學院辦公自動化系統(tǒng)管理暫行規(guī)定

ZZZ學院辦公自動化系統(tǒng)管理暫行規(guī)定

第一章總則第一條為了加強辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱“OA系統(tǒng)”）管理，確保OA系統(tǒng)順利運行，特制定本規(guī)定。第二條

OA系統(tǒng)是覆蓋學校各單位、各部門的網上辦公信息管理系統(tǒng)。通過該系統(tǒng)，可以實現(xiàn)校內網上收發(fā)文管理、會議管理、督察督辦管理、信訪管理等日常辦公事務處理的基本平臺和環(huán)境。第三條學校黨政辦公室是OA系統(tǒng)運行的主管部門，學校機關、學院（系）和直附屬單位為OA系統(tǒng)用戶單位。第二章系統(tǒng)用戶第四條

OA系統(tǒng)的用戶是根據(jù)教職工崗位設置的，并根據(jù)不同崗位擁有相應的權限。其用戶范圍具體包括：1.校領導；2.全體中層干部；3.機關、二級學院（系）OA系統(tǒng)辦公秘書；4.校內各單位、各部門因辦公需要增設用戶，向學校黨政辦公室提出申請。第五條

OA系統(tǒng)中用戶擁有的權限由學校黨政辦公室根據(jù)該用戶所賦予的崗位職責分配，并根據(jù)崗位和分工的調整作相應調整。第六條新增人員的開戶和調離崗位人員的銷戶由相關部門和單位提出申請，由學校黨政辦公室審核辦理。第三章電子公文的辦理第七條

實施電子化辦公后，除涉密公文外，學校收文辦理和發(fā)文辦理均使用OA系統(tǒng)。第八條學校公文的收文辦理和發(fā)文辦理流程，由學校黨政辦公室依照各單位、各部門的職能和校領導的分工進行系統(tǒng)設定。第九條各單位、各部門將接收到的上級和非隸屬單位普通來文統(tǒng)一交黨政辦公室進行數(shù)字化處理，再啟動辦理流程。第十條各單位、各部門涉及全校性的工作，可由學校黨委、行政名義向外或向下級行文；涉及部門日常性的工作，可由本單位、本部門自行下發(fā)便文。第十一條公文辦理每一環(huán)節(jié)的辦理人可使用系統(tǒng)提供的功能完成各自應處理的工作，并在文件承辦單上留下痕跡，辦理人處理完自己應處理事務后，應將承辦單發(fā)送給流程規(guī)定的下一人。如下一人有多人可供選擇，則根據(jù)公文的內容和學校的有關規(guī)定來確定正確的發(fā)送對象，系統(tǒng)將以一定的方式通知接受方，接受方收到通知信息后，應及時辦理，如根據(jù)公文內容判斷不屬于自己的職權范圍，應及時退還流程中的上一人。在整個發(fā)文辦理流程中，主辦單位應全程跟蹤催辦。第十二條為保證公文處理的快捷性，有關人員應經常進入系統(tǒng)查看有無需要自己處理的事宜。第四章公文歸檔與效力第十三條校黨政公文存檔目前采用紙質載體和電子文檔兩種方式，待條件成熟后再取消紙質載體。第十四條發(fā)文文稿（包括辦理過程中各辦理人簽批的意見）、附件與文件正文由學校黨政辦公室打印后統(tǒng)一用印、存檔。第十五條與校黨政電子公文有關的電子文檔由學校黨政辦公室按檔案管理規(guī)定，定期移交學校檔案館存檔。第十六條學校黨政對外發(fā)文的報送采用紙質形式的，辦理過程仍通過OA系統(tǒng)完成。第十七條校內OA系統(tǒng)中的電子公文與原紙質公文具有同等效力。第十八條

各單位、各部門可從OA系統(tǒng)中復制公開發(fā)布的公文為紙質形式，注明復制單位、日期、份數(shù)并加蓋復制單位的公章后，在該單位內與被復制的電子公文具有同等效力。第十九條非公開發(fā)布的校黨政電子公文，各單位、各部門和個人不準復制成紙質形式作正式文件使用。第五章系統(tǒng)安全與保障第二十條

系統(tǒng)管理員應采取實時監(jiān)控、定期備份等措施，防止系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的丟失和被非法使用，確保系統(tǒng)安全和正常使用。系統(tǒng)管理員應加強病毒監(jiān)控，用戶應定期查殺病毒，保障系統(tǒng)正常運轉。第二十一條各用戶應妥善保護自己的帳戶資料。密碼應經常更換，登錄系統(tǒng)后因故離開應及時退出系統(tǒng)，以確保帳戶安全。用戶密碼遺失或遺忘應及時通知黨政辦公室系統(tǒng)管理員，由系統(tǒng)管理員重新設定。第二十二條對于帶有密級的文件或信息，必須嚴格按照學校有關保密規(guī)章制度執(zhí)行，任何單位和個人不得通過網絡傳輸，發(fā)生失泄密問題要追究當事人和主管人的責任。第二十三條任何單位和個人不準將OA系統(tǒng)的各類文件信息內容轉載到國際互聯(lián)網或外部其