圖紙資料管理制度

圖紙資料管理制度一、前言為了提高單位圖紙管理水平，保障圖紙安全有效，科學規(guī)范地管理單位各類圖紙信息資料資源，依據(jù)《機構(gòu)改革方案》《文件管理規(guī)定》《文件柜使用細則》《圖紙借閱審批制度》等相關(guān)法規(guī)和規(guī)定，結(jié)合本單位實際情況，訂立本制度。二、適用范圍本制度適用于本單位內(nèi)全部相關(guān)人員，包括領(lǐng)導干部、黨員、職工、臨時工等。三、圖紙資料管理機構(gòu)及職責（一）圖紙管理機構(gòu)圖紙管理機構(gòu)由文件室、圖紙室構(gòu)成，重要職責是對單位全部的圖紙進行管理，保證圖紙的安全保密和便于查閱查找。（二）文件室1、為本單位各部門的文件從創(chuàng)建、保存、分類、檢索、借閱到銷毀的全過程進行管理，確保文件的適時、精準、順暢的流轉(zhuǎn)。2、對單位各類文件進行統(tǒng)一編號，建立文件檔案、電子檔案，并與單位“文件管理系統(tǒng)”相連接。3、負責接收和分發(fā)包裹快遞、郵件、傳真等文件，保障信息傳遞的安全和適時性。4、負責管理和監(jiān)督單位文件的出入，協(xié)調(diào)各部門的文件交換。5、負責定期對單位文件進行清理，歸檔和銷毀工作。6、對外交流與圖紙室協(xié)力完成日常接待、發(fā)放、查詢等業(yè)務(wù)工作。（三）圖紙室1、對本單位全部圖紙文件的創(chuàng)建、保存、分類、檢索、借閱、銷毀進行全程管理，確保圖紙的安全、完整和牢靠。2、擔負全部圖紙文件的存儲、保護、整理、修復、清理等工作。3、負責編制各類圖紙目錄，實行電子方式保存圖紙，做到實時更新。4、擔負圖紙文件的借閱和查詢、復印、加工等工作。5、負責圖紙信息的加工、制圖和修圖等工作，為單位各類工程、建設(shè)、改造和維護供給圖紙支持。6、負責接收和保管單位從外部渠道購買或獲得收集的圖紙資料資源。7、做好圖紙抽驗和安全保護，訂立圖紙的備用計劃和利用計劃。8、對外交流與文件室協(xié)力完成日常接待、發(fā)放、查詢等業(yè)務(wù)工作。四、圖紙檔案管理原則（一）保存原則1、保存原則。圖紙文件保存期限依據(jù)文件性質(zhì)及其功能確定。常見的保存期限有兩年、五年、十年、永久保存等。2、地點原則。圖紙文件應(yīng)在專用的柜子或庫房內(nèi)保存。3、密級原則。圖紙文件應(yīng)依據(jù)其密級和緊要性分別進行保存，等級越高的檔案離管理人員越近。（二）分類原則1、機構(gòu)分類原則。依照機構(gòu)的分類及其屬性，對各類圖紙文件進行區(qū)分歸類。2、內(nèi)容分類原則。依照圖紙文件的內(nèi)容及其用途進行分類。3、時間分類原則。依照建設(shè)、改造、維護等時間序列進行分類。（三）檢索原則1.依據(jù)文件屬性和存檔時間進行檢索（文字檢索）2.依據(jù)圖紙的類型、用途及類別等專業(yè)分類檢索（專業(yè)檢索）3.應(yīng)依照機構(gòu)組織結(jié)構(gòu)、人員職責分工、各部門業(yè)務(wù)交流聯(lián)絡(luò)等管理情況進行檢索（機構(gòu)檢索）（四）借閱規(guī)定1、必需有相關(guān)工作需要和合理借閱理由，經(jīng)主管領(lǐng)導批準后，填寫借閱單。2、在借閱期內(nèi)應(yīng)當妥當保管和使用所借圖紙文件，嚴禁折疊、涂鴉和篡改等行為。3、在借閱期屆滿后，在規(guī)定期限內(nèi)歸還，并應(yīng)當經(jīng)過圖紙室行文確認。4、對未經(jīng)批準的非正常借閱行為，應(yīng)從嚴查處，并承當責任。五、圖紙檔案管理措施（一）建立現(xiàn)代化的電子檔案管理系統(tǒng)，利用計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，供給較為便捷的管理與查詢方式。（二）實行圖紙統(tǒng)一編號管理制度，建立完善的圖紙目錄查詢系統(tǒng)，便于圖紙檢索、查詢和利用。（三）加強人員管理和監(jiān)督，保證圖紙的合理、安全和有效利用，記錄圖紙借閱等相關(guān)信息，建立檔案管理電子檔案號碼列表，并進行分級管理和分層存放。（四）對緊要的圖紙信息資源加密防護，設(shè)立安全措施和緊急備份方案，確保在異常情況下數(shù)據(jù)不丟失。（五）規(guī)范圖紙資料的銷毀處理程序，訂立銷毀布置計劃和銷毀記錄，避開耽擱時間和誤操作，以防意外發(fā)生。（六）開展圖紙檔案管理的常規(guī)檢查和質(zhì)量抽檢，發(fā)覺缺陷和問題適時加以處理和改進，最大限度地提高管理工作的質(zhì)量和效益。六、附則制度未規(guī)定的事項，依照相關(guān)的法律法規(guī)和政策進行處理。七、總則本制度自頒布之日起實行，并應(yīng)定期檢查和調(diào)整，以保證圖紙檔案管理工作的長期有效性。同時，各部門和崗位應(yīng)