智能建筑的文檔管理培訓(xùn)

智能建筑監(jiān)理資料的管理二0一0年五月合肥信息工程監(jiān)理咨詢有限公司第一頁，共二十六頁。提綱一、前言二、監(jiān)理資料管理的概念和要求三、工程資料的內(nèi)容四、資料管理員的主要工作職責(zé)和內(nèi)容五、如何做好監(jiān)理的資料管理工作六、歷次考核所發(fā)現(xiàn)的文檔問題匯總七、智能建筑資料管理的幾大階段及實(shí)施細(xì)則第二頁，共二十六頁。前言建筑工程的質(zhì)量除了能通過工程本身的進(jìn)度、投資、質(zhì)量等情況反應(yīng)外，資料也是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。我們監(jiān)理工作能否順利開展，與監(jiān)理資料的管理關(guān)系很大，嚴(yán)格做好監(jiān)理資料的管理，在工程建設(shè)過程中起著舉足輕重的作用。此次培訓(xùn)與交流的主要目的，旨在通過系統(tǒng)的、多方面的了解監(jiān)理資料管理工作以提高我公司內(nèi)部資料管理者的業(yè)務(wù)水平。第三頁，共二十六頁。提綱一、前言二、監(jiān)理資料管理的概念和要求三、工程資料的內(nèi)容四、資料管理員的主要工作職責(zé)和內(nèi)容五、如何做好監(jiān)理的資料管理工作六、歷次考核所發(fā)現(xiàn)的文檔問題匯總七、智能建筑資料管理的幾大階段及實(shí)施細(xì)則第四頁，共二十六頁。監(jiān)理資料的管理，就是在監(jiān)理實(shí)施工作中對工程資料的收集、監(jiān)督、復(fù)核和整理工作。監(jiān)理資料管理概念:監(jiān)理資料管理的幾點(diǎn)要求：熟悉并基本掌握國家《建設(shè)工程文檔歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）；

嚴(yán)格遵循公司內(nèi)部的文檔管理及歸檔要求；

熟知并嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目管理平臺文檔上傳規(guī)范；

協(xié)助和監(jiān)督項(xiàng)目監(jiān)理人員嚴(yán)格執(zhí)行《項(xiàng)目考核指標(biāo)表》，以達(dá)到文檔的考核要求；

第五頁，共二十六頁。提綱一、前言二、監(jiān)理資料管理的概念和要求三、工程資料的內(nèi)容四、資料管理員的主要工作職責(zé)和內(nèi)容五、如何做好監(jiān)理的資料管理工作六、歷次考核所發(fā)現(xiàn)的文檔問題匯總七、智能建筑資料管理的幾大階段及實(shí)施細(xì)則第六頁，共二十六頁。序號階段文檔名稱編號1準(zhǔn)備階段開工/復(fù)工報(bào)審CJ－XMMC－（601）-ZZZ2進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審CJ－XMMC－（602）-ZZZ3項(xiàng)目延期報(bào)審CJ－XMMC－（603）-ZZZ4施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審CJ－XMMC－（401）5專項(xiàng)實(shí)施方案報(bào)審CJ－XMMC－（409）-ZZZ6實(shí)施階段工作聯(lián)系單CJ－XMMC－（109）-ZZZ7監(jiān)理通知回復(fù)單CJ－XMMC－（110）-ZZZ8工程材料/購配件/設(shè)備報(bào)驗(yàn)單CJ－XMMC－（501）-ZZZ9隱蔽工程報(bào)驗(yàn)單CJ－XMMC－（502）-ZZZ10經(jīng)濟(jì)簽證單CJ－XMMC－（702）-ZZZ11工程款支付申請表CJ－XMMC－（701）-ZZZ12驗(yàn)收階段工程報(bào)驗(yàn)單CJ－XMMC－（503）-ZZZ13工程竣工報(bào)驗(yàn)單CJ－XMMC－（504）-ZZZ智能工程文檔的主要內(nèi)容:第七頁，共二十六頁。以下為監(jiān)理下發(fā)文件14監(jiān)理文件監(jiān)理工作聯(lián)系單HFXXJL－XMMC－（101）-ZZZ15監(jiān)理通知單HFXXJL－XMMC－（102）-ZZZ16會議紀(jì)要HFXXJL－XMMC－（103）-nnyyrr17開工令HFXXJL－XMMC－（104）-ZZZ18復(fù)工令HFXXJL－XMMC－（105）-ZZZ19停工令HFXXJL－XMMC－（106）-ZZZ20工程備忘錄HFXXJL－XMMC－（107）-ZZZ21工程款支付證書HFXXJL－XMMC－（108）-ZZZ22監(jiān)理規(guī)劃HFXXJL－XMMC－（201）-ZZZ23監(jiān)理細(xì)則HFXXJL－XMMC－（202）-ZZZ24階段性監(jiān)理報(bào)告HFXXJL－XMMC－（203）-ZZZ25專題技術(shù)評估與建議HFXXJL－XMMC－（204）-ZZZ26系統(tǒng)質(zhì)量評定報(bào)告HFXXJL－XMMC－（205）-ZZZ27監(jiān)理工作總結(jié)報(bào)告HFXXJL－XMMC－（206）-ZZZ28設(shè)備開箱記錄表HFXXJL－XMMC－（304）-ZZZ29監(jiān)理旁站記錄表HFXXJL－XMMC－（305）-ZZZ30監(jiān)理測試記錄表HFXXJL－XMMC－（306）-ZZZ第八頁，共二十六頁。提綱一、前言二、監(jiān)理資料管理的概念和要求三、工程資料的內(nèi)容四、資料管理員的主要工作職責(zé)和內(nèi)容五、如何做好監(jiān)理的資料管理工作六、歷次考核所發(fā)現(xiàn)的文檔問題匯總七、智能建筑資料管理的幾大階段及實(shí)施細(xì)則第九頁，共二十六頁。資料員的工作職責(zé)和內(nèi)容:負(fù)責(zé)現(xiàn)場工程文檔往來收發(fā)登記、確保工程文檔真實(shí)、統(tǒng)一、完整，文檔的發(fā)出要保證其時(shí)效性；負(fù)責(zé)各類書面、電子檔整理、歸類保存，按時(shí)間、系統(tǒng)分類裝訂，保證書面電子文檔的安全資料員電腦的安全使用，及時(shí)將原始文檔上傳平臺；編寫或協(xié)助編寫監(jiān)理部內(nèi)部日常文檔，包括會議紀(jì)要、監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作計(jì)劃總結(jié)等；督促現(xiàn)場監(jiān)理人員監(jiān)理日志、監(jiān)理周/月報(bào)、旁站/檢測記錄等完成情況；建立項(xiàng)目部內(nèi)部的圖紙、文件等借閱的相關(guān)制度；監(jiān)督并收集施工單位提交的相關(guān)施工報(bào)告、計(jì)劃與總結(jié)、竣工資料等，及時(shí)交由監(jiān)理人員簽字審核；第十頁，共二十六頁。提綱一、前言二、監(jiān)理資料管理的概念和要求三、工程資料的內(nèi)容四、資料管理員的主要工作職責(zé)和內(nèi)容五、如何做好監(jiān)理的資料管理工作六、歷次考核所發(fā)現(xiàn)的文檔問題匯總七、智能建筑資料管理的幾大階段及實(shí)施細(xì)則第十一頁，共二十六頁。如何做好監(jiān)理資料管理工作及時(shí)收集、及時(shí)整理做好承上啟下工作做好資料管理的總體規(guī)劃（保存規(guī)則、上傳平臺、借閱制度等）做好階段性統(tǒng)計(jì)和匯總工作做好協(xié)助和監(jiān)督工作對承包單位的工程文件的形成、積累、立卷進(jìn)行監(jiān)督檢查不斷提高自身業(yè)務(wù)能力和管理水平第十二頁，共二十六頁。提綱一、前言二、監(jiān)理資料管理的概念和要求三、工程資料的內(nèi)容四、資料管理員的主要工作職責(zé)和內(nèi)容五、如何做好監(jiān)理的資料管理工作六、歷次考核所發(fā)現(xiàn)的文檔問題匯總七、智能建筑資料管理的幾大階段及實(shí)施細(xì)則第十三頁，共二十六頁。文檔管理

文檔編號不統(tǒng)一已統(tǒng)一收發(fā)文登記簿格式有漏洞已統(tǒng)一報(bào)審、報(bào)驗(yàn)表的內(nèi)容和附件文檔員應(yīng)對報(bào)審表的格式、編號、報(bào)驗(yàn)單位的簽章、日期、附件進(jìn)行初審，待專業(yè)監(jiān)理工程師審批完成后、轉(zhuǎn)發(fā)之前，文檔員還應(yīng)對我們監(jiān)理的審批意見的規(guī)范用語進(jìn)行核查會議紀(jì)要無各方簽字共同達(dá)成的一些條款及承諾內(nèi)容沒有簽字認(rèn)可的書面東西，便成了一紙空文，無法成為任何保障和處罰依據(jù)。電子文檔的保存監(jiān)理文件的編制和掃描文件的清晰保存項(xiàng)目照片的缺失對于項(xiàng)目的巡查、旁站、設(shè)備進(jìn)場報(bào)驗(yàn)、隱蔽工程驗(yàn)收、需求分析確認(rèn)會等等關(guān)鍵環(huán)節(jié)需要照相存檔，文檔員應(yīng)具備照相取證的意識或督促項(xiàng)目監(jiān)理人員盡快完成。第十四頁，共二十六頁。項(xiàng)目管理平臺的使用

登錄次數(shù)少，平臺上信息不了解長時(shí)間沒有登錄，無法將項(xiàng)目平臺動態(tài)信息傳達(dá)給所在監(jiān)理部上傳文檔不符要求存在將沒有經(jīng)過簽章的正式文件上傳，而要求是確認(rèn)后的掃描件上傳及時(shí)性對照文檔收發(fā)記錄、發(fā)生時(shí)間，文檔上傳沒能按照公司規(guī)章制度對上傳文件的及時(shí)性要求項(xiàng)目與人員的對應(yīng)出現(xiàn)一個(gè)項(xiàng)目多人上傳的情況第十五頁，共二十六頁。提綱一、前言二、監(jiān)理資料管理的概念和要求三、工程資料的內(nèi)容四、資料管理員的主要工作職責(zé)和內(nèi)容五、如何做好監(jiān)理的資料管理工作六、歷次考核所發(fā)現(xiàn)的文檔問題匯總七、智能建筑資料管理的幾大階段及實(shí)施細(xì)則第十六頁，共二十六頁。項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段工程施工階段工程驗(yàn)收階段項(xiàng)目終結(jié)智能建筑資料管理的四大階段第十七頁，共二十六頁。項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段投標(biāo)文件注意資質(zhì)、報(bào)價(jià)、相關(guān)承諾等內(nèi)容合同監(jiān)理合同、施工合同、采購合同（進(jìn)場三天后對項(xiàng)目監(jiān)理人員合同分析報(bào)告的收集，上傳并存檔）監(jiān)理文件如：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理交底書監(jiān)理細(xì)則（可隨項(xiàng)目進(jìn)度編寫）第十八頁，共二十六頁。項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段招投標(biāo)文件注意存檔招標(biāo)內(nèi)容、施工單位投標(biāo)時(shí)的報(bào)價(jià)及相關(guān)承諾文件合同文件監(jiān)理準(zhǔn)備文件存檔一套完整的施工合同（總包、分包及監(jiān)理合同）并熟知合同價(jià)及支付情況及時(shí)將確認(rèn)后的監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則上傳平臺（有手寫及蓋紅章部分必須掃描后上傳），做到并監(jiān)督過程文檔編號務(wù)必與交底書內(nèi)文檔編號規(guī)則說明表內(nèi)統(tǒng)一

做好卷內(nèi)目錄、編號、存檔，一目了然方便查閱第十九頁，共二十六頁。工程施工過程階段

一、開工報(bào)告、各類報(bào)審

二、往來文件：

業(yè)主監(jiān)理施工方

業(yè)主通知變更通知單監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單會議紀(jì)要、監(jiān)理月報(bào)及階段性工作報(bào)告旁站記錄、現(xiàn)場照片工程款支付證書工作（程）聯(lián)系單、材料到貨報(bào)驗(yàn)監(jiān)理通知回復(fù)、隱蔽報(bào)驗(yàn)經(jīng)濟(jì)簽證、現(xiàn)場工程量審核、定案表工程款支付申請第二十頁，共二十六頁。建議做法注意事項(xiàng)簽收文件時(shí)注意編號、日期及項(xiàng)目經(jīng)理簽字，沒有問題方可簽收，并及時(shí)在相應(yīng)收文登記簿上記錄，為方便日后查閱，需記錄盡量詳細(xì)

；施工方工程款支付流程過程記錄表，文檔員需索要并盡量存檔齊全，清楚各家各階段付款情況

檢查要求有注明到貨進(jìn)場日期、用于部位以及附件是否齊全

及時(shí)督促施工方按要求回復(fù)監(jiān)理通知單

為了避免造成現(xiàn)場進(jìn)度延誤及不必要的扯皮，業(yè)主一切通知變更等務(wù)必及時(shí)下發(fā)或暫時(shí)口頭通知各相應(yīng)施工方

會議紀(jì)要在會議后一天內(nèi)完成會議紀(jì)要的編寫、修改及下發(fā)；旁站記錄、現(xiàn)場照片要求保存完好，分類清晰

第二十一頁，共二十六頁。工程驗(yàn)收過程階段1、監(jiān)理初驗(yàn)收記錄及初驗(yàn)收報(bào)告2、各系統(tǒng)質(zhì)量評估報(bào)告3、監(jiān)理工作總結(jié)4、系統(tǒng)驗(yàn)收報(bào)告第二十二頁，共二十六頁。

項(xiàng)目終結(jié)資料1、工程驗(yàn)收報(bào)告2、客戶滿意證明（盡量拿到）3、項(xiàng)目決算、回款資料第二十三頁，共二十六頁。待工程竣工驗(yàn)收后，完善文檔的整理、裝盒，可進(jìn)行各文檔盒內(nèi)資料電子檔目錄，打印、貼注；所有文檔按編號順序列出目錄，若無編號或編號有缺失的可重新編號保存。卷內(nèi)目錄中應(yīng)體現(xiàn)出文檔編號、內(nèi)容、份數(shù)、附件及頁數(shù)或其他備注說明等（貼于檔案盒封面內(nèi)側(cè)）；移交公司項(xiàng)目管理部存檔。第二十四頁，共二十六頁。提問與交流

謝謝！第二十五頁，共二十六頁。內(nèi)容總結(jié)智能建筑監(jiān)理資料的管理。提綱。協(xié)助和監(jiān)督項(xiàng)目監(jiān)理人員嚴(yán)格執(zhí)行《項(xiàng)目考核指標(biāo)表》，以達(dá)到文檔的考核要求。CJ－XM