文檔管理制度

文檔管理制度XXXX有限公司正式發(fā)布文檔管理辦法，旨在加強(qiáng)公司文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，完善公司的質(zhì)量管理制度，規(guī)范存檔，確保公司重要文件具有唯一編號(hào)，保證公司文件體系有效運(yùn)轉(zhuǎn)。本文檔適用于本公司質(zhì)量管理體系要求的文件與外來(lái)文件、資料識(shí)別，以及質(zhì)量管理體系實(shí)施過(guò)程中有關(guān)質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)。質(zhì)量負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)本企業(yè)各項(xiàng)質(zhì)量管理文件的起草、修訂、審核、分發(fā)、保管，以及收集意見(jiàn)對(duì)各文件的修改、撤銷、替換、銷毀。各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)本部門(mén)管理制度文件的具體執(zhí)行，在評(píng)審意見(jiàn)分歧較大時(shí)，通過(guò)傳閱或會(huì)審提供意見(jiàn)和建議。總經(jīng)理應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)本制度的批準(zhǔn)與廢除、并督促各部門(mén)對(duì)本制度的實(shí)施。文檔版本管理是本文檔的重要內(nèi)容。項(xiàng)目文檔狀態(tài)分為“草稿”、“正式”和“修改”三種。文檔剛建立時(shí)，其狀態(tài)為“草稿”。文檔通過(guò)評(píng)審后，其狀態(tài)變?yōu)椤罢健?。此后若更改文檔，其狀態(tài)變?yōu)椤靶薷摹?。修改完畢重新通過(guò)評(píng)審時(shí)，其狀態(tài)又變?yōu)椤罢健?。文檔的版本號(hào)規(guī)則與文檔的狀態(tài)相關(guān)。處于“草稿”狀態(tài)的文檔版本號(hào)格式為V0.YZ，YZ的數(shù)字范圍為01~99，隨著文檔草稿的修正，YZ的取值應(yīng)遞增。YZ的初值和增幅由文檔創(chuàng)建人或修改人自己把握。處于“正式”狀態(tài)的文檔版本號(hào)格式為VX.Y，X為主版本號(hào)，取值范圍為1~9。Y為次版本號(hào)，取值范圍為0~9。文檔第一次成為“正式”文件時(shí)，版本號(hào)為V1.0。如果文檔的升級(jí)幅度較小，版本號(hào)Y值可適量增加，Y值增加一定程度，X值將適量增加。文檔升級(jí)幅度較大時(shí)，才允許直接增大X值。處于“修改”狀態(tài)的文檔版本號(hào)格式為VX.YZ，文檔正在修改時(shí)，一般只增加Z值，X.Y值保持不變。當(dāng)文檔修改完畢通過(guò)評(píng)審，狀態(tài)成為“正式”時(shí)，將Z值設(shè)為，增加X(jué).Y值。項(xiàng)目所產(chǎn)生的文檔都有唯一、特定的編碼，其構(gòu)成如下：項(xiàng)目標(biāo)識(shí)-文檔類型-日期標(biāo)號(hào)-版本號(hào)/序號(hào)。其中，項(xiàng)目標(biāo)志表明本項(xiàng)目是“XXXX”，文檔類型分為商務(wù)文檔00，項(xiàng)目管理文檔01，項(xiàng)目開(kāi)發(fā)文檔02，日期編號(hào)指文檔創(chuàng)建日期。版本號(hào)：本文檔的版本號(hào)為何？未給出。序號(hào)：四位數(shù)字編碼，指明該文檔在項(xiàng)目文檔庫(kù)的總序號(hào)。未給出。項(xiàng)目文檔管理制度項(xiàng)目文檔分為商務(wù)、開(kāi)發(fā)和管理三類。商務(wù)文檔包括合同及附件、招標(biāo)書(shū)、投標(biāo)書(shū)、技術(shù)方案、談判會(huì)議紀(jì)要、廠商報(bào)價(jià)清單、廠商技術(shù)方案、廠商授權(quán)書(shū)、財(cái)務(wù)的制度等。開(kāi)發(fā)文檔包括需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)、概要設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、詳細(xì)設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、測(cè)試記錄及測(cè)試報(bào)告（單元測(cè)試、業(yè)務(wù)聯(lián)測(cè)）、用戶使用手冊(cè)、培訓(xùn)材料、項(xiàng)目相關(guān)專業(yè)文檔、技術(shù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、業(yè)務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及其它相關(guān)文檔。管理文檔包括項(xiàng)目章程、項(xiàng)目管理計(jì)劃、項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)、WBS、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度控制表、項(xiàng)目成本計(jì)劃、成本估算表、項(xiàng)目人員配置計(jì)劃、項(xiàng)目例會(huì)紀(jì)要、演示文件。文檔的保密和安全。根據(jù)文檔安全管理需要，可劃分為三個(gè)保密級(jí)別。Ⅰ級(jí)：具有比較高的保密需求，僅有文檔作者和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)文檔享有查閱及使用權(quán)，其他人員查閱需經(jīng)文檔作者和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人同意，包括各種項(xiàng)目商務(wù)類文檔、各類軟件授權(quán)許可。Ⅱ級(jí)：限制性保密需求文檔，只允許項(xiàng)目組內(nèi)部相關(guān)人員操作使用的文檔，包括需求文檔、系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)文檔、開(kāi)發(fā)文檔、測(cè)試文檔等開(kāi)發(fā)文檔及項(xiàng)目成本相關(guān)管理文檔，如因工作和業(yè)務(wù)需要，須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格地審批程序才能外發(fā)。Ⅲ級(jí)：一般保密性文檔，正常業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)文檔及一般審批流轉(zhuǎn)文檔，包括項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度等。項(xiàng)目文檔歸檔項(xiàng)目經(jīng)理必須在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中，重視項(xiàng)目文檔的建立、整理、保存，并確保項(xiàng)目歸檔文件的完整性、真實(shí)性、可靠性和匹配性。項(xiàng)目組文檔管理員在文檔管理服務(wù)器上生成文檔存放目錄，項(xiàng)目組其他相關(guān)人員僅設(shè)置只讀權(quán)限。項(xiàng)目經(jīng)理或有關(guān)人員按文檔命名要求定期負(fù)責(zé)將項(xiàng)目文檔提交給文檔管理員。文檔管理員審核后上傳至文檔管理服務(wù)器。項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人應(yīng)會(huì)同文檔管理員定期檢查文檔的質(zhì)量、是否齊全、是否符合命名規(guī)范等。項(xiàng)目文檔調(diào)閱公司內(nèi)部人員因工作需要調(diào)閱文檔，必須由借閱人填寫(xiě)《項(xiàng)目文檔借閱單》（見(jiàn)附件一），經(jīng)所在項(xiàng)目組經(jīng)理批準(zhǔn)后提交各項(xiàng)目組文檔管理員，經(jīng)本組項(xiàng)目經(jīng)理審核后，開(kāi)放調(diào)閱權(quán)限。調(diào)閱的權(quán)限統(tǒng)一設(shè)置為只讀。對(duì)于電子文檔的權(quán)限開(kāi)放應(yīng)設(shè)置期限，到期后，調(diào)閱人的權(quán)限將被關(guān)閉。對(duì)于紙質(zhì)文檔的調(diào)閱，相關(guān)人員應(yīng)在借閱期內(nèi)及時(shí)歸還。如需延期借閱，需重新辦理相關(guān)手續(xù)。第十條規(guī)定了項(xiàng)目文檔保存方式，包括電子和紙質(zhì)兩種方式，建議使用電子方式并將文件轉(zhuǎn)換成PDF格式，并設(shè)置為“不能修改”和“不能打印”模式，同時(shí)確保文件沒(méi)有病毒感染。第十一條規(guī)定了項(xiàng)目組文檔管理員的職責(zé)，包括對(duì)項(xiàng)目文檔進(jìn)行清點(diǎn)和接收移交的電子文檔和紙質(zhì)文檔，并確保符合歸檔規(guī)范。如果發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)范的情況，文檔管理員有權(quán)要求重新編制和完善。第十二條規(guī)定了項(xiàng)目組文檔管理員的職責(zé)，包括對(duì)項(xiàng)目文檔進(jìn)行統(tǒng)一保管和定期進(jìn)行刻盤(pán)備份，以確保歸檔項(xiàng)目文檔的安全可靠。在檔案日常管理方面，第一條規(guī)定了借閱手續(xù)，包括出示書(shū)面借閱條和在借閱登記表上簽字。借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，也不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線和涂改。如果需要復(fù)印文件或摘抄文件，需要經(jīng)過(guò)部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面請(qǐng)示并經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。第二條規(guī)定了銷毀檔案的程序，包括編制《檔案銷毀清冊(cè)》并報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。銷毀前需要清點(diǎn)，銷毀后需要在清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案需要單獨(dú)抽出立卷。第三條規(guī)定了移交檔案的程序，需要編制《檔案移交登記表》并報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。移交前需要指定監(jiān)交人，移交后需要在登記表上簽名蓋章。2、在移交檔案前，需要按照清冊(cè)進(jìn)行清點(diǎn)；在移交完成后，需要在清冊(cè)上簽字，并填寫(xiě)《檔案移交登記表》，一式兩份，移交方和接收方各保留一份并永久保管。（四）保密1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。未經(jīng)許可，任何無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹(shù)立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)、準(zhǔn)確、迅速地為利用者提供檔案資料。3、所有設(shè)施設(shè)備均需愛(ài)護(hù)，未經(jīng)許可不得使用或隨意翻動(dòng)。附件一：項(xiàng)目管理文檔借閱單項(xiàng)目文檔借閱單編號(hào)：借閱日期：借閱事由：序號(hào)文件編號(hào)及名稱媒質(zhì)密級(jí)實(shí)際歸還日期計(jì)劃歸還日期12345679項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字：借閱人