外貿跟單基本流程

..外貿跟單流程跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：(1)接單(2)跟進生產(3)催審單證(4)出貨跟蹤(5)制單結匯3．接單的形式：在出口貿易中，最常見的是：〔1〕合同：〔CONTRACT〕合同有銷貨合同〔SALESCONTRACT〕和購貨合同〔PURCHASECONTRACT〕。前者由賣方草擬，后者由買方草擬?！?〕確認書；〔CONFIRMATION〕它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書〔SALESCONFIRMATION〕和購貨確認書〔PURCHASECONFIRMATION〕。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。而合同用的比擬正規(guī)。機器設備，大棕貿易的進出口。還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否那么算默認。4．接單的程序：詢盤，發(fā)盤，還盤，承受等環(huán)節(jié)?！?〕詢盤：〔INQUIRY〕又叫詢價?！?〕發(fā)盤：〔OFFER〕又叫報價。是賣方向買方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的?！?〕還盤：〔COUNTER-OFFER〕又叫還價?！?〕拒絕還盤(Declinecounter-offer)

〔5〕承受〔ACCEPTANCE〕買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。二．審單：即審核合同1．審單容：產品名稱、規(guī)格質量數量單價、總額價格條款付款方式包裝要求交貨期交貨方式。2．審單方法：〔1〕產品名稱，規(guī)格：審查時產品代碼/型號是不是自身的產品？與我們的產品資料能否對上號？有很多公司和企業(yè)產品名稱的代碼/型號同時也代表了規(guī)格?！?〕質量：也稱品質。是貨物的外觀形態(tài)和在質量的綜合?！?〕數量：應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規(guī)定。約數：如合同數量前加"約〞，可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按"跟單信用證統(tǒng)一慣例"，信用證上如規(guī)定約字，應允許有不超過10%的增減幅度?！?〕單價，總額的審查：1、客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？2、通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣?！灿㈡^，港幣，歐元〕〔5〕價格條款的審查：出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：FOB〔freeonboard,…namedportofshipment〕船上交貨價〔指定裝運港的價格條件〕CIF(cost,insuranceandfreight,…namedportofdestination)本錢+保險費+運費〔指定目的港〕價格。FCA(freecarrier)〔用于空運〕byair〔6〕付款方式審查：1.付款方式是否能承受？LC，付定金，等等。2.支付的貨幣能否承受？〔7〕包裝要求的審查：1．工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否承受？2．客戶提供的包裝〔彩印，尺寸〕我們能否做？3．客戶提供的包裝資料是否齊全？〔包裝，外包裝，標簽hangtag,pricetag，說明書,嘜頭shippingmark〕〔8〕交貨期的審查：跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達?！?〕交貨方式的審查：運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運〔趕銷售〕，我們可要求客戶承當多出局部的費用。關于樣品：要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。1．寄目錄，樣本：2．準備樣品。〔1〕工廠現有的款式〔2〕新款〔3〕客戶來樣。要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進展確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終確實認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到：A：有完整的產品資料，主動進展宣傳。B：新品的本錢，價格要進展核算。C：新品的制作要留有實樣。D：客戶的來樣要保存好原樣。形式發(fā)票：PROFORMAINVOICE

買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯說明"形式發(fā)票〞字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關信息?！彩肇浫?，合同號，形式發(fā)票號，開出日期〕。產品信息〔品名，數量，價格，交貨期〕。合同條款〔價格條款，付款方法〕。此外，提供銀行資料以便客戶開證或匯款。簽訂合同后跟單的主要程序：以貨，證，船，款為中心，包括：備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：備貨及生產跟單催審單證訂倉裝船制單結匯二、生產跟單產前批辦：準備顏色辦，輔料樣辦，包裝樣辦，產前樣辦等給客人批，OK后開場生產大貨2.生產進度跟蹤〔進度跟蹤表，訂單號，交貨日期，生產進度，問題解決〕3.安排QC驗貨〔中期驗貨，走貨前驗貨〕4.準備出貨三、催審單證：大多數的支付方式是L/C。對平安收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進展催證，審核和修改的跟蹤工作。催證：貨物快完成時，要催證。審證：審開證人和受益人是否正確，L/C的貨物和金額與合同是否一樣，裝期，特別條款等。改證：審證后發(fā)現問題如包裝上，總金額，有效期，拼寫錯誤等，必須要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。四、訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續(xù)。首先：出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。A．貨柜選擇：根據貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’(29–30立方/17.5噸)40’(58–61立方/22.5噸),40’H(68–71立方/27.5噸)

B．制作裝箱單：裝箱單應包括出貨的品名規(guī)格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。C．跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關人員并確定出貨數量的準確性。協(xié)助生產部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導貨物的擺放。如一個柜有幾種貨，每一規(guī)格的產品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關查貨用。按FOB成交的，只要將貨物送到指定裝貨港即可五、制單結匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的容制作各種單據。要在L/C的有效期將單據送交銀行。出口單據主要有：匯票，發(fā)票，海關發(fā)票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。B.結匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔。生產企業(yè)跟單〔工廠跟單〕生產過程跟單的流程：1、下達生產通知書。跟單員接到客戶訂單后，應將其轉化為生產通知單。通知單要明確客戶所訂產品的名稱，規(guī)格型號，數量，包裝要求，交貨期等。2、分析生產能力。生產通知單下達后，要分析企業(yè)的生產能力。能否按期，按質地交貨。如不能應采取什么措施？要不要外包？3、制定生產方案。4、跟蹤生產進度跟蹤生產進度的表單：生產日報表，生產進度控制表，生產異常處理表，生產線進度跟蹤表。5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意前方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們可承當局部費用將貨出去。二就只好取消訂單了。6.有關訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數量上的〔或增加，或減少〕，有包裝上的，有交期的變更〔或提前，或推遲〕。