的職業(yè)發(fā)展非常重要,而且對(duì)你的個(gè)人生活也有特殊的意義:你年邁的雙親就住在上海,你希望離他們近一點(diǎn),以便更好地照顧他們.有一天,你碰到一位老朋友,他知道劉林的一些情況,你了解到劉林并非像他簡(jiǎn)歷上說(shuō)的那樣,事實(shí)上他從沒(méi)上過(guò)大學(xué).CompanyLogo11案例演練你該怎么辦？根據(jù)案例，請(qǐng)寫(xiě)一封給上司或劉林的信。CompanyLogo12（四）說(shuō)明性信函既不肯定，也不否定，也稱(chēng)中性信函。目的——向讀者說(shuō)明情況，便于讀者了解有關(guān)信息。1、陳述主要觀(guān)點(diǎn)2、提供背景資料3、列舉有關(guān)細(xì)節(jié)4、結(jié)尾表明友善及樂(lè)意提供幫助尊敬的凌先生：

您好！

現(xiàn)答復(fù)貴公司7月4日的來(lái)函。我們一直認(rèn)為金誠(chéng)公司是一家很可靠的公司，多年來(lái)，我們一直為該公司提供貨物。事實(shí)上，我們所收到的很多訂