高速公路工程檔案培訓(xùn)(第一期)

申嘉湖高速公路安吉孝源至唐舍段工程

項(xiàng)目檔案培訓(xùn)

2019年2月20日這次培訓(xùn)主要有兩個(gè)環(huán)節(jié)，第一個(gè)環(huán)節(jié)主要講竣工資料編制的依據(jù)及規(guī)范、硬軟件設(shè)施及人員的配備、竣工資料的形成、積累及歸檔、電子文件及數(shù)字化備份的要求；第二個(gè)環(huán)節(jié)是現(xiàn)場(chǎng)答疑。目錄一、檔案工作的依據(jù)及規(guī)范二、管理體制及職責(zé)分工三、設(shè)施、設(shè)備及管理要求四、文件材料的形成、積累及歸檔五、文件材料的組卷和移交六、電子文件和數(shù)字化備份要求一、檔案工作的依據(jù)及規(guī)范1、檔案管理工作的綱領(lǐng)性文件主要有《中華人民共和國(guó)檔案法》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）、《浙江省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（浙檔發(fā)[2016]25號(hào)）、《浙江省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》（管理依據(jù)）等相關(guān)法規(guī)和規(guī)定。2、竣工資料編制的規(guī)范性文件主要有《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發(fā)[2010]382號(hào)）、《浙江省公路工程竣工文件編制辦法》（2002年8月版參考）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2008)等規(guī)范和要求。3、竣工資料形成的有關(guān)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)3.1土建工程（含路基、路面、橋涵、隧道等）、交通安全設(shè)施、環(huán)保工程、機(jī)電工程的竣工文件的用表、評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)理規(guī)范由吉寧指揮部確定（在新標(biāo)準(zhǔn)的文件下發(fā)前暫使用現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)）。3.2依據(jù)項(xiàng)目實(shí)施情況要求增設(shè)的各類(lèi)表式由施工單位編制后報(bào)監(jiān)理審核、經(jīng)吉寧指揮部備案確認(rèn)，或吉寧指揮部下發(fā)通知后方才使用；按照實(shí)際施工情況需修改“施工統(tǒng)一用表”的，需由施工、監(jiān)理單位、吉寧指揮部三方商定，并由吉寧指揮部備案。二、管理體制及職責(zé)分工1、管理體制:項(xiàng)目檔案既是工程建設(shè)的基礎(chǔ)工作，也是后期維、養(yǎng)護(hù)的重要依據(jù)。項(xiàng)目檔案立卷歸檔工作應(yīng)納入工程合同管理，納入監(jiān)理工作內(nèi)容，與工程建設(shè)同步收集、同步整理、同步歸檔。按照“誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，由文件材料的形成單位或部門(mén)負(fù)責(zé)。各參建單位應(yīng)根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，成立檔案管理小組，落實(shí)檔案工作經(jīng)費(fèi)，配備取得專業(yè)培訓(xùn)證書(shū)的檔案人員，并保持穩(wěn)定，確保項(xiàng)目檔案工作的順利進(jìn)行（統(tǒng)一歸口）。2、職責(zé)分工:2.1吉寧指揮部：依法對(duì)本項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，制定制度、檢查和指導(dǎo)，接收各參建單位移交的項(xiàng)目檔案，并組織本項(xiàng)目檔案驗(yàn)收。2.2指揮部：負(fù)責(zé)收集、整理本指揮部所轄范圍內(nèi)的征地、拆遷、“三改”等政策處理合同、協(xié)議及相關(guān)資料，并按照要求及時(shí)移交吉寧指揮部。2.3監(jiān)理單位：負(fù)責(zé)對(duì)所轄施工單位竣工資料的監(jiān)督和檢查，在交工驗(yàn)收前向吉寧指揮部提交項(xiàng)目檔案質(zhì)量審核意見(jiàn)；負(fù)責(zé)收集、整理監(jiān)理工作過(guò)程中形成的所有文件材料，并按照要求完成編制、整理、立卷、備份和移交（責(zé)任主體）；配合、協(xié)助吉寧指揮部完成檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作。2.4施工單位：負(fù)責(zé)收集、整理施工過(guò)程中形成的所有文件材料，并按照要求完成編制、整理、立卷、備份和移交工作（責(zé)任主體）。2.5試驗(yàn)檢測(cè)等服務(wù)單位：負(fù)責(zé)收集、整理服務(wù)過(guò)程中形成的所有文件材料，并按照要求完成所有資料的編制、整理、立卷和移交工作。2.6檔案服務(wù)單位：全面指導(dǎo)本項(xiàng)目各參建單位項(xiàng)目文件的收集、立卷和歸檔工作，并及時(shí)向指揮部匯報(bào)項(xiàng)目檔案的進(jìn)展情況；指導(dǎo)各參建單位檔案硬、軟件設(shè)施、設(shè)備的配置和完善，檔案管理體制和制度的建立；依據(jù)檔案服務(wù)合同完成服務(wù)單位文件材料的收集、整理、歸檔、備份和移交等工作。三、設(shè)施、設(shè)備及管理要求1、各參建單位應(yīng)配備檔案庫(kù)房（室），制定檔案管理制度并上墻。項(xiàng)目檔案的庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2010）要求；其它各參建單位的臨時(shí)庫(kù)房，應(yīng)滿足以下要求：1.1設(shè)有獨(dú)立的房間；1.2檔案裝具可采用檔案柜或檔案架，且離地、墻不小于10cm；1.3庫(kù)房需滿足防潮、防水、防火、防盜等要求；1.4庫(kù)房應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生；1.5應(yīng)經(jīng)常對(duì)檔案室內(nèi)資料進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告并處理。

2、各參建單位應(yīng)編制檔案檢索工具，包括紙質(zhì)目錄及電子目錄，便于文件材料的查找、利用；建立檔案管理臺(tái)賬，記錄文件材料的形成情況，并及時(shí)做好收集、催交工作（基礎(chǔ)資料可依托《單位、分部和分項(xiàng)工程劃分表》）

；做好歸檔資料的借閱登記，防止遺失。四、文件材料的形成、積累及歸檔一）、項(xiàng)目檔案的收集范圍項(xiàng)目檔案是指從項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、招標(biāo)投標(biāo)、施工、監(jiān)理、檢測(cè)、試運(yùn)行到竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的，反映項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用和安全管理基本情況，對(duì)建成后工程管理、維護(hù)、改建和擴(kuò)建具有保存、查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。二）、項(xiàng)目檔案形成、立卷和歸檔要求1、及時(shí)性：1.1各單位來(lái)文在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及負(fù)責(zé)人審閱后將原件及時(shí)歸檔。1.2本單位發(fā)文在審批程序完成后，將審批手續(xù)完整的原件閉合后及時(shí)歸檔。

1.3各自檢/抽檢及評(píng)定、試驗(yàn)資料在各項(xiàng)簽字、蓋章等審批手續(xù)完成之后及時(shí)歸檔。1.4施工日志在次月月初將上月的日志及時(shí)進(jìn)行歸檔。1.5照片檔案在拍照當(dāng)天及時(shí)進(jìn)行整理，備注六要素，在次月月初將上月的照片檔案及時(shí)進(jìn)行歸檔。2、完整性：2.1所有實(shí)體工程都要有對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)資料，包括臨時(shí)性工程（臨時(shí)便道、料場(chǎng)等可以施工記錄、工程量確認(rèn)單或驗(yàn)收記錄等形式歸檔）。2.2竣工資料應(yīng)采用“施工統(tǒng)一用表”中的表格格式，交驗(yàn)、放樣/測(cè)量、質(zhì)檢單、施工原始記錄、試驗(yàn)報(bào)告單等按實(shí)編制。2.3每一份資料/表格都應(yīng)按規(guī)范要求填寫(xiě)完整，應(yīng)填項(xiàng)目要填寫(xiě)完整。2.4管理性文件應(yīng)根據(jù)“公文處理辦法”的要求規(guī)范文書(shū)的報(bào)批流程，對(duì)于“請(qǐng)批”性文件應(yīng)有批復(fù)文件；要求“上復(fù)”的文件必須有“上復(fù)”的反饋報(bào)告。如《監(jiān)理規(guī)程及實(shí)施細(xì)則》、《施工組織設(shè)計(jì)》等要求審批的文件須有審批文件；監(jiān)理“現(xiàn)場(chǎng)整改指令”要求有施工單位“整改反饋”等。在實(shí)際操作中如當(dāng)時(shí)只以口頭答復(fù)而未形成書(shū)面材料的應(yīng)補(bǔ)齊書(shū)面資料，并且保證文件蓋章、簽字手續(xù)齊備，附件齊全。3、有效性：3.1只有管理性文件中作為文件附件的資料允許用復(fù)印清晰的復(fù)印件，并備注原件存放處，其它歸檔的文件資料都應(yīng)要求用原件。3.2紙張采用70g以上297mm*210mm白色書(shū)寫(xiě)紙。3.3所有資料的表格都采用打印，打印表格必須清晰，符合要求。3.4直接從廠家購(gòu)進(jìn)原材料的質(zhì)保單必需原件，從經(jīng)銷(xiāo)商處購(gòu)進(jìn)原材料的質(zhì)保單允許復(fù)印清晰的復(fù)印件，但需加蓋經(jīng)銷(xiāo)商單位紅章，并說(shuō)明實(shí)際購(gòu)進(jìn)材料的日期、數(shù)量、規(guī)格/型號(hào)、批號(hào)/次等；不允許用傳真件歸檔。3.5文件資料的填寫(xiě)不得用原珠筆、鉛筆、藍(lán)色墨水等不耐久筆跡書(shū)寫(xiě)，對(duì)于攪拌樁/管樁資料中的“電腦打印小票”等不耐久材料，應(yīng)復(fù)印一份附在原件后面以作補(bǔ)救。3.6對(duì)于資料中數(shù)據(jù)填寫(xiě)錯(cuò)誤需更改的，允許在原資料上杠改，但更改部位不宜過(guò)多（三處以內(nèi)為宜），且應(yīng)在杠改部位加蓋“修正章”，并在旁邊簽字確認(rèn)。（指揮部講：原則上不允許修改）4、規(guī)范性：4.1本工程項(xiàng)目名稱為“申嘉湖高速公路安吉孝源至唐舍段工程”，不得隨意改動(dòng)；合同段名稱為“第…標(biāo)段”、“第…標(biāo)段”，其中“…”按招標(biāo)文件上的合同代號(hào)填寫(xiě)（已形成的資料暫不作改動(dòng)）。4.2質(zhì)保資料中“工程項(xiàng)目”應(yīng)填所屬的單位工程名稱（如105交驗(yàn)表）；在表格填寫(xiě)時(shí)如有上下欄內(nèi)容或數(shù)據(jù)相同的，應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)，不允許以“··”省略填寫(xiě)；質(zhì)保資料中的601表“預(yù)計(jì)澆筑時(shí)間”應(yīng)填寫(xiě)預(yù)計(jì)澆筑用時(shí)，如“1小時(shí)”或“1h”；評(píng)定資料扣分項(xiàng)的分值應(yīng)填寫(xiě)絕對(duì)值。4.3施工單位質(zhì)保資料應(yīng)按“交驗(yàn)表-放樣/測(cè)量-質(zhì)檢報(bào)告單及對(duì)應(yīng)的施工記錄表-試驗(yàn)報(bào)告”的順序排列；監(jiān)理單位抽檢資料應(yīng)按“檢評(píng)表-對(duì)應(yīng)的放樣/測(cè)量記錄-抽檢試驗(yàn)報(bào)告”的順序排列。4.4施工（監(jiān)理）日志應(yīng)參照“統(tǒng)一用表”的要求規(guī)范表式和填表要求，填表應(yīng)完整，內(nèi)容要求詳細(xì)，記錄每日的主要機(jī)械設(shè)備、人員、材料供應(yīng)、事故處理及施工情況等，記錄時(shí)間應(yīng)連續(xù)，遇放假、停工等情況需作說(shuō)明；按月份或內(nèi)容分冊(cè)，制作封面并加蓋項(xiàng)目部（監(jiān)理辦）章，封面標(biāo)明項(xiàng)目名稱、合同段、記錄人、工區(qū)（專業(yè)或工程）、起止日期、項(xiàng)目部名稱等內(nèi)容。日志可以以電子版格式填寫(xiě)完整打印后簽字加章，但電子版也需要備份歸檔。4.5竣工資料中的工程部位、日期、所用機(jī)具設(shè)備等可以在表格上打印，但結(jié)論性意見(jiàn)或數(shù)據(jù)、簽字等須手寫(xiě)。5、蓋章要求說(shuō)明5.1管理性文件：按照文書(shū)行文規(guī)范要求，蓋章、簽字手續(xù)齊備。5.2自檢、抽檢資料：①項(xiàng)目部自檢評(píng)定需蓋項(xiàng)目部章；

②分項(xiàng)工程交驗(yàn)審批表（105表）除蓋項(xiàng)目部章外，還需加蓋監(jiān)理辦章；

③監(jiān)理工序檢評(píng)資料需蓋監(jiān)理辦章；記錄表需加蓋監(jiān)理抽檢章。5.3試驗(yàn)資料：試驗(yàn)報(bào)告只蓋試驗(yàn)室章；材料報(bào)驗(yàn)單，配合比、擊實(shí)、綜合毛體積等標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)審核表需蓋項(xiàng)目部和監(jiān)理辦公章。工序試驗(yàn)報(bào)告只蓋試驗(yàn)室章。5.4計(jì)量資料：中期支付證書(shū)、傳遞單按審批流程吉寧指揮部、監(jiān)理辦、項(xiàng)目部等都需簽字、蓋章；工程計(jì)量匯總表需蓋監(jiān)理辦和項(xiàng)目部公章；工程計(jì)量表只需蓋項(xiàng)目部公章。若計(jì)量是走網(wǎng)上流程的，歸檔時(shí)應(yīng)打印出一份紙質(zhì)材料，封面加幾方單位章，電子版一并存檔。5.5日志只在封面蓋項(xiàng)目部（監(jiān)理辦）公章；照片檔案只在編制總說(shuō)明后單位名稱上加蓋項(xiàng)目部（監(jiān)理辦）公章。5.6竣工圖在封面加蓋公司章。5.7章一般蓋在負(fù)責(zé)人簽字或單位名稱位置。6、立卷分類(lèi)要求6.1竣工資料立卷分類(lèi)應(yīng)遵循項(xiàng)目文件的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，充分尊重原基礎(chǔ)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，做到分類(lèi)科學(xué)，立卷合理。管理性文件按以下方法分類(lèi)：a、首先將所有文件閉合起來(lái)：將會(huì)議通知與會(huì)議紀(jì)要、簽到表閉合；將請(qǐng)示（報(bào)告）與批復(fù)文件閉合；將整改通知、通報(bào)與（各級(jí)）反饋文件閉合。b、將監(jiān)理指令與整改反饋、監(jiān)理通知單、吉寧指揮部下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的需要執(zhí)行或反饋的通知通報(bào)按類(lèi)別/問(wèn)題分類(lèi)組卷，再按日期排序。c、將計(jì)劃、月報(bào)、例會(huì)材料等按期次組卷；d、將吉寧指揮部所發(fā)關(guān)于放假、值班、天氣、培訓(xùn)等單向告知類(lèi)（非執(zhí)行性）組卷;e、將安全、隱患、事故處理等文件分類(lèi)組卷（安全文件）；f、將公司來(lái)文件按時(shí)間組卷；g、將駐地辦成立、印章啟用、人員調(diào)整、機(jī)構(gòu)成立等文件一起組卷；h、將施工單位所報(bào)的開(kāi)工報(bào)告（包括首件）、承包人單、方案報(bào)審等分類(lèi)組卷；i、吉寧指揮部轉(zhuǎn)發(fā)質(zhì)監(jiān)站的通知通報(bào)或檢查整改意見(jiàn)書(shū)等文件與反饋文件閉合歸檔（復(fù)印件問(wèn)題）；j、對(duì)于未能一次性處理完成的反饋文件，待整改完成后需再次反饋；k、旁站監(jiān)理記錄按施工合同段結(jié)合《單位、分部及分項(xiàng)劃分表》整理組卷；l、完成組卷的卷盒側(cè)脊上注明本卷文件的主要內(nèi)容。6.2基礎(chǔ)資料依據(jù)“單位、分部及分項(xiàng)工程的劃分”表，單位（單元）工程竣工資料應(yīng)單獨(dú)立卷。同一分項(xiàng)（分部）工程的竣工資料應(yīng)組在一起，不能跟其它的分項(xiàng)（分部）工程穿插組卷（若某一單位工程的所有分部、分項(xiàng)組在一起或某一分部工程所有分項(xiàng)都組在一起也只有一卷的情況除外）。6.3立卷分類(lèi)時(shí)應(yīng)充分考慮到卷內(nèi)文件和案卷題名的編寫(xiě)是否合理，能否準(zhǔn)確反映出竣工資料的內(nèi)容，使查閱、利用者一目了然。首先卷內(nèi)目錄的編寫(xiě)應(yīng)有條理性、區(qū)別性，同一卷內(nèi)的每條目錄不能是相同的（絕少部分可除外），且卷內(nèi)目錄的條數(shù)要適中，太少或太多都體現(xiàn)不出卷內(nèi)目錄的作用；其次案卷目錄題名應(yīng)互相區(qū)別，不能有包含關(guān)系。6.4立卷分類(lèi)時(shí)同一類(lèi)型的竣工資料的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)統(tǒng)一。（如：張拉現(xiàn)場(chǎng)人員登記表等）7、文件編號(hào)要求:7.1紅頭文件應(yīng)編寫(xiě)文件編號(hào)（文號(hào)）（部分便函、通知等除外），編號(hào)規(guī)則參照文書(shū)編號(hào)規(guī)則；7.2工程通知單、監(jiān)理指令單、聯(lián)系單、報(bào)審單等工程管理文件的編號(hào)可參照《編號(hào)規(guī)則》執(zhí)行，要求科學(xué)合理；7.3質(zhì)保資料/抽檢資料的編號(hào)應(yīng)參照《單位、分部及分項(xiàng)劃分表》填寫(xiě)。三）、照片檔案的收集、整理要求：1、收集范圍：1.1記錄工程項(xiàng)目建設(shè)前原始地形、地貌狀況的照片；1.2與本工程有關(guān)的重要活動(dòng)和重要工作成果的照片；

1.3領(lǐng)導(dǎo)人視察、督查指導(dǎo)及參與本工程有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片；上級(jí)主管部門(mén)和行政業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)本工程質(zhì)量監(jiān)督、檢查指導(dǎo)及參與本工程有關(guān)的重要事務(wù)活動(dòng)的照片；1.4記錄隱蔽工程、關(guān)鍵工序、橋梁隧道等結(jié)構(gòu)物重點(diǎn)部位施工的照片（每個(gè)部位2-3張）；1.5工程施工現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)、檢測(cè)過(guò)程的照片。1.6記錄工程施工質(zhì)量、安全、進(jìn)度的照片；1.7記錄工程重大事故、自然災(zāi)害及異?，F(xiàn)象的照片；1.8項(xiàng)目部（監(jiān)理辦）參加各種活動(dòng)、會(huì)議、先進(jìn)評(píng)比等的照片。1.9其它具有保存價(jià)值的照片。（施工單位和監(jiān)理單位照片內(nèi)容區(qū)別）（二）收集、整理要求1、對(duì)屬于收集范圍的照片，應(yīng)及時(shí)移交檔案工作人員歸檔，集中管理；2、照片應(yīng)沖印出6英寸紙質(zhì)照片與文字說(shuō)明一并整理歸檔，文字說(shuō)明應(yīng)該包括拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、攝影者/責(zé)任者六要素；3、底片應(yīng)刻錄在不可擦寫(xiě)光盤(pán)上保存；4、照片檔案的整理應(yīng)符合國(guó)家檔案局《照片檔案管理規(guī)范》(GB/Tll821一2002)要求。四）竣工圖編制要求：1、在原施工圖的基礎(chǔ)上編制竣工圖。施工圖、竣工圖、變更聯(lián)系單三者之間實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)關(guān)系，編制時(shí)參照浙江省建委《轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家建委〈編制基本建設(shè)工程竣工圖的幾項(xiàng)暫行規(guī)定〉的通知》（浙建工[1982]35號(hào)）。2、竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制，編制完成的竣工圖應(yīng)逐張加蓋竣工圖章，竣工圖封面需加蓋施工單位公章?？⒐D圖章（簽）格式

注：1、尺寸：70㎜×50㎜；2、字體用5號(hào)標(biāo)準(zhǔn)仿宋體；3、“竣工圖”字體用4號(hào)標(biāo)準(zhǔn)仿宋體。3、竣工圖應(yīng)全面、準(zhǔn)確、清晰地反映項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況?？⒐D編制說(shuō)明應(yīng)能充分體現(xiàn)已完工項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程和完工時(shí)的實(shí)際情況，包括主要建設(shè)內(nèi)容、完成工程量、執(zhí)行的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、主要施工方案、采用的新技術(shù)新工藝新材料、特殊問(wèn)題處理、變更情況及修改完善情況、完工時(shí)間等。4、按施工圖施工沒(méi)有變動(dòng)的，由竣工圖編制單位在標(biāo)題欄附近空白處使用紅色印泥加蓋竣工圖章并簽署。5、一般性變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上修改，并注明修改的依據(jù)（如變更令、技術(shù)聯(lián)系單等），加蓋竣工圖章并簽署；凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變及圖面變更超過(guò)10%的，應(yīng)重新繪制竣工圖，且應(yīng)體現(xiàn)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位的簽署情況。

修正章式樣

注:1、尺寸：20㎜×8㎜；2、字體:“修正章”用4號(hào)標(biāo)準(zhǔn)仿宋體;3