購銷存管理課件

第5章購銷存管理購銷存管理，是財務(wù)管理中基礎(chǔ)的管理之一。購銷存管理與工資管理一樣，需要匯集多個表格中的數(shù)據(jù)。用戶可以利用Excel快捷、方便地引用多個數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)，有效、方便地管理商品的購銷存。通過購銷存管理，可以快速獲得商品的各項分析數(shù)據(jù)，從而對商品的購貨、銷售、存貨進(jìn)行有序管理。在本章中，將利用Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，詳細(xì)介紹如何對商品進(jìn)行購銷存管理。第5章購銷存管理購銷存管理，是財務(wù)管理中基礎(chǔ)的管理之一。5.1購銷存管理概述購銷存管理，是對企業(yè)日常經(jīng)營中最基本的采購、商品銷售、入庫出庫（庫存管理）等業(yè)務(wù)流程的管理。對于企業(yè)而言購銷存過程相當(dāng)于企業(yè)經(jīng)營運作的過程，即采購的是成品，銷售后所獲得的差價即是利潤。其中，采購、銷售與存貨幾個環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)，合理管理產(chǎn)品購銷存中的各個環(huán)節(jié)是非常重要的財務(wù)管理。在購銷存管理中，首先需要編制業(yè)務(wù)基礎(chǔ)表單，然后對各項表單中的數(shù)據(jù)進(jìn)行單個分析，最后利用Excel自帶的分析工具，進(jìn)行收入與成本分析。編制業(yè)務(wù)表單，包括編制采購業(yè)務(wù)表單、銷售業(yè)績表單、編制庫存管理表單。上述三種表單，是購銷存管理中最基礎(chǔ)的表單，也是最有效的表單。其中，采購業(yè)務(wù)表單主要包括采購日期、貨物編號、規(guī)格、單位、數(shù)量、價格、供貨商等內(nèi)容。銷售業(yè)績統(tǒng)計表主要包括銷售日期、貨物編號、規(guī)格、單位、數(shù)量、客戶等內(nèi)容。庫存報表主要包括上期庫存數(shù)量與金額、本期收入數(shù)量與金額、本期發(fā)出數(shù)量與金額、本期結(jié)存數(shù)量與金額等內(nèi)容。5.1購銷存管理概述購銷存管理，是對企業(yè)日常經(jīng)營中最基本5.2編制業(yè)務(wù)表單在購銷存管理中，要依據(jù)各個業(yè)務(wù)表單中的數(shù)據(jù)來完成整個購銷存管理中的分析、預(yù)算及決策。其業(yè)務(wù)表單包括采購業(yè)務(wù)表單、銷售業(yè)務(wù)表單、庫存業(yè)務(wù)表單等，上述表單記錄了購銷存原始的數(shù)據(jù)，并為購銷存管理提供了數(shù)據(jù)依據(jù)。在本小節(jié)中，將詳細(xì)介紹如何利用Excel編制業(yè)務(wù)表單。5.2編制業(yè)務(wù)表單在購銷存管理中，要依據(jù)各個業(yè)務(wù)表單中的5.2.1基礎(chǔ)知識編制業(yè)務(wù)表單，是購銷存管理中基礎(chǔ)內(nèi)容，也是購銷存管理中所獲得數(shù)據(jù)的依據(jù)。業(yè)務(wù)表單，主要包括采購業(yè)務(wù)表單、銷售業(yè)務(wù)表單、庫存業(yè)務(wù)表單3種表單，每種表單的具體內(nèi)容，如下所述。采購業(yè)務(wù)表單，是記錄采購業(yè)務(wù)的原始數(shù)據(jù)的匯總表格通過采購業(yè)務(wù)表單，用戶可快速查看不同供貨商的進(jìn)貨情況，同時用戶也可以掌握月采購的詳細(xì)數(shù)據(jù)，如圖5.2所示。銷售業(yè)績統(tǒng)計表，是記錄銷售業(yè)務(wù)的原始數(shù)據(jù)的匯總表格。通過銷售業(yè)務(wù)表單，可以將銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)一記錄，方便用戶分析、匯總銷售數(shù)據(jù)，如圖5.3所示。5.2.1基礎(chǔ)知識編制業(yè)務(wù)表單，是購銷存管理中基礎(chǔ)內(nèi)容，5.2.2制作流程編制業(yè)務(wù)表單包括設(shè)置采購業(yè)務(wù)表單結(jié)構(gòu)、設(shè)置采購業(yè)務(wù)表單格式、設(shè)置銷售業(yè)績統(tǒng)計表結(jié)構(gòu)、設(shè)置銷售業(yè)績統(tǒng)計表格式、設(shè)置庫存報表結(jié)構(gòu)、設(shè)置庫存報表格式、設(shè)置庫存報表數(shù)據(jù)7個步驟，如圖5.5所示。5.2.2制作流程編制業(yè)務(wù)表單包括設(shè)置采購業(yè)務(wù)表單結(jié)構(gòu)、5.2.3設(shè)置采購業(yè)務(wù)表單結(jié)構(gòu)在制作采購業(yè)務(wù)表單時，首先是制作采購業(yè)務(wù)表單框架及內(nèi)容，包括制作標(biāo)題、制作表格內(nèi)容、輸入數(shù)據(jù)、制作表尾部等操作。具體的操作步驟，如下所述。5.2.3設(shè)置采購業(yè)務(wù)表單結(jié)構(gòu)在制作采購業(yè)務(wù)表單時，首先5.2.4設(shè)置采購業(yè)務(wù)表單格式設(shè)置采購業(yè)務(wù)表單結(jié)構(gòu)后，就可以設(shè)置采購業(yè)務(wù)表單單元格格式。主要包括設(shè)置對齊格式、設(shè)置邊框格式、設(shè)置數(shù)字格式等操作。具體的操作步驟，如下所述。5.2.4設(shè)置采購業(yè)務(wù)表單格式設(shè)置采購業(yè)務(wù)表單結(jié)構(gòu)后，就5.2.5設(shè)置銷售業(yè)績統(tǒng)計表結(jié)構(gòu)制作銷售業(yè)績統(tǒng)計表的第一步，便是設(shè)計表格具體內(nèi)容，制作銷售業(yè)務(wù)表單框架。主要包括制作標(biāo)題、制作列標(biāo)題、輸入數(shù)據(jù)等內(nèi)容。具體的操作步驟，如下所述。5.2.5設(shè)置銷售業(yè)績統(tǒng)計表結(jié)構(gòu)制作銷售業(yè)績統(tǒng)計表的第一5.2.6設(shè)置銷售業(yè)績統(tǒng)計表格式設(shè)置銷售業(yè)績統(tǒng)計表結(jié)構(gòu)后，需要美化工作表，使工作表達(dá)到整潔、美觀的效果。設(shè)置銷售業(yè)績統(tǒng)計表格式，主要包括設(shè)置對齊格式、設(shè)置邊框格式、設(shè)置數(shù)字格式等操作。具體的操作步驟，如下所述。5.2.6設(shè)置銷售業(yè)績統(tǒng)計表格式設(shè)置銷售業(yè)績統(tǒng)計表結(jié)構(gòu)后5.2.7設(shè)置庫存報表結(jié)構(gòu)制作庫存報表，首先需要設(shè)置庫存報表結(jié)構(gòu)，只有合理設(shè)置庫存報表結(jié)構(gòu)，才能幫助用戶根據(jù)庫存商品信息設(shè)計表格框架及內(nèi)容。設(shè)置庫存報表結(jié)構(gòu)，主要包括制作標(biāo)題、制作列標(biāo)題、輸入數(shù)據(jù)等內(nèi)容。具體的操作步驟，如下所述。5.2.7設(shè)置庫存報表結(jié)構(gòu)制作庫存報表，首先需要設(shè)置庫存5.2.8設(shè)置庫存報表格式設(shè)置庫存報表結(jié)構(gòu)后，為了實現(xiàn)庫存報表的強(qiáng)大功能，使庫存報表達(dá)到整齊、美觀的效果，方便用戶快速查看庫存數(shù)據(jù)。需要設(shè)置庫存報表格式，主要包括設(shè)置對齊格式、設(shè)置邊框格式、設(shè)置數(shù)字格式等操作。具體的操作步驟，如下所述。5.2.8設(shè)置庫存報表格式設(shè)置庫存報表結(jié)構(gòu)后，為了實現(xiàn)庫5.2.9設(shè)置庫存報表數(shù)據(jù)設(shè)置庫存報表結(jié)構(gòu)與格式，只是完成制作庫存報表的期初工作。由于計算庫存總金額需要庫存報表中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，所以設(shè)置庫存報表數(shù)據(jù)則是制作庫存報表的靈魂。設(shè)置庫存報表數(shù)據(jù)，即是利用SUMIF函數(shù)引用采購與銷售數(shù)據(jù)，自動生成庫存管理數(shù)據(jù)。主要包括輸入引用本期收入數(shù)量、引用本期收入金額、引用本期銷售金額等內(nèi)容。具體的操作步驟，如下所述。5.2.9設(shè)置庫存報表數(shù)據(jù)設(shè)置庫存報表結(jié)構(gòu)與格式，只是完5.2.10注意事項在編制業(yè)務(wù)表單時，用戶需要注意以下事項：所引用的單元格是相對引用還是絕對引用。因為，當(dāng)復(fù)制公式時，相對引用單元格會根據(jù)復(fù)制公式而改變引用單元格，而絕對引用則不會?？筛鶕?jù)公司銷售業(yè)務(wù)需求添加求和項目?？梢岳脝螕袅袠?biāo)題欄的方法根據(jù)單元格內(nèi)容改變列寬。而對于商品名稱過長的單元格，可以通過“設(shè)置單元格格式”中的“對齊”選項卡設(shè)置“自動換行”格式。5.2.10注意事項在編制業(yè)務(wù)表單時，用戶需要注意以下事5.3分析采購數(shù)據(jù)分析采購數(shù)據(jù)，即是按類別，按金額，按供貨商等類別分析、匯總采購數(shù)據(jù)。通過分析采購數(shù)據(jù)，可幫助用戶匯總采購數(shù)據(jù)，及分析采購商品在一定時期內(nèi)的變化趨勢。在本小節(jié)中，主要利用篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視表等分析工具，對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。5.3分析采購數(shù)據(jù)分析采購數(shù)據(jù)，即是按類別，按金額，按供5.3.1基礎(chǔ)知識日常采購管理中，有專用的采購管理單，財務(wù)人員在月底會根據(jù)采購管理單匯總本月內(nèi)的采購數(shù)據(jù)。匯總采購數(shù)據(jù)，只是購銷存管理系統(tǒng)中的基礎(chǔ)工作，是為分析數(shù)據(jù)而做的基礎(chǔ)鋪墊。匯總采購數(shù)據(jù)后，需要對一個月內(nèi)的采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，單純依靠手工分析采購數(shù)據(jù)比較麻煩，也比較困難。Excel為用戶提供了多種分析工具，用戶可利用Excel自帶的分析工具，快速、準(zhǔn)確地分析采購數(shù)據(jù)。多重條件分析采購數(shù)據(jù)，是利用篩選工具分析采購數(shù)據(jù)，可以實現(xiàn)按貨物名稱、數(shù)量、金額、供貨商等類別進(jìn)行分析數(shù)據(jù)，也可以按照排名先后順序分析采購數(shù)據(jù)。如圖5.51所示。按供貨商分析采購數(shù)據(jù)，是利用分類匯總分析采購數(shù)據(jù)，可以實現(xiàn)按不同字段、不同的匯總方式分析數(shù)據(jù)。分類匯總工具中為用戶提供了11種匯總方式，用戶可根據(jù)需要選擇不同的匯總方式進(jìn)行分析數(shù)據(jù)，如圖5.52所示。5.3.1基礎(chǔ)知識日常采購管理中，有專用的采購管理單，財5.3.2制作流程分析采購數(shù)據(jù)，是利用Excel自帶的分析工具對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，主要包括多重條件分析采購數(shù)據(jù)、按供貨商分析采購數(shù)據(jù)、多樣化分析采購數(shù)據(jù)3個步驟，如圖5.54所示。通過上述流程圖，讀者已經(jīng)了解了分析采購數(shù)據(jù)的具體流程。在下面的小節(jié)中，將詳細(xì)介紹如何分析采購數(shù)據(jù)。5.3.2制作流程分析采購數(shù)據(jù)，是利用Excel自帶的分5.3.3多重條件分析采購數(shù)據(jù)多重條件分析采購數(shù)據(jù)，即是利用Excel自帶的高級篩選工具分析采購數(shù)據(jù)。主要包括按供貨商名稱篩選數(shù)據(jù)、多重條件篩選數(shù)據(jù)等內(nèi)容。具體的操作步驟，如下所述。5.3.3多重條件分析采購數(shù)據(jù)多重條件分析采購數(shù)據(jù)，即是5.3.4按供貨商分析采購數(shù)據(jù)按供貨商分析采購數(shù)據(jù)，即是利用Excel自帶的分類匯總工具，對采購數(shù)據(jù)按供貨商名稱進(jìn)行匯總分析。通過按供貨商分析采購數(shù)據(jù)，可幫助用戶分析各供貨商所送貨物的詳細(xì)信息。5.3.4按供貨商分析采購數(shù)據(jù)按供貨商分析采購數(shù)據(jù)，即是5.3.5多樣化分析采購數(shù)據(jù)多樣化分析采購數(shù)據(jù)，即是利用Excel自帶的數(shù)據(jù)透視表工具，對采購數(shù)據(jù)按類別、按金額等多方位的分析。通過多樣化分析采購數(shù)據(jù)，可幫助用戶實現(xiàn)按商品類別分析數(shù)據(jù)、按不同的計算方式匯總數(shù)據(jù)等分析效果。具體的操作步驟，如下所述。5.3.5多樣化分析采購數(shù)據(jù)多樣化分析采購數(shù)據(jù)，即是利用5.3.6注意事項在分析采購數(shù)據(jù)時，用戶需要注意以下事項：設(shè)計分析條件要根據(jù)采購數(shù)據(jù)類型，設(shè)計出符合分析需求而互不干擾的條件。供貨商數(shù)量及類別，如果供貨商數(shù)量比較少或供貨商一個時期只送一次貨物，則無需使用此分析方法。根據(jù)不同的分析需求，選擇不同的分析方式。5.3.6注意事項在分析采購數(shù)據(jù)時，用戶需要注意以下事項5.4分析銷售數(shù)據(jù)分析銷售數(shù)據(jù)與分析采購數(shù)據(jù)一樣，也是利用Excel自帶的分析工具對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、匯總。在本小節(jié)中，主要利用篩選、數(shù)據(jù)透視表、數(shù)據(jù)透視圖等分析工具對銷售數(shù)據(jù)按排名、多樣化、圖形等方式進(jìn)行分析。5.4分析銷售數(shù)據(jù)分析銷售數(shù)據(jù)與分析采購數(shù)據(jù)一樣，也是利5.4.1基礎(chǔ)知識財務(wù)工作人員在月底會根據(jù)銷售管理單匯總本月內(nèi)的銷售數(shù)據(jù)，匯總銷售數(shù)據(jù)后，需要對一個月內(nèi)的銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，以方便管理人員根據(jù)分析結(jié)果，及時調(diào)整下期銷售目標(biāo)。用戶可利用Excel自帶的分析工具，多樣式、高敏度的分析銷售數(shù)據(jù)。按排名分析銷售數(shù)據(jù)，是利用篩選工具分析采購數(shù)據(jù)包括按類別、按數(shù)字排列等方式分析數(shù)據(jù)。如果，利用篩選高級選項，還可以同時滿足多個條件的篩選，如圖5.77所示。多樣化分析銷售數(shù)據(jù)，是利用數(shù)據(jù)透視表工具分析銷售數(shù)據(jù)，可同時實現(xiàn)篩選與分類匯總兩種分析功能，如圖5.78所示。5.4.1基礎(chǔ)知識財務(wù)工作人員在月底會根據(jù)銷售管理單匯總5.4.2制作流程分析銷售數(shù)據(jù)，是利用Excel分析工具分析銷售數(shù)據(jù)，主要包按排名分析銷售數(shù)據(jù)、多樣化分析銷售數(shù)據(jù)、圖形分析銷售數(shù)據(jù)3個步驟，如圖5.80所示。通過上述流程圖，讀者已經(jīng)了解了分析銷售數(shù)據(jù)的具體流程。在下面的小節(jié)中，將詳細(xì)介紹如何分析銷售數(shù)據(jù)。5.4.2制作流程分析銷售數(shù)據(jù)，是利用Excel分析工具5.4.3按排名分析銷售數(shù)據(jù)按排名分析銷售數(shù)據(jù)，即是利用Excel自帶的篩選功能，對數(shù)據(jù)按條件進(jìn)行分析?？蓭椭脩舴治雠琶皫酌匿N售商品及排名后幾名的銷售商品，從而為制訂銷售計劃提供依據(jù)。按排名分析銷售數(shù)據(jù)，主要包括按列表篩選數(shù)據(jù)、篩選金額為前3名數(shù)據(jù)等內(nèi)容。具體的操作步驟，如下所述。5.4.3按排名分析銷售數(shù)據(jù)按排名分析銷售數(shù)據(jù)，即是利用5.4.5多樣化分析銷售數(shù)據(jù)多樣化分析銷售數(shù)據(jù)，即是利用數(shù)據(jù)透視表多角度的分析銷售數(shù)據(jù)，按排名，按最大值，按客戶名稱等方式進(jìn)行分析。多樣化分析銷售數(shù)據(jù)，主要包括創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表、改變數(shù)據(jù)透視表樣式、篩選數(shù)據(jù)等內(nèi)容。具體的操作步驟，如下所述。5.4.5多樣化分析銷售數(shù)據(jù)多樣化分析銷售數(shù)據(jù)，即是利用5.4.6圖形分析銷售數(shù)據(jù)圖形分析銷售數(shù)據(jù)，即是利用數(shù)據(jù)透視圖分析以圖表的形式分析銷售數(shù)據(jù)，可方便觀察與比較數(shù)據(jù)銷售數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢。圖形分析銷售數(shù)據(jù)，主要包括創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖、添加數(shù)據(jù)字段、更改圖表類型等內(nèi)容。具體的操作步驟，如下所述。5.4.6圖形分析銷售數(shù)據(jù)圖形分析銷售數(shù)據(jù)，即是利用數(shù)據(jù)5.4.7注意事項在分析銷售數(shù)據(jù)時，用戶需要注意以下事項：按排名分析銷售數(shù)據(jù)時，應(yīng)該注意所選擇的篩選方式必須符合需要分析的數(shù)據(jù)類型，也就是不同的數(shù)據(jù)類型應(yīng)該選擇不同的篩選方式。多樣化分析銷售數(shù)據(jù)時，應(yīng)該注意不同的項目應(yīng)該選擇不同的匯總方式，以達(dá)到最佳分析效果。圖形分析銷售數(shù)據(jù)時，應(yīng)該注意在圖表中添加趨勢線、折線、誤差線會有利于數(shù)據(jù)的分析。5.4.7注意事項在分析銷售數(shù)據(jù)時，用戶需要注意以下事項5.5收入與成本分析收入與成本分析，是購銷存管理中必不可少的工作，通過收入與成本分析，可使用戶時刻掌握成本與銷售之間的比率，并通過分析結(jié)果擴(kuò)展銷售力度，縮減商品成本，使企業(yè)盡可能地獲得更大利潤。在本小節(jié)中，將利用Excel數(shù)據(jù)處理功能，詳細(xì)介紹收入與成本分析的操作與技巧。5.5收入與成本分析收入與成本分析，是購銷存管理中必不可5.5.1基礎(chǔ)知識在前面的章節(jié)中，已經(jīng)介紹了采購業(yè)務(wù)表單、銷售業(yè)務(wù)表單與庫存業(yè)務(wù)表單，并利用Excel自帶的分析工具對采購數(shù)據(jù)、銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行了詳細(xì)的分析。但是，單純的依據(jù)單個數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，達(dá)不到綜合分析數(shù)據(jù)的效果。而購銷存管理的真正用途是集采購、銷售與庫存三方數(shù)據(jù)為一體，并根據(jù)三方數(shù)據(jù)計算成本率、毛利率等比率數(shù)據(jù)。同時，通過分析成本率及毛利率，可使用戶更詳細(xì)地比較各商品之間的收入與成本情況，為制訂下期銷售決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。收入與成本分析，其實就是創(chuàng)建分析報表，并通過Excel自動引用及SUMIF函數(shù)功能，引用采購業(yè)務(wù)表單、銷售業(yè)務(wù)表單及庫存管理表單中的數(shù)據(jù)，然后利用簡單的四則運算公式，計算每個商品的成本率及毛利率。計算出來的成本率與毛利率都是以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行顯示，觀察與分析起來比較費勁。為了更直觀地表達(dá)各個商品所占總體商品的毛利率及成本率情況，用戶可利用圖表進(jìn)行顯示各商品毛利率及成本率，如圖5.98所示5.5.1基礎(chǔ)知識在前面的章節(jié)中，已經(jīng)介紹了采購業(yè)務(wù)表單5.5.2制作流程收入與成本分析，是利用購銷存各表格中的數(shù)據(jù)計算產(chǎn)品銷售收入與成本，主要包括設(shè)置分析表結(jié)構(gòu)、設(shè)置分析