醫(yī)藥企業(yè)ERP實(shí)施中需求規(guī)劃與流程分析

第一章概述

1、研究目的和意義

眾所周知，隨著信息革命的不斷深入和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，整個(gè)醫(yī)藥行業(yè)也在進(jìn)行深刻的變革，從傳統(tǒng)的經(jīng)營運(yùn)作模式向高效率、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)模化、連鎖經(jīng)營、個(gè)性化服務(wù)等方向轉(zhuǎn)變。近年來，由于醫(yī)藥市場(chǎng)的放開，各醫(yī)藥企業(yè)競爭強(qiáng)度日益加劇。中國已加入WTO，《國家藥品法》的正式頒布實(shí)施，要求企業(yè)在自我約束和經(jīng)營規(guī)范化的同時(shí)，還必須接受用現(xiàn)代化管理工具武裝全身的國際醫(yī)藥流通連鎖經(jīng)營企業(yè)集團(tuán)的挑戰(zhàn)。

事實(shí)上，某醫(yī)藥企業(yè)已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)信息化管理的必要性和緊迫性。近幾年，公司花巨資陸續(xù)在實(shí)施ERP項(xiàng)目建設(shè)，不斷運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)管理方法、模式、手段和工具方面進(jìn)行切實(shí)可行的改革。但是，真正要實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)及GSP軟件載體的成功應(yīng)用，還要不斷地對(duì)企業(yè)原有傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本性的思考和徹底的重組，從而使時(shí)間、成本、GSP質(zhì)量、服務(wù)、速度和環(huán)境這些反映供應(yīng)鏈管理和企業(yè)競爭力的要素得以明顯的改善和提高，以適應(yīng)市場(chǎng)競爭的需要。為此，我們必須在自身的生存和發(fā)展過程中必須不斷的進(jìn)行業(yè)務(wù)流程分析、重組和合理的需求規(guī)劃配置，而不能僅著眼于應(yīng)用ERP信息化建設(shè)的單純需求方面。通常，先進(jìn)的ERP系統(tǒng)都是為了使用戶以某種業(yè)務(wù)流程方式來改善他們的工作，提高他們的工作效率，進(jìn)一步提高市場(chǎng)預(yù)測(cè)、成本控制和獲利能力。對(duì)于公司來講，后面是成百上千個(gè)供應(yīng)商，前面是成千上萬個(gè)消費(fèi)顧客，怎樣管理錯(cuò)綜復(fù)雜的供應(yīng)商和消費(fèi)顧客，如何作好精細(xì)到一粒小小的藥丸的進(jìn)、銷、調(diào)、存的商品流通工作和批號(hào)跟蹤時(shí)間表（GSP），這些都是我們公司需要ERP系統(tǒng)管理的理由，更是對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行需求規(guī)劃、流程分析、優(yōu)化和合理配置的理由。曾經(jīng)有人形容企業(yè)做ERP項(xiàng)目，好象在用現(xiàn)代化管理的利器對(duì)傳統(tǒng)落后的企業(yè)管理方式進(jìn)行雕鑿，砍去那些不合理的、不該有的，把企業(yè)向它應(yīng)該成為的、理想的管理模式進(jìn)行改造。如果雕刻的工具選得不好，改造的過程就不會(huì)得心應(yīng)手，如果雕刻的節(jié)奏、力度掌握不好，操之過急或任何方法的不當(dāng)，又可能給企業(yè)帶來難以治愈的傷痛感，更加阻礙變革的進(jìn)行。所以，對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行合理的需求規(guī)劃和流程分析優(yōu)化是一門雕刻的藝術(shù)，值得好好研究。

2、研究范圍、方法及特點(diǎn)

ERP系統(tǒng)在我國各行各業(yè)中應(yīng)用非常廣泛，由于各行業(yè)均有各自的特點(diǎn),應(yīng)用對(duì)象不同，需求也不一樣，因而ERP系統(tǒng)的內(nèi)部流程也有嚴(yán)格不同。筆者是在醫(yī)藥流通企業(yè)專門從事ERP系統(tǒng)開發(fā)和信息管理工作，由于ERP系統(tǒng)涉及的管理面和細(xì)節(jié)流程非常之多，限于篇幅不可能一一細(xì)說。故本文對(duì)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用探討范圍僅針對(duì)公司的進(jìn)銷存等主要業(yè)務(wù)，將ERP系統(tǒng)理論、GSP法規(guī)和企業(yè)經(jīng)營特點(diǎn)結(jié)合起來對(duì)藥品的采購、進(jìn)貨、入庫、銷售、庫存等進(jìn)銷存業(yè)務(wù)需求規(guī)劃和流程進(jìn)行分析。

一般來說，醫(yī)藥批發(fā)企業(yè)的ERP建設(shè)強(qiáng)調(diào)整體效益，并且隨著ＧＳＰ的有效實(shí)施，企業(yè)也越來越規(guī)范。具體來說，某醫(yī)藥批發(fā)企業(yè)有以下特點(diǎn)：

1）

醫(yī)藥商品經(jīng)營定價(jià)根據(jù)國家價(jià)格管理局推出的"順價(jià)作價(jià)"政策。

2）

一般采取統(tǒng)一采購，內(nèi)部調(diào)撥到各藥品經(jīng)營公司和零售總店后，進(jìn)行藥品對(duì)外銷售。

3）

藥品銷售有3種模式：批發(fā)、零售、加價(jià)調(diào)撥。

4）

GSP法規(guī)對(duì)藥品庫存有嚴(yán)格的有效期、批次嚴(yán)格管理。

5）

GSP法規(guī)對(duì)首營企業(yè)和首營藥品的管理控制。

6）

注重對(duì)銷售進(jìn)行的管理與核算--銷價(jià)/批發(fā)價(jià)比。

7）

注重對(duì)銷售客戶的信譽(yù)評(píng)定和信譽(yù)額度控制。

8）

招標(biāo)或批量合同采購中注重比價(jià)核價(jià)，即采購價(jià)/批發(fā)價(jià)占比。

9）

注重應(yīng)收應(yīng)付賬款的管理,特別在采購中,對(duì)供應(yīng)商應(yīng)付款的分析核算比較重視。

10）注重成本核算。

11）注重對(duì)庫存的風(fēng)險(xiǎn)控制和安全庫存的控制。

第二章

需求分析與規(guī)劃

孫子曰：知己知彼，百戰(zhàn)不殆。企業(yè)規(guī)劃需求的過程，實(shí)際上也就是認(rèn)清企業(yè)自身存在的優(yōu)勢(shì)和不足，做到“知己”的過程。

企業(yè)如果在實(shí)施ERP項(xiàng)目之初就將本身的需求和問題整理清楚，才能夠提出有針對(duì)性的核心問題和明確可行的要求，才會(huì)在ERP方案設(shè)計(jì)過程中想辦法解決這些問題，為后面的ERP成功應(yīng)用打好基礎(chǔ)。與其說是選型的過程，不如說是規(guī)劃需求和完善需求的過程。

在當(dāng)前不斷變化的市場(chǎng)環(huán)境下，每個(gè)企業(yè)都存在來自各方面的問題，如：業(yè)務(wù)員因?yàn)闊o法及時(shí)的了解到產(chǎn)品庫存的數(shù)量，而無法快速而準(zhǔn)確的實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶的承諾；即使接到了訂單可是僅僅因?yàn)槟硞€(gè)重要的藥品供應(yīng)不及時(shí)，推遲了交貨期，在強(qiáng)調(diào)快速響應(yīng)客戶并滿足客戶需要的市場(chǎng)下，這些都嚴(yán)重影響了企業(yè)的信譽(yù)。還有如：根據(jù)經(jīng)驗(yàn)制定的采購計(jì)劃，總是因?yàn)楹炗喌淖钚掠唵味粩嗟脑谧兓N售，倉儲(chǔ)和質(zhì)管等部門每天忙的團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，總還是不能按時(shí)完成交貨任務(wù)；滯銷的商品有的在倉庫中積壓，可暢銷的商品有的到快交貨時(shí)才發(fā)現(xiàn)短缺等等。問題是許許多多，紛繁復(fù)雜，俗話說好，“磨刀不誤砍柴功”。在實(shí)施ERP之前如何將這些問題歸集起來，如何確認(rèn)瓶頸問題，如何規(guī)劃各種需求，已顯得比“砍柴”格外重要。

以上是僅以某個(gè)局部業(yè)務(wù)的需求為例進(jìn)行分析。實(shí)際上企業(yè)存在的問題和需求雖然有許許多多，但是仔細(xì)分析一下這些需求和問題后，會(huì)發(fā)現(xiàn)所有的這些需求和問題不外乎可以分成三個(gè)層面：

1）企業(yè)正常業(yè)務(wù)流程層面存在的問題和需求，稱為常規(guī)業(yè)務(wù)管理需求；

2）企業(yè)管理中影響最大，最薄弱的也最迫切需要解決的瓶頸問題，稱為核心管理需求；

3）企業(yè)各部門作業(yè)過程中需要多個(gè)部門配合協(xié)調(diào)的協(xié)作問題，稱作協(xié)調(diào)管理需求。系統(tǒng)最重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

增加新的貨品，必須填寫《首次經(jīng)營商品審批表》，經(jīng)質(zhì)量管理部部門批準(zhǔn)后方可在系統(tǒng)中進(jìn)行增加操作。

貨品的停用，必須由有關(guān)部門同意后，方可在系統(tǒng)中進(jìn)行停用操作。

1）貨品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)新增和變更流程圖

流程圖說明

A．采購業(yè)務(wù)員在購進(jìn)新商品時(shí)，發(fā)現(xiàn)有新貨品時(shí)手工填寫《首次經(jīng)營貨品申請(qǐng)表》。經(jīng)計(jì)劃采購部負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理部主管人員審批簽字批準(zhǔn)后交信息中心基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。由數(shù)據(jù)管理員根據(jù)《首次經(jīng)營貨品申請(qǐng)表》的內(nèi)容在ERP系統(tǒng)里錄入數(shù)據(jù)。

B．使用ERP系統(tǒng)過程中，任何人員發(fā)現(xiàn)貨品信息出現(xiàn)變動(dòng)或需要修改貨品基礎(chǔ)信息時(shí)，需填寫《商品信息變更申請(qǐng)表》。經(jīng)質(zhì)量管理部主管人員批準(zhǔn)后交給信息中心基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員根據(jù)《商品信息變更申請(qǐng)表》的內(nèi)容在ERP系統(tǒng)里修改數(shù)據(jù)。

2）使用的單據(jù)

首次經(jīng)營商品審批表、貨品信息修改申請(qǐng)表

作用：新增商品信息或修改商品信息時(shí)，錄入ERP系統(tǒng)的依據(jù)

主要數(shù)據(jù)項(xiàng)：編號(hào)、分類編碼、商品名稱、規(guī)格、產(chǎn)地、進(jìn)口/合資/國產(chǎn)、批準(zhǔn)文號(hào)/注冊(cè)證號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、GMP、儲(chǔ)存條件、效期、代理、代理部門、國家定價(jià)/地方定價(jià)/自行定價(jià)、批發(fā)價(jià)、零售價(jià)等

票據(jù)流：由相關(guān)人員提出申請(qǐng)（填寫申請(qǐng)表），報(bào)主管人員批準(zhǔn)后交數(shù)據(jù)管理員，由數(shù)據(jù)管理員錄入計(jì)算機(jī)。

1．2貨品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編碼方案

特別強(qiáng)調(diào)：貨品卡片涉及到成本、銷售、毛利、應(yīng)收帳、應(yīng)付帳等核算管理；涉及到企業(yè)對(duì)業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)員的考核管理。因此需要保持完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性。

所有貨品編碼全部參照北京某集團(tuán)總部統(tǒng)一制定的原則編制。

1．3供應(yīng)商基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

供應(yīng)商包括國外、國內(nèi)的生產(chǎn)廠家、商業(yè)企業(yè)等，供應(yīng)商同商品一樣貫穿整個(gè)業(yè)務(wù)流程。無論是銷售、財(cái)務(wù)，還是倉庫等，都需要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理考核。因此，供應(yīng)商基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理水平直接反映出企業(yè)對(duì)負(fù)債和權(quán)益的管理狀況，因此需要建立一整套嚴(yán)格的供應(yīng)商基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理制度來約束與供應(yīng)商相關(guān)的各個(gè)業(yè)務(wù)流程。

1）供應(yīng)商新增或變更流程圖

流程圖說明

A．采購業(yè)務(wù)員在新供應(yīng)商處購進(jìn)商品后，填寫《首營企業(yè)審批表》，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理部主管人員審批簽字批準(zhǔn)后交基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員根據(jù)《首營企業(yè)審批表》的內(nèi)容在ERP系統(tǒng)里錄入數(shù)據(jù)。

B．使用ERP系統(tǒng)過程中，采購部人員發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商信息出現(xiàn)變動(dòng)或需要修改，需填寫《供應(yīng)商信息變更申請(qǐng)表》，并經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理部主管人員審批簽字批準(zhǔn)后交給基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員根據(jù)《供應(yīng)商信息變更申請(qǐng)表》的內(nèi)容在ERP系統(tǒng)里修改數(shù)據(jù)。

2）使用的單據(jù)

首營企業(yè)審批表

供應(yīng)商信息修改申請(qǐng)表

作用：新增供應(yīng)商信息或修改供應(yīng)商基礎(chǔ)信息時(shí)，錄入ERP系統(tǒng)的依據(jù)

主要數(shù)據(jù)項(xiàng)：編號(hào)、供應(yīng)商名稱、集團(tuán)內(nèi)外、境外/合資/國產(chǎn)、性質(zhì)等信息。

票據(jù)流：由相關(guān)人員提出申請(qǐng)（填寫申請(qǐng)表），報(bào)主管人員批準(zhǔn)后交基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員，由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員錄入計(jì)算機(jī)。2、采購計(jì)劃與進(jìn)貨合同

1）流程圖：

采購計(jì)劃和進(jìn)貨合同流程圖

2）流程圖說明：

采購部的采購員依據(jù)庫存下限報(bào)警自動(dòng)生成的采購計(jì)劃，或根據(jù)庫存動(dòng)態(tài)表及緊急要貨等情況人工統(tǒng)計(jì)采購計(jì)劃，提出采購申請(qǐng)。

公司代理品種和重點(diǎn)銷售品種由公司采購部負(fù)責(zé)購進(jìn)。進(jìn)貨計(jì)劃、合同由其代理部門制定，但要通過公司采購部的審核并進(jìn)行備案。

采購員根據(jù)采購計(jì)劃聯(lián)系貨源，同供應(yīng)商簽訂進(jìn)貨合同。

采購員將進(jìn)貨合同交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過后交給進(jìn)貨合同管理員，由合同管理員將合同錄入ERP系統(tǒng)。

采購部業(yè)務(wù)員經(jīng)審批確定新建立合作關(guān)系的供應(yīng)商---索取相關(guān)文件資料

質(zhì)管部確立數(shù)據(jù)文件是否完備，如不全要求補(bǔ)充完備，完備則數(shù)據(jù)可以進(jìn)入系統(tǒng)。作為供應(yīng)商的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

3）崗位職責(zé)：

采購員職責(zé)：

根據(jù)庫存上下限報(bào)警自動(dòng)生成的采購計(jì)劃，結(jié)合上年同期銷售情況、本期期初庫存、本期購進(jìn)、本期銷售、當(dāng)前庫存、本期未執(zhí)行合同和資金情況等數(shù)據(jù)提出采購申請(qǐng)或修改采購計(jì)劃。

計(jì)劃采購的品種，聯(lián)系供應(yīng)商。

建立、修改、維護(hù)供應(yīng)商資料檔案。確保資料的準(zhǔn)確無誤。

采購部業(yè)務(wù)員經(jīng)審批確定新建立合作關(guān)系供應(yīng)商-----索取相關(guān)的文件資料

根據(jù)提供的采購申請(qǐng)，積極尋找、組織貨源。

合理安排進(jìn)貨，與供應(yīng)商簽訂進(jìn)貨合同并將合同及時(shí)送交合同管理員。

修改庫存報(bào)警的庫存下限。

向進(jìn)貨合同管理員送交審核后的進(jìn)貨合同。

采購負(fù)責(zé)人職責(zé)：

負(fù)責(zé)組織討論采購計(jì)劃的可行性。

及時(shí)了解采購計(jì)劃的執(zhí)行情況，解決采購計(jì)劃執(zhí)行過程中的問題。

審核采購合同。

進(jìn)貨合同管理員職責(zé)：

合同管理員依據(jù)采購員送達(dá)的審核后的進(jìn)貨合同，進(jìn)行內(nèi)容審查，條款是否完整等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)聯(lián)系采購員進(jìn)行修正。如有異議，向采購負(fù)責(zé)人匯報(bào)。

將合同內(nèi)容錄入計(jì)算機(jī)，并將原始合同妥善保管備查。

合同管理員應(yīng)在合同執(zhí)行期內(nèi)，經(jīng)常性檢查合同履行情況。如合同內(nèi)容未執(zhí)行完卻又終止時(shí)，及時(shí)溝通領(lǐng)導(dǎo)查明未執(zhí)行合同的原因。

將合同統(tǒng)一編號(hào)、裝訂成冊(cè)，存檔備查。

及時(shí)了解合同完成和執(zhí)行情況。

質(zhì)管部管理員職責(zé)：

確立數(shù)據(jù)、文件是否完備，完備則輸入系統(tǒng)。不完備則要求數(shù)據(jù)補(bǔ)充完整后再輸入系統(tǒng)。

4）票據(jù)說明：

原始票據(jù)：

業(yè)務(wù)合同：用于記錄與供應(yīng)商的責(zé)、權(quán)、利關(guān)系。數(shù)據(jù)項(xiàng)包括時(shí)間、簽定地點(diǎn)、品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價(jià)（含稅）、總金額、包裝、備注、合同甲乙雙方的基本信息。

方案：在ERP系統(tǒng)中以電子形式保存（原始采購記錄）。

系統(tǒng)單據(jù)：

進(jìn)貨計(jì)劃：記錄計(jì)劃采購明細(xì)。

方案：由庫存下限報(bào)警自動(dòng)生成。

進(jìn)貨合同：是采購員與供應(yīng)商簽訂的貨品購銷合同，合同管理員將其錄入ERP系統(tǒng)，作為進(jìn)貨的依據(jù)。它以兩種形式存在，一種是原始書面資料，一種是ERP系統(tǒng)的內(nèi)部計(jì)算機(jī)單據(jù)。

3、銷售作業(yè)流程

1）流程圖說明

銷售業(yè)務(wù)員根據(jù)客戶的要貨計(jì)劃或電話登記要貨情況，要提供書面的《要貨計(jì)劃單》并經(jīng)部門經(jīng)理審核的單據(jù)給客戶服務(wù)部的銷售開票員進(jìn)行開票。在填寫時(shí)要確定下列信息：

銷售模式、結(jié)算方式、客戶要貨的品種、規(guī)格、產(chǎn)地、數(shù)量、價(jià)格或扣率、發(fā)貨方式和運(yùn)輸?shù)攸c(diǎn)。確定客戶的名稱和業(yè)務(wù)員。

如果是新客戶或發(fā)生客戶情況的變更應(yīng)該先按照客戶管理流程辦理相應(yīng)的審批手續(xù)。

銷售業(yè)務(wù)員必須在《要貨計(jì)劃單》標(biāo)明本筆銷售業(yè)務(wù)現(xiàn)金和月結(jié)銷售。

開票員在接到銷售業(yè)務(wù)員的《要貨計(jì)劃單》后，按照規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行銷售開票。對(duì)于超出信用額度過或可銷庫存不夠的要貨計(jì)劃及時(shí)與銷售業(yè)務(wù)員溝通，并根據(jù)溝通情況在系統(tǒng)中繼續(xù)開票或作廢記錄。

目前對(duì)信譽(yù)額度實(shí)行松散管理，在開票時(shí)開票員檢查信譽(yù)額度，如果超出時(shí)系統(tǒng)出現(xiàn)提示，在確定后仍可以繼續(xù)開票。但是系統(tǒng)對(duì)在每周開票過程中出現(xiàn)報(bào)警的客戶提供統(tǒng)計(jì)，供操作員實(shí)時(shí)查詢。

對(duì)于部門代理品種，在銷售開票時(shí)，將對(duì)其對(duì)應(yīng)的部門、客戶、業(yè)務(wù)員進(jìn)行檢查，如檢查未獲通過，將不能對(duì)此品種進(jìn)行開票。

開票員應(yīng)及時(shí)與《要貨計(jì)劃單》進(jìn)行核對(duì)后按照藥品先進(jìn)先出、近效先出的原則開票再保存確定銷售清單并打印。

銷售結(jié)算員根據(jù)銷售清單上的銷售模式項(xiàng)“現(xiàn)金/月結(jié)銷售”方式，月結(jié)銷售使用簽發(fā)物流指令，并在銷售清單蓋現(xiàn)金/月結(jié)銷售專用財(cái)務(wù)章。

2）崗位職責(zé)

銷售業(yè)務(wù)員職責(zé)：

根據(jù)客戶的要貨情況提供準(zhǔn)備的《要貨計(jì)劃單》。

對(duì)于客戶、商品、價(jià)格等與系統(tǒng)存在差異的情況及時(shí)轉(zhuǎn)入相關(guān)的審批流程，進(jìn)行核對(duì)無誤，并通過及所在業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審批后將《要貨計(jì)劃單》轉(zhuǎn)給開票員。

及時(shí)將確認(rèn)后的銷售及時(shí)進(jìn)行結(jié)算。

銷售開票員職責(zé)：

根據(jù)經(jīng)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審批后要貨計(jì)劃在系統(tǒng)中進(jìn)行銷售開票。

打印銷售清單，并進(jìn)行核對(duì)。

刪除錯(cuò)誤銷售單。

銷售結(jié)算員職責(zé)：

銷售結(jié)算員依據(jù)銷售清單在清單上加蓋財(cái)務(wù)專用章，在ERP系統(tǒng)中簽發(fā)物流指令準(zhǔn)許庫房配貨。

每天工作結(jié)束后，及時(shí)將相關(guān)單據(jù)傳達(dá)給相關(guān)部門和相關(guān)人員。

3）單據(jù)

要貨計(jì)劃單（手工填寫）

聯(lián)次：2聯(lián)

1聯(lián)業(yè)務(wù)留存

2聯(lián)轉(zhuǎn)開票

用途：登記客戶的要貨情況并把信息傳遞給開票員。

主要數(shù)據(jù)項(xiàng)：訂貨客戶、日期、商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單位、單價(jià)、金額、送貨備注、發(fā)票類型、銷售方式、結(jié)算方式等。

銷售清單