公司接待流程

集團(tuán)接待及會(huì)議工作流程與標(biāo)準(zhǔn)總經(jīng)辦2007年11月5日一級(jí)接待及會(huì)議流程工作標(biāo)準(zhǔn)任務(wù)名稱節(jié)點(diǎn)任務(wù)程序、重點(diǎn)及標(biāo)準(zhǔn)時(shí)限相關(guān)細(xì)節(jié)準(zhǔn)備工作程序A1接待主辦方填寫《來賓接待通知單》﹡，主辦方領(lǐng)導(dǎo)及集團(tuán)董事長(zhǎng)或總經(jīng)理簽字確認(rèn)提前2個(gè)工作日緊急接待可在接待完畢后補(bǔ)簽B2行政后勤部行政主管（以下簡(jiǎn)稱行政主管）接單后負(fù)責(zé)接待前期安排及費(fèi)用預(yù)算1個(gè)工作日行政主管與主辦方負(fù)責(zé)人就費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行溝通B3C3D3E3F3G3前期準(zhǔn)備住宿：確認(rèn)住宿人數(shù)、性別、姓名、房間要求、入住時(shí)間、天數(shù)及付賬方式1個(gè)工作日應(yīng)安排在公司附近四星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)級(jí)以上酒店入住；專用車輛應(yīng)使用別克商務(wù)車。預(yù)定完成通知主辦方負(fù)責(zé)人用餐：確認(rèn)用餐人數(shù)、民族、用餐時(shí)間及要求等專用車輛：確認(rèn)用車人數(shù)、時(shí)間、車輛及司機(jī)要求等返程機(jī)（火車）票的購買：確認(rèn)姓名、身份證號(hào)、返程地點(diǎn)、時(shí)間、購買數(shù)量等會(huì)場(chǎng)：確認(rèn)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議時(shí)間及要求；清潔會(huì)場(chǎng)接待服務(wù)及安保人員：定崗定員1個(gè)工作日全程接待服務(wù)人員1-3名定位接待人員4-6名會(huì)議用音像、燈光、多媒體設(shè)備準(zhǔn)備緊急接待應(yīng)即時(shí)準(zhǔn)備、預(yù)留到位會(huì)務(wù)用品準(zhǔn)備、清潔及采購專用電梯、停車位預(yù)留：確定到達(dá)時(shí)間、車輛數(shù)量和預(yù)留電梯部數(shù)B4行政主管發(fā)布會(huì)議準(zhǔn)備通知，各崗位進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置來賓到達(dá)前3小時(shí)D51層大廳擺放歡迎水牌演講臺(tái)前擺放1束鮮花會(huì)議桌中鏤空處擺放2束鮮花（使用羅馬柱）會(huì)議室懸掛歡迎橫幅，標(biāo)準(zhǔn)：紅底黃字，懸掛在會(huì)議室投影墻正上方來賓到達(dá)前50分鐘E5茶具/煙灰缸/香煙/水果/礦泉水/濕毛巾/會(huì)議資料/紙、筆/紀(jì)念品等每人一份，按要求擺放到位飲水機(jī)1-2臺(tái)，水已加熱茶壺中放入適量茶葉，等會(huì)議開始再倒入熱水來賓到達(dá)前30分鐘F5確認(rèn)錄音筆電池已經(jīng)充滿電確認(rèn)麥克風(fēng)、激光筆的正常使用確認(rèn)音響正常確認(rèn)投影儀可視狀態(tài)確認(rèn)燈光正常使用☆多媒體預(yù)演完畢B5接待服務(wù)及安保人員到位1-2名接待服務(wù)人員在1層大廳門口等候接待1-2名接待服務(wù)人員在22層大廳門口等候接待停車場(chǎng)保證2名安保人員指引停車1名接待服務(wù)人員負(fù)責(zé)會(huì)議室空調(diào)/燈光，確保開會(huì)時(shí)觀看投影及談話時(shí)的燈光轉(zhuǎn)換1-2名接待服務(wù)人員負(fù)責(zé)茶水的添加及煙缸、毛巾的更換個(gè)人清楚接待要求及流程；熟悉每個(gè)燈光開關(guān)的位置G5地面停車場(chǎng)提前預(yù)留專用車位2部專用電梯保持司機(jī)狀態(tài)停留在1層等候1部專用電梯保持司機(jī)狀態(tài)停留在22層等候商管公司指派專人負(fù)責(zé)檢查電梯確保正常使用B6行政主管進(jìn)行全面檢查來賓到達(dá)前30分鐘解決問題，開出罰單會(huì)議開始階段B71-2名接待服務(wù)人員在公司正門口迎接來賓的到來，陪同到達(dá)22層22層大廳內(nèi)的1-2名接待服務(wù)人員將來賓引領(lǐng)至董事長(zhǎng)辦公室內(nèi)參觀，并等待其他參會(huì)來賓此階程序可根據(jù)實(shí)際情況是否需要而定來賓參觀完畢后，接待服務(wù)人員將來賓引領(lǐng)至?xí)?chǎng)會(huì)議開始，會(huì)場(chǎng)內(nèi)安排接待服務(wù)人員進(jìn)行會(huì)務(wù)服務(wù)毛巾、煙灰缸每隔30分鐘更換一次；茶水每隔15分鐘添加一次會(huì)議結(jié)束階段B7會(huì)議結(jié)束時(shí)接待服務(wù)人員提前至門口等候送賓，引領(lǐng)來賓乘座電梯至公司門口，送賓并目視來賓乘車離開B8行政主管通知商管公司恢復(fù)電梯的正常使用來賓離開5分鐘內(nèi)行政主管通知各崗位按照要求清理會(huì)場(chǎng)完畢會(huì)議結(jié)束后30分鐘D9外勤報(bào)銷接待費(fèi)用，行政主管核算費(fèi)用是否超出預(yù)算接待結(jié)束后1個(gè)工作日B10行政主管根據(jù)決算，自評(píng)此次接待完成情況A11接待主辦方負(fù)責(zé)人在《來賓接待通知單》上對(duì)此次接待進(jìn)行評(píng)價(jià)，主持接待領(lǐng)導(dǎo)評(píng)估并簽字確認(rèn)二級(jí)接待及會(huì)議流程工作標(biāo)準(zhǔn)任務(wù)名稱節(jié)點(diǎn)任務(wù)程序、重點(diǎn)及標(biāo)準(zhǔn)時(shí)限相關(guān)細(xì)節(jié)準(zhǔn)備工作程序A1接待主辦方填寫《來賓接待通知單》﹡，主辦方領(lǐng)導(dǎo)及集團(tuán)常務(wù)副總經(jīng)理以上級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)提前2個(gè)工作日緊急接待可在接待完畢后補(bǔ)簽B2行政后勤部行政主管（以下簡(jiǎn)稱行政主管）接單后負(fù)責(zé)接待前期安排及費(fèi)用預(yù)算1個(gè)工作日行政主管與主辦方負(fù)責(zé)人就費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行溝通B3C3D3E3F3G3前期準(zhǔn)備住宿：確認(rèn)住宿人數(shù)、性別、姓名、房間要求、入住時(shí)間、天數(shù)及付賬方式1個(gè)工作日應(yīng)安排在公司附近星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)酒店入??；專用車輛應(yīng)使用公司指定用車。預(yù)定完成通知主辦方負(fù)責(zé)人用餐：確認(rèn)用餐人數(shù)、民族、用餐時(shí)間及要求等專用車輛：確認(rèn)用車人數(shù)、時(shí)間、車輛及司機(jī)要求等返程機(jī)（火車）票的購買：確認(rèn)姓名、身份證號(hào)、返程地點(diǎn)、時(shí)間、購買數(shù)量等會(huì)場(chǎng)：確認(rèn)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議時(shí)間及要求；清潔會(huì)場(chǎng)接待服務(wù)及安保人員：定崗定員1個(gè)工作日全程接待服務(wù)人員1名會(huì)議用音像、燈光、多媒體設(shè)備準(zhǔn)備緊急接待應(yīng)即時(shí)準(zhǔn)備到位會(huì)務(wù)用品準(zhǔn)備、清潔及采購B4行政主管發(fā)布會(huì)議準(zhǔn)備通知，各崗位進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置來賓到達(dá)前3小時(shí)D5會(huì)議室懸掛歡迎橫幅，標(biāo)準(zhǔn)：紅底白字，懸掛在會(huì)議室投影墻正上方來賓到達(dá)前50分鐘E5煙灰缸/香煙/礦泉水/會(huì)議資料/紙、筆/紀(jì)念品等每人一份，按要求擺放到位來賓到達(dá)前30分鐘F5確認(rèn)錄音筆電池已經(jīng)充滿電確認(rèn)激光筆的正常使用確認(rèn)投影儀可視狀態(tài)確認(rèn)燈光正常使用☆多媒體預(yù)演完畢B5接待服務(wù)及安保人員到位1名接待服務(wù)人員在22層大廳門口等候接待停車場(chǎng)保證2名安保人員指引停車（來賓車輛停放至地下停車場(chǎng)）1名接待服務(wù)人員負(fù)責(zé)茶水的添加及煙缸、毛巾的更換個(gè)人清楚接待要求及流程；接待服務(wù)人員熟悉每個(gè)燈光開關(guān)的位置B6行政主管進(jìn)行全面檢查來賓到達(dá)前30分鐘解決問題，開出罰單22層大廳內(nèi)的1名接待服務(wù)人員將來賓引領(lǐng)至?xí)?chǎng)此階程序可根據(jù)實(shí)際情況是否需要而定來賓參觀完畢后，接待服務(wù)人員將來賓引領(lǐng)至?xí)?chǎng)會(huì)議開始，會(huì)場(chǎng)內(nèi)安排接待服務(wù)人員進(jìn)行會(huì)務(wù)服務(wù)煙灰缸每隔30分鐘更換一次；茶水每隔15分鐘添加一次會(huì)議結(jié)束階段B7會(huì)議結(jié)束時(shí)接待服務(wù)人員提前至門口等候送賓，引領(lǐng)來賓乘座電梯至公司門口，送賓并目視來賓乘車離開B8行政主管通知各崗位按照要求清理會(huì)場(chǎng)完畢會(huì)議結(jié)束后30分鐘D9外勤報(bào)銷接待費(fèi)用，行政主管核算費(fèi)用是否超出預(yù)算接待結(jié)束后1個(gè)工作日B10行政主管根據(jù)決算，自評(píng)此次接待完成情況A11接待主辦方負(fù)責(zé)人在《來賓接待通知單》上對(duì)此次接待進(jìn)行評(píng)價(jià)，主持接待領(lǐng)導(dǎo)評(píng)估并簽字確認(rèn)三級(jí)接待及會(huì)議流程工作標(biāo)準(zhǔn)任務(wù)名稱節(jié)點(diǎn)任務(wù)程序、重點(diǎn)及標(biāo)準(zhǔn)時(shí)限相關(guān)細(xì)節(jié)準(zhǔn)備工作程序A1接待主辦方填寫《來賓接待通知單》﹡，主辦方領(lǐng)導(dǎo)及集團(tuán)副總經(jīng)理以上級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)提前2個(gè)工作日緊急接待可在接待完畢后補(bǔ)簽B2行政后勤部行政主管（以下簡(jiǎn)稱行政主管）接單后負(fù)責(zé)接待前期安排及費(fèi)用預(yù)算1個(gè)工作日行政主管與主辦方負(fù)責(zé)人就費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行溝通B3C3D3E3F3會(huì)場(chǎng)：確認(rèn)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議時(shí)間及要求；保潔員清潔會(huì)場(chǎng)即時(shí)會(huì)務(wù)用品準(zhǔn)備、清潔及采購煙灰缸/礦泉水/會(huì)議資料/紙、筆/紀(jì)念品等每人一份，按要求擺放到位會(huì)議用多媒體設(shè)備準(zhǔn)備確認(rèn)錄音筆電池已經(jīng)充滿電確認(rèn)激光筆的正常使用確認(rèn)投影儀可視狀態(tài)確認(rèn)燈光正常使用☆多媒體預(yù)演完畢B6行政主管進(jìn)行全面檢查解決問題，開出罰單會(huì)議開始階段會(huì)議開始，前臺(tái)接待負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)服務(wù)會(huì)議期間不在會(huì)場(chǎng)內(nèi)停留，間隔40-60分鐘進(jìn)行茶水的添加會(huì)議結(jié)束階段B7會(huì)議結(jié)束時(shí)前臺(tái)接待提前至門口等候送賓，引領(lǐng)來賓乘座電梯至公司門口，送賓并目視來賓乘車離開B8行政主管通知各崗位按照要求清理會(huì)場(chǎng)完畢會(huì)議結(jié)束后30分鐘D9外勤報(bào)銷接待費(fèi)用，行政主管核算費(fèi)用是否超出預(yù)算接待結(jié)束后1個(gè)工作日B10行政主管根據(jù)決算，自評(píng)此次接待完成情況A11接待主辦方負(fù)責(zé)人在《來賓接待通知單》上對(duì)此次接待進(jìn)行評(píng)價(jià)，主持接待領(lǐng)導(dǎo)評(píng)估并簽字確認(rèn)來賓接待通知單填單時(shí)間：接單時(shí)間：來賓單位來訪人數(shù)接待主辦部門及負(fù)責(zé)人預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間月日時(shí)預(yù)計(jì)結(jié)束時(shí)間月日時(shí)來訪目的接待級(jí)別接待車輛□需用輛（具體要求：）□不需用接待用餐□需用餐□午餐（次）□晚宴（次）□不需用餐常務(wù)副總或總經(jīng)理批示接待工作小結(jié)□順利完成□問題描述行政主管簽字接待工作評(píng)估□優(yōu)□滿意□一般□有待改進(jìn)□不合格評(píng)語：接待主辦方負(fù)責(zé)人簽字一級(jí)接待用品明細(xì)單接待時(shí)間行政主管會(huì)議室接待用品□白色鑲金邊骨瓷茶杯1個(gè)/位擺放位置：桌面正前端，杯柄朝至右手方向□白色鑲金邊骨瓷茶杯盤1個(gè)/位□白色骨瓷茶壺（茶葉已泡好）□白色骨瓷茶壺盤（帶黃色毛巾墊）□白色煙缸個(gè)/位擺放位置：茶杯左方，煙缸插口處朝至右下角方□白色毛巾托盤擺放位置：煙缸的右方位□白色濕毛巾（?。┮粭l/位擺放位置：折疊成長(zhǎng)方形狀，放置在毛巾托盤里□依云礦泉水（小瓶）一瓶/位擺放位置：毛巾托盤的右方，商標(biāo)正面面對(duì)來賓□軟中華香煙、醇三五香煙各一盒/位（未開封）擺放位置：煙缸正前方，打火機(jī)緊挨軟中華香煙放至□鉛筆1支/位擺放位置：A4便簽紙右方，緊挨便簽紙□公司標(biāo)準(zhǔn)A4便簽紙（帶有公司LOGO）擺放位置：距離茶杯后15厘米處會(huì)議室接待備用品□帶水立式飲水機(jī)（確認(rèn)電源是開啟的狀態(tài)）□熱水壺□備用更換濕毛巾、毛巾托盤□白色煙缸□托盤會(huì)議室接待設(shè)備□投影儀□筆記本電腦□錄音筆（確認(rèn)電池電量飽滿）□臺(tái)式麥克風(fēng)□激光筆（確保雙方主賓人手一個(gè)）□音響設(shè)備□演講臺(tái)會(huì)議室用品□鮮花（演講臺(tái)前一束、會(huì)議桌中鏤空處二束）□歡迎橫幅（紅底黃字）□歡迎牌（一層大廳門前）接待準(zhǔn)備人員評(píng)價(jià)二級(jí)接待用品明細(xì)單接待時(shí)間行政主管會(huì)議室接待用品□白色煙缸個(gè)/位擺放位置：靠紙杯左方擺放，插口處朝至右下角方□農(nóng)夫山泉或雀巢任意一種礦泉水（小瓶）一瓶/位擺放位置：擺放在紙杯和煙缸的中間，商標(biāo)正面面對(duì)來賓擺放□紅好貓香煙1包/位（未開封）擺放位置：煙缸正前方，打火機(jī)緊挨紅好貓香煙放置□鉛筆1支/位擺放位置：A4便簽紙右方，緊挨便簽紙□公司標(biāo)準(zhǔn)A4便簽紙（帶有公司LOGO）擺放位置：距離茶杯后15厘米處會(huì)議室接待設(shè)備□投影