商務(wù)信函禮儀

商務(wù)信函禮儀篇一：商務(wù)信函之禮貌原則目錄TOC\o"1-5"\h\z摘要 2Abstract 3第一章禮貌的定義和原則 41.1禮貌和禮貌原則 4\o"CurrentDocument"1.2Leech的禮貌原則綜述 51.3禮貌原則之六大準(zhǔn)則 5第二章商務(wù)信函的特點(diǎn)以及在實(shí)例中的運(yùn)用 72.1商務(wù)信函的特點(diǎn) 72.2何謂“7C”原則以及在實(shí)例中的運(yùn) 72.3禮貌原則在商務(wù)信函中的具體運(yùn)用 10結(jié)語 12參考文獻(xiàn) 13摘要在世界各國經(jīng)濟(jì)貿(mào)易合作日益頻繁的大背景下，商務(wù)英語信函已成為人們在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中的一個(gè)重要的交際手段。它在商務(wù)活動(dòng)中起著增進(jìn)了解、傳遞信息、聯(lián)系業(yè)務(wù)、處理問題等作用。能夠?qū)懗鲆环舛Y貌有加的商務(wù)信函不僅是對商務(wù)工作者的一個(gè)最基本的要求，也是順利展開商務(wù)活動(dòng)的一個(gè)重要前提。禮貌，作為一種普遍的社會(huì)現(xiàn)象，它的主要功能是維護(hù)社會(huì)秩序，維護(hù)的友好的人際的聯(lián)系，減少?zèng)_突和誤解并通過禮貌的言語行為以便獲得交流的目的。英國學(xué)者Geoffrey.N.leech的禮貌原則不僅適用于口頭語言，同樣適用于書面語體1。本文以該理論為依據(jù)，以禮貌的理論、禮貌原則性以及具體實(shí)例論述外貿(mào)函電中的應(yīng)遵從的禮貌原則及禮貌用語，體現(xiàn)出當(dāng)代外貿(mào)函電中的禮貌表現(xiàn)及其重要性。結(jié)合商務(wù)信函的特點(diǎn)，通過具體的實(shí)例分析了禮貌原則商務(wù)信函中的運(yùn)用和表現(xiàn)，認(rèn)為，禮貌原則在現(xiàn)今商務(wù)信函中發(fā)揮著舉足輕重的作用。關(guān)鍵詞：禮貌原則；外貿(mào)函電；重要性1AbstractInthecountriesoftheworldunderthebackgroundofincreasinglyfrequenteconomicandtradecooperation,businessletterhasbecomeanimportantmeansofcommunicationinthefieldofeconomy.Itplaysinbusinessactivitiestopromoteunderstanding,conveyritealetterofpolitenessandbusinesslettersisnotonlyamostbasicrequirementforbusinessworkers,isalsoanimportantprerequisiteforsmoothbusinessactivities.Courtesy,asawidespreadsocialphenomenon,itsmainfunctionistomaintainsocialorder,maintainfriendlyinterpersonalcontacts,andreduceconflictandmisunderstandingthroughpolitespeechactsinordertoobtainExchangepurposes2.ThePolitenessPrinciple,whichwasproposedbytheEnglishscholarGeoffrey.N.Leechcannotbeonlyappliedtoverballanguage,butalsotoformalstyle.Basedonthistheory,togetherwiththecharacteristicsofbusinesscorrespondence,thispaperanalyzestheapplicationofpolitenessprincipletobusinesscorrespondencethroughspecificexamples3.Aconclusionisdrawnthatpolitenessprincipleplaysanimportantroleinmodernbusinesscorrespondence.Keywords:politenessprinciples；businessEnglishcorrespondence；importance2Hickey,Leo.ThePragmaticsofTranslation.ShanghaiForeignLanguageEducationPress,2001.3Jaszczolt,K.M...SemanticsandPragmatics——MeaningInLanguageandDiscourse.Peking第1章禮貌的定義和原則日常生活中，禮貌無處不在無時(shí)不在，并且在社會(huì)關(guān)系中發(fā)揮著重大的調(diào)節(jié)作用。禮貌是人類文明的標(biāo)志，是人類社會(huì)活動(dòng)的一條重要準(zhǔn)繩。迄今，許多西方學(xué)者諸如Layoff,BrownLevinson,Leech,Blum-Kulak等都對語言使用禮貌原則。禮貌原則，面子，威脅面子對言語行為有著一定的影響力。在這些禮貌現(xiàn)象的研究當(dāng)中，最具影響力的當(dāng)推英國學(xué)者Geoffrey.Leech的禮貌原則以及P.Brown和S.C.Levinson的面子保全論。當(dāng)今社會(huì)隨著對外交流的不斷擴(kuò)大，國際商務(wù)往來也在向縱深方向發(fā)展，而作為其主要交流形式之一的商務(wù)信函越來越受到人們的廣泛關(guān)注。作為聯(lián)系客商的工具，一則好的商務(wù)信函除詞匯、語法上準(zhǔn)確無誤外，在語氣的選擇與使用上也是十分講究的，一般都注重禮貌的傳達(dá)，只有如此方可博得對方的好感。商務(wù)信函作為一種具有特定商務(wù)語境的書面語言形式，禮貌的表現(xiàn)十分顯著？。筆者擬就此現(xiàn)象探討一下禮貌原則在商務(wù)信函中的應(yīng)用。1.1禮貌和禮貌原則中國現(xiàn)代漢語中的“禮貌”源于古代的“禮”。據(jù)《說文解字注》：“禮，履也。所以事神致福也。從示，從豐。”由此看出，“禮”的本義是“事神致?！?，是一種祭祀行為。然而，現(xiàn)代意義上的“禮貌”與古代的“禮”有著很大的差別。根據(jù)《現(xiàn)代漢語詞典》的解釋：禮貌，言語動(dòng)作謙虛恭敬的表現(xiàn)。禮貌已不再作為維護(hù)現(xiàn)行社會(huì)等差的行為準(zhǔn)則，而是作為不分差別，供人們效仿的行為規(guī)范。而看一下英語當(dāng)中的禮貌。英語中的禮貌研究可以追溯到15至17世紀(jì)，根據(jù)《牛津英語詞源辭典》：“一個(gè)講貌的人需具文雅，誠懇的禮貌品質(zhì)（gentlecourteousmanners）”?！杜＝蚋唠A英漢雙解詞典》（第四版）中對?何兆熊.新編語用學(xué)概要[M].上海：上海外語教育出版社,2000.polite（禮貌的）這個(gè)詞是這樣定義的： havingorshowingthatonehasgoodmannersandconsiderationforotherpeople.由此可以看出無論是漢語還是英語當(dāng)中的禮貌，“尊敬”、“敬意”都是其基本要素之一。1.2Leech禮貌原則綜述禮貌原則一直被視為語用學(xué)的一個(gè)重要內(nèi)容。1967年美國語言哲學(xué)家格萊斯提出了著名的“合作原則”。他把說話者和聽話者在會(huì)話中共同遵守的準(zhǔn)則概括為量的準(zhǔn)則、質(zhì)的準(zhǔn)則、關(guān)系準(zhǔn)則以及方式準(zhǔn)則。這一原則提出之后，許多學(xué)者對此進(jìn)行了深入的研究，發(fā)現(xiàn)其本身存在著某些缺陷，因?yàn)楦袢R斯提出的各條準(zhǔn)則無論如何也難以囊括言語交際中所有的話語策略。1.3禮貌原則之六大準(zhǔn)則在此情況下，禮貌、禮貌策略自然成了與語言使用、語言理解密切聯(lián)系的因素。R.Layoff曾試圖將禮貌與合作原則整合起來，提出了“語用能力規(guī)則”，即禮貌策略。包括三個(gè)規(guī)則：⑴別強(qiáng)求對方；⑵給對方留有余地；⑶讓對方感覺友好?。20世紀(jì)80年代，英國語言學(xué)家Leech在“合作原則”的基礎(chǔ)上，從修辭學(xué)、語體學(xué)的角度出發(fā)，提出了著名的“禮貌原則”。這一準(zhǔn)則又可細(xì)分為六大準(zhǔn)則，即：得體準(zhǔn)則：減少表達(dá)有損于他人的觀點(diǎn)盡量少讓別人吃虧； 盡量多使別人受益?？犊疁?zhǔn)則：減少表達(dá)利己的觀點(diǎn)盡量少讓自己受益；盡量多讓自己吃號。贊譽(yù)準(zhǔn)則：減少表達(dá)對他人的貶低盡量少貶低別人； 盡量多贊譽(yù)別人。謙遜準(zhǔn)則：減少對自己的贊譽(yù)盡量少贊譽(yù)自己;盡量多貶低自己。一致準(zhǔn)則：減少自己與別人在觀點(diǎn)上的不一致盡量減少雙方的分歧；盡量增加雙方的一致。同情準(zhǔn)則：減少自己與他人在感情上的對立？姜望琪.語用學(xué)----理論及應(yīng)用[M].北京大學(xué)出版社,2000.篇二：商務(wù)書信布局禮儀商務(wù)書信布局禮儀②正排式或垂直式或齊頭式(BlockedForm)。這種排列的要領(lǐng)在于每個(gè)要素都從左邊開始排列，每一行都不向右縮入，因而整封信的左邊成一垂直線右邊參差不齊。這種形式雖然打字時(shí)方便省事，不需考慮左邊縮入，但不勻稱美觀，所以使用它的人也不很多。③改良式或混排式(ModifiedForm)。這種排列集上述兩種形式之所長，信頭、結(jié)束語、簽名和發(fā)信人姓名排在右邊，封內(nèi)地址和稱呼排在左邊，但每個(gè)要素分行時(shí)每行都不向右縮入；正文每段開始縮入五個(gè)英文字母，而段與段之間可不空行。這種形式兼顧及方便省事與勻稱美觀，因此，它是目前極為流行的英文書信范式。注意事項(xiàng)①因?yàn)槭謱懹袝r(shí)難免不好辨認(rèn)，所以英文書信最好是打印。②信封的書寫一般是收信人名址寫在信封正面的中央而發(fā)信人名址可寫在正面的左上方或者信封的背面，書寫形式應(yīng)與信內(nèi)風(fēng)格一致。③書信的折疊也應(yīng)有講究篇三：商務(wù)信函的格式和范文商務(wù)信函的格式和范文商務(wù)信函屬于商務(wù)禮儀文書范疇，是指企業(yè)與企業(yè)之間，在各種商務(wù)場合或商務(wù)往來過程中所使用的簡便書信。其主要作用是在商務(wù)活動(dòng)中用來建立經(jīng)貿(mào)關(guān)系、傳遞商務(wù)信息、聯(lián)系商務(wù)事宜、溝通和洽商產(chǎn)銷；詢問和答復(fù)問題、處理具體交易事項(xiàng)。其種類包括聯(lián)系函、推銷函、訂購函、確認(rèn)函、索賠函等多種。文種特性〔一）語氣口語性每一封商務(wù)信函的往來都是不同的企業(yè)之間或者企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者彼此之間的一種情感交流。人都是感性的，所以商務(wù)信函更多地體現(xiàn)了感性的一面。而不是人們想象的商務(wù)信函應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”,信函讀起來使人感到非常熱情、友好，就像朋友之間的談話那樣簡單、自然、人性化。無論是歉意的道歉函，還是善意的勸說函，或者購買函，完全可以通過信函中的語氣、語調(diào)來表現(xiàn)。（二） 內(nèi)容直接性企業(yè)每天都要閱讀大量信函文件。商務(wù)信函不需要用華麗的詞句。所以，商務(wù)信函要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點(diǎn)。用簡潔樸實(shí)的語言來寫信函，使信函讀起來簡單、清楚、容易理解。當(dāng)涉及數(shù)據(jù)或者具體的信息時(shí)，如時(shí)間、地點(diǎn)、價(jià)格、貨號，等等，要用語精確，使交流的內(nèi)容更加清楚，這更有助于加快商務(wù)活動(dòng)的進(jìn)程。（三） 態(tài)度真誠性商務(wù)信函要能夠充分體現(xiàn)真誠、禮貌。不管說什么，都要帶著誠意去說。把寫好的商務(wù)信函拿起來讀一遍，確保如果此時(shí)對方正在電話中與你通話，他一定能夠感受到你的自然、真誠和禮貌。這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語，而是體現(xiàn)了一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態(tài)度。（四） 主旨單一性商務(wù)信函具有純粹的業(yè)務(wù)性，一般要求專文專事，內(nèi)容集中單一，圍繞公務(wù)，突出主旨。（五）格式規(guī)范性商務(wù)信函結(jié)構(gòu)類似于一般的書信，有稱呼、有正文、有署名。外貿(mào)商務(wù)函、電的寫作則必須依照國際慣例，用英語或?qū)Ψ絿宜褂玫恼Z言書寫，在文法和書寫格式上也要符合對方的語言規(guī)范和習(xí)慣。（六） 地位平等性商務(wù)信函是兩個(gè)平等法人之間的往來文書，反映雙方平等、互惠互利的關(guān)系。商務(wù)信函的寫作應(yīng)相互尊重，以禮相待。（七） 要求時(shí)限性商務(wù)信函是在商務(wù)活動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)中形成的，每封信函都是一定時(shí)限內(nèi)的雙方意愿的明確表達(dá)。因此，接收對方的信函后必須及時(shí)回復(fù)。目前，信函的傳遞越來越多地使用圖文傳真、電子郵件等快速傳遞形式，以適應(yīng)這一特點(diǎn)的需要。商務(wù)信函一般由三部分組成：信頭、正文、信尾。（一）信頭信頭即信函的開頭，由發(fā)信人名稱及地址、標(biāo)題、函號、稱謂、收信人地址和單位等組成。1發(fā)信人名稱及地址發(fā)信人名稱及地址一般寫明發(fā)信人企業(yè)單位名稱及詳細(xì)地址。還包括電話號碼、電報(bào)掛號、專用電碼、電傳、傳真、網(wǎng)址等商務(wù)聯(lián)系信息。2.標(biāo)題作為商務(wù)信函，它與一般的普通信件不同，只要不是企業(yè)單位個(gè)人與個(gè)人之間的交流，商務(wù)信函一般可以有標(biāo)題。標(biāo)題位置在信文首頁卜方，居中書寫，其內(nèi)容是標(biāo)明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通過標(biāo)題就對信文的主要內(nèi)容有大致的了解。常見的商務(wù)信函標(biāo)題有以下兩種形式：由事由加文種名稱“函”構(gòu)成，如“關(guān)于要求承付打印機(jī)貨款的函”、“推銷函”、“訂購函”、“索賠函”等?！昂赬號”的形式；二是采用直接編號的形式，如“第X號”。4稱謂稱謂是對收信人或收信單位的稱呼，一般寫受文者的尊稱，這是商務(wù)信函必須的一項(xiàng)。其位置一般在標(biāo)題或函號的左下方，單獨(dú)占行，頂格書寫，后面用冒號。書寫時(shí)有以下兩種稱謂：泛指尊稱?！白鹁吹摹焙蠹臃Q謂并加冒號，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊稱中可以使用職務(wù)，如“尊敬的辦公室主任”、“尊敬的財(cái)務(wù)部部長”、“尊敬的銷售部經(jīng)理”等。具體稱謂。即具體指名道姓的尊稱。在姓名后面加稱謂語。這類稱謂一般用于寫信人與收信人彼此認(rèn)識或者非常熟悉的情況。因?yàn)檫@種稱謂能夠體現(xiàn)寫信人與收信人之間的情感與密切關(guān)系。稱謂可用泛稱中的“先生”、“女士”等，也可以使用職務(wù)，如“尊敬的辦公室石主任”、“尊敬的財(cái)務(wù)部張部長”、“尊敬的銷售部王經(jīng)理”等。5.收信人地址、單位收信人地址、單位要寫明收信人企業(yè)單位名稱及詳細(xì)地址。（二）正文正文是商務(wù)信函的主體，敘述商務(wù)往來聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問題。正文寫作要求內(nèi)容單純，一文一事，文字簡明，事實(shí)有據(jù)，行文禮貌。1問候語問候語也即應(yīng)酬語或客氣語。開頭的問候語是商務(wù)信函必不可少的，即發(fā)信人對收信人打招呼的禮貌問候語。一般用一兩句尊敬的客氣話表示，如“您好”廣近來生意可好，效益頗高”等。如果是初次聯(lián)系，可使用“久仰大名，未親雅教”等詞語。如果是回函，可使用“惠書敬悉，不勝感激”等詞語表示感謝來函。2主體主體是商務(wù)信函正文的核心內(nèi)容，是發(fā)信人要說明的事項(xiàng)。不同的商務(wù)信函的內(nèi)容是不同的。一般包括以下兩個(gè)內(nèi)容：說明發(fā)函事項(xiàng)。主體表達(dá)信函的中心內(nèi)容，一般是根據(jù)發(fā)函緣由詳細(xì)地陳述具體事項(xiàng)，或是針對所要商洽的問題或聯(lián)系事項(xiàng)，闡明自己的意見。要求語氣要平和，問題要明確，事實(shí)要清楚，表達(dá)要明白。如商洽函的正文主體包括商洽緣由、商洽內(nèi)容、意愿要求三部分；詢問函的正文主體包括詢問緣由、詢問事項(xiàng)兩部分；答復(fù)函的正文主體包括答復(fù)緣由、答復(fù)內(nèi)容兩部分；商品報(bào)價(jià)函的正文主體包括產(chǎn)品的價(jià)格、結(jié)算方式、發(fā)貨期、產(chǎn)品規(guī)格、可供數(shù)量、產(chǎn)品包裝、運(yùn)輸方式等。如果正文主體內(nèi)容簡單，邏輯上可采用篇、段合一式結(jié)構(gòu)，如果正文主體內(nèi)容較多，邏輯上可采用分段式結(jié)構(gòu)。3結(jié)尾語正文結(jié)束以后，一般用精練的語言將主體所敘之事加以簡單概括，并提出本函的有關(guān)要求，強(qiáng)調(diào)發(fā)函的日的。如請求函的結(jié)尾語是“拜托之事，承望協(xié)助解決為盼”，希望回函的結(jié)尾語是“不吝賜函，靜候佳音”等。結(jié)尾語視發(fā)信人與收信人的關(guān)系以及信函的內(nèi)容而定，要求恰當(dāng)?shù)皿w。（三）信尾信尾部分包括四部分內(nèi)容。1祝頌語所有的商務(wù)信函都要寫明祝頌語。祝頌語分為祝者自身的請候語和收信人的安好語兩部分：請候語，在正文結(jié)束后空兩格書寫。常用的有“敬?！薄ⅰ绊橅灐?、“恭?！卑埠谜Z，一定另起一行頂格書寫，以表示對對方的尊重。常用的安好語有“商棋”、“金安”、“生意興隆”等。2簽署簽署即發(fā)信人的署名或簽名、用印。商務(wù)信函的署名可根據(jù)企業(yè)的要求或發(fā)信人的意見而定。有的企業(yè)署名以單位名稱加蓋印章的方式；有的企業(yè)要求發(fā)信人直接簽名，以示對信函的內(nèi)容負(fù)責(zé)。個(gè)人簽名一定要由發(fā)信人親手所簽。3日期日期一般是發(fā)信具體時(shí)間。商務(wù)信函因?yàn)樯?/p>