辦公室事務處理與會議組織講座

公務員培訓講座新疆職業(yè)大學唐成英第三單元辦公室事務管理第一節(jié)辦公室環(huán)境管理一、辦公室環(huán)境布置的基本原則：舒適（光線、色彩、溫度、擺設、裝飾）和諧（平等）實用（人員位置設定）文件柜靠墻、復印機、打印機有獨立空間、有充足的插座、接待區(qū)設置在進門一側(cè)的空間等等辦公室格檔管理者的座位確保安全（建立制度、定期檢查、及時報告解決、做好記錄）上海靜安公寓火災第二節(jié)日常辦公事務管理一、印章和介紹信的使用管理1、印章管理專人負責確保安全防止污染用印申請用印簽批用印登記用印監(jiān)督正確用印2、介紹信的使用與管理介紹信的種類與使用（P63)介紹信的管理用信申請領導批準登記填寫核對用印1）專人負責保管存放2）嚴禁開空白介紹信或外借、轉(zhuǎn)賣介紹信3)若丟失應及時報告、通知合作單位二、值班工作（輪流值班、領導干部帶班）1、值班工作的主要任務傳遞信息辦理緊急事項（突發(fā)事件）負責接待工作處理來函、來電確保安全2、值班工作程序按時到崗做好記錄及時報告具有處理突發(fā)事件的能力三、管理零用現(xiàn)金和履行報銷手續(xù)1、管理零用現(xiàn)金（日常開支：較少的交通費、郵資、接待餐費、停車費、少量的辦公用品）2、零用現(xiàn)金的管理要求建立零用現(xiàn)金帳，將辦公室的日常開支記錄下來，以便存查。（P71)內(nèi)部人員使用零用現(xiàn)金時應填寫“零用現(xiàn)金憑單”核對各項內(nèi)容將發(fā)票貼附在憑單后面每支出一筆現(xiàn)金，均要在現(xiàn)金賬簿上記錄支出到一定數(shù)額或月末，秘書到財務部門報銷進行周轉(zhuǎn)。3、履行報銷手續(xù)提交申請報告或“費用申請表”將申請報告提交授權(quán)人審核（辦公室主任、上級領導）將獲批的申請報告提交財務部門索取發(fā)票并將發(fā)票上的用途進行核對將發(fā)票貼在出差報銷單后，簽字后提交財務部門結(jié)算。四、辦公用品與設備的購買與管理操作流程：申購選擇供應商訂購接收存放庫存管理五、商務旅行管理1、領導旅行前秘書的工作制定旅行計劃（領導應享受的待遇、領導愛好、習慣、了解交通信息）旅行計劃的主要內(nèi)容（時間、地點、交通工具、住宿、旅行內(nèi)容、資料、物品、）制作旅程表（日期、時間、地點、交通工具、具體事項、備注P77)辦理出國手續(xù)（撰寫出國申請、辦理護照、辦理簽證、辦理黃皮書、訂購機票、準備旅費出行前的落實工作（列表檢查）P79辦理出入境事務2、領導旅行期間秘書工作檢查領導有無以往東西與對方溝通，將領導航班號、時間等告知對方，領導到達后，確認領導安全。隨時記錄工作進展情況，與領導保持聯(lián)系。3、領導返程后秘書工作接站匯報整理文件核算報銷費用與對方溝通確認領導安全返程第三節(jié)安排領導日常工作一、安排領導日常工作的基本原則科學合理全面具體二、（月）安排領導工作的方法（重要會議、外事活動、接待等工作）通過辦公例會安排各單位都有辦公例會，由主管領導召集，回報上月情況，計劃下月安排，記錄人會將協(xié)調(diào)情況記錄下來，印發(fā)有關職能部門，秘書根據(jù)這個記錄安排領導本月工作。通過匯報安排領導層各位將自己本月或下月的重要活動以書面或口頭形式傳遞給秘書，秘書匯總，制定計劃初稿，征求領導意見，最后交主管領導審批，再印發(fā)各部門領導。三、（周）領導工作安排通過每周領導碰頭會安排在碰頭會基礎上協(xié)調(diào)各部門具體要求，綜合制表。周安排要按日制定，詳細具體，時間段以上午、下午為宜。一旦制定，不再改動。四、（日）領導工作安排在制定計劃時要考慮領導的工作習慣和作息時間；將需領導審閱、批的文件集中呈報，給領導騰出更多的時間。在安排重點會議、會見時，主動為領導擋駕，排除干擾。事先準備好領導所需的各種材料緊急事項除外，一般在領導出差會下班時，不要安排重要的會議、會談。安排各項領導工作時，要留有時間的余地，避免因延誤而影響下一項活動的實施。領導活動有調(diào)整，要及時通知有關部門。五、完成領導臨時交辦事宜（緊急性、具體性）文書工作（擬寫通知、準備有關材料）接待工作聯(lián)絡工作辦公用品準備秘書應積極主動、應變能力強、落實匯報。第四單元會議組織與管理擬定計劃準備材料制作證件安排生活布置會場確定會議名稱、地點制定預算確定議程、日期成立會務組、明確分工制發(fā)會議通知準備領導發(fā)言起草會議報告、草案準備其他相關材料（簡介、說明書出席證（代表證）記者證桌簽、坐簽、會場指示牌、設施圖預定交通工具安排食宿安排參觀訪問活動確定醫(yī)療、保衛(wèi)人員布置環(huán)境選定會場形式、排定座次布置主席臺配齊、調(diào)試電化設備一、擬定會議通知標題：機關名稱+會議名稱+通知通知對象：單位或個人正文：1、會議目的、名稱和主題2、會議時間、地點3、其他事項4、落款和日期5、回執(zhí)通知發(fā)出時間二、會議材料的準備領導的發(fā)言稿會議的指導性文件會議程序性文件會議參考性文件會議管理性文件會議常用物品設施準備三、會議座次及主席套座位排序座次排列：橫排、豎排、左右排列主席臺：職位排序---中-----右---左（2）（1）（3）四、現(xiàn)場布置花卉茉莉、君子蘭、萬年青、白玉蘭）色調(diào)：（工作會議宜冷色；慶祝大會可暖色）五、接待迎送宴請（桌次）123456123