辦公室檔案文書管理工作的策略研究

辦公室檔案文書管理工作的策略研究

張樹蕊（北京聯(lián)合大學，北京10010）檔案是相對較為客觀的人類社會行為有效記錄的結果，在任何部門或單位都發(fā)揮著非常重要的作用，同時也是一種相對具有科學指導依據(jù)的資料。隨著市場經(jīng)濟不斷變化，信息技術的發(fā)展對檔案管理的工作產生了一定的沖擊。因此，相關檔案管理人員要不斷重視檔案對市場經(jīng)濟的影響，要隨著市場經(jīng)濟的變化不斷更新檔案管理觀念，并且要完善相關管理制度。檔案管理人員要能夠在新時代背景下找出管理當中的不足，并且應用科學的方式進行改善。相關檔案管理人員要不斷強化自身素質，能夠利用形式多樣化的渠道打開檔案的市場。有效開展檔案管理工作效率，能夠促進企事業(yè)單位的良好發(fā)展。1辦公室檔案文書管理中存在的問題1.1檔案管理制度不夠完善目前在我國部分企事業(yè)單位當中，檔案管理的工作并沒有完整的制度。同時大多數(shù)的信息都會由行政部門進行掌控和管理，由于行政部門工作相對繁雜；在檔案進行管理的過程當中，不能將資料進行分類。因此會導致檔案在實際工作當中不能發(fā)揮一定的作用，會對檔案安全性產生一定的影響。在檔案當中會存在機密等一些相關信息，若行政部門的管理人員因工作繁忙不能及時將信息進行封存。在一定程度上會出現(xiàn)機密的泄露以及丟失等情況，這種情況的出現(xiàn)會影響個人的信息泄露不利于企事業(yè)單位的長久發(fā)展。1.2工作方式相對比較落后在辦公室當中的文書檔案管理當中，收集以及歸納工作方式相對比較落后，會直接影響到工作的效率。主要體現(xiàn)在：文書收集的工作當中，依然應用傳統(tǒng)的收集方式來進行整理。這樣的方式會消耗管理人員大量的時間，并且要求管理人員能夠有足夠的耐心去完成檔案的真實性核對。其次，在歸檔的方式上，管理人員并沒有針對檔案進行有效的分類。同時針對特殊性的檔案，沒有進行特殊性的管理，出現(xiàn)遺漏或信息丟失等情況，嚴重影響了企事業(yè)單位的發(fā)展。1.3員工個人對檔案管理工作認識不足目前，部分企事業(yè)單位中的員工對單位檔案文書管理的工作不都重視，在工作中員工只負責自己的本職工作，并沒有對檔案進行管理。大多數(shù)人員都會認為檔案會由專門的行政部門人員進行管理和承擔，進而會忽略檔案管理的重要性。同時相關行政管理人員在辦公室檔案文書管理當中并沒有積極進行管理，對檔案的收集及歸納并不及時影響了工作效率[1]。2辦公室檔案文書管理的重要性在不斷進行辦公室檔案管理的過程當中，會直接影響到企事業(yè)單位的長久發(fā)展。由此可見，檔案文書管理的工作對企事業(yè)單位有著非常重要的影響。主要可以通過以下幾點來進行體現(xiàn)。首先，在我國新時代不斷發(fā)展的背景下，辦公室檔案文書會對企事業(yè)單位的生產起著非常關鍵作用。在單位進行生產的過程當中，檔案文書可以將企事業(yè)單位生產及重大事項進行有效的記錄，能夠為企事業(yè)單位的長久發(fā)展奠定良好的基礎。同時能夠更好的為企事業(yè)單位發(fā)展提供可參考意見，能夠更好地確保檔案文書當中的科學性。其次，在不斷進行管理的過程當中，可以不斷根據(jù)檔案中的有效記錄將有價值的信息進行傳輸，能夠更好的凸顯材料的真實性。有利于更好的實現(xiàn)單位在實踐當中的項目操作，同時能夠對企事業(yè)單位發(fā)揮重要的影響和作用[2]。3辦公室檔案文書管理工作的特點在不斷進行檔案管理的過程當中，辦公室檔案文書的管理具有不同的特點。主要會有以下幾個方面來進行體現(xiàn)，首先，在檔案文書管理過程當中，檔案文書具有繁雜性、多樣化的形式及特點。相對載體非常豐富，在行政管理當中具有非常重要的意義和價值。檔案涉及人事以及財務等多方面的內容，能夠更好的對資料進行分類、收集以及保存等工作。因此，相對來說檔案文書的管理工作較為繁重。第二，檔案文書具有準確性。檔案資料當中會記錄真實的人文社會行為和活動，并且能夠對結果進行展示和記錄。能夠更好的根據(jù)真實情況進行采集，確保每一步的真實性。第三，在不斷進行檔案文書管理工作當中，要能夠更好的將檔案進行收集和歸納。不斷根據(jù)檔案當中所記錄的事件和資料，能夠更好的為企事業(yè)單位發(fā)揮有效作用。此外，檔案在一定的管理當中會存在安全性和完整性等不同的特點，主要會根據(jù)檔案的事件進行不同的分類，有利于管理人員對檔案進行有效管理。最后，檔案文書主要是用于：1）文件搜索，為此選用合適的類型。2）管理人員要能夠給更好的注重檔案文書的等級，并且能夠將等級進行分類保存。3）能夠給更好的注重檔案文書管理的文件運轉，有助于檔案文書管理。4）文件會形成催辦、成本及末期等工作，主要形成一定的整理及歸檔[3]。4改善辦公室檔案文書管理工作的策略4.1建立現(xiàn)代化高水準的檔案管理工作隊伍在不斷提升檔案管理的效率時，能夠在管理中不斷提升檔案的管理制度。因此，在檔案的管理當中就需要專業(yè)人員來進行檔案管理。在檔案管理的過程當中，需要具備良好的技術，并且從事相關檔案管理的工作人員，要能夠掌握檔案管理的相關技能和素養(yǎng)。隨著時代不斷發(fā)展和進步，在檔案管理工作當中，各單位也要對相關檔案管理工作人員進行培訓和選拔。能夠促使檔案管理工作人員熱愛檔案管理工作，并且在管理過程當中要具備創(chuàng)新精神；能夠使檔案管理工作人員真正的投入到檔案管理工作當中。在工作中檔案管理人員要能夠發(fā)揮特長，具備創(chuàng)新意識，能夠使檔案工作管理得到有效的利用，進而能夠更好的提升檔案的利用率?，F(xiàn)代化信息技術普及的時代，在信息技術融入檔案管理工作當中，相關部門要不斷提升檔案管理工作人員的專業(yè)技能。技能的提升有助于更好地融入現(xiàn)代的發(fā)展，并且能夠使檔案管理事業(yè)得到良好的發(fā)展。在經(jīng)濟不斷發(fā)展的社會下，檔案管理在經(jīng)濟方面具有一定的影響力。所以要不斷針對檔案管理進行相關工作的提升，并且要能夠更好地融入現(xiàn)代技術，能夠與時俱進適應時代的發(fā)展，進而提高檔案管理工作人員的素質和業(yè)務水平。同時，在檔案管理工作人員的待遇上，要不斷進行突破和創(chuàng)新。使工作人員能夠更好的從事到檔案管理工作當中，為檔案管理事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展奠定基礎。4.2加強各部門的協(xié)作在不斷進行檔案管理的過程當中，要能夠將各個部門進行良好的協(xié)作，有利于促進檔案進行管理，進而提升檔案管理的效率是非常關鍵的途徑?？梢酝ㄟ^以下幾個方面來進行。首先，檔案管理部門可以通知其他各部門當中的人員自行進行檔案的管理和重視，能夠更好的將規(guī)章制度進行完善。一旦出現(xiàn)問題將進行嚴格的懲罰，這樣能夠使各個部門之間能夠更好的重視檔案的重要性，同時能夠達到相互協(xié)作的目的。其次，可以將檔案管理人員安排到各部門當中，有利于協(xié)調檔案工作的開展。同時能夠更好的進行檔案工作管理的溝通，有利于出現(xiàn)問題后進行責任的追究。這樣的方式能夠更好的促進人員對檔案的重視，同時能夠更好的調動檔案管理人員工作的積極性。4.3強化檔案文書的收集優(yōu)化檔案文書管理方式在收集文書的過程當中，要能夠更好地確保規(guī)范性與合理性。能夠將收集的資料以正確的文書形式進行整理和分類，有助于促進檔案管理工作的提升。隨著我國科技不斷進行發(fā)展，在檔案的管理當中管理方式也要不斷進行更新。在現(xiàn)代化管理當中能夠更好的應用信息技術對檔案文書進行管理，能夠更好的發(fā)揮數(shù)字化的管理模式，實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化。首先，在檔案管理當中要選用合適的管理軟件，并且利用信息技術將檔案進行編號，方便在工作中進行查閱、存儲以及檢索等功能的應用，方便檔案在管理當中工作的開展。此外，要能夠更好的實現(xiàn)紙質文件與相應的電子文件進行對應，能夠更好的提升檢索的速度。確保檔案當中信息的完整性，有利于提升檔案管理的質量。同時要能夠更好的應用多元化的信息技術形式將文檔進行分類，并且能夠更好的將文檔信息進行封存。有利于提升檔案管理的安全性，進而為企事業(yè)單位良好發(fā)展奠定基礎[4]。5結束語總而言之，在現(xiàn)代化社會當中，辦公室檔案文書對于企事業(yè)單位來說是非常重要的。在檔案文書管理的過程中需要不斷的創(chuàng)新管理模式，加強檔案管理制度，完善檔