新形勢下高校檔案工作的思考

新形勢下高校檔案工作的思考

新時期，高校檔案工作發(fā)展迅速，但機遇和挑戰(zhàn)并存。如何應對文件工作中的機遇和挑戰(zhàn)，保持文件工作的健康和諧發(fā)展，是值得高校文件人員認真研究和思考的問題。一、大學文件活動的發(fā)展機遇1.高校檔案工作的發(fā)展是由大量檔案在工作中出現(xiàn)的以及不斷1999年6月,第三次全國教育工作會議頒布了《中共中央、國務院關于全面推進素質(zhì)教育的決定》,此后全國各地的高等院校按照共建、調(diào)整、合作、合并的方式進行改革、調(diào)整,之后又進行了各種教育教學質(zhì)量評估以及各種學科建設、質(zhì)量工程建設等活動,這些都為高校檔案工作的開展帶來了前所未有的發(fā)展機遇。一方面,在教育教學改革過程中,隨著各項工作的推進,形成了大量的檔案。另一方面,改革過程中,又利用了大量檔案,借助檔案,使教育改革得以支撐、得以進行;通過利用檔案,檔案部門對發(fā)現(xiàn)的、原有收集不齊全的檔案進行了收集和補充,豐富了高校檔案資源,為以后再次利用奠定基礎。2.配置檔案資源的專項經(jīng)費新《辦法》對高校檔案的內(nèi)涵進行了拓展,首次將招生活動中形成的有保存價值的歷史記錄和對學生有保存價值的歷史記錄納入到高校檔案中進行有效管理,使高校檔案管理范圍更為廣闊。新《辦法》的頒布和實施,是高校檔案資源體系和服務體系建設的根本保障。新《辦法》還明確了高校檔案信息化建設應與數(shù)字校園建設同步的原則,如第八條將“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔”列為高校檔案機構(gòu)的管理職責之一;第十五條要求“高等學校應當對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”;第三十五條提出,高校檔案機構(gòu)應“建設檔案網(wǎng)站”;第三十八條規(guī)定“高等學校應當設立專項經(jīng)費,為檔案機構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設備設施,加快數(shù)字檔案館(室)建設,保障檔案信息化建設與學校數(shù)字校園建設同步進行”。這些規(guī)定,有利于促進高校檔案管理模式改革與創(chuàng)新,確保高校檔案工作與高校信息化建設同步快速發(fā)展。新《辦法》自2008年9月1日實施以來,許多高校認真學習,積極貫徹各項條款內(nèi)容,創(chuàng)造條件,解決問題,全面提升學校檔案服務能力和水平。如在北京地區(qū),根據(jù)《北京普通高校檔案工作信息》(2009年第4期)公布,截至2010年4月,中國地質(zhì)大學新修訂了規(guī)章制度,保證歸檔工作按期、按質(zhì)完成;清華大學、北京大學、北京師范大學、北京科技大學、北京語言文化大學、中國石油大學、北京農(nóng)學院、中華女子學院、中央戲劇學院等檔案館,在深入學習新《辦法》的基礎上,制訂、修訂本單位與新《辦法》配套的管理辦法與實施細則。在檔案信息化方面,中國地質(zhì)大學對檔案館數(shù)字化投入了專項資金;清華大學、北京大學對照片檔案、基建檔案進行了大量數(shù)字化工作,范圍、廣度和力度都超過了以往;協(xié)和醫(yī)學院申請到美國中華醫(yī)學會的資助,將該院前身“私立北平協(xié)和醫(yī)學院”保存至今的全部檔案數(shù)字化;華北科技學院、北京化工大學、北京信息職業(yè)技術(shù)學院等購買了數(shù)字檔案館所必需的服務器、電腦、掃描儀、防磁柜、復印機等設備。在館(室)建設方面,北京工業(yè)大學、北京外國語大學、北京林業(yè)大學、北京體育大學、北京交通大學等檔案館先后建設了新館,配備了全新的設備;北京大學檔案館進行了老館擴建裝修、配備了監(jiān)控安保系統(tǒng)和庫房溫濕度控制設備。許多學校還完成了庫房設備由鐵皮柜向密集架的轉(zhuǎn)換。部分學校,如北京師范大學檔案館,為加快推進“數(shù)字檔案館建設”,還組織檔案人員奔赴“數(shù)字檔案館建設”較好的高校進行了調(diào)研……所有這些舉措,都進一步推動了高校檔案工作的開展。3.高校檔案文化的繁榮黨的十七屆六中全會作出《中共中央關于深化文化體制改革、推動社會主義文化大發(fā)展大繁榮若干重大問題的決定》(簡稱《決定》),從高校檔案工作角度來講,高校檔案文化的繁榮,就是要求高校在做好對形成的檔案材料收集的同時,充分利用原有的檔案資源創(chuàng)辦檔案展覽,通過展覽這個窗口,展示檔案文化價值。此外,利用檔案資源編研檔案精品,發(fā)揮檔案的學術(shù)價值;組織大型活動,通過媒體宣傳高校檔案等,也都是高校檔案文化繁榮的具體體現(xiàn)。新《辦法》實施以來,高校除了舉辦檔案實體展覽,有的高校如北京外國語大學還通過網(wǎng)站舉辦虛擬校史館展覽,積極開展檔案宣傳,以檔案文化價值展現(xiàn)豐富的大學文化建設。4.與社會網(wǎng)絡的融合,使高校檔案資源的信息化和網(wǎng)絡化首先,信息技術(shù)的應用,為高校檔案管理提供了新技術(shù)、新設備,加快了高校檔案管理現(xiàn)代化的進程;其次,信息與網(wǎng)絡技術(shù)的應用,促進了高校檔案的社會化,使高校及其檔案工作與社會網(wǎng)絡緊密結(jié)合;第三,信息與網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展,使檔案結(jié)構(gòu)多元化,出現(xiàn)了大量新型載體的檔案,如光盤、磁盤等,檔案部門既要用傳統(tǒng)方法做好紙質(zhì)檔案的收集、保管、利用,又要用信息、網(wǎng)絡技術(shù)對新興載體檔案進行編目、存儲、保管和開發(fā)利用。信息與網(wǎng)絡技術(shù)的應用,不僅打破時空限制,而且用戶會非常方便地查到所需信息。因此,信息、網(wǎng)絡技術(shù)使高校檔案管理進入了一個全新時期,是高校檔案工作發(fā)展的必由之路。二、大學文件工作面臨的挑戰(zhàn)1.網(wǎng)絡要求的高投資給許多大學和部門帶來了困難檔案資源管理的信息化、網(wǎng)絡化需要大量資金、設備的投入,許多高校正是因為資金短缺,才無法實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡化。2.知識獲取缺乏當前我國高校檔案部門雖然擁有一批較高素質(zhì)的工作團隊,平均學歷也高于一般單位檔案管理人員,但結(jié)構(gòu)不合理,檔案專業(yè)學歷所占比例過低。多數(shù)人員對檔案、歷史、情報等方面知識缺乏全面了解,對計算機、網(wǎng)絡技術(shù)、英語及多媒體等內(nèi)容更是掌握不足。從北京高校檔案研究會2009年5月出版的《北京高校檔案研究會通訊錄》可以看出,通訊錄中,參加研究會的有60多所高校,其中40多所高校檔案機構(gòu)編制僅有2人,余下的20多所高校的檔案館(室)配有3人以上檔案人員,其中配有1人以上畢業(yè)于計算機或網(wǎng)絡技術(shù),抑或多媒體技術(shù)人員的高校不超過15所。高校檔案部門充實計算機及網(wǎng)絡人才,并對原有檔案人員不失時機進行計算機及網(wǎng)絡技術(shù)的培訓,是高校檔案部門目前面臨的艱巨、迫切任務。三、反應策略1.認真學深學透,落實好新《辦法》的實新《辦法》為新時期高校檔案機構(gòu)職能的拓展、學生檔案的有機融合、電子檔案的集成管理、檔案信息資源的開發(fā)利用等提供了法律依據(jù)和保證,是新時期高校檔案工作的風向標和催化劑,因此,各高校還應當大張旗鼓地學習、宣傳新《辦法》,認真學深學透并在實際工作中貫徹各條款內(nèi)容,只有這樣,才能真正發(fā)揮新《辦法》的長效作用。2.配備相應的檔案管理軟件為避免因各自開發(fā)軟件造成的重復、無效勞動和人力、資源的浪費,以及反復購買檔案軟件的高投入和財力的大量耗費,建議有關部門參照高校教育事業(yè)統(tǒng)計、高?？蒲薪y(tǒng)計等的做法,統(tǒng)一為高校檔案部門配備檔案信息化、網(wǎng)絡化所用檔案管理軟件,并對高校使用軟件的檔案人員進行統(tǒng)一、定期培訓,對軟件定期維護,同時要求使用軟件的檔案人員與學校簽訂責任制。這樣,不僅有利于推動全國高校檔案工作信息化建設的進程,而且這種做法無形中也加強了、保障了高校在檔案信息化建設方面人力、財力的投入。3.擴大專業(yè)知識,提高業(yè)務技能各高校檔案部門在為檔案人員規(guī)定固定的學習和培訓時間的同時,鼓勵檔案工作者利用業(yè)余時間學習,使他們將危機和緊迫感轉(zhuǎn)化為學習的動力,通過學習,更新和優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu),在鉆研檔案學理論的同時,學習網(wǎng)絡技術(shù)(包括網(wǎng)絡安全技術(shù))、計算機信息和通訊技術(shù)、英語、法律等,進一步擴大知識面,不斷提高技能,讓檔案人員的知識庫、思想庫經(jīng)常處于更新狀態(tài),成為一專多能的復合型人才。4.降密檔案的處理高校對于涉密檔案,不能因利用而泄密,也不能因保密不予提供利用。高校檔案信息化工作可以分步進行,首先對非密級檔案進行數(shù)字化,其次再考慮涉密檔案中的已解密檔案數(shù)字化問題,再次是對未解密