XX房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度

----------------------------精品word文檔值得下載值得擁有--------------------------------------------------------------------------精品word文檔值得下載值得擁有---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------XX房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度2011-05-0518:11:59

來源：第一條

檔案工作人員職責

1、應(yīng)當忠于職守，遵紀守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力并不斷提高檔案管理水平，確保集團檔案的現(xiàn)代化管理與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展。

2、負責集團檔案資料的收集、整理、歸檔、管理工作。

3、負責對集團各公司的檔案管理工作進行監(jiān)督指導。

4、負責研究和鑒定檔案的保存價值，提出檔案延期保管和銷毀的意見。

5、負責檔案的保管、儲存、檢索、復(fù)制等工作。

6、積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時、有效的服務(wù)。

7、有義務(wù)為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實、準確的檔案。

8、檔案工作的職能歸集團綜合辦公室。

9、財務(wù)類檔案根據(jù)企業(yè)檔案管理辦法由集團財務(wù)部自行建檔管理。

第二條

歸檔工作制度

集團各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并及時將重要檔案（黨群、人事、勞資、經(jīng)營、工程、技術(shù)資料等）交集團綜合辦集中歸檔管理。歸檔的文件材料應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范，文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。歸檔的電子文檔，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

1、歸檔范圍

（１）文件材料檔案：凡是具有查考保存價值的集團公司的收發(fā)文電、會議文件、會議紀要、反映集團工作活動的錄音、錄像、照片等。

（２）采購檔案：記錄反映集團公司大型采購活動的采購文件包括：采購記錄、投標文件、評標標準、合同文本、驗收證明及其他有關(guān)文件資料。

（3）工程檔案：記錄反映集團公司工程建設(shè)從提出、立項、審批、勘測設(shè)計、施工、到竣工投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的應(yīng)當歸檔保存的各種形式與載體的文件材料。

（4）技術(shù)檔案：凡集團公司購買使用的單價超過20萬元生產(chǎn)設(shè)備的技術(shù)文件包括：設(shè)備圖紙、技術(shù)手冊、維護手冊、培訓教材等。（含影、音材料及電子文檔）

（5）對外合作投資檔案：涉及集團對外合作、投資活動的各類憑證包括：項目可行性報告、董事會議案、相關(guān)會議紀要、合同或章程等其他文件材料。

2、歸檔時間

（１）集團公司機關(guān)文件材料類檔案于次年第一季度內(nèi)向檔案室移交。下屬各公司的文件資料自行保管。

（２）集團公司機關(guān)采購檔案于次年第一季度內(nèi)向檔案室移交。下屬各公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的采購檔案自行保管。

（3）工程檔案在工程驗收完畢一個月內(nèi)由集團房地產(chǎn)公司向檔案室移交。

（4）技術(shù)類檔案在設(shè)備驗收完畢一個月內(nèi)由設(shè)備使用單位向檔案室移交。

（5）對外合作投資檔案在相關(guān)手續(xù)履行完畢一個月內(nèi)由集團投資發(fā)展部向檔案室移交。

3、歸檔手續(xù)

歸檔案卷由檔案室檢查后，填寫檔案交接清冊一式二份，由接交雙方蓋章，然后隨同移交案卷由檔案室留存一份，移交部門留存一份備查。

4、歸檔要求

（１）歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，按照文件的自然形成規(guī)律保持文件之間的歷史聯(lián)系。

（２）卷內(nèi)文件要排列有序，依次編寫頁號，并編制卷內(nèi)目錄，逐項填寫清楚，書寫工整。

（３）區(qū)分文件價值、正確的劃分案卷保管期限。

（４）案卷標題要簡明確切，裝訂整齊結(jié)實，符合規(guī)范，便于保管和利用。

（５）歸檔時間要用鋼筆或毛筆編制案卷目錄一式二份，隨案卷一并移交。第三條

檔案保管制度

1、集團檔案管理部門根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。

2、集團檔案管理部門應(yīng)采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)密秘檔案的管理。

3、檔案庫房貫徹“以防為主、防治結(jié)合”原則，采取切實措施做好九防工作（防盜、防火、防水、防塵、防濕、防霉、防毀、防蟲、磁性介質(zhì)防磁）。

4、檔案入庫前須進行殺蟲滅霉處理，以確保庫房無蟲、無霉、無菌蔓延。

5、檔案柜內(nèi)需放置樟腦、干燥劑等藥物保護檔案。

6、保持庫房清潔衛(wèi)生，嚴防強光高溫。

7、庫房內(nèi)嚴禁吸煙、點火和存放易燃易爆物品。

8、非檔案工作人員未經(jīng)批準，不得進入庫房。

9、經(jīng)常檢查檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施保護或補救。采用磁性介質(zhì)存儲的檔案要對其定期檢查，定期進行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而導致檔案丟失。

第四條

檔案查閱制度

1、查閱檔案人員需嚴格履行審批、登記手續(xù)。

2、查閱一般檔案，需經(jīng)集團分管部門領(lǐng)導批準，查閱機密檔案需經(jīng)集團主管理領(lǐng)導批準。

3、查閱檔案人員需愛護檔案、不得圈劃、涂改、增冊、抽頁、剪裁、折疊、損壞、丟失、違者根據(jù)情節(jié)嚴肅處理。

4、檔案原件原則上不借出檔案室。特殊情況下經(jīng)批準借出的檔案，限期歸還。借閱檔案人員需負安全保密責任。

5、對檔案原件進行摘抄和復(fù)制，一般檔案需經(jīng)集團分管部門領(lǐng)導批準；絕密、機密和秘密文件需經(jīng)集團主管領(lǐng)導批準。摘抄件要妥善保管。復(fù)印件按正式文件同樣管理、歸檔或清退銷毀，個人不得私自保存。

第五條

檔案銷毀制度

集團對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人或上級組織批準后監(jiān)銷。5771001803090012095579036822859633082577100180309001238657613739973576069657710018030900135945780775799025155125771001803090012387577164982601818051577100180309001213857213119215891832657710018030900123595790368223610760535771001803090012356576135286143791742577100180309001235557508786970469327917088100343355274101229944325833379170881003433552751018667329388320081708810034335610710158115250150052217088100343356108101000180059871732170881003433542951010741941426870171708810034335618410187866086962880217088100343356185101775831174086674170881003433561091010860143735728461708810034335611010115220