人事檔案管理辦法

1人事檔案管理辦法為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，使之更科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。同時(shí)為了更有效的對(duì)員工人事檔案進(jìn)行妥善的保護(hù)和利用，維護(hù)人事檔案材料的完整，使人事檔案的建立、整理與管理工作有所員工人事檔案是集團(tuán)、人力資源等部門在人員招聘、調(diào)配、任免、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等工作中形成的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的有關(guān)材料，是歷史地、全面地考察了解員工和本制度適用于集團(tuán)所有人員四、管理職責(zé)1)負(fù)責(zé)制訂、修改和完善集團(tuán)人事檔案管理的相關(guān)工作管理制度與實(shí)施細(xì)則等規(guī)范；2)負(fù)責(zé)集團(tuán)各部門的員工人事檔案管理工作；五、人事檔案內(nèi)容(一)檔案類別1.紙質(zhì)檔案，主要由以下資料構(gòu)成1)履歷材料(個(gè)人簡(jiǎn)歷資料)、員工登記表；2)自傳材料(包括職位申請(qǐng)表);8)勞動(dòng)合同、錄用、任免、聘用、離職材料；9)承諾書、保密協(xié)議；10)保險(xiǎn)、住房公積金資料；11)年度、半年度績(jī)效考核資料；1)員工登記表電子版2)員工花名冊(cè)3)圖像資料、電子作品等(二)檔案管理基本要求2人力資源管理部門必須按照員工花名冊(cè)中的員工編號(hào)(即：工號(hào))進(jìn)行編號(hào)，各個(gè)部門人員按檔案編號(hào)順序排放并做明顯標(biāo)記，且每10個(gè)檔案做一個(gè)小標(biāo)記、50個(gè)檔案做一個(gè)大標(biāo)記，方便查找。1.檔案編號(hào)原則：檔案號(hào)是在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔案號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。具有唯一性、方便查找的特征，每個(gè)員工有且只有一個(gè)檔案號(hào)，離職員工的檔案號(hào)將作為歷史記錄，不再重復(fù)使用；新進(jìn)員工延續(xù)上一個(gè)編號(hào)以此類推；1)集團(tuán)人員檔案號(hào)編號(hào)原則：集團(tuán)編碼+部門代碼+員工編號(hào)(三位數(shù)),如：JTCW0O3(JT:集團(tuán)編碼-"集團(tuán)"首兩個(gè)字母拼音縮寫);CW:部門代碼—"財(cái)務(wù)"部部門名稱首字母拼音縮寫);003:員工編號(hào)-按本部門具體入職時(shí)間順序確定)2)在職不在崗人員即掛靠人員檔案號(hào)原則：人員屬性縮寫+證件名稱拼音首兩個(gè)字母縮寫+掛靠時(shí)間順序(三位數(shù)),如：GKAQ001(GK:人員屬性-"掛靠"首字母縮寫；AQ:證件名稱首字母縮寫-安全員證；001:該證件掛靠時(shí)間順序-第一個(gè))3)人才庫(kù)人員即儲(chǔ)備人員檔案編號(hào)原則：人員屬性縮寫+職位名稱拼音首兩個(gè)字母縮寫+儲(chǔ)備時(shí)間順序 (三位數(shù))如：CBAQ001(CB:人員屬性-"儲(chǔ)備"人員首字母縮寫；AQ:職位名稱首兩個(gè)字母縮寫-安全員；001:該職位儲(chǔ)備時(shí)間順序-第一個(gè))離職人員、調(diào)崗調(diào)部門人員維持原檔案號(hào)不變，同時(shí)在檔案封面?zhèn)渥谠敿?xì)填寫異動(dòng)時(shí)間、目前職位，檔案放置于調(diào)崗后部門(或離職)的檔案位置。2.編制檔案檢索目錄要求需即時(shí)更新電子版目錄，并于每月3號(hào)之前更新一次紙質(zhì)目錄表，確保信息及時(shí)準(zhǔn)確。總目錄(附件一)、子目錄(附件2)、檔案袋封面目錄(附件3)3.檔案袋內(nèi)資料整理要求檔案內(nèi)資料統(tǒng)一按照：?jiǎn)T工信息登記表→身份證復(fù)印件→學(xué)歷證書復(fù)印件→社保資料復(fù)印件→住房公積金資料復(fù)印件→各執(zhí)業(yè)資格證書→勞動(dòng)合同→個(gè)人工作總結(jié)→員工異動(dòng)表→績(jī)效考核表→調(diào)薪審核表→離職表單排序，并于表單右上角處按順序進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)原則根據(jù)：檔案號(hào)-頁(yè)碼，如：JTCW003-01、JT01003-02,并在封面對(duì)應(yīng)項(xiàng)顯示頁(yè)碼。4.檔案外封面的要求原則：確保檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確、完整，基礎(chǔ)信息可直接在封面查找減少進(jìn)入檔案查詢的不必要時(shí)間，如員工入職時(shí)間、身份證號(hào)碼、合同期限、學(xué)歷證書號(hào)碼、資格證書是否原件、調(diào)崗時(shí)間、離職時(shí)間等，此頁(yè)貼于檔案封面，方便快速查找(附件4)。(三)人事檔案的收集、整理與更新1.在職員工檔案1)日常收集員工履歷表、轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、各種獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)任免、異動(dòng)表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、2)每年6月1號(hào)定期一次全面更新維護(hù)全員檔案2.新進(jìn)人員的人事檔案，必須于辦理入職手續(xù)三日之內(nèi)，將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。3.離職人員檔案，離職人員應(yīng)于離職三個(gè)工作內(nèi)，檔案另行存放于離職人員檔案處。34.人才庫(kù)人員檔案，人才庫(kù)人員檔案由檔案管理員及時(shí)跟進(jìn)人才庫(kù)儲(chǔ)備人員的工作進(jìn)展及工作異動(dòng)，及以下幾個(gè)時(shí)段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。1.入職檔案(1)新員工入職報(bào)到當(dāng)天，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行歸檔：1)《職位申請(qǐng)書》(必須要有初試、復(fù)試、錄用的審批人簽字及錄用時(shí)的薪資標(biāo)準(zhǔn)等意見簽署、貼上一張一寸的彩色照片);2)身份證(雙面都印在同一頁(yè)上，A4紙)、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件；(2)辦理完入職手續(xù)后的五個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔：1)簽署好的《崗位責(zé)任書》2.員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時(shí)員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：3.員工辦理異動(dòng)手續(xù)時(shí)檔案管理人員在完成員工異動(dòng)手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)，將員工異動(dòng)手續(xù)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，具體的表》4.員工辦理離職手續(xù)時(shí)在人力資源部門辦理完員工離職手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)，檔案管理員應(yīng)將相關(guān)離職資料裝入該員工的檔案45.在職不在崗人員檔案管理在職不在崗人員即證件掛靠人員，檔案管理員應(yīng)于確認(rèn)掛靠當(dāng)天收集全部掛靠所需的材料、資格證書復(fù)印件，按順序標(biāo)簽蓋章入檔，掛靠人員的檔案統(tǒng)一歸類放置。6.員工受到獎(jiǎng)懲等與人事相關(guān)工作時(shí)需要?dú)w檔的資料必須第一時(shí)間(三個(gè)工作日內(nèi))歸檔，當(dāng)獎(jiǎng)懲已落實(shí)公布之后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)綜合辦公室的獎(jiǎng)懲材料，將獎(jiǎng)懲紙質(zhì)材料整理入檔。7.當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)時(shí)當(dāng)員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)如學(xué)歷、住址、個(gè)人技術(shù)職稱、婚姻狀況等，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印交人事部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。8.每月三號(hào)之前整理更新一次人事檔案對(duì)新進(jìn)(含新掛靠、新儲(chǔ)備人員)、離職、轉(zhuǎn)崗、晉升員工檔案重新整理核對(duì)組卷，在整理過(guò)程中不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。9.每份入檔資料必須蓋上檔案的檔印由資料管理員于每份新入檔的資料中間位置蓋上"存檔"字樣，同步在封面位置對(duì)應(yīng)項(xiàng)蓋上檔印。10.建立檔案正本凡是公司的員工(正式員工、試用員工、臨時(shí)員工、兼職人員、離職及人才庫(kù)儲(chǔ)備人員)都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據(jù)工作需要由人力資源部自行確定。11.人才庫(kù)檔案管理檔案管理員綜合整理通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)招聘會(huì)收到的簡(jiǎn)歷、人才網(wǎng)、建筑網(wǎng)等網(wǎng)站應(yīng)聘者在線投遞的應(yīng)聘簡(jiǎn)歷、人力資源部主動(dòng)搜索合適崗位的簡(jiǎn)歷及轉(zhuǎn)介紹候選人的簡(jiǎn)歷、材料，篩選出候選人員資質(zhì)良好但集團(tuán)暫沒(méi)有合適崗位或集團(tuán)有崗位空缺但候選人暫在其他企業(yè)尚沒(méi)有跳槽意向的簡(jiǎn)歷，將其整理歸檔組卷為儲(chǔ)備候選人，存放入集團(tuán)人才庫(kù)，方便高效率的填補(bǔ)企業(yè)崗位空缺，六、人事檔案的借閱、移交與銷毀(一)檔案借閱凡借用人事檔案，必須填寫《人事檔案借閱登記表》,由人力資源部門的負(fù)責(zé)人核實(shí)理由，經(jīng)分管人力資源的公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可借出，借出的檔案必須在3天或在約定的時(shí)間內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)查閱、借用檔案的部門或個(gè)人，不得擅自摘抄、拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。如因工作需要從檔案中取證的，應(yīng)事先征得主管人事部門同意，經(jīng)批準(zhǔn)后方可摘抄、復(fù)制拍攝。借閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換。5寫檔案借閱申寫檔案借閱申請(qǐng)?jiān)诘怯洷砩系怯浐灻N登記將檔案放回原位檢查檔案是否(二)人事檔案管理人員工作變動(dòng)移交檔案管理人員異動(dòng)前5個(gè)工作日之內(nèi)，應(yīng)有合適的人選交接相應(yīng)檔案管理工作事宜，交接時(shí)移交人及交等表單，雙方各自簽名確認(rèn)，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽名后辦理移交手續(xù)。(三)人事檔案銷毀要求檔案管理人員不得擅自處理或銷毀檔案材料，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)檔案管理制度進(jìn)行檔案保管和檔案銷毀。員工離職檔案每月3號(hào)之前清查，另外歸檔于離職人員檔案處。離職檔案保存兩年后方可銷毀(高管及核心技術(shù)人員保留至該員工離崗五年止)檔案銷毀須經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。七、應(yīng)用表單1.人事檔案總目錄2.人事檔案子目錄3.人事檔案封面目錄4.人事檔案借閱申請(qǐng)表5.人事檔案借閱登記表6.人事檔案銷毀申請(qǐng)表7.人事檔案銷毀登記表8.人事檔案資格證書統(tǒng)計(jì)表6人事檔案總目錄序號(hào)檔案屬性部門/崗位編號(hào)范圍份數(shù)(份)合計(jì)(份)更新時(shí)間經(jīng)辦人在職人員財(cái)務(wù)部JTCW001-JTCWO99餐飲部JTCY001-JTCY099工程部JTGC001-JTGC099銷售部JTXS001-JTXS099房務(wù)部JTQH001-JTQH099保安部JTBA001-JTBA099行政人力資源部JTXZRL001-JTXZRL099總經(jīng)辦JTZJ001-JTZJ099管理層其他離職人員在職不在崗安全員GKAQ001-GKAQ099質(zhì)檢員JTZJ001-JTZJ099一級(jí)建造師GKYJ001-GKYJ099二級(jí)建造師GKEJ001-GKEJ099工程師GKGC001-GKGC099其他人才庫(kù)安全員CBAQ001-CBAQ099質(zhì)檢員CBZJ001-CBZJ099一級(jí)建造師CBYJ001-CBYJ099二級(jí)建造師CBEJ001-CBEJ099工程師CBGC001-CBGC099其他注：XX表示崗位在以上沒(méi)有標(biāo)注出來(lái)，但在檔案中有體現(xiàn)的資質(zhì)崗位，實(shí)際標(biāo)號(hào)以具體崗位/資質(zhì)名稱首兩字母體現(xiàn)，如掛靠中的實(shí)驗(yàn)員編號(hào)為：GKSY0017人事檔案子目錄序號(hào)編碼部門名字檔案內(nèi)容頁(yè)數(shù)入檔時(shí)間備注8人事檔案借閱申請(qǐng)表人事檔案借閱方式查閱□借出使用出具證明材料□借閱人部門職務(wù)借閱日期歸還日期經(jīng)手人借閱目的借閱內(nèi)容檔案號(hào)人力資源部簽字總經(jīng)理簽字人事檔案借閱登記表檔案號(hào)借閱內(nèi)容借閱人借閱時(shí)間用途歸還時(shí)間經(jīng)手人備注9小喬國(guó)際酒店人事檔案入職時(shí)間：離職時(shí)間：人員屬性：在職離職掛靠人才儲(chǔ)備檔案內(nèi)容：1.員工信息登記表2.身份證復(fù)印件(號(hào)碼：)3.學(xué)歷證書復(fù)印件(證書號(hào)：)4.社保材料(號(hào)碼：)