合同管理實(shí)施細(xì)則

PAGE1PAGE12合同管理實(shí)施細(xì)則第一章總則及適用范圍第一條為加強(qiáng)合同管理，保護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》以及相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合XXXXX公司已下發(fā)的相關(guān)制度文件及XXX公司相關(guān)規(guī)定，特制定本實(shí)施細(xì)則。第二條本細(xì)則適用于生產(chǎn)經(jīng)營活動中的所有經(jīng)濟(jì)合同（除銷售合同、勞動合同）。第二章合同管理機(jī)構(gòu)及分工第三條合同管理機(jī)構(gòu)公司各業(yè)務(wù)部門為合同經(jīng)辦部門，是合同管理的第一責(zé)任部門，根據(jù)相應(yīng)職責(zé)負(fù)責(zé)公司各類合同的管理工作；財(cái)務(wù)處為合同綜合管理部門，負(fù)責(zé)對合同相關(guān)條款復(fù)核。第四條合同管理分工原則上與公司發(fā)生的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來都須訂立經(jīng)濟(jì)合同，少數(shù)特別緊急且小額（采購總額貳仟元以內(nèi)）零星即時(shí)結(jié)算的物資采購可以采用詢比價(jià)的方式直接購買，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審簽，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)及公司主要負(fù)責(zé)人審批后方可執(zhí)行。具體各類合同辦理分工如下：1、原材料、輔材、備件、汽配、包裝物等合同，由供應(yīng)處辦理。2、設(shè)備采購、工程機(jī)械維修、供用電設(shè)施維修、工藝設(shè)備維修、計(jì)量器具檢測、貿(mào)易稱檢定、固定資產(chǎn)租賃、特種設(shè)備維修檢測、電力接入系統(tǒng)技術(shù)服務(wù)等合同，由生技處辦理。3、借款、保險(xiǎn)、擔(dān)保、稅務(wù)代理、委托審計(jì)或評估等合同，由財(cái)務(wù)處辦理。4、辦公用品、低值易耗品、福利設(shè)施及維護(hù)材料采購、生活后勤家具用品采購、綠化保潔、垃圾清運(yùn)、資料印刷、對外宣傳、廣告、通訊、行政車輛維修等合同，由辦公室辦理。5、土建零星維修、項(xiàng)目環(huán)保安全驗(yàn)收、生產(chǎn)線勞務(wù)外包、安全評估等合同，由生技處辦理。6、質(zhì)量體系認(rèn)證等合同，由質(zhì)控處辦理。7、特定、重大事項(xiàng)簽約須報(bào)集團(tuán)公司或股份公司審批。8、水泥裝卸勞務(wù)合同按照股份公司下發(fā)的《水泥裝卸、原材料清倉勞務(wù)招議標(biāo)業(yè)務(wù)規(guī)范指引》執(zhí)行；上述未涉及的其他合同，由公司主要負(fù)責(zé)人臨時(shí)授權(quán)委托經(jīng)辦部門。第三章合同管理職責(zé)第五條合同綜合管理部門職責(zé)1、制定并組織實(shí)施公司合同管理規(guī)章制度和合同評審須知（見附件1），并對各業(yè)務(wù)部門合同經(jīng)辦人員進(jìn)行培訓(xùn)。2、參與市場調(diào)研、招（投）標(biāo)、合同評審、合同簽約。3、制定統(tǒng)一規(guī)范的詢比價(jià)表、合同評審會簽單（見附件2）、合同付款審批會簽單等；負(fù)責(zé)投標(biāo)資料的收取登記及傳遞。4、通過市場抽查、電話詢價(jià)、歷史價(jià)格對比等手段對招標(biāo)或比價(jià)信息及議價(jià)情況進(jìn)行審核。5、對合同的簽訂、變更及終止進(jìn)行審核把關(guān)，對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。6、審查匯總《合同臺賬及執(zhí)行情況表》；對公司合同的簽訂、履行以及合同管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，每季度形成檢查通報(bào)或分析。7、審查合同簽訂部門是否在公司授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，如發(fā)現(xiàn)越權(quán)簽訂合同，有權(quán)拒簽、退回。8、規(guī)范合同專用章使用，嚴(yán)肅合同專用章保管，建立合同用印登記臺賬，確保用印規(guī)范、安全；對合同及所有合同附件資料分類收集、編號、整理存檔及成冊保管。9、公司規(guī)定的其它職責(zé)。第六條合同經(jīng)辦部門職責(zé)1、負(fù)責(zé)所簽合同標(biāo)的物的市場調(diào)查和供應(yīng)商資信審查；負(fù)責(zé)招標(biāo)物資的招標(biāo)方案編制，并形成書面報(bào)批材料。2、組織采購計(jì)劃編制、市場調(diào)研、招（投）標(biāo)、詢比價(jià)、議價(jià)、合同談判等工作。3、根據(jù)法律、法規(guī)的規(guī)定以及所簽合同的具體性質(zhì)和要求，全面準(zhǔn)確地?cái)M定合同條款，并辦理報(bào)批和簽章手續(xù)。4、負(fù)責(zé)合同履行，每半年或合同履行結(jié)束時(shí)組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行評審。5、負(fù)責(zé)登記本部門《合同臺賬及執(zhí)行情況表》（見附件3），每月5日前提交給財(cái)務(wù)處；每季度對本部門合同履行情況進(jìn)行檢查，形成執(zhí)行情況分析。6、及時(shí)妥善辦理合同的變更或解除事宜；牽頭組織合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟，并及時(shí)向公司匯報(bào)。7、做好本部門合同檔案管理。第四章合同的簽訂、審批與簽章第七條合同簽訂、審批與簽章程序1、計(jì)劃準(zhǔn)備→標(biāo)的咨詢→資格審查（信用審查）→技術(shù)和商務(wù)談判→擬定合同條款→合同評審→辦理簽章第八條計(jì)劃準(zhǔn)備1、根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營綜合計(jì)劃及日常生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際需要，供應(yīng)處、生技處等部門編制月度采購計(jì)劃，并組織召開會議對計(jì)劃進(jìn)行專業(yè)評審。通過評審的月度采購計(jì)劃經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。沒有采購計(jì)劃的，原則上不予采購。2、對緊急采購物資（緊急采購是指生產(chǎn)現(xiàn)場急需，既未列入月度采購計(jì)劃，也未在已招標(biāo)范圍內(nèi)的物資采購），由用料單位經(jīng)辦人提供緊急函件，報(bào)本部門負(fù)責(zé)人、采購部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、主要負(fù)責(zé)人審批后，交采購部門采購。第九條招標(biāo)或比價(jià)（一）招標(biāo)。根據(jù)股份公司《物資采購招標(biāo)暫行辦法》，納入物資采購招標(biāo)的范圍：1、在國家法律法規(guī)要求招標(biāo)采購的物資具體范圍和規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，必須依法招標(biāo)采購。2、有三家或三家以上的備選渠道，且單批次采購額在十萬元以上的原則上實(shí)行招標(biāo)采購，不得將必須進(jìn)行招標(biāo)的物資采購化整為零或以其他任何方式規(guī)避招標(biāo)。3、有下列情形之一的，可以不進(jìn)行招標(biāo)：1）承包商、供應(yīng)商或者服務(wù)提供者少于三家的；2）需要采用不可替代的專利或者專有技術(shù)的；3）本集團(tuán)內(nèi)能夠自行生產(chǎn)或者提供的；4）政府獨(dú)家授權(quán)或代理的特殊物資，或法律法規(guī)規(guī)定不可招標(biāo)采購的；5）已簽訂中長期戰(zhàn)略合作協(xié)議，具有穩(wěn)定供貨關(guān)系、價(jià)格、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)小和定價(jià)機(jī)制規(guī)范的；6）或無批量優(yōu)勢，招標(biāo)采購不能進(jìn)一步降低價(jià)格的零星物資。（二）比價(jià)或定向采購。對不具備招標(biāo)條件的物資，原則上采取比質(zhì)比價(jià)采購，特殊情況下實(shí)行定向采購。比質(zhì)比價(jià)采購業(yè)務(wù)，應(yīng)有實(shí)力相當(dāng)?shù)木哂写硇缘娜乙陨蠁挝惶峁┱鎸?shí)的書面報(bào)價(jià)，詢價(jià)可采用密封函件、傳真報(bào)價(jià)、來人洽談、電話或市場詢價(jià)等方式，詢價(jià)單采用統(tǒng)一格式（見附件4）：1、密封函件，需經(jīng)辦部門、財(cái)務(wù)部門二人以上同時(shí)拆閱并在報(bào)價(jià)函件上簽字。2、傳真報(bào)價(jià)，須傳真至辦公室（辦公室負(fù)責(zé)收發(fā)、登記、傳遞傳真報(bào)價(jià)單），收到時(shí)在報(bào)價(jià)單上注明收到時(shí)間(年、月、日、時(shí)、分)，所有報(bào)價(jià)單收齊后傳遞給經(jīng)辦人簽收。3、來人洽談、電話或市場詢價(jià)，至少由財(cái)務(wù)人員和經(jīng)辦人員共同參與，經(jīng)辦人負(fù)責(zé)在詢價(jià)單上書面記錄，報(bào)經(jīng)辦部門領(lǐng)導(dǎo)審簽。4、原則上未密封的函件報(bào)價(jià)、電子郵件報(bào)價(jià)不予接收；確需接收的，須報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、主要負(fù)責(zé)人在該報(bào)價(jià)單上審簽。5、詢價(jià)單應(yīng)明確規(guī)定報(bào)價(jià)的截止時(shí)間，超過時(shí)間的報(bào)價(jià)無效，經(jīng)辦部門根據(jù)詢價(jià)結(jié)果編制比質(zhì)比價(jià)匯總表（見附件5），確定最終價(jià)格和供應(yīng)商，經(jīng)財(cái)務(wù)處審核會簽，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后開始辦理合同簽訂手續(xù)。6、確需定向采購的物資，采購前須擬專題報(bào)告，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、主要負(fù)責(zé)人審批后采購，作為合同會簽依據(jù)。7、每批次采購的物資價(jià)格可與公司歷史采購價(jià)格、部室指導(dǎo)價(jià)進(jìn)行比較，為比價(jià)后的議價(jià)工作提供參考。8、合同經(jīng)辦部門應(yīng)將所有詢比價(jià)原始資料隨合同一并送合同綜合管理部門審查歸檔，作為合同的附件。第十條資格審查。包括對簽約對方當(dāng)事人的主體資格審查和簽約的法定代表人、委托代理人的資格審查。1、對當(dāng)事人主體資格的審查。根據(jù)《中華人民共和國合同法》的規(guī)定，訂立合同的當(dāng)事人必須具有合法的主體資格，方有合同簽訂的權(quán)利。簽約的對方是法人，應(yīng)審查其是否依法成立，有無營業(yè)執(zhí)照，其經(jīng)營范圍是否超越營業(yè)執(zhí)照規(guī)定的范圍。2、對法定代表人資格的審查，法定代表人在簽訂合同時(shí)，要出示本人的身份證明，并應(yīng)與營業(yè)執(zhí)照的項(xiàng)目相一致；對委托代理人資格的審查，委托代理人應(yīng)出示“授權(quán)委托書”或“委托代理證書”和本人身份證，只有在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，才能產(chǎn)生合同效力。3、凡第一次簽約單位，須提供《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》、《組織機(jī)構(gòu)代碼證》及《稅務(wù)登記證》復(fù)印件（須加蓋公章）等資信材料；每年與公司發(fā)生多次業(yè)務(wù)的單位，每年須提供一次年審過的相關(guān)證件復(fù)印件；與個(gè)人簽約，須提供身份證復(fù)印件。第十一條信用審查。包括對簽約對方當(dāng)事人的履約能力以及履約信用的審查。1、履約能力主要包括支付能力和生產(chǎn)能力兩個(gè)方面。2、履約信用主要了解對方是否是重合同、守信用的企業(yè)，以往是否恪守信用，是否有過違約行為，業(yè)績情況是否良好等等。第十二條技術(shù)和商務(wù)談判1、凡在技術(shù)、質(zhì)量上有特定要求的采購合同，先進(jìn)行技術(shù)談判，再進(jìn)行商務(wù)談判，并由經(jīng)辦部門填寫《合同評審會簽單》，參談人員在《合同評審會簽單》上進(jìn)行會簽。2、技術(shù)談判由合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)。主要涉及合同標(biāo)的貨物的規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量檢驗(yàn)與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、圖紙與技術(shù)資料清單、主要技術(shù)要求、技術(shù)培訓(xùn)等。如合同內(nèi)容涉及其他專業(yè)，應(yīng)召集相關(guān)專業(yè)人員參加。談判結(jié)束后，應(yīng)形成合同技術(shù)文本，作為合同附件。3、商務(wù)談判由合同經(jīng)辦部門牽頭負(fù)責(zé)，合同綜合管理部門共同參加。主要涉及合同價(jià)款、交貨（完工）期限、合同履行方式（交提貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式及費(fèi)用負(fù)擔(dān)）、雙方違約責(zé)任、結(jié)算方式及期限等。談判結(jié)束后，應(yīng)形成合同文本。4、除以上條款規(guī)定之外的合同談判，由合同經(jīng)辦部門牽頭負(fù)責(zé)，相關(guān)人員參加，與對方單位進(jìn)行技術(shù)和商務(wù)洽談，參談人員原則上不少于二人，并形成談判記錄表，參加人員會簽，作為合同會簽的依據(jù)之一。第十三條擬定合同條款（一）合同應(yīng)具備的主要條款：1、簽約方名稱、地址、聯(lián)系方式、開戶行及賬號、稅號；2、合同簽訂日期及有效期限；3、標(biāo)的；4、數(shù)量和質(zhì)量要求；5、價(jià)款或酬金；6、履行的時(shí)間、地點(diǎn)和方式。必須規(guī)定具體、詳細(xì)的合同履行日期、地點(diǎn)，明確履行方式(驗(yàn)收方式、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)算方式等)；7、違約責(zé)任。指雙方對違約各自應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，違約責(zé)任要明確、具體；8、合同爭議解決辦法；9、根據(jù)法律規(guī)定或按經(jīng)濟(jì)合同性質(zhì)必須具備的條款，以及當(dāng)事人雙方要求必須規(guī)定的條款。（二）合同起草原則上由我方合同簽訂部門負(fù)責(zé)，力爭合同起草權(quán)，以掌握主動。合同必須條款齊全，權(quán)利義務(wù)明確具體，文字表述準(zhǔn)確，不得使用含糊其詞、模棱兩可的文字，以免產(chǎn)生歧義。第十四條合同評審及簽章程序經(jīng)辦人草擬→經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人審核→相關(guān)部門會簽→合同管理員審核→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審簽→公司分管領(lǐng)導(dǎo)、主要負(fù)責(zé)人審批→財(cái)務(wù)部門加蓋合同印章合同的履行、變更、終止第十五條履約保證金收取1、原則上至少原材料、年度輔材、年度備件、水泥裝卸、清倉勞務(wù)、大宗運(yùn)輸合同須約定繳納履約保證金，確不能約定繳納的，須書面請示區(qū)域?qū)I(yè)管理小組批準(zhǔn)。2、合同履約保證金收取金額按合同總金額（或預(yù)測金額）的2%-10%標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行約定，但每份合同應(yīng)不少于1000元。3、原則上在合同簽訂前需要求供應(yīng)商交納合同履約保證金。4、履約保證金要按照合同簽訂主體退還，若帳戶變更，合同簽訂對方需出具相關(guān)證明原件方可退還。5、合同履行完畢、貨款兩清后，憑雙方確認(rèn)的對賬單、會簽單在30日內(nèi)辦理履約保證金退還手續(xù)，不得無故拖延，同時(shí)留存書面證明材料。6、經(jīng)辦部門合同結(jié)算員要跟蹤驗(yàn)證資金退還情況，每月與合同管理部門核對履約保證金情況，并導(dǎo)出明細(xì)清單，依據(jù)考核標(biāo)準(zhǔn)提出相關(guān)崗位人員的考核建議。第十六條物資到貨驗(yàn)收1、到貨驗(yàn)收按公司物資驗(yàn)收、保管、領(lǐng)用等相關(guān)規(guī)定辦理。2、到貨清單的數(shù)量、質(zhì)量與合同不符時(shí)，經(jīng)辦部門和倉庫不得驗(yàn)收入庫，但應(yīng)妥善保管并及時(shí)協(xié)調(diào)解決。3、對方延期交貨的，應(yīng)及時(shí)書面催貨，如對方確實(shí)無法按時(shí)交貨或不能交貨，應(yīng)及時(shí)向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并書面通知財(cái)務(wù)處。4、合同經(jīng)辦人不得驗(yàn)收本人經(jīng)辦合同項(xiàng)下的貨物。第十七條合同結(jié)算。雙方按合同約定完成各自的義務(wù)后，方可按合同規(guī)定價(jià)款、結(jié)算方式、結(jié)算期限，辦理合同付款手續(xù)：經(jīng)辦人填寫《合同付款審批會簽單》（見附件6）→部門負(fù)責(zé)人審核→使用部門負(fù)責(zé)人會簽→財(cái)務(wù)處經(jīng)辦會計(jì)、合同管理員、負(fù)責(zé)人審核→公司分管領(lǐng)導(dǎo)、主要負(fù)責(zé)人審批第十八條每半年或合同履行結(jié)束時(shí)，經(jīng)辦部門組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行評審，評審供應(yīng)商履約情況，跟蹤合同標(biāo)的物的使用情況，收集使用單位意見。第十九條每季度經(jīng)辦部門對本部門合同履行情況開展自查，全面掌握合同訂立、履行情況和存在的問題，每季度形成合同執(zhí)行情況分析。第二十條變更、解除、終止履行合同的通知或協(xié)議，應(yīng)當(dāng)按照原合同的審批程序辦理，經(jīng)批準(zhǔn)后采取書面形式簽訂合同變更、解除、終止履行合同。第二十一條經(jīng)雙方協(xié)商同意對經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行修改的文件資料，作為原合同相應(yīng)條款的變更，與原經(jīng)濟(jì)合同有同等法律效力。第二十二條解決合同糾紛。合同履行過程中發(fā)生糾紛時(shí)，合同經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)向部門領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，運(yùn)用合法手段及時(shí)解決糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)利。第六章合同的分類、編號及歸檔第二十三條公司將生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)生的合同分為六類進(jìn)行管理，即：原材料合同、輔材合同（含汽配）、設(shè)備合同、備件合同、維修合同、綜合類合同。第二十四條公司合同統(tǒng)一采用4級編號，第1級為公司碼、第2級為類別碼、第3級為年度碼、第4級為流水號。1、公司碼統(tǒng)一為公司名稱的首字母，如“長豐海螺”公司碼為“CF”。2、類別碼采用各類別的名稱首字母，原燃材料合同類為“YC”、輔材合同類為“FC”、設(shè)備類為“SB”、備件類為“BJ”、維修類為“WX”、綜合類為“ZH”。3、年度碼采用公歷年度的后兩位，如2013年為“13”。4、流水號為該類合同的自然流水順序號，取3位。如公司的備件2013年第11號合同，編號即為“CFBJ13011”。第二十五條補(bǔ)充協(xié)議或變更協(xié)議中應(yīng)當(dāng)明確原合同號、原合同主要內(nèi)容等事項(xiàng)。補(bǔ)充協(xié)議或變更協(xié)議編號為原合同號加補(bǔ)充協(xié)議號，如：CFFC13001的第一份補(bǔ)充協(xié)議的編號為“CFFC13001補(bǔ)1”，第二份補(bǔ)充協(xié)議的編號為“CFFC13001補(bǔ)2”，依次類推。第二十六條用印后財(cái)務(wù)處應(yīng)留存一份合同原件以及該合同的過程資料（如：合同會簽單原件、對方資信資料、招議標(biāo)資料、比質(zhì)比價(jià)資料、談判紀(jì)錄等），并根據(jù)合同分類按順序及時(shí)依次歸檔。第二十七條合同的補(bǔ)充協(xié)議原則上附于原合同之后，補(bǔ)充協(xié)議的管理與原合同一致。第七章合同印鑒章管理第二十八條合同章保管部門合同專用章由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)保管和使用。第二十九條合同章保管規(guī)定財(cái)務(wù)處應(yīng)妥善保管合同章，原則上不得私自攜帶外出，如確需攜帶外出，必須經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人書面批準(zhǔn)。第三十條合同章用印規(guī)定1、財(cái)務(wù)處在用印前應(yīng)對合同及合同會簽進(jìn)行復(fù)審，并根據(jù)合同分類要求對每份合同進(jìn)行編號，將合同編號填寫在合同會簽表及每一份合同上，同時(shí)在合同中填寫合同簽訂時(shí)間、合同簽訂地點(diǎn)。財(cái)務(wù)處有權(quán)就與合同相關(guān)事宜向合同簽訂部門質(zhì)詢。2、用印前合同必須經(jīng)公司法定代表人或主要負(fù)責(zé)人審批，并且由法定代表人或委托代理人在合同上簽字。3、若所簽合同在程序上不合規(guī)定、內(nèi)容上存在錯誤，財(cái)務(wù)處應(yīng)拒絕加蓋合同專用章，并及時(shí)將意見反饋給合同簽訂部門，以便修正。4、禁止簽訂空白合同。對外簽訂合同，原則上應(yīng)由對方先辦好合同簽字、蓋