235-華為國際機票采購和核銷管理規(guī)定smdy

國際機票采購和核銷管理規(guī)定公司各部門：隨著公司海外市場的不斷拓展，出國人員日益增多，為規(guī)范公司各部門國際機票采購和核銷行為，特制定本規(guī)定。1、公司所有員工因公出境，國際機票統(tǒng)一由旅游部負(fù)責(zé)訂購。2、為便于相關(guān)業(yè)務(wù)部門在工作安排上有充裕的時間準(zhǔn)備，訂票部門需提前一周預(yù)訂機票。3、各部門訂購國際機票需由部門權(quán)簽人簽字：航線選擇由旅游部提出最佳經(jīng)濟(jì)路線的建議。當(dāng)然不能過份考慮經(jīng)濟(jì)，而選擇非常不好的時間段，以及不好的航空公司。頭等艙、商務(wù)艙的選擇按公司標(biāo)準(zhǔn)（見華為司發(fā)1997（99）號文件的有關(guān)規(guī)定）執(zhí)行，需直接主管或上級主管簽字。4、由旅游部訂購的國際機票，機票款由旅游部統(tǒng)一支付，機票費用記相關(guān)員工個人備用金。5、員工出差回國后一周內(nèi)，按《財務(wù)部費用核銷流程》規(guī)定，憑國際機票收據(jù)、訂票單位開具的發(fā)票原件以及其他憑據(jù)辦理核銷手續(xù)。6、國際機票供應(yīng)商需經(jīng)行政服務(wù)專家團(tuán)認(rèn)證后方可選用。7、本規(guī)定自簽發(fā)之日起執(zhí)行。附件1：國際機票訂購操作流程附件2：國際機票付款及核銷操作流程一九九九年七月十九日附件1：國際機票訂購操作流程一、工作流程：

二、操作指引：01填寫“國際機票預(yù)訂申請單” 訂票人所有要素必須填齊，若選訂頭等或商務(wù)艙，必須要一級部門總裁簽字認(rèn)可，否則按經(jīng)濟(jì)艙位預(yù)訂。02填制“華為公司國際機票預(yù)訂單” 旅游部接到預(yù)訂申請后，旅游部按申請人要求填寫預(yù)訂單。03詢價 旅游部將已填制好的預(yù)訂單分別向各合作單位詢價，至少詢價2個單位（注：各合作單位均經(jīng)過采購總部認(rèn)證）。04反饋“華為公司國際機票預(yù)訂單“給訂購人 旅游部旅游部將匯總后的各合作單位的機票信息，即“深圳華為公司國際機票預(yù)訂單”及時反饋給訂票人。05確認(rèn)國際機票訂購方案 訂購人及其部門權(quán)簽人訂票人在各種方案中選擇出最合適的方案，并經(jīng)部門權(quán)簽人簽字批準(zhǔn)后，交旅游部訂購機票。06訂機票 旅游部經(jīng)旅游部經(jīng)辦人簽字確認(rèn)訂票后，向訂票單位發(fā)出“深圳華為公司國際機票預(yù)訂單”，訂票單位訂好票后，與旅游部書面確認(rèn)。07取票 訂購人訂購人需提前至少3天通知旅游部出票，訂票單位將機票送至旅游部，旅游部及時通知訂購人取票。取票人需簽字確認(rèn)所領(lǐng)取機票張（套）數(shù)，并確認(rèn)票款記入相關(guān)員工個人備用金。取票人取走機票的同時，將“華為公司機票退款授權(quán)書”及發(fā)票原件一并取走，做退票及報銷時，核銷個人備用金使用。若出票時間距出發(fā)時間很短，訂票單位將機票速遞至我司，速遞費由訂購人承擔(dān)（有票據(jù)）。表格與記錄： 01a 國際機票預(yù)訂申請單 03a 華為公司國際機票預(yù)訂單 07a 華為公司機票退款授權(quán)書1說明：公司員工因公出境，由旅游部統(tǒng)一訂購機票，并辦理付款手續(xù)。票款記入員工個人備用金，需由員工自行辦理備用金核銷手續(xù)

國際機票預(yù)訂申請單訂單編號：一、個人資料（中英文名要與護(hù)照一致）部門名稱部門編碼工號中文名英文名性別聯(lián)系電話部門名稱部門編碼工號中文名英文名性別聯(lián)系電話二、機票要求（請訂票人自行確認(rèn)簽證允許出境的口岸，即能否從所填寫的出發(fā)地出境）出發(fā)日期出發(fā)地到達(dá)地艙位標(biāo)準(zhǔn)機票類型部門權(quán)簽人意見頭等:商務(wù):經(jīng)濟(jì):COMFIRM:OPEN期:（選訂頭等艙、商務(wù)艙需部門權(quán)簽人簽署意見）備注：OPEN期指可以選擇OPEN3個月或半年或一年頭等:商務(wù):經(jīng)濟(jì):COMFIRM:OPEN期:頭等:商務(wù):經(jīng)濟(jì):COMFIRM:OPEN期:頭等:商務(wù):經(jīng)濟(jì):COMFIRM:OPEN期:頭等:商務(wù):經(jīng)濟(jì):COMFIRM:OPEN期:頭等:商務(wù):經(jīng)濟(jì):COMFIRM:OPEN期:頭等:商務(wù):經(jīng)濟(jì):COMFIRM:OPEN期:經(jīng)辦人：預(yù)訂日期：部門主管：聯(lián)系方式：地址—深圳市科技園科發(fā)路華為用服大廈旅游部1422室郵編—518057電話1393024021傳真系人—劉曉劍深圳華為公司國際機票預(yù)訂單訂單編號：一、訂票要求（訂票單位填寫）：人數(shù)：中英文姓名/性別姓名/性別姓名/性別姓名/性別姓名/性別日期出發(fā)地到達(dá)地艙位標(biāo)準(zhǔn)機票類型 日期出發(fā)地到達(dá)地艙位標(biāo)準(zhǔn)機票類型二、機票情況（旅行社填寫）：旅行社名稱——（請將有機位的所有航班都列出來，以方便客人選擇，并請盡快回復(fù)，謝謝?。┬谐叹幪柡娇展救掌诔霭l(fā)地到達(dá)地出發(fā)時間到達(dá)時間機型航班號票價（每位）訂票人選擇行程/說明原因/簽名訂票人：部門權(quán)簽人：取票人:(可代取)注：簽名確認(rèn)后票款將記入相關(guān)員工個備用金，由員工自行辦理核銷手續(xù)。備注：訂票確認(rèn)旅行社負(fù)責(zé)人：訂票確認(rèn)旅游部經(jīng)辦人：（樣件）機票退款授權(quán)書香港國旅航空服務(wù)有限公司：由我公司付款訂購的機票：旅客姓名：華慶亞（HUAQINGYAYJA）、劉立高（LIULIGAO行程：香港——漢城——香付款金額：7,240.00(柒仟貳佰肆拾元正)因其它原因，需辦理退票手續(xù)?，F(xiàn)將退票款及退票費發(fā)票收領(lǐng)人授權(quán)給香港華為公司員工梁志薇小姐，請協(xié)助辦理退票手續(xù)為盼！受款人聯(lián)系方式：姓名——梁志地址——香港灣他港灣道23號鷹君中心1305-6室電話——（00852）25881899手機90344335旅行社聯(lián)系方式：姓名——葉碧華經(jīng)理地址——香港九龍尖沙咀科學(xué)館道14號新文華中心A座13樓電話——（00852）2732586827325888(FAX)27212910祝祺！單位：深圳市華為技術(shù)有限公司旅游部授權(quán)人：授權(quán)時間：1附件2：國際機票付款及核銷操作流程一、工作流程二、操作指引01準(zhǔn)備付款憑據(jù) 旅游部付款憑據(jù)包括：借款申請表、國際機票付款通知單、國際機票預(yù)訂單、訂票單位開據(jù)的發(fā)票（復(fù)印件），并經(jīng)旅游部主管審核。02審批 市場管理部主管經(jīng)市場管理部主管審批的“借款申請表”、“國際機票付款通知單”，方可交公司會計部。03付款并記員工個人備用金 公司會計部公司會計部對審批合格的款項向訂票單位付款，并記相關(guān)員工個人備用金。04核銷 購票人員工按照“財務(wù)部費用核銷流程”，辦理個人備用金核銷手續(xù)。在核銷國際機票時，除按核銷流程要求的憑據(jù)外，還需附以下憑據(jù)：訂票單位開據(jù)的發(fā)票（原件）、機票收據(jù)（PASSENGERRECEIPT）。表格與記錄01a 借款申請表01b 國際機票付款通知單01c 國際機票預(yù)訂單01d 訂票單位開據(jù)的發(fā)票（復(fù)印件）參考文件04a 財務(wù)部費用核銷流程 F&E/OP1502國際機票付款通知單財務(wù)部：請于年月日之前付給幣種：小寫：元大寫：收款單位：開戶銀行：銀行賬號：備注：年月日至年月日國際機票訂購明細(xì)表部門名稱部門編碼訂單編號審批人姓名工號幣種金額合計：(大寫)