會務(wù)流程指南

第第1頁會務(wù)流程指南謀劃會前預(yù)備進(jìn)程與每一個環(huán)節(jié)，對可能發(fā)生問題超前謀劃?！惨弧持朴喎桨笗h方案是組織會議總安排，主要包括會議名稱、目、時間、地點、參會人員、主要議程、會務(wù)工作任務(wù)及職責(zé)分工等內(nèi)容。會議方案要簡潔明白、具體清楚、可操作性強(qiáng)，并須報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。會調(diào)各部門依據(jù)方案要求落實各自職責(zé)。〔二〕明確任務(wù)在會議籌備階段，主要有以下任務(wù)：報到時間與地點、參會單位、報名要求、聯(lián)系人姓名與等。會議匯：會議地點要準(zhǔn)確到具體樓層、門牌號，如：××辦公樓六樓第三會議室。下發(fā)會議通知。會議通知有、短〔微〕信、書面及內(nèi)網(wǎng)郵留意：一是保密，涉密會議不能通過短信、微信公布。二是負(fù)責(zé)，必需執(zhí)發(fā)送方式。承受短信、微信方式發(fā)送，應(yīng)要求接收者準(zhǔn)時回復(fù)。落實參會人員。統(tǒng)計匯總會議請假人員名單，必要時對請假狀況進(jìn)展核實。對參會人員名單要認(rèn)真核對，確保沒有出入，并打印紙質(zhì)請假人員名單準(zhǔn)時向參會領(lǐng)導(dǎo)或會議主持人報告。協(xié)調(diào)出席領(lǐng)導(dǎo)。依據(jù)會議要求，以當(dāng)面報告、、短信、微〔部門1領(lǐng)導(dǎo)會議時間。預(yù)訂會議室。會議時間確定之后，要馬上與后勤、物業(yè)等會潔、桌椅擺放等先期預(yù)備工作。假設(shè)有外單位人員參與，要提前制作好引導(dǎo)牌。編印會議須知對于全省業(yè)務(wù)工作會議全行干部職工大會、年中工作會等較大型會議要編印會議須知須知編排要用詞準(zhǔn)確表達(dá)清楚、周到簡潔。主要內(nèi)容包括：會議紀(jì)律要求、日程安排、作息時間、參會人員名單、分組名單、食宿或乘車安排、值班 、會議工作人員名單及聯(lián)系方式、留意事項等。制作會議證件。依據(jù)會議需要制作代表證、出〔列〕席證、與內(nèi)容，遵循美觀大方、經(jīng)濟(jì)適用原則，要易于識別、便利治理、利于安全。會場布置。主要指主席臺及附屬設(shè)施布置?？傮w要求是標(biāo)準(zhǔn)布置重點。要綜合考慮會議性質(zhì)、臺上就座人數(shù)、便利領(lǐng)導(dǎo)出入以及主席臺大小等多方面因素。二是附屬設(shè)施調(diào)試。主要有音響、燈光、試音，確保每只話筒都能正常使用。需要播放樂曲要提前試播一次，最好進(jìn)展備份，確保萬無一失。檢查會場內(nèi)照明燈具有無損壞，如有損壞，需要提前修理更換；要提前預(yù)備好攝像、話筒電源。有投影演示時要提前預(yù)演一次，并視需要準(zhǔn)時調(diào)整燈光。制作、擺放桌簽。依據(jù)最終確定參會人員名單，制作桌簽；要認(rèn)真核對全場桌簽，防止遺漏、重復(fù)與消滅錯別字。依據(jù)文明禮儀手場座位圖，打印后放置會場便利查閱。組織調(diào)度會議用車。視會議需要借用或租用車輛，并安排專人負(fù)責(zé)車輛調(diào)度，對乘車人員進(jìn)展統(tǒng)計、清點，防止遲到、遺漏，車輛較多時還要對車輛編號、分組，以便利調(diào)度。安排聞報道。需要聞報道會議，要提前聯(lián)系宣傳部門或聞單位，在會場安排好聞宣傳人員專座，并協(xié)調(diào)連接?！踩藛T〕人員座位上。對擺放在主席臺上材料，要從頭到尾檢查挨次與頁碼，編號登記，準(zhǔn)時收回或提示按保密規(guī)定流轉(zhuǎn)、保存，防止泄密?！踩撤止ぢ鋵崝M訂好會議方案，依據(jù)方案分解任務(wù)后，要協(xié)調(diào)分工，明確責(zé)任人，規(guī)定各任務(wù)完成時限，做好分工落實，并在會議開頭前做一次全面自查，確保萬無一失。細(xì)化會中效勞小事，周到、細(xì)致是做好會中效勞工作根本要求。會中效勞工作繁雜瑣碎，狀況不斷發(fā)生變化，確定要留意細(xì)節(jié)，精細(xì)周密?！惨弧辰M織會議報到井然有序?！捕匙龊脮h簽到安排專人打印簽到表放置會場提示到會人員簽到并做好到會人員清點、登記工作，實時把握人員到會狀況，并視狀況 催促參會人員準(zhǔn)時到會。會議開頭后要統(tǒng)計匯總到會人數(shù)，登記遲到、缺席人員名單?！踩尘S護(hù)會場秩序會議召開期間，要安排專人現(xiàn)場值班，維護(hù)好會場內(nèi)外秩序。一是實時監(jiān)測會場音響、燈光等狀況，覺察問題準(zhǔn)時解決。二是準(zhǔn)時提示、制止會場內(nèi)大聲喧嘩、任憑走動、接聽 等不遵守紀(jì)律行為，同時防止無關(guān)人員進(jìn)入會場。三是提示會場效勞人員適時供給茶水。四是遇到特別狀況需要向主席臺上領(lǐng)導(dǎo)或會議主持人匯報時要承受適宜方式靈敏處理，努力削減對會議干擾與影響。會后總結(jié)要實效果重要環(huán)節(jié)。通過會后工作總結(jié)會務(wù)組織閱歷、教訓(xùn)，推動會議精神貫徹落實，以進(jìn)一步優(yōu)化會務(wù)工作機(jī)制，提升會議效果?！惨弧撤党绦谟喥保瑢€別因工作需要暫留人員，在食宿方面要妥當(dāng)安排?！捕巢牧蠚w檔會后要準(zhǔn)時將會議方案、通知、簡報、發(fā)言材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、音像資料等相關(guān)資料收集齊全，按規(guī)定整理歸檔，以備查考。同時，要依據(jù)保密相關(guān)要求，對需回收會議材料逐份清點、登記回收。依據(jù)需要公布會議簡報或信息、起草編發(fā)會議紀(jì)要，印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話等。〔三〕會后總結(jié)每次會議完畢后，要準(zhǔn)時、客觀、準(zhǔn)確地做好總結(jié)。系統(tǒng)梳理、人員對會議意見、建議，為以后進(jìn)一步改進(jìn)會務(wù)工作供給借鑒。同時落實。斷提升自身素養(yǎng)。一是統(tǒng)籌全局意識。會務(wù)工作任務(wù)重、要求高、涉及面廣，需要務(wù)各環(huán)節(jié)連接與工作落實，謀劃好每一細(xì)節(jié)，確保會務(wù)組織周到、高效、有序。立應(yīng)變意識，提升應(yīng)變力氣，處變不驚、處變不亂，準(zhǔn)時妥當(dāng)處置