印章管理制度

印章管理制度1.總則1.1目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章的保管和使用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際，特制定本制度。1.2印章種類及使用范圍1.2.1公司公章：以公司名義行文時；應(yīng)稅務(wù)、工商、海關(guān)等國家強(qiáng)制機(jī)關(guān)的要求以公司名義填報表格或辦理有關(guān)手續(xù)時。1.2.2部門章：按質(zhì)量監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)、銀行、稅務(wù)等有權(quán)機(jī)構(gòu)要求在辦理相關(guān)手續(xù)需加蓋相關(guān)部門印章時；公司內(nèi)部各部門之間聯(lián)系時。1.2.3合同章：以公司名義簽定合同、協(xié)議時。1.2.4其他印章（如法人章、職章、簽字章、各類專用章等）：權(quán)力機(jī)關(guān)的表格文書等有相應(yīng)要求時。2.印章保管與職責(zé)2.1公司行政部負(fù)責(zé)辦理印章的刻制、改刻與銷毀，建立印章管理臺賬；2.2公司行政部負(fù)責(zé)公司所有公章、內(nèi)部章保管、日常使用與管理；2.3法務(wù)專員負(fù)責(zé)對全部需使用公章、法人章、合同章的文件資料進(jìn)行審核的職責(zé)，對任何有異議的情況必須即時向總經(jīng)理匯報，并負(fù)責(zé)監(jiān)督本制度的執(zhí)行。2.4印章保管人必須妥善保管印章，非經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)，非印章保管人員不得接觸印章，任何人員不得將印章帶出指定保管地點。如有遺失、誤用或毀損的，由保管人承擔(dān)全部責(zé)任，且必須立即向總經(jīng)理報告。遺失后還必須依法及時公告作廢。2.5保管人職務(wù)及崗位變動時必須辦理印章的移交手續(xù)，并由總經(jīng)理辦公室監(jiān)督交接。2.6所有印章保管人必須嚴(yán)格遵守印章管理制度，禁止擴(kuò)大范圍用印，對不符合公司制度、規(guī)定的申請用印事宜或存在風(fēng)險的文件，有權(quán)拒絕用印并立即上報總經(jīng)理；同時，印章保管人必須承擔(dān)文件審核控制各項風(fēng)險；3.刻制3.1印章的刻制由部門負(fù)責(zé)人提交申請書，寫明刻制原因、刻制樣式及刻制時間等，經(jīng)法務(wù)專員審核后報公司總經(jīng)理審批，獲準(zhǔn)后由公司行政部負(fù)責(zé)辦理。3.2印章的規(guī)格、刻制程序必須符合國家相關(guān)規(guī)定。3.3印章刻制后要留存印模。3.4印章刻制后，公司行政部必須及時將印章轉(zhuǎn)交本制度規(guī)定的印章保管人并做好印章移交手續(xù)。3.5公司行政部須建立印章管理臺賬，登記印章刻制的時間、地點、部門、印模、印章交接記錄、印章銷毀記錄、印章保管人變更、印章改刻以及印章管理的其他相關(guān)事宜，與此有關(guān)的原始材料也要附在臺賬中。公司行政部負(fù)責(zé)保管臺帳，臺帳永久保存。4.啟用與用印4.1印章在啟用前必須在公司行政部處進(jìn)行登記，留印備案。4.2在使用印章前，必須由保管人與公司行政部辦理交接手續(xù)。4.3各部門及工作人員使用印章時，必須遵守先申請、再審核、后蓋章的授權(quán)用印原則。同時，使用印章時必須填寫《用印申請單》，并辦理審核批準(zhǔn)手續(xù)。4.4在進(jìn)行公章、合同章用印時，應(yīng)當(dāng)按照附件審批流程進(jìn)行審批。4.5財務(wù)專用章必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可用??；部門章必須經(jīng)部門經(jīng)理同意后方可用印。4.6在使用印章時，用印人必須將批準(zhǔn)后的《用印申請單》連同經(jīng)審核的文件文稿等交給保管人核實并加蓋印章。4.7嚴(yán)禁任何人私自使用印章，嚴(yán)禁在空白紙張、空白表格上使用印章，嚴(yán)禁出具蓋有印章的空白介紹信或合同等法律文件。4.8嚴(yán)禁對審批手續(xù)不全、《用印申請單》填寫不規(guī)范、用印文件資料未經(jīng)法務(wù)專員審核通過或未按照法務(wù)專員要求修改的用印事宜及用印文件資料使用印章。4.9各類印章必須專章專用，禁止各類印章混淆使用、替代使用。如遇特殊情況需要使用效力層級較高的印章替代本應(yīng)適用的印章，印章保管人必須向法務(wù)專員說明情況。如果法務(wù)專員評估存在法律風(fēng)險，則應(yīng)拒絕印章保管人使用印章。4.10在使用印章前，印章保管人必須確認(rèn)使用文件內(nèi)容完備、規(guī)范并已通過法務(wù)專員審核。在文不離手的情況下，方可加蓋印章。對于幾份相同的文件資料，均應(yīng)認(rèn)真審核，確認(rèn)完全雷同。多頁文件資料必須加蓋騎縫章。4.11印章保管人應(yīng)制作《用印登記表》。在使用印章時，必須在《用印登記表》上登記，登記內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：用印人的部門、姓名、用印日期、用印數(shù)量、用印文件的名稱、內(nèi)容摘要，同時用印人必須簽字確認(rèn)。4.12除了在文件文稿上使用印章外，印章保管人還應(yīng)在《用印申請單》上加蓋使用的印章并進(jìn)行存檔。4.13如果印章保管人離崗，離崗前應(yīng)將印章轉(zhuǎn)交給公司行政部代為管理，并辦理交接登記手續(xù)。5.1在外借印章使用前，各部門及工作人員必須辦理審核批準(zhǔn)手續(xù)。5.2公司公章、法人章必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可外借。如果因總經(jīng)理外出無法簽字確認(rèn)，必須由印章保管人電話申請同意。財務(wù)專用章、部門章和其他用章外借必須逐級審批，借印人必須填寫《用印外借申請單》交部門經(jīng)理、管理行政中心經(jīng)理審核并分別簽字。具體外借用章審批權(quán)限如下：備注：“√”表示用章必經(jīng)審批階段；“*”表示如遇特殊情況所提報審批階段。5.3在獲準(zhǔn)將印章外借使用后，必須在印章保管人處辦理借用登記手續(xù)。在使用印章時，必須嚴(yán)格遵守公司印章管理制度，嚴(yán)禁在空白紙、空白表格或其他空白文件中使用印章。和啟用必須經(jīng)過公司總經(jīng)理審批，并由公司行政部門進(jìn)行具體管理。二、印章必須刻有公司名稱、法定代表人姓名和公章字樣，并嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行刻制和使用。三、印章保管人必須對印章進(jìn)行嚴(yán)格保管，防止印章丟失、損壞或被盜用。如發(fā)現(xiàn)印章丟失、損壞或被盜用，必須立即向公司行政部門報告。四、印章保管人必須定期對印章進(jìn)行檢查和清點，確保印章的完好和安全。五、借印人使用印章后必須在一小時內(nèi)歸還，并辦理歸還登記手續(xù)。第四條印章的使用一、所有公司文件必須按照本制度規(guī)定使用印章。二、印章使用前必須填寫用印申請單，并經(jīng)過相應(yīng)審批程序。三、印章使用人必須核對印章的真?zhèn)魏屯旰眯?，并按照本制度?guī)定進(jìn)行使用。四、印章使用后必須及時歸還，并辦理歸還登記手續(xù)。第五條印章的保管一、印章保管人必須嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，對印章進(jìn)行安全保管，防止印章丟失、損壞或被盜用。二、印章保管人必須將印章存放在安全的地方，并定期進(jìn)行檢查和清點。三、印章保管人必須對印章進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保印章的清晰和完好。四、印章保管人必須對印章使用情況進(jìn)行記錄，并將記錄報送公司行政部門進(jìn)行備案。第六條印章的改刻和銷毀一、如需改刻印章，必須經(jīng)過相應(yīng)程序?qū)徟?，并由公司行政部門進(jìn)行具體管理。二、舊印章必須及時進(jìn)行公證銷毀，并按照規(guī)定進(jìn)行歸檔和保存。三、如需廢止印章，必須經(jīng)過相應(yīng)程序?qū)徟?，并由公司行政部門進(jìn)行具體管理。四、印章改刻或銷毀后，必須按照公司發(fā)文制度和流程發(fā)布通知。第七條簽字權(quán)限管理一、所有涉及第三方的文件必須由授權(quán)人員簽字，并加蓋印章方可生效。二、法務(wù)專員負(fù)責(zé)監(jiān)督簽字行為，并發(fā)現(xiàn)問題及時反饋至總經(jīng)理處。第八條違規(guī)處罰一、所有員工必須嚴(yán)格遵守本制度，防控公司風(fēng)險。二、如有違規(guī)行為，將依據(jù)情節(jié)輕重進(jìn)行相應(yīng)處罰，包括罰款、降薪、降職、記過、公開批評、開除等。三、如違規(guī)行為導(dǎo)致公司損失，公司有權(quán)向相關(guān)責(zé)任人索賠。第九條附錄用印申請單、用印登記表和用印外借申請單等附錄必須按照實際情況填寫，并嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)程序。公司印章的刻制必須得到公司主要負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，并由集團(tuán)公司行政人資部或子公司綜合辦提供介紹信，然后到公安機(jī)關(guān)相關(guān)部門辦理刻制手續(xù)。印章的形狀和規(guī)格必須遵守國家有關(guān)規(guī)定。在啟用新印章之前，必須進(jìn)行戳記并保留樣品以備查。印章啟用必須得到公司主要負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，并下發(fā)啟用通知，其中注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。各種公司印章必須由專人保管。公司公章、合同專用公章由公司主要負(fù)責(zé)人指定專人保管，財務(wù)專用章、法人代表人私章、發(fā)票專用章由財務(wù)部門指定兩人分別保管，各部門印章由各部門指定專人專柜保管。所有印章保管人員名單必須報集團(tuán)公司行政人資部或子公司綜合辦備案。印章保管必須有記錄，注明公章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。員工嚴(yán)禁私自將公司印章帶離公司使用。如果確實需要帶出印章使用，使用人必須填寫《印鑒使用簽批單》，征得其部門主管同意，并經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由印章保管人陪同前往辦理。如果印章保管人無法陪同，借用人必須填寫借據(jù)，并經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可帶離公司。在印章外出期間，借用人只能將印章用于申請事由，并對印章的使用后果承擔(dān)全部責(zé)任。如果印章保管人因事離崗，部門主管必須指定人員暫時代管，以免耽誤工作。印章保管必須安全可靠，加鎖保存，不得私自委托他人代管。如果出現(xiàn)異?；蜻z失，必須保護(hù)現(xiàn)場并及時報告，配合調(diào)查。印章移交必須辦理手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間、圖樣等信息。如果出現(xiàn)以下情況，相關(guān)印章必須停用：公司名稱變更，印章使用損壞，印章遺失或被盜。印章停用必須得到公司主要負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，并及時將停用印章送至集團(tuán)公司行政人資部或子公司綜合辦封存或銷毀，建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。印章的使用范圍包括：以公司名義對外發(fā)文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公司公章；部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的加蓋部門章；合同類的用合同專用章；財務(wù)會計業(yè)務(wù)的用財務(wù)專用章。使用程序包括：公司業(yè)務(wù)合同、項目協(xié)議、授權(quán)書、承諾書等用印都必須先經(jīng)部門主管審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，填寫《印鑒使用簽批單》后方可用印，并將用印文件的復(fù)印件交印章保管部門備案。2、印章使用必須建立用章登記制度，并嚴(yán)格審批手續(xù)。不符合規(guī)定或未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件、合同等，印章管理人有權(quán)拒絕蓋章。3、空白的合同、協(xié)議、證明和介紹信嚴(yán)禁使用印章。如確需使用，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，并在工作結(jié)束后向公司簽字用印的領(lǐng)導(dǎo)匯報使用情況。未使用的空白文件必須立即收回作廢，已使用的文件需報印章管理部門備案。第六條銀行印鑒章管理一、印鑒章保管要求：1、必須分開保管，不可一人同時保管使用。通常情況下，財務(wù)負(fù)責(zé)人和會計各保管一枚印鑒章。2、上班時間，印鑒章必須放在帶鎖的抽屜中。休息或離開位置時必須上鎖。下班時印鑒章必須放入柜，不得隨意擺放。二、印鑒章帶離財務(wù)部門時，必須進(jìn)行登記注明用途。財務(wù)負(fù)責(zé)人審核后，需向公司主要負(fù)責(zé)人報告并經(jīng)其審批。帶離印鑒章的人員必須是公司內(nèi)部的兩人，其中一人為財務(wù)部門人員，另一人為綜合辦人員。三、將印鑒章加蓋在非銀行票據(jù)的紙質(zhì)文件上，必須報財務(wù)負(fù)責(zé)人審核，并得到公司主要負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。同時，需進(jìn)行登記。四、刻制印鑒章，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人書面申請，并經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審核?？讨菩鑸蠹瘓F(tuán)公司審批。第七條違紀(jì)處理一、違反以上規(guī)定者，公司將追究相關(guān)人員的責(zé)任。若造成公司經(jīng)濟(jì)損失或不良社會影響，公司將追究其法律責(zé)任。二、印章保管員應(yīng)將《印章使用簽批單》保存好，并在每年年底交相關(guān)行政部門匯總存檔。第八條附則本制度還包括《印章使用簽批單》、《印章移交表》和《印章管理責(zé)任書》。印章管理制度一、為保證印章（公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人名章等具有法律效力的印章）使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性，有效地維護(hù)公司利益，杜絕不法行為的發(fā)生，加強(qiáng)公司印章的管理，特制定本辦法。二、印章的使用：公司印章的使用必須按業(yè)務(wù)分類不同，經(jīng)歸口管理部門主管（或指定人員）、分管經(jīng)理或副總以上人員審批辦理。（1）公文用?。航?jīng)辦人擬稿—部門負(fù)責(zé)人、分管副總審核—總經(jīng)理（董事長）簽發(fā)—交印章管理員用印。2.公司簽署的經(jīng)濟(jì)、法律文件和業(yè)務(wù)往來公函，必須填寫用印申請表并經(jīng)審核批準(zhǔn)后才能用印。文件包括合同、協(xié)議書、意向書、委托書等。正式和非正式的文件、函件也需要用印，如文件、請示、報告、總結(jié)、通知、申請、公函等。3.各部門負(fù)責(zé)人或分管副總可以提出日常辦公事務(wù)用印的申請，但批準(zhǔn)人必須對使用印章產(chǎn)生的一切后果負(fù)責(zé)。4.各部門使用印章時必須在合理范圍內(nèi)使用，不能超范圍使用。財務(wù)章必須經(jīng)財務(wù)部主管審核后使用。所有與銷售業(yè)務(wù)有關(guān)的合同、協(xié)議須經(jīng)市場部經(jīng)理或分管副總審核后加蓋合同章。特殊情況下需要公章代替的，必須經(jīng)分管副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.公司公章原則上不得在公司以外使用，但如果工作需要，必須填寫用印審批表并經(jīng)分管副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。6.公司資質(zhì)文件用印、對外簽署的合同或協(xié)議、各類業(yè)務(wù)報表等，必須在合縫處加蓋印章。為避免復(fù)印的文件被篡改，在文件上加注“復(fù)印無效”字樣。7.公司不允許開具空白介紹信、證明，如確需開具，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字同意后方可辦理。持空白介紹信外出工作，歸來必須向公司匯報其用途，未使用者必須交回。三、印章的管理1.公司公章由辦公室保管；公司合同專用章由市場部保管；財務(wù)印章及法人名章由公司財務(wù)科保管；各部門章由部門主管保管，并做好印章使用登記工作。2.各部門應(yīng)指定一名印章管理員，每天下班前應(yīng)檢查印章是否齊全，并將印章鎖好，妥善保管。3.印章管理員因事、病、休假等原因不在崗位時，應(yīng)嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，并登記交、管印起止日期、管理印章類別及數(shù)量，交接人員簽字確認(rèn)。4.公司因機(jī)構(gòu)變動需刻制新印章時，辦公室