TLPM-QP722-01合同評審及管理程序

文件名稱：合同評審及管理程序版次：D文件編號：TLPM-QP722-01修改狀態(tài)：0編制楊朋輝審核曾優(yōu)良批準黃秀華1.0目的為規(guī)范和指引公司各部門對各種合同的訂立、變更、解除及保管。防范與控制合同風險，有效維護公司的合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟效益。結(jié)合公司實際情況，制定本程序。2.0適用范圍適用于公司各部門、分支機構(gòu)和其他直屬單位（各管理處）對外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同、協(xié)議等，包括買賣合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運輸合同、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、倉儲合同、服務(wù)合同等。3.0主要職責和權(quán)限部門/崗位工作內(nèi)容總經(jīng)理負責權(quán)限范圍內(nèi)的合同審批。分管領(lǐng)導負責權(quán)限范圍內(nèi)的合同審批。行政人事部負責從法律風險角度對公司合同的評審、校對工作。財務(wù)管理部負責從資金管理角度進行審核及權(quán)限內(nèi)審批。品質(zhì)管理部負責從品質(zhì)保證角度進行審核，負責常用合同的范本編制及修訂。工程技術(shù)部負責從工程技術(shù)角度審核工程分包合同。責任部門負責合同的草擬、初審及履行；部門合同的存檔管理。4.0定義4.1合同按類別分為三類：A類合同：是指向公司外提供服務(wù)的合同，如前期物業(yè)服務(wù)合同等。B類合同：是指為獲取服務(wù)和物資的合同，如各類物資采購合同、服務(wù)外包合同等。C類合同：除A、B類以外的合同，包括勞動用工合同、各部門與內(nèi)部班組、與政府相關(guān)部門、與公司簽訂的各種管理責任書等。4.2按審批權(quán)限流程分為兩類：10萬元以上（含10萬元）合同和10萬元以下合同。5.0方法和過程控制5.1重要說明5.1.1所有10萬元以下的格式化經(jīng)濟合同只需按物業(yè)集團審批權(quán)限流程審批，詳見《采購工作流程》。5.1.2所有10萬元以上（含10萬元）經(jīng)濟合同均需報董事長或其授權(quán)人進行審批，詳見《采購工作流程》。5.2合同的訂立5.2.1合同的訂立應遵循事先簽訂的原則，所有合同須按此文件規(guī)定通過評審、簽訂生效后方可履行。5.2.2公司所有格式化合同須在發(fā)布生效前進行評審。體系文件中格式化合同通過體系文件討論的方式評審，其他格式化合同評審時填寫《策劃方案/合同呈批表》，按審批權(quán)限流程審批后方可完成訂立。5.2.3下列合同簽訂前不需評審：A.各部門與內(nèi)部班組、與政府相關(guān)部門、與公司簽訂的各種管理責任書。B.政府相關(guān)部門格式化合同，如：勞動用工合同等。5.2.4AA.各部門接到客戶要約后，應充分與客戶溝通，并收集相關(guān)資料，在確定完全領(lǐng)會客戶需求后，由責任部門負責人會同公司相關(guān)人員擬定合同（公司有格式化合同的須采用或參照公司格式化合同），并就服務(wù)品質(zhì)保證能力、效益、風險控制、對方主體資格、履約能力、資信、合同條款等進行評估，填寫《策劃方案/合同呈批表》按相關(guān)審批權(quán)限流程進行審批，由公司總經(jīng)理或其授權(quán)人以公司名義簽訂合同，加蓋公司公章。B.對所有A類非格式化合同/協(xié)議，須按公司審批權(quán)限流程進行審批，同時必須經(jīng)公司法律顧問給予法律專業(yè)審核后方能簽訂。5.2.5B類合同的訂立A.簽訂B類合同前，須對供方的主體資格、履約能力、資信、價格、風險控制及合同條款等進行評估，須評審時，服務(wù)項目外包類合同須向公司領(lǐng)導請示，并附合同草案，特約商戶合同填寫《商業(yè)活動申請表》（附合同草案），按審批權(quán)限報公司相關(guān)部門、領(lǐng)導審核/審批。本部門經(jīng)理有權(quán)審批的合同，不須填寫相關(guān)評審記錄表。B.屬公司部門之間的合同，由服務(wù)雙方按審批權(quán)限報批，獲準后，雙方以部門名義簽訂合同，加蓋本部門公章。C.審批權(quán)限如下：見公司《合同評審及管理流程》。D.對采購協(xié)議、服務(wù)/工程外包合同、對條款進行了修改的格式化合同，須在審批最后環(huán)節(jié)發(fā)送公司相關(guān)部門審核后方能簽訂。E.對所有經(jīng)過審批的B類合同，以公司名義簽訂的合同（統(tǒng)一格式為“公司名稱”），由公司總經(jīng)理或其授權(quán)人簽訂，加蓋公司公章或合同章；以部門名義簽訂的合同（統(tǒng)一格式為“公司名稱+部門名稱”），由部門負責人簽訂，蓋部門公章。5.2.5.2.5.2.5.2.9特殊原因滯后簽訂的合同，經(jīng)公司總經(jīng)理確定后執(zhí)行。5.2.10A.條款內(nèi)容：eq\o\ac(○,1)合同簽訂的日期、地點；eq\o\ac(○,2)合同當事人的名稱、詳細地址、電話，簽字人的姓名和聯(lián)系電話；eq\o\ac(○,3)合同的種類、編號和合同標的的種類、范圍；eq\o\ac(○,4)合同標的的規(guī)格、標準、質(zhì)量、數(shù)量和技術(shù)條件；eq\o\ac(○,5)合同履行的期限、地點和方式；eq\o\ac(○,6)價格條件、金額總數(shù)、付款方式和其他附帶費用；eq\o\ac(○,7)合同違約的賠償和其他責任；eq\o\ac(○,8)合同必須加蓋法人單位的公章以及法定代表人的私章（或簽名）；eq\o\ac(○,9)合同必須注明對方銀行帳號、銀行開戶行，銀行帳戶名稱必須與合同簽署的名稱一致。B.注意事項：eq\o\ac(○,1)合同用語、用詞、用字和標點符號均要規(guī)范、精確和謹慎，對于可能與己方不利的部分更要慎重，避免被動。關(guān)于涉及金額、時間、數(shù)量等部分，用詞不能含糊不清，避免引起歧義。數(shù)學量詞要用法定詞匯和法定測量單位，避免不必要的爭論和誤解；eq\o\ac(○,2)合同簽訂前，雙方互驗授權(quán)委托書、營業(yè)執(zhí)照副本和簽字人身份證復印件，待合同簽訂后，上述文件與合同一起裝訂存檔。5.3合同的變更、解除5.3.1在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達成書面協(xié)議，新協(xié)議未達成前，原合同仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書后，應當在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復。

5.3.2變更或解除經(jīng)濟合同的，應當采用書面形式；

55.4合同的履行5.4.1合同訂立后，執(zhí)行部門負責對合同的履行進行跟蹤；財務(wù)部負責對合同的收、付款內(nèi)容進行監(jiān)督；其他相關(guān)部門給予必要協(xié)助。5.4.2當合同當事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時，或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭議時，執(zhí)行人員須及時向部門負責人報告，由合同執(zhí)行部門負責處理，公司相關(guān)部門協(xié)助。5.4.3合同的變更和解除要經(jīng)過合同雙方當事人的協(xié)商同意。當合同須變更、中止、續(xù)簽時，責任部門應參照合同簽訂程序報審，另行簽訂合同或補充合同，或按審批意見執(zhí)行。5.4.4公司在管項目應具有有效的前期物業(yè)服務(wù)合同/物業(yè)服務(wù)合同，合同執(zhí)行部門的相關(guān)人員應當清楚并理解。A.各項目應把物業(yè)服務(wù)合同中相關(guān)要求向部門各級人員進行宣貫，確保各級人員理解服務(wù)合同的內(nèi)容和要求；B.各項目應把物業(yè)服務(wù)合同中的相關(guān)要求在各崗位職責中加以明確；C.各項目應將物業(yè)服務(wù)合同中的相關(guān)要求分解到部門人員。5.5合同糾紛時解決爭議方式5.5.1合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時，平等協(xié)商解決；

5.5.2合同雙方在一定期限（一般為一個月）內(nèi)無法就糾紛的處理達成一致意思或?qū)Ψ疆斒氯藷o意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應及時書面報告部門經(jīng)理和公司總經(jīng)理，并擬定處理意見，報公司總經(jīng)理決定。對方當事人涉嫌合同詐騙的，應立即報告行政人事部和總經(jīng)理。5.5.3公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當事人起訴的，相關(guān)部門應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關(guān)證據(jù)報總公司相關(guān)職能部門。5.6合同的管理5.6.1經(jīng)濟合同由行政人事部保存原件；各部門資料管理員(財務(wù)部除外)負責本部門合同及合同相關(guān)資料的復印件保管，并登記在《合同登記表》上；5.6.2相關(guān)部門因業(yè)務(wù)需要并經(jīng)行政人事部經(jīng)理同意，部門可保存合同復印件。勞動合同、員工外部培訓合同由人事行政部保管。5.7合同的續(xù)簽合同到期如需重新招標的按《采購及供方控制程序》進行；如需續(xù)簽的，應至少提前一個月進行合同的重新報批（合同中有明確約定的除外）。5.8合同的考核與獎懲

5.8.1公司全體員工應當嚴格遵守本程序文件，有效訂立、履行合同，切實維護公司的整體利益。公司品質(zhì)管理部負責本程序文件執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。5.8.2對在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采取補救措施，使本公司避免重大經(jīng)濟損失以及在經(jīng)濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經(jīng)濟損失的，予以獎勵。5.8.3合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員追償損失：

A.未經(jīng)授權(quán)批準或超越職權(quán)簽訂合同；B.為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權(quán)委托書；

C.應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同。

5.8.4合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌情向有關(guān)人員追償損失：

A.因工作過失致使公司被詐騙；

B.公司履行合同未經(jīng)對方當事人確認；

C.遺失重要證據(jù)；

D.發(fā)生糾紛后隱瞞不報或私自了結(jié)或報告避重就輕，從而貽誤時機的；

E.合同專用章、蓋章的空白合同、合同、授權(quán)委托書遺失未及時報案和報告；

F.其他違反公司相關(guān)制度的。

G.公司員工在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構(gòu)成犯罪的，將依法移交司法機關(guān)處理。5.0質(zhì)量記錄5.1TLPM-QR722-01-015.2TLPM-QR722-01-025.3TLPM-QR722-01-035.4TLPM-QR723-KF01-03《客戶訪談記錄表》5.5TLPM-QR553-01-01《工作聯(lián)系單》表格編號：TLPM-QR722-01-01版次/修改狀態(tài)：D/0記錄編號：策劃方案/合同呈批表合同名稱合同編號供方單位名稱聯(lián)系人及電話注冊編號注冊資金注冊地址資質(zhì)等級合同內(nèi)容及附件合同金額總額：元（付款方式：現(xiàn)金□轉(zhuǎn)賬□）付款周期：(年/季/月)周期付款金額：元合同起止日期年月日至年月日共年經(jīng)辦部門經(jīng)辦人經(jīng)辦部門意見相關(guān)部門會審財務(wù)部意見副總/總助意見總經(jīng)理意見物業(yè)集團領(lǐng)導意見董事長或授權(quán)人意見注：1、相關(guān)部門指與該合同內(nèi)容有關(guān)的工程部、品質(zhì)部、管理處及法律顧問等。2、10萬元以上均需報董事長或授權(quán)人審批。表格編號：TLPM-QR722-01-02版次/修改狀態(tài)：D/0客戶需求評審表客戶需求評審內(nèi)容：提出部門負責人：年月日品質(zhì)管理部意見：簽名：年月日主管領(lǐng)導意見：簽名：年月日總經(jīng)理意見：簽名：年月日表格編號：TLPM-QR722-01-03版次/修改狀態(tài)：D/0表格編號：TLPM-QR722-01-02版次/修改狀態(tài)：D/0PAGE表格編號：TLPM-QR722-01-03