采購成本降低的策略與方法培訓PPT課件講義教材

采購成本降低的策略與方法1采購成本降低受到重視的原因微利時代已經到來，企業(yè)在面臨國內與國際間日益激烈的競爭，產品生產周期逐漸地縮短，消費者的產品需求多樣化，以及產品技術層次不斷提升的壓低下，如無法有效的開源，節(jié)流則成為企業(yè)因應變局的有效方法之一。尤其在采購占平均銷售金額比重逐漸增加的趨勢下，降低采購成本，則是采購人員提供企業(yè)附加值最直接的方式。采購成本每降低1%，企業(yè)利潤則相應增加5-10%左右。2降低采購成本的十大手法價值分析價值工程談判目標成本法早期供應商參與杠桿采購聯(lián)合采購為便利采購而設計價格與成本分析標準化3價值分析與價值工程針對產品或服務的功能加以研究，以最低的生命周期成本，透過剔除、簡化、變更、替代等方法，來達成降低成本的目的。價值分析是使用于新產品工程設計階段。而價值工程則是針對現(xiàn)有產品的功能/成本，做系統(tǒng)化的研究與分析，但現(xiàn)今價值分析與價值工程已被視為同一概念使用。4談判談判是買賣雙方為了各自目標，達成彼此認同的協(xié)議過程，這也是采購人員應具備的最基本能力。談判并不只限于價格方面，也適用于某些特定需求時，使用談判的方式，通常所能期望達到價格降低的幅度約為3~5%。如果希望達成更大的降幅，則需運用價格/成本分析，價值分析與價值工程（VA/VE）等手法。5目標成本法管理學大師彼得·杜拉克（PeterF.Drucker）在企業(yè)的五大致命過失（Fivedeadlybusinesssins）一文中提到，企業(yè)的第三個致命過失是，定價受成本的驅動。大多數(shù)美國公司，以及幾乎所有的歐洲公司，都是以成本加上利潤率來制定產品的價格。然而，他們剛把產品推向市場，便不得不開始削減價格，重新設計那些花費太大的產品，并承擔損失，而且，他們常常因為價格不正確，而不得不放棄一種很好的產品。產品的研發(fā)應以市場樂意支付的價格為前提，因此必須假設競爭者產品的上市價，然后再來制定公司產品的價格。由于定價受成本驅動的舊思考模式，使得美國民生電子業(yè)不復存在：另外，豐田和日產把德國的豪華型轎車擠出了美國市場，便是采用價格引導成本的結果。

6早期供應商參與這是在產品設計初期，選擇讓具有移伴關系的供應商參與新產品開發(fā)小組。經由早期供應商參與的方式，新產品開發(fā)小組對供應商提出性能規(guī)格的要求，借助供應商的專業(yè)知識來達到降低成本的目的。7杠桿采購各事業(yè)單位，或不同部門的需求量，以集中擴大采購量，而增加議價空間的方式為之。避免各自采購，造成組織內不同事業(yè)單位，向同一個供應商采購相同零件，卻價格不同，但彼此并不知的情形，平白喪失節(jié)省采購成本的機會。8聯(lián)合采購主要發(fā)生于非營利事業(yè)的采購，如醫(yī)院、學校等，經由統(tǒng)合各不同采購組織的需求量，以獲得較好的數(shù)量折扣價格。這也被應用于一般商業(yè)活動之中，應運而起的新興行業(yè)有第三者采購，專門替那些物料需求量不大的企業(yè)單位服務。9為便利采購而設計自制與外購的策略，在產品的設計階段，利用協(xié)力廠的標準制程與技術，以及使用工業(yè)標準零件，方便原物料取得的便利性，如此一來，不僅大大減少了自制所需的技術支援，同時也降低了生產所需的成本。10價格與成本分析這是專業(yè)采購的基本工具，了解成本結構的基本要素，對采購者是非常重要的，如果采購不了解所買物品的成本結構，就不能算是了解所買的物品是否為公平合理的價格，同時也會失去許多降低采購成本的機會。11標準化實施規(guī)格的標準化，為不同的產品項目、夾治具或零件使用共通的設計/規(guī)格，或降低訂制項目的數(shù)目，以規(guī)模經濟量，達到降低制造成本的目的。但這只是標準化的其中一環(huán)，組織應擴大標準化的范圍至作業(yè)程序，及制程上，以獲得更大的效益。12影響采購成本策略的因素所采購產品或服務的型態(tài)產品所處的生命周期階段年需求量與年采購總金額與供應商之間的關系13降低采購成本的策略—依產品生命周期來訂定 采購項目在其產品生命周期的過程中，可以分為下四個時期，各有其適用的手法。1)導入期：新技術的制樣，或產品開發(fā)階段。供應商早期參與、價值分析、目標成本法以及為便利采購而設計都是可以利用的手法。2)成長期：新技術正式產品化量產上市，且產品被市場廣泛接受。采購可以利用需求量大幅成長的優(yōu)勢，進行杠桿采購獲得成效。3)成熟期：生產或技術達到穩(wěn)定的階段，產品已穩(wěn)定的供應到市場上。價值工程、標準化的動作可以更進一步地找出不必要的成本，并做到節(jié)省成本的目的。4)衰退期：產品或技術即將過時或將衰退，并有替代產品出現(xiàn)。因為需求量已在縮減之中，此時再大張旗鼓降低采購成本已無多大意義。14降低采購成本的策略—依采購特性以及與供應商之關系來訂定持續(xù)性橫桿采購、策略性采購一次性影響性較小的采購、重要計劃的采購15采購的特性：影響性較小的采購 影響性較小的采購部分，其金額雖然不高，但是，也必須確認所取得的價格與一般市售價格比較，是屬于公平合理的價格，不過要記住，勿讓花費在價格分析上的成本高于采購的實際金額。 [策略]：采用快速、低成本的價格分析方法。1.

比較分析各供應商報價。2.

比較目錄或市場價格。3.

比較過去的采購價格記錄。4.

比較類似產品采購的價格。

16杠桿采購 杠桿采購：杠桿采購指的是長期持續(xù)性的隨機采購，但卻不愿意與供應商維持比較密切的合作關系，這可能是對價格的波動特別敏感，或是產品上市的壽命非常短所導致，使得采購不得不隨時尋找價格最低的供應商用來應對。因此，采購人員需要花費較多時間來進行價格上的分析。 [策略]：采用價格分析并以成本分析為輔助工具。1.

價值分析2.

分析供應商提供的成本結構3.

進行成本估算4.

計算整體擁有成本17重要計劃的采購 重要計劃的采購包括一次性，或非經常性的花費，通常其采購金額都相當大，如主要機器設備、資訊系統(tǒng)、或廠房設施等。

[策略]：采用成本分析為主要方法。計算整體擁有成本分析整個供應鏈的成本結構如果重要計劃的采購案一旦變成重復性的例行采購，則必須考慮使用策略性采購中所提的方法18策略性采購 策略性采購代表非常重要的持續(xù)性采購案，采購人員較希望與供應商建立長期，或許聯(lián)盟性質的關系。公司應該花較多時間在成本與價格分析上，這是因為所收到的效益會比較大。 [策略]：采用成本分析為主要方法。1.

分析供應商移伴的詳細成本資料，并找出可能改善的部分。2.

計算整體擁有成本。3.

分析整個供應鏈的成本結構。4.

使用目標成本法。5.

讓采購或/及供應商早期參與新產品開發(fā)。19結束語 由于實際采購情況的區(qū)分并不是如表所示那么明確，采購人員通常需要使用一種以上的手法，經由組合使用來達到成本降低的目的。本文中的策略模式，可以作為采購人員在思考設定成本降低方案時的參考資料。20從采購作業(yè)來談降低成本1.成本結構2.采購作業(yè)流程3.從內稽內控看采購4.從采購作業(yè)來談降低成本.從采購作業(yè)來談降低成本--

主題4成本制度建立的步驟8(一)確定生產流程(二)確定采用分批或分步成本(三)確定成本﹙責任﹚中心(四)產品分類(五)產量統(tǒng)計(六)用料統(tǒng)計(七)人工統(tǒng)計(八)制造費用統(tǒng)計.

成本標準的設定1.標準的定義:在最理想的作業(yè)情況下,所設定之最經濟、最高效率下的最低成本。2.成本標準應按成本要素─材料、人工及制造費用三類分別訂定。制造成本三要素(一)直接原料成本(二)直接人工成本(三)制造費用成本

制造成本比例(一)直接原料成本(二)直接人工成本(三)制造費用成本

65%15%25%成本差異發(fā)生原因之追查71.材料用量差異原因2.材料價格差異3.人工工作時間差異4.工資率差異5.制造費用預算差異:系實際費用與實際工作時間下與標準費用間的差異。

6.制造費用能量差異:系由于生產設備未能充分利用引起。7.制造費用效率差異:系由于工作時間不符標準所引起,與直接人工成正比,故其差異原因同人工工作時間差異。.直接原料成本↓降低庫存減少浪費及報廢降低進料價格.流程圖采購管理作業(yè)范圍

企業(yè)使用之材料請購、采購有關之作業(yè)、采購方式之設訂、作業(yè)方法、供應廠商選定、調查/評鑒/考核、采購記錄、詢價、議價、訂購、進度控制等。

供應廠商的選定與撤銷和資料建立4-1(一)供應廠商資料來源大致可從電話簿、工廠名錄、報章雜志、工會名冊中查得,必要時也可從外貿協(xié)會或其它相關機構中洽詢。

(二)各項材料設定之供應廠商至少應有三家(特殊狀況如獨家供應或總代理除外)之資料,采購部門登載于「供應廠商資料卡」,經采購部經理核準后列入詢購對象。供應廠商的選定與撤銷和資料建立4-2(三)內購供貨商之選定,由采購人員會同生管品管技術部門人員實地了解廠商生產設備制程、產能、品質水準、品管情形,填報「協(xié)立廠商設定評核表」,經篩選后,呈（并附「供應廠商資料卡」）總經理核準后列入采購對象。

(四)已設定之供應廠商,因交貨品質不良、交期無法配合需要、停止營業(yè)或由復查廠商作業(yè)中發(fā)現(xiàn)重大異常等因素,應予撤銷,由采購人員以簽呈記明具體異常原因呈總經理核準后撤銷設定。商業(yè)談判在商業(yè)談判上要獲得最佳結果，最有效的策略并非強硬的態(tài)度，而是要求對方提出更好的條件。

談判技巧14-1

1.

帶一點瘋狂酌量情勢；2.高目標達成要求；3.裝得小氣一點讓步要慢；4.不以『大權在握』的口吻進行談判；談判技巧14-25.不要輕易亮出底牌；6.運用競爭的力量；7.伺機喊『暫?！唬?.當心快速成交談判進行太快；談判技巧14-3

9.出奇不意在過程中改變方法、論點或步驟；10.兵臨城下的大膽做法，進行相逼；11.柔性哀情戰(zhàn)略；12.積砂成塔，小利也是利；談判技巧14-413.要有耐心、耐性，不要期望對方立刻接受你的新構想；14.不要逼對方走投無路，總要留點余地；談判規(guī)則談判規(guī)則沒有哪一方是失敗者，雙方都是勝利者。非追求數(shù)學最小公倍數(shù)；而是最大公約數(shù)。請購作業(yè)﹙提出需求﹚10-1部門請購來源如下:1.來自客戶訂單RUNMRP2.來自銷售計劃RUNMRP3.來自計劃性用料預先核算

4.來自研發(fā)試產RUNMRP5.來自受托加工RUNMRP

請購作業(yè)﹙提出需求﹚10-2部門請購來源如下:6.來自批號備料結轉請購單

7.來自不足材料資料維護8.來自不足成品(半成品)維護9.來自安全存量結轉請購單10.自行Key-In請購單控制重點1.物管人員是否依業(yè)務產銷計劃，確實擬定生產企劃表，有無遺漏，所計算之需求數(shù)量是否正確。2.訂購單是否經權限主管核準，修改時亦同。3.供貨商之回復結果，是否經物管人員確認無誤。4.業(yè)務需求變化時，是否立即將結果反應于生產企劃表與量產計劃表與相關部門。5.供貨商因故無法準時交貨，生企部門有否將結果反應業(yè)務部門，進行協(xié)調。依據(jù)資料供應廠商調查/評鑒/考核表生產企劃表量產計劃表請購單采購單

檢查庫存一、作業(yè)程序采購前應先檢查請購之商品品名、規(guī)格、廠牌有無庫存品或替代品可替代。二、控制重點

是否有相同之庫存品未查覺而重購材料造成存貨呆滯。一般性請購一、作業(yè)程序非材料生產為工程用料、零配件、機器設備、個人計算機軟硬件等請購，應為各部門提出申請，并依申請之品名數(shù)量，相關計算機請購須會簽IT部門，才能進行請購。一般性請購二、控制重點1.一般性請購須權責主管核準，是否須會簽相關部門再進行采購。2.是否定期檢討請購單有無延遲采購情形，請購數(shù)量應符合經濟采購量要求。3.緊急采購是否經常發(fā)生，事后有無補開請購單，并應追究其發(fā)生原因是否合理。采購作業(yè)查詢供貨商資料2-1

一、作業(yè)程序1.材料采購：調閱過去供貨商與采購作業(yè)，并確認記錄是否更新與最正確價格。2.一般性采購：

(1)調閱供貨商資料，了解過去采購及詢價記錄。

(2)進行詢價與議價。3.重要采購合約簽訂前須經法律專家同意對公司無不良之影響。采購作業(yè)查詢供貨商資料

2-2二、控制重點1.材料采購：承辦人員備妥資料及預擬訂購廠商數(shù)量、型號須經主管核準，并確認資料是否完整，供應、數(shù)量、價格是否考慮周詳。2.一般性采購：(1)無采購記錄或有二家以上不同報價是否須征詢公司相關單位。(2)請購之數(shù)量、金額是否有權責主管核準。3.是否建立可完全配合之協(xié)力廠商。

采購方式

一、作業(yè)程序依材料管理辦法，決定應用下列何種方式購買：1.訪價：金額較小，不需書面比價，但仍以訪價方式向最低價廠商購買。2.議價、比價：依議價、比價程序辦理，并召開議價會議。二、控制重點

1.依議價、比價辦法辦理，于召開議價會議時，應有會計或稽核人員在場。

決定訂購事項

一、作業(yè)程序1.由承辦人員備妥資料及預擬訂購廠商數(shù)量、辦法等經主管核準后采購。二、控制重點1.查詢供貨商記錄是否詳實。2.價格資料收集是否完整。

3.預擬訂購廠商數(shù)量及價格考慮是否周詳。

更新記錄

一、作業(yè)程序1.將不同購買方式之訂購及詢價資料鍵入供貨商資料中。二、控制重點1.請購單是否確實經核準。2.采購人員應建立完整之采購及廠商資料。3.常備物品則在合約期限終止前，可先詢價。4.新料品之詢價對象以現(xiàn)有供應廠商為優(yōu)先考慮。5.為便于管理，應建立可完全配合之協(xié)力廠商。

進口作業(yè)

需結匯者申請信用狀準備提貨

結匯還款

提貨

記帳

需結匯者

一、作業(yè)程序1.由采購單位計算結匯所需金額，并將所需金額申請表及各類憑證一并送交主管人員核準。2.預付外購款依訂單號碼或L/C號碼逐案控制。二、控制重點1.預付費用入帳、轉銷、收回及調整時所應附之原始憑證是否經核準、內容是否合理。2.應將進口結匯之有關原始文件、合約、憑證，核對無誤后始簽付支票。3.己付款原憑證是否蓋付訖章，付款憑單是否有領款人簽章，以免重復付款或冒領情事發(fā)生。申請信用狀

一、作業(yè)程序6-11.準備相關文件向銀行申請開立信用狀。2.銷售者須提供"PROFORMAINVOICE"。3.依采購條件，是否有進口保險單。4.開發(fā)信用狀應避免下列條款：(1)開立保兌(CONFIRM)信用狀。(2)押匯手續(xù)由買方負擔。(3)可裝運于甲板板上。(4)信用狀可轉讓。(5)指定開狀銀行或押匯銀行。(6)可憑倉庫收據(jù)(尚未裝船)押匯等。

申請信用狀

一、作業(yè)程序6-2

5.應以采購要求及銀行合約開立信用狀。6.上述手續(xù)無誤且無超過銀行之授信額度等。

準備提貨2-1

一、作業(yè)程序1.進出口于接獲預定到港通知后，通知報關行。2.進出口接獲到貨日期、品名、數(shù)量后，預先安排人員搬運人員及存置位置。3.財務單位于知悉預定結匯還款日后，安排調度各項財務資源，準備結匯。準備提貨

2-2二、控制重點1.提貨時物品若有損壞或短少，有無立刻請公證機構公證。2.倉庫、財務、會計或采購單位彼此聯(lián)系是否良好。

結匯還款

一、作業(yè)程序1.檢核利息計算是否正確。2.結匯費用是否依銀行之收費標準。二、控制重點1.是否有結匯費用不符規(guī)定者或金額不符之情形。

2.浮動匯率發(fā)生溢繳時，余款是否辦妥繳還。

提貨

一、作業(yè)程序及控制重點1.每一項費用是否有合理憑證；額外項目應查核原因是否合理。2.核算各項計算方式是否合理，計算起迄日期是否正確。3.實收數(shù)量少于裝運數(shù)量，注意有無辦理索賠；實收數(shù)量少于公證數(shù)量時，有無向貨運公司提出索賠。4.應將同一進口采購案之有關原始文件、合約、憑證等逐案匯集歸檔。

記帳

一、作業(yè)程序1.請款條件審核無誤后，制作傳票記入臺帳。2.傳票及有關憑證交由出納開立支票；支票經簽章后交由負責人申請開立信用狀。二、控制重點1.原始文件、憑證、合約核證無誤后始簽付支票。2.預付帳款(本國幣部份)之支付應規(guī)定以支票;美金部份應以電匯或美金支票為主要支付方式，但受款人必須以訂單上之出售人為限。3.支付傳票是否有領款人簽章。

驗收作業(yè)廠商交貨

一、作業(yè)程序廠商于交貨日備妥送貨資料、發(fā)票于指定地點交貨。

點收

一、作業(yè)程序1.卸貨完畢后，倉儲人員應依過秤單核對其重量或依計數(shù)方式核對數(shù)量。2.點收無誤后，應將收貨資料鍵入計算機。

檢驗

一、作業(yè)程序1.收料后，倉運人員通知檢驗部門辦理檢驗，非生產性材料應通知使用部門檢驗。2.材料檢驗規(guī)范應包括：取樣樣品數(shù)、依材料使用性質之重要性列出檢驗項目、各檢驗項目之品質標準及可接受范圍。3.檢驗稍形加以說明，做為收用與否之參考。二、控制重點1.貨品依性質決定是否需檢驗。2.需經試車驗收者依合約書行之。

入庫記錄

一、作業(yè)程序檢驗合格時，檢驗部門應將檢驗結果鍵入計算機，并由倉儲辦理入庫。

請款

一、作業(yè)程序

1.檢驗合格時，檢驗部門應將檢驗結果通知倉儲。倉儲應將驗收單、發(fā)票等轉送采購部門辦理請款。

二、控制重點1.如屬分批收料時，儲運人員應在訂購單上注明分批收料日期、數(shù)量。2.發(fā)票之品名、規(guī)格、數(shù)量、金額與送貨單及驗收單及訂單應相符。

3.非原料性驗收時應會同請購部門及相關部門辦理。

索賠

一、作業(yè)程序

若檢驗不合格，則依規(guī)定辦理退換貨、扣款或索賠之手續(xù)。二、控制重點自國外購進之貨品抵港時，若數(shù)量不符或有損壞事項，應請公證行出具證明以辦理索賠。

與合約不符作業(yè)

一、控制重點7-11.各項違約是否依規(guī)定處理。2.所交貨品如因檢驗不合格退回更換者，則其交貨日期應以調換補送到達日期為準。3.非因人力所能抗拒之災害而申請逾期免罰者，是否事后立即檢具之認可證件。4.申請延期交貨，其原合約有保證人者，是否征得保證人之同意。與合約不符作業(yè)

一、控制重點7-2

5.依事實不能依購合約所訂裁決者，其違約案件，是否經適當批準。

6.所交貨品之品質、規(guī)格與合約不符，但可使用者，如因急需勉予驗收使用，應經權責主管事前認可，按規(guī)定扣款或減價處理。

7.如因檢驗不合格退回更換，或因故申請延期交貨，必須事前報請公司相關主管同意，并確定逾期罰款或其它處理辦法。付款作業(yè)

請款

核對

入帳

開立支票

蓋印

領款

請款2一、作業(yè)程序

1.倉儲部門于辦理收料手續(xù)完妥并經驗收合格后，應將驗收單及發(fā)票轉送采購部門請款。

2.采購部門收到倉儲轉來之請款憑證，查核無誤后，即按付款之條件填妥支出憑證黏存單，經主管簽核后轉會計部門審核。

請款2二、控制重點

1.國內采購案是否于辦妥驗收手續(xù)后，檢齊憑證申請付款。

2.付款時，是否經過事前審核，審核條件相符后，方簽付入帳。

3.對交貨延期罰款及品質不良扣款之列計，是否經詳細核對，確認合理。

核對一、作業(yè)程序

會計部門經上述審核程序后，若有不合規(guī)定或異常之情事者，應反應之。二、控制重點依會計事務處理辦法處理

入帳2-1一、作業(yè)程序1.請款程序無誤后，制作傳票。2.于每月固定日期整理貨款單據(jù)交由出納開立支票。入帳2-2二、控制重點1.確定有關核準付款之內部控制是否執(zhí)行良善。2.是否定期復核應付帳款明細表之沖銷情形，如有已屆支付