2023會議接待禮儀常識

2024會議接待禮儀常識一、會議接待禮儀——會議的籌備工作

1、確定接待規(guī)格。

會議規(guī)模是由主持單位領(lǐng)導(dǎo)打算。一般來說，企業(yè)內(nèi)部的一般工作性會議講究效率，可以不拘形式。對于會議，由于邀請各企業(yè)的代表參與，所以接待工作要求比較規(guī)范。通常是由企業(yè)的一位主要領(lǐng)導(dǎo)直接抓會議預(yù)備工作，成立一個(gè)會務(wù)組，特地討論布置會議接待接待的有關(guān)工作。

2、發(fā)放會議通知。

會議通知必需寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時(shí)間、地點(diǎn)、會議主題以及會議參與者、會務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要留意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參與會議，預(yù)備參與會議的是否有其他要求等。

會議通知一般在會議前15至30天之內(nèi)寄出，這樣可以使對方有充分的時(shí)間把會議回執(zhí)寄回來。

3、會場的選擇。

選擇會場，要依據(jù)參與會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn)：

第一：大小要適人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“肯定不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正好的房間?！?/p>

其次：地點(diǎn)要合理。歷史召集的會議，一兩個(gè)小時(shí)就散的，可以把會場定在與會人員較集一天的會議，應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會者住宅較近一些，免得與會者來回奔波。

第三：附屬設(shè)施要齊全。會務(wù)人員肯定要對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠由于“里開的，沒出什么問題，”就草率地認(rèn)為“這回也會同樣順當(dāng)”。否則，可能會造成損失。

第四：要有停車場?，F(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。

4、會場的布置。

會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

一般大型的會議，依據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語。可在會場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊重，主席臺黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面、飲料，應(yīng)擦洗潔凈，擺放美觀、統(tǒng)一。

坐席的配置要是和會議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：

①圓桌型。

假如是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消退不公平的感覺。另外，與會者能清晰地看到其他人的面容，因而有利于相互交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次支配應(yīng)留意來賓或領(lǐng)導(dǎo)及伴隨面對面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正高領(lǐng)導(dǎo)與坐。同級別的對角線相對而坐。

②口字型。

假如使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。

③教室型。

這是采納得最多的一種形式，它適用于以傳達(dá)狀況、指示為目的的會議，這時(shí)與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要爭論、溝通意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。主席的座位以第一排正，其余按左為下右為列。

5、接待人員提前入場。

接待人員應(yīng)當(dāng)在與會者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分簽到、引座、接待三個(gè)崗位。

①簽到。

設(shè)一張簽字臺，配人員，假如是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐擔(dān)當(dāng)。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時(shí)，應(yīng)脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞常常向會議組織者匯報(bào)到會人數(shù)。

②引座。

簽到后，會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會議開頭前幾分鐘再到主席臺就座。

③接待。

與會者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞熱忱向與會者解答各種問題，滿意各種要求，供應(yīng)盡可能周到的服務(wù)。

二、會議接待禮儀——引導(dǎo)禮儀

1、陪車引導(dǎo)。

客人抵達(dá)后，假如需要陪車，賓主雙方如何呢?

乘坐轎車時(shí)，通常有兩種狀況：當(dāng)有專職司機(jī)開車時(shí)，小轎車1號座位在司機(jī)的右后邊，2號座位在司機(jī)的正后邊，3號座位在司機(jī)的旁邊(假如后排乘坐三人，則3號座位在后排的

果是仆人自己開車，則要請主賓坐到仆人的右側(cè)，即前排右側(cè)的位置，也就是副駕駛的位置。

后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。

乘坐，則前座高于后座，右座高于左座;距離前門越近，座次越高。

當(dāng)賓主雙方并排行進(jìn)時(shí)，引領(lǐng)者走在外側(cè)，讓來賓走在內(nèi)側(cè)。單行行進(jìn)時(shí)，引導(dǎo)者應(yīng)走在前，來賓走在其后，起到帶路的作用。

2、伴隨客人行進(jìn)的`位次。

首先要把墻讓給客人，讓客人在右邊;伴隨引導(dǎo)的標(biāo)準(zhǔn)位置是在客人的左側(cè)前方1米到1.5米左右。假如客人認(rèn)路，客人應(yīng)走在前方。

3、一般狀況下，女士先行，但是當(dāng)女士穿短裙時(shí)則男士要走在前邊。

4、國際展會。

國際慣例，排列挨次時(shí)根據(jù)拉丁字母排序，聯(lián)合國開會則是每次抽一個(gè)字母排在前面。

三、會議接待禮儀——會議服務(wù)禮儀

1、例行服務(wù)。

會議進(jìn)行期間，一般應(yīng)支配專人在會場內(nèi)外負(fù)責(zé)迎送、引導(dǎo)、伴隨與會人員。對與會的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者，少數(shù)民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和外國人，往往還須進(jìn)行重點(diǎn)照看。對于與會者的正值要求，應(yīng)有求必應(yīng)。

2、餐飲支配。

進(jìn)行較長時(shí)間的會議，一般會為與會者支配會間的工作餐。與此同時(shí)，還應(yīng)為與會者供應(yīng)衛(wèi)生可口的飲料。會，最好便于與會者自助飲用，不提倡為其頻頻斟茶續(xù)水。那樣做往往既不衛(wèi)生、平安，又有可能阻礙對方。假如必要，還應(yīng)為外來的與會者在住宿、交通方面供應(yīng)力所能及、符合規(guī)定的便利條件。

3、現(xiàn)場記錄。

凡重要的會議，均應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場記錄，其詳細(xì)方式有筆記、打印、錄入、錄音、錄像等?？蓡斡媚骋环N，也可交叉使用。會議記錄時(shí)，對會議名稱、出席人數(shù)、時(shí)間地點(diǎn)、發(fā)言內(nèi)容、爭論事項(xiàng)、臨時(shí)動(dòng)議、表決選舉等基本內(nèi)容要力求做到完整、精確?????、清楚。

四、會議接待禮儀——最終會后服務(wù)

會議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。

組織活動(dòng)會議結(jié)束后，有時(shí)還會支配一些活動(dòng)。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強(qiáng)的組織力量才能勝任，同時(shí)其他接待人員要樂觀協(xié)作，各負(fù)其責(zé)，做好自己分擔(dān)的工作，以保證活動(dòng)方案的順當(dāng)實(shí)施。

五、會議接待禮儀——會議接待人員個(gè)人禮儀規(guī)范

1、修飾。

男職工胡須應(yīng)修剪干凈，頭發(fā)長不覆額、側(cè)不掩耳、后不觸領(lǐng)。女職工淡妝，且與年齡、身份相符。工作時(shí)間不能當(dāng)眾扮裝。留意講究公共衛(wèi)生，有刺激性氣味的食物，避開口腔異味。

2、著裝。

全部員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服，男士內(nèi)穿藍(lán)色襯衣工作服，女士內(nèi)穿白色襯衣工作服，服裝應(yīng)完好、無污漬，扣子齊全，不漏扣、錯(cuò)扣。打好領(lǐng)帶，配穿皮鞋，，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。必需佩帶工作證牌，公司領(lǐng)導(dǎo)使用佩帶在左胸的證牌，公司其他員工使用掛在胸前的證牌;

3、舉止規(guī)范