書(shū)店采購(gòu)流程課件

書(shū)店采購(gòu)局部流程匯總

畢玉良1制定采購(gòu)戰(zhàn)略2制定采購(gòu)戰(zhàn)略說(shuō)明輸入流程商品市場(chǎng)預(yù)測(cè)輸出流程制定物流戰(zhàn)略/制定商品管理策略實(shí)施采購(gòu)戰(zhàn)略/采購(gòu)政策管理管理代管存貨/管理商品需求訂單目的制定所有采購(gòu)活動(dòng)的中長(zhǎng)期戰(zhàn)略規(guī)劃內(nèi)容說(shuō)明確定所需商品的管理流程和規(guī)劃，確定短期和長(zhǎng)期的采購(gòu)戰(zhàn)略，完善和改進(jìn)與供應(yīng)商的關(guān)系，確定采購(gòu)的操作技術(shù)。采購(gòu)戰(zhàn)略主要包括：組織、人員、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)、行業(yè)趨勢(shì)、價(jià)格變化等等。參與部門(mén)業(yè)務(wù)部/銷(xiāo)售部門(mén)/批銷(xiāo)中心主要文檔說(shuō)明主要文檔：公司戰(zhàn)略計(jì)劃：公司長(zhǎng)期發(fā)展的規(guī)劃，主要包括在未來(lái)的5到10年內(nèi)公司主要的發(fā)展方向戰(zhàn)略成本分析：從中長(zhǎng)期的發(fā)展來(lái)看，公司的成本構(gòu)成情況和變化趨勢(shì)商品接收政策：作為公司統(tǒng)一的商品管理指導(dǎo)性文件，其中應(yīng)該集中描述：商品退貨和報(bào)廢處理的原則、收貨質(zhì)量檢驗(yàn)的方法、收貨差異的處理方法、質(zhì)量問(wèn)題的解決方法等等。采購(gòu)調(diào)查分析：采購(gòu)調(diào)查主要包括的項(xiàng)目有商品的價(jià)值分析、大宗采購(gòu)商品調(diào)查、供應(yīng)商調(diào)查、采購(gòu)過(guò)程調(diào)查。質(zhì)量管理手冊(cè)：這里需要確定采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量控制程序和檢驗(yàn)方法，主要包括：商品的合格標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)程序、質(zhì)量控制辦法。中長(zhǎng)期采購(gòu)戰(zhàn)略：這是本流程形成的最終文件，作為對(duì)整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)的綱要，主要包括的內(nèi)容有：采購(gòu)的目標(biāo)要求、質(zhì)量（質(zhì)量與成本）、數(shù)額、采購(gòu)方式（集中式或者分散式、長(zhǎng)期的或者短期的、主動(dòng)或者被動(dòng)）、采購(gòu)的人員與組織、采購(gòu)時(shí)機(jī)的確定原則、采購(gòu)價(jià)格的原則、采購(gòu)的區(qū)域和供應(yīng)商選擇等等。3制定采購(gòu)戰(zhàn)略主要活動(dòng)描述主要活動(dòng)：確定長(zhǎng)期客戶(hù)需求：根據(jù)公司中長(zhǎng)期的戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)方案、戰(zhàn)略本錢(qián)分析和市場(chǎng)預(yù)測(cè)，確定公司商品的長(zhǎng)期市場(chǎng)需求和開(kāi)展變化的趨勢(shì)。制定商品接收政策：主要制定商品接收的原那么和政策，包括：供給商主配、我方主動(dòng)進(jìn)貨、檢驗(yàn)流程、退貨和報(bào)廢原那么、數(shù)量差異情況的處理方法等等。進(jìn)行采購(gòu)預(yù)測(cè)：確定最正確營(yíng)銷(xiāo)周轉(zhuǎn)的能力，主要包括：數(shù)額、質(zhì)量、本錢(qián)和其他屬性。這個(gè)活動(dòng)還要將經(jīng)營(yíng)預(yù)測(cè)轉(zhuǎn)換為對(duì)采購(gòu)和供給的要求，例如對(duì)一般圖書(shū)和課本的需求，對(duì)音像制品的需求，對(duì)賣(mài)場(chǎng)吞吐規(guī)模的要求等等。進(jìn)行供給市場(chǎng)分析：供給市場(chǎng)分析是制定供給戰(zhàn)略的重要步驟，主要基于采購(gòu)調(diào)查的根底數(shù)據(jù)。4實(shí)施采購(gòu)戰(zhàn)略流程5實(shí)施采購(gòu)戰(zhàn)略說(shuō)明輸入流程制定采購(gòu)戰(zhàn)略輸出流程到貨質(zhì)檢/供應(yīng)商資質(zhì)管理/采購(gòu)合同及詢(xún)價(jià)管理（主要供應(yīng)商）/采購(gòu)合同及詢(xún)價(jià)管理（非主要供應(yīng)商）/制定銷(xiāo)售計(jì)劃目的為實(shí)施長(zhǎng)期采購(gòu)戰(zhàn)略確定組織結(jié)構(gòu)，以滿(mǎn)足采購(gòu)的要求。通過(guò)制定半年、一年或者兩年的采購(gòu)計(jì)劃來(lái)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)戰(zhàn)略中的目標(biāo)。內(nèi)容說(shuō)明建立公司采購(gòu)政策和購(gòu)買(mǎi)流程，并且建立最佳的組織完成采購(gòu)工作，管理控制主要供應(yīng)商的選擇和庫(kù)存的目標(biāo)，制定中短期的采購(gòu)計(jì)劃，并且通過(guò)采購(gòu)預(yù)算提供給公司管理層。參與部門(mén)業(yè)務(wù)部/銷(xiāo)售部門(mén)主要文檔說(shuō)明主要文檔：供應(yīng)商名單：供應(yīng)商名單至少應(yīng)該包括的信息有：供應(yīng)商名稱(chēng)、聯(lián)系方法、供應(yīng)商評(píng)價(jià)、供應(yīng)商的交貨和退貨情況、供應(yīng)商的優(yōu)先順序等等新市場(chǎng)開(kāi)發(fā)商品需求：在新市場(chǎng)開(kāi)發(fā)的初期，應(yīng)該制定比較詳細(xì)的商品需求計(jì)劃，這個(gè)計(jì)劃將指導(dǎo)采購(gòu)活動(dòng)的具體實(shí)施，例如決定購(gòu)買(mǎi)還是自己調(diào)配、購(gòu)買(mǎi)商品的市場(chǎng)定位。商品目標(biāo)庫(kù)存管理辦法：應(yīng)該根據(jù)公司的要求對(duì)商品進(jìn)行必要的分類(lèi)，針對(duì)不同的商品分別設(shè)定其庫(kù)存水平，并且確定庫(kù)存補(bǔ)充的方法和周期。采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)和崗位職責(zé)：建立和調(diào)整崗位職責(zé)時(shí)應(yīng)該著重考慮采購(gòu)的組織形式、人員的崗位設(shè)置、崗位的職責(zé)描述、與其他部門(mén)協(xié)調(diào)工作的方法和程序以及關(guān)鍵的業(yè)績(jī)考核指標(biāo)等等。采購(gòu)計(jì)劃：采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)該確定在一定時(shí)期內(nèi)（半年或者一個(gè)季度）應(yīng)該采購(gòu)的、價(jià)格范圍、供應(yīng)商和侯選供應(yīng)商、交貨要求等等。采購(gòu)計(jì)劃是一個(gè)中短期采購(gòu)活動(dòng)指導(dǎo)書(shū)，應(yīng)該每年或者半年進(jìn)行一次，并且通過(guò)半年、季度和月度的評(píng)價(jià)進(jìn)行及時(shí)更新和修訂。6實(shí)施采購(gòu)戰(zhàn)略主要活動(dòng)說(shuō)明主要活動(dòng)：確定采購(gòu)方案：基于公司的采購(gòu)戰(zhàn)略制定采購(gòu)方案用以完成采購(gòu)的戰(zhàn)略目標(biāo)要求。采購(gòu)方案制定應(yīng)該包括：對(duì)不同類(lèi)型商品的方案、市場(chǎng)變化對(duì)采購(gòu)商品的影響、采購(gòu)的優(yōu)先級(jí)、選擇供給商的標(biāo)準(zhǔn)和確定長(zhǎng)期的供給商名單等活動(dòng)。進(jìn)行采購(gòu)可行性分析：根據(jù)初步的采購(gòu)方案，確定商品采購(gòu)的可行性和一些具體的實(shí)施方法，主要包括：確定供給商的供給能力、采購(gòu)區(qū)域的劃分等等。確定供給商名錄：根據(jù)公司商品市場(chǎng)、需求數(shù)量等方面的需求考察所有可能的供給商，并且根據(jù)一定的規(guī)那么進(jìn)行排序，產(chǎn)生供給商名單。確定經(jīng)濟(jì)采購(gòu)量：根據(jù)不同商品和選定的供給商，確定最經(jīng)濟(jì)的采購(gòu)批量，使采購(gòu)商品的本錢(qián)和價(jià)值相匹配。確定關(guān)鍵商品的備選方案：首先確定哪些商品是經(jīng)營(yíng)中最重要的，然后確定其首選供給商和備選供給商。對(duì)于關(guān)鍵的備選供給商，同樣應(yīng)該嚴(yán)格滿(mǎn)足對(duì)商品的各種要求。確定商品庫(kù)存目標(biāo)：根據(jù)不同商品的需求情況和公司庫(kù)存對(duì)資金占用等的要求，確定每種類(lèi)商品的平安目標(biāo)庫(kù)存，并制定目標(biāo)庫(kù)存的管理原那么和方法。確定商品接收的檢驗(yàn)程序：根據(jù)公司整體的質(zhì)量管理手冊(cè)，確定商品檢驗(yàn)的程序和檢驗(yàn)的內(nèi)容。確定適宜的采購(gòu)組織：根據(jù)公司開(kāi)展戰(zhàn)略和采購(gòu)目標(biāo)的要求，確定適合的采購(gòu)組織完成采購(gòu)活動(dòng)。在確定采購(gòu)組織過(guò)程中應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注：采購(gòu)組織的形式〔集中式或者非集中式的〕、采購(gòu)組織的崗位設(shè)置、每個(gè)崗位的職責(zé)說(shuō)明、業(yè)績(jī)考核的主要指標(biāo)。7制定采購(gòu)政策流程8制定采購(gòu)政策輸入流程制定采購(gòu)戰(zhàn)略輸出流程供應(yīng)商資質(zhì)管理/采購(gòu)合同及詢(xún)價(jià)管理（主要供應(yīng)商）采購(gòu)合同及詢(xún)價(jià)管理（非主要供應(yīng)商）/采購(gòu)商品和服務(wù)目的確定和更新采購(gòu)政策，用以執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)，指導(dǎo)供應(yīng)商選擇和評(píng)價(jià)活動(dòng)。內(nèi)容說(shuō)明采購(gòu)政策管理包括：確定采購(gòu)決策、采用組合采購(gòu)策略、確定流程和政策（例如采購(gòu)訂單批準(zhǔn)、供應(yīng)商選擇和評(píng)價(jià)等等）、建立采購(gòu)總成本的模型等等。參與部門(mén)業(yè)務(wù)部主要文檔說(shuō)明主要文檔：采購(gòu)授權(quán)管理制度：根據(jù)不同供應(yīng)商、訂單性質(zhì)、采購(gòu)數(shù)量和金額等不同因素，劃分不同的權(quán)限，然后通過(guò)正式文件的形式授予不同的采購(gòu)人員。完成以后將是一個(gè)授權(quán)表。例外采購(gòu)管理制度：針對(duì)例外采購(gòu)管理制度，應(yīng)該著重描述例外采購(gòu)的界定方法，審批的流程和審批的權(quán)限。相關(guān)法律問(wèn)題和服務(wù)：在制定標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)合同規(guī)范的時(shí)侯，應(yīng)該聘用法律服務(wù)機(jī)構(gòu)并參照必要的法律文件。費(fèi)用歸結(jié)和分配表：根據(jù)總成本和計(jì)算模型，編制費(fèi)用歸結(jié)和分配表。采購(gòu)管理政策：經(jīng)過(guò)采購(gòu)政策的制定過(guò)程，應(yīng)該形成采購(gòu)政策和工作程序手冊(cè)。該手冊(cè)能夠?qū)π聠T工進(jìn)行培訓(xùn)，能夠使其快速熟悉并進(jìn)入崗位。采購(gòu)政策是一個(gè)公司在一定時(shí)期內(nèi)的采購(gòu)教科書(shū)和指導(dǎo)文件。在采購(gòu)實(shí)施過(guò)程中應(yīng)該嚴(yán)格按照各種管理規(guī)定執(zhí)行，同時(shí)應(yīng)該根據(jù)采購(gòu)環(huán)境的變化定期修訂采購(gòu)政策。9制定采購(gòu)政策流程說(shuō)明主要活動(dòng)：確定商品的分類(lèi)管理政策：制定合理的商品分類(lèi)制度，制定符合其特點(diǎn)的管理政策。確定采購(gòu)訂單管理政策：無(wú)論供給商是否需要采購(gòu)訂單，公司都應(yīng)該采用訂單管理的方法進(jìn)行采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)管理。因此在制定采購(gòu)訂單管理政策時(shí)要充分考慮的因素有：如何區(qū)分訂單的緊急程度、如何劃分訂單的優(yōu)先級(jí)、如何針對(duì)不同的訂單進(jìn)行跟蹤和審計(jì)控制等等。制定爭(zhēng)端解決流程：采購(gòu)活動(dòng)中的爭(zhēng)端不可防止，主要來(lái)自于交貨日期的延遲、質(zhì)量問(wèn)題、數(shù)量差異等等。公司應(yīng)該制定標(biāo)準(zhǔn)的工作流程來(lái)解決出現(xiàn)的爭(zhēng)端。制定報(bào)價(jià)評(píng)審制度：針對(duì)供給商的報(bào)價(jià)，公司應(yīng)該針對(duì)不同的商品制定不同的評(píng)審制度，確保能夠采購(gòu)質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的商品。建立標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單批準(zhǔn)制度：應(yīng)該根據(jù)訂單的性質(zhì)采用不同的授權(quán)管理審批制度。這樣做的好處在于可以提高采購(gòu)審批的效率，使審批權(quán)限能夠適當(dāng)?shù)姆稚?，降低人為因素的風(fēng)險(xiǎn)。建立例外采購(gòu)管理制度：在公司運(yùn)營(yíng)過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)緊急和特殊的情況，針對(duì)這種情況發(fā)生的采購(gòu)，應(yīng)該具有應(yīng)急的方法，參照這種方法能夠盡快滿(mǎn)足銷(xiāo)售的需要。確定定額采購(gòu)政策：對(duì)于有些商品，供給商能夠給予一定的額度并按照一定時(shí)間進(jìn)行結(jié)算。對(duì)于這些采購(gòu)，公司應(yīng)該制定相應(yīng)的政策進(jìn)行管理。制定供給商資質(zhì)評(píng)估和審查制度：以制度化的形式對(duì)供給商的評(píng)估和審查進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)管理，確保供給的效率。確定總本錢(qián)的計(jì)算模型：與財(cái)務(wù)部門(mén)一起確定采購(gòu)的總本錢(qián)，并且按照一定的模型計(jì)算各個(gè)局部的費(fèi)用。10供給商資質(zhì)管理11管理供給商資質(zhì)說(shuō)明輸入流程實(shí)施采購(gòu)戰(zhàn)略/采購(gòu)政策管理/采購(gòu)合同及詢(xún)價(jià)管理到貨檢驗(yàn)輸出流程收到商品采購(gòu)合同及詢(xún)價(jià)管理目的用于確定和管理供應(yīng)商的資質(zhì)內(nèi)容說(shuō)明資質(zhì)管理程序提供一種結(jié)構(gòu)化的方法來(lái)評(píng)價(jià)供應(yīng)商，包括：初始的資質(zhì)調(diào)查、采購(gòu)過(guò)程中的審計(jì)、確定資質(zhì)管理的流程和政策、供應(yīng)商供貨表現(xiàn)、產(chǎn)品質(zhì)量、成本等等。供應(yīng)商資質(zhì)管理還包括確定資質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)、確定衡量業(yè)績(jī)的方法、與供應(yīng)商的溝通等等。供應(yīng)商選擇和評(píng)價(jià)管理應(yīng)該針對(duì)不同的商品分別進(jìn)行。參與部門(mén)業(yè)務(wù)部/銷(xiāo)售部門(mén)主要文檔說(shuō)明主要文檔：供應(yīng)商信息：用于記錄供應(yīng)商的地點(diǎn)、聯(lián)系方法、商品信息、交付周期、價(jià)格范圍、折扣折讓等信息，作為評(píng)審的標(biāo)準(zhǔn)。供應(yīng)商評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)：用于數(shù)量化評(píng)價(jià)供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)性文件，其中規(guī)定了供應(yīng)商評(píng)價(jià)的指標(biāo)體系、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)算方法。供應(yīng)商評(píng)價(jià)表：用于填寫(xiě)供應(yīng)商評(píng)價(jià)信息的表格。供應(yīng)商名單：記錄所有的供應(yīng)商的基本資料，包括供應(yīng)商的地點(diǎn)、聯(lián)系方式等等。特別重要的是名單是按照評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排序的，名單中應(yīng)該注明供應(yīng)商是首選供應(yīng)商還是備選供應(yīng)商。問(wèn)題應(yīng)對(duì)方案：可能存在問(wèn)題的類(lèi)型、原因、重要程度和解決辦法，并且應(yīng)該規(guī)定如何確定這些問(wèn)題。12管理供給商資質(zhì)流程關(guān)鍵活動(dòng)描述進(jìn)行供給商評(píng)價(jià)：根據(jù)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)分，并且按照一定的權(quán)重進(jìn)行計(jì)算，最后按照綜合得分進(jìn)行供給商排序。通知供給商：以書(shū)面形式通知供給商。更新供給商名單：將評(píng)審確定的供給商參加供給商名單中。商訂詳細(xì)條款：根據(jù)法律條文和法律參謀的意見(jiàn)和供給商商訂詳細(xì)的供給合同條款。供給商履約情況監(jiān)督：通過(guò)與供給商的不斷溝通和從銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)和倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)收集的信息監(jiān)督供給商的履約情況。執(zhí)行階段性的供給商評(píng)定分級(jí)：根據(jù)供給商的履約情況和交付貨物的情況以及供給商的歷史記錄，進(jìn)行階段性的分級(jí)評(píng)定。制定針對(duì)有問(wèn)題供給商的應(yīng)對(duì)方案：存在問(wèn)題的供給商應(yīng)該加倍關(guān)注并且嚴(yán)格管理，為了減少問(wèn)題的出現(xiàn)并且在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠快速解決，可以根據(jù)問(wèn)題的情況制定不同的標(biāo)準(zhǔn)解決方案，在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)參照?qǐng)?zhí)行。將供給商從侯選名單中去除：更新整個(gè)供給商名單，將不合格的供給商從名單中去除。應(yīng)該注意不能簡(jiǎn)單地去掉供給商的資料，而是應(yīng)該將淘汰的供給商資料進(jìn)行單獨(dú)的保存，以備在以后的工作中能夠作為參考。13合同和詢(xún)價(jià)管理14合同及詢(xún)價(jià)管理流程說(shuō)明輸入流程實(shí)施采購(gòu)戰(zhàn)略采購(gòu)政策管理供應(yīng)商資質(zhì)管理采購(gòu)需求的生成和保存采購(gòu)合同的監(jiān)控管理輸出流程供應(yīng)商資質(zhì)管理采購(gòu)需求的生成和保存采購(gòu)商品目的確定短期和長(zhǎng)期的商品需求，并進(jìn)行招標(biāo)管理。內(nèi)容說(shuō)明與符合要求的供應(yīng)商建立關(guān)系，管理供應(yīng)商的投標(biāo)過(guò)程并且和供應(yīng)商簽訂合同。參與部門(mén)業(yè)務(wù)部主要文檔說(shuō)明重要商品檔案：在采購(gòu)活動(dòng)的初期就應(yīng)該建立重要商品檔案對(duì)商品進(jìn)行集中的標(biāo)準(zhǔn)化管理，重要商品檔案應(yīng)該包括：名稱(chēng)、所屬的大類(lèi)、侯選供應(yīng)商等等信息。招標(biāo)書(shū)：標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)書(shū)文件，用于公司所有采購(gòu)中的招標(biāo)活動(dòng)。特殊采購(gòu)合同：針對(duì)的情況，在一般的標(biāo)準(zhǔn)合同文本中加入特殊的時(shí)間、進(jìn)度、服務(wù)等條款。在一次性采購(gòu)中，尤其要形成這樣的合同。15流程關(guān)鍵活動(dòng)描述主要活動(dòng)描述確定招標(biāo)需求：在確定招標(biāo)需求時(shí)，需要綜合考慮每次招標(biāo)活動(dòng)需要完成的目標(biāo)，統(tǒng)籌考慮需要采購(gòu)的商品種類(lèi)和數(shù)量，初步確定標(biāo)書(shū)的發(fā)放范圍等等。確定商品要求：針對(duì)一次招標(biāo)中的所有商品，應(yīng)該明確其質(zhì)量要求、數(shù)量、交付時(shí)間等等。建立商品檔案：在確定商品要求以后，針對(duì)不同的商品，采用統(tǒng)一格式建立商品檔案。商品檔案中應(yīng)該包括全面的商品信息說(shuō)明。尋找潛在的供給商：針對(duì)非壟斷的商品應(yīng)該確定能夠提供商品的潛在廠商，而對(duì)于壟斷商品的采購(gòu)應(yīng)該從侯選供給商中選擇可能的供給商。管理招標(biāo)過(guò)程：從編制標(biāo)書(shū)到評(píng)標(biāo)、開(kāi)標(biāo)是一個(gè)非常程序化的過(guò)程，可以結(jié)合本身的情況采取自己管理和聘用專(zhuān)門(mén)的招投標(biāo)公司進(jìn)行管理。與供給商初步協(xié)商：在正式確定供給商以前，應(yīng)該和供給商進(jìn)行一定的接觸，確定標(biāo)書(shū)中的一些關(guān)鍵要求，并且協(xié)商特殊要求的解決方法。確定供給商：經(jīng)過(guò)考察，最終確定供給商。簽訂特殊條款：如果確有必要，需要考慮簽訂進(jìn)度、效勞、賠償、退貨和換貨的特殊條款。制定合同：合同應(yīng)該采取標(biāo)準(zhǔn)合同，應(yīng)該在法律部門(mén)的協(xié)助下共同制定。16采購(gòu)需求的生成和保存17采購(gòu)需求產(chǎn)生和采購(gòu)方案輸入流程銷(xiāo)售計(jì)劃制定銷(xiāo)售計(jì)劃組織安排采購(gòu)合同及詢(xún)價(jià)管理制定商品管理策略獲取訂單流程輸出流程采購(gòu)商品采購(gòu)合同的監(jiān)控管理采購(gòu)合同及詢(xún)價(jià)管理目的通過(guò)內(nèi)部溝通確定采購(gòu)商品的需求內(nèi)容說(shuō)明通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或者手工系統(tǒng)確定商品的需求并且建立商品需求書(shū)。本過(guò)程包括確定采購(gòu)需求書(shū)中的具體內(nèi)容。該采購(gòu)需求書(shū)用于指導(dǎo)以后的采購(gòu)活動(dòng)。參與部門(mén)業(yè)務(wù)部、銷(xiāo)售部門(mén)、批銷(xiāo)主要文檔說(shuō)明采購(gòu)審批申請(qǐng)程序：這是一個(gè)根據(jù)公司采購(gòu)組織而制定的采購(gòu)管理程序。通過(guò)這個(gè)程序確定分級(jí)的審批過(guò)程和權(quán)限。采購(gòu)申請(qǐng)書(shū)：是標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)文件，其中包括采購(gòu)商品的信息、數(shù)量、供應(yīng)商等等要素，同時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)書(shū)中應(yīng)該有相應(yīng)的審批控制環(huán)節(jié)（例如各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審核簽字）。采購(gòu)需求書(shū)：經(jīng)過(guò)審批后確定的采購(gòu)需求，可以據(jù)此制作采購(gòu)訂單。通知書(shū)：當(dāng)采購(gòu)申請(qǐng)沒(méi)有被批準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)該采用書(shū)面的形式通知有關(guān)部門(mén)，并且告知原因。18采購(gòu)需求及采購(gòu)方案確定商品需求：確定商品需求一般有兩種方式，一種是通過(guò)系統(tǒng)生成的，一種是通過(guò)手工進(jìn)行集中。采購(gòu)申請(qǐng)：將需要采購(gòu)的商品進(jìn)行匯總，并且形成采購(gòu)申請(qǐng)書(shū)。執(zhí)行申請(qǐng)審批程序：針對(duì)不同的采購(gòu)申請(qǐng)，公司應(yīng)該具有分級(jí)授權(quán)管理方法。根據(jù)管理方法的規(guī)定，執(zhí)行相應(yīng)的程序進(jìn)行逐級(jí)審批過(guò)程。19采購(gòu)商品20采購(gòu)流程說(shuō)明輸入流程采購(gòu)政策管理采購(gòu)合同及詢(xún)價(jià)管理采購(gòu)需求的生成和保存輸出流程采購(gòu)合同的監(jiān)控管理收到商品支付貨款目的用于指導(dǎo)實(shí)際采購(gòu)過(guò)程中的所有相關(guān)活動(dòng)內(nèi)容說(shuō)明手工或者自動(dòng)（通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)）檢查采購(gòu)訂單并且傳送給供應(yīng)商、將采購(gòu)需求轉(zhuǎn)化為采購(gòu)訂單、確定適合的供應(yīng)商滿(mǎn)足采購(gòu)的要求等等。參與部門(mén)業(yè)務(wù)部主要文檔說(shuō)明采購(gòu)訂單：用于指導(dǎo)和跟蹤供應(yīng)商的執(zhí)行情況。確認(rèn)函：用于確認(rèn)收到和處理問(wèn)題的文件。21流程主要活動(dòng)描述將訂單發(fā)送給供給商：將制作完成的訂單發(fā)送給供給商，以備訂單確實(shí)認(rèn)，防止發(fā)生誤解和問(wèn)題。監(jiān)督訂單執(zhí)行情況：在訂單執(zhí)行過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)該經(jīng)常和供給商保持聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)訂單完成的情況，及時(shí)解決出現(xiàn)的問(wèn)題。22采購(gòu)合同的監(jiān)控管理23采購(gòu)合同的監(jiān)控管理輸入流程采購(gòu)商品采購(gòu)合同的監(jiān)控管理制定銷(xiāo)售計(jì)劃輸出流程采購(gòu)合同及詢(xún)價(jià)管理（主要供應(yīng)商）采購(gòu)合同及詢(xún)價(jià)管理（非主要供應(yīng)商）采購(gòu)合同的監(jiān)控管理收到商品目的監(jiān)督供應(yīng)商的安排、開(kāi)發(fā)新商品和成本表現(xiàn)內(nèi)容說(shuō)明監(jiān)督合同完成的情況和商品交付情況，與供應(yīng)商協(xié)商和解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。參與部門(mén)業(yè)務(wù)部銷(xiāo)售部門(mén)主要文檔說(shuō)明采購(gòu)問(wèn)題管理規(guī)定：是針對(duì)采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的所有問(wèn)題和解決辦法的參考信息列表。其中還應(yīng)該規(guī)定問(wèn)題確定的程序，參與的主要部門(mén)的人員等等。合同修正方案：用文本的方式記錄解決問(wèn)題的修正方案，為了避免日后出現(xiàn)的分歧和糾紛，修正方案應(yīng)該經(jīng)過(guò)雙發(fā)簽字認(rèn)可。終止合同通知：書(shū)面通知不合格的供應(yīng)商終止執(zhí)行合同，并且明確終止合同的善后事宜。24流程主要活動(dòng)描述監(jiān)督采購(gòu)合同執(zhí)行：對(duì)于采購(gòu)合同執(zhí)行過(guò)程中的監(jiān)督〔尤其是特殊采購(gòu)，要求時(shí)間比較嚴(yán)格的商品〕是采購(gòu)活動(dòng)中非常重要的工作。針對(duì)不同的商品，應(yīng)該從供給商的表現(xiàn)、進(jìn)度情況、市場(chǎng)開(kāi)發(fā)情況等多個(gè)方面進(jìn)行監(jiān)督，盡快發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提供解決的方案。與供給商確定問(wèn)題：出現(xiàn)問(wèn)題確實(shí)認(rèn)是十分重要，公司必須和供給商一起就出現(xiàn)的問(wèn)題達(dá)成共識(shí)，并且確定問(wèn)題的范圍和性質(zhì)。值得強(qiáng)調(diào)的是，公司應(yīng)該針對(duì)采購(gòu)合同執(zhí)行中出現(xiàn)的各種問(wèn)題編制問(wèn)題列表和管理方法，以便出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)依照?qǐng)?zhí)行。確定修正方案：確定修正方案主要是針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題提出解決的方法，主要的解決方法是：降低價(jià)格、要求供給商給予一定的補(bǔ)償、降低合同要求、延長(zhǎng)交貨時(shí)間等等。修正方案確實(shí)定應(yīng)該參照問(wèn)題解決管理方法的規(guī)定進(jìn)行，并且靈活結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況。25到貨質(zhì)檢26到貨質(zhì)檢流程說(shuō)明輸入流程實(shí)施采購(gòu)戰(zhàn)略收到商品差異商品處理輸出流程供應(yīng)商資質(zhì)管理管理庫(kù)存／存儲(chǔ)／移送差異商品的處理目的確保商品質(zhì)量的所有活動(dòng)。內(nèi)容說(shuō)明確定收到的商品是否符合質(zhì)量要求，質(zhì)量檢驗(yàn)人員通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的操作流程進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。參與部門(mén)業(yè)務(wù)部批銷(xiāo)主要文檔說(shuō)明初步檢驗(yàn)單：記錄初步檢驗(yàn)的結(jié)果，例如商品的外觀、包裝的損壞情況等等。檢驗(yàn)記錄單：記錄檢驗(yàn)的結(jié)果，如果必要應(yīng)該注明質(zhì)量檢驗(yàn)人員的意見(jiàn)和建議。付款計(jì)劃：根據(jù)調(diào)整的結(jié)果更改付款的計(jì)劃。付款計(jì)劃中應(yīng)該注明供應(yīng)商和那筆付款的時(shí)間、金額等等。27流程主要活動(dòng)說(shuō)明確定質(zhì)量檢驗(yàn)要求：根據(jù)公司的要求確定質(zhì)量檢驗(yàn)的指標(biāo)。調(diào)整付款安排：根據(jù)質(zhì)檢過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行付款調(diào)整，主要包括：處理降低價(jià)格、處理商品的級(jí)別降低等等。28差異商品處理29差異商品處理流程說(shuō)明輸入流程收到商品到貨檢驗(yàn)輸出流程管理庫(kù)存／存儲(chǔ)／移送管理商品報(bào)廢和處置到貨檢驗(yàn)?zāi)康膶?duì)商品質(zhì)檢中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的商品進(jìn)行處理內(nèi)容說(shuō)明記錄檢驗(yàn)的結(jié)果，并且根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果重新劃分商品類(lèi)別，確定不符合標(biāo)準(zhǔn)的商品的處置方法，從供應(yīng)商處獲得補(bǔ)償。參與部門(mén)業(yè)務(wù)部批銷(xiāo)主要文檔說(shuō)明降低標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng)書(shū)：標(biāo)準(zhǔn)化的申請(qǐng)文件，用于降低標(biāo)準(zhǔn)（讓步接受）接收商品。30主要活動(dòng)描述確定差異性質(zhì)：確定產(chǎn)生的數(shù)量差異和質(zhì)量問(wèn)題的性質(zhì)，并且根據(jù)問(wèn)題提出初步的處理意見(jiàn)，例如降低標(biāo)準(zhǔn)接受、或者退回供給商等等。提出降低標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng)：在商品不能符合原有標(biāo)準(zhǔn)的情況下，可以申請(qǐng)降低標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行接收和使用。31支付貨款32支付貨款流程說(shuō)明主要文檔說(shuō)明付款記錄：記錄付款的情況、拒付的情況和拒付的原因等，定期向管理層進(jìn)行匯報(bào)，作為決策支持的重要信息。輸入流程采購(gòu)商品采購(gòu)合同的監(jiān)控管理管理代管存貨收到商品管理商品需求訂單物流管理輸出流程財(cái)務(wù)核算流程目的用于指導(dǎo)采購(gòu)?fù)瓿傻母犊钸^(guò)程內(nèi)容說(shuō)明通過(guò)批準(zhǔn)和審核過(guò)程確定向供應(yīng)商付款，主要包括三種付款形式：按照發(fā)票的要求付款、按照采購(gòu)訂單付款和定期結(jié)算付款。33支付貨款主要活動(dòng)描述處理重新付款：當(dāng)付款要求與發(fā)票出現(xiàn)不一致的情況下，應(yīng)該重新進(jìn)行付款要求的處理，確定不一致的原因，并且解決其中的問(wèn)題。差異解決：解決在核對(duì)訂單、發(fā)票和收據(jù)的過(guò)程中出現(xiàn)的差異。確定最正確的付款時(shí)間：根據(jù)供給商提供的信用額度、公司的付款政策、采購(gòu)交付時(shí)間的要求和采購(gòu)價(jià)格等因素確定最正確的付款時(shí)間。跟蹤／監(jiān)控大宗采購(gòu)折扣：作為一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化的管理手段，應(yīng)該制定大宗采購(gòu)折扣的跟蹤和監(jiān)控的管理規(guī)定，使得企業(yè)能夠獲得最正確的采購(gòu)價(jià)格。34價(jià)格:相對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)者的價(jià)格價(jià)格增加價(jià)格減少采購(gòu)時(shí)提供信息的精確度:能履行訂單的真正庫(kù)存量送貨的精確度:實(shí)際送貨日期比照訂單指定的送貨日期送貨/來(lái)貨通知的完整性送貨/來(lái)貨通知的準(zhǔn)確性商品質(zhì)量:來(lái)貨因質(zhì)量問(wèn)題被拒收發(fā)票的準(zhǔn)確性:發(fā)票的完整性發(fā)票的準(zhǔn)確性效勞水平:實(shí)際效勞水平比照效勞水平協(xié)議交貨能力:可被滿(mǎn)足的訂單%數(shù)量正確的訂單%按時(shí)交貨的訂單%在決定使用哪些作為績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)時(shí)要考慮的因素包括:收集和分析資料的固定本錢(qián)現(xiàn)在或方案中的供給商信息系統(tǒng)的能力供給商績(jī)效管理的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)(KPI):建議可以從以下方面考核供給商表現(xiàn)，以量化的方法量度供給商績(jī)效。35供給商績(jī)效管理:供給商考核評(píng)分表(例)評(píng)估內(nèi)容得分1.供給商的送貨業(yè)績(jī): 12 345678910及時(shí)供貨率小于 75%80%85%90%95%96%97%98%99%100%2.提前訂貨期:1 5 10比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手長(zhǎng),對(duì)緊急訂單反響慢 平均水平,對(duì)緊急訂單反響快 比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手短,對(duì)緊急訂 單反響迅速 3.供給商的訂單滿(mǎn)足率 12 34 56 78 910訂單滿(mǎn)足率小于 80%85%88%90%95%96% 97%98%99%100%4.供給商的價(jià)格制訂:1 5 10經(jīng)常高于市場(chǎng)價(jià) 等于市場(chǎng)價(jià) 低于市場(chǎng)價(jià)5.供給商發(fā)票過(guò)失率:1 5 10過(guò)失率大于10%,并重復(fù)發(fā)生 過(guò)失率大于2%, 無(wú)過(guò)失訂單交付能力價(jià)格發(fā)票36評(píng)估內(nèi)容得分8.供給商的商品質(zhì)量: 1 5 10 質(zhì)量合格率>90% 質(zhì)量合格率>95% 質(zhì)量合格率100%10.供給商合作支持 1 5 10 提供幫助少 有一定幫助 提供很多幫助6.配送單據(jù)的質(zhì)量 1 5 10 缺少重要信息 有根本信息 信息完整7.供給商配送過(guò)失率: 1 5 10 過(guò)失率大于10%,并重復(fù)發(fā)生 過(guò)失率大于2%,不引起大的損失 無(wú)過(guò)失9.供給商處理質(zhì)量問(wèn)題能力 1 5 10 提供少量幫助 進(jìn)行調(diào)查,但不夠迅速 立即深度調(diào)查,并進(jìn)行 補(bǔ)救交貨精確度產(chǎn)品質(zhì)量合作支持供給商績(jī)效管理:供給商考核評(píng)分表(例)(續(xù))37到貨收貨流程流程到貨收貨流程流程文件編號(hào):本流程共1頁(yè)之第1頁(yè)生效日期:責(zé)任人備注流程協(xié)調(diào)控制部門(mén):批銷(xiāo)中心總責(zé)任人:批銷(xiāo)中心經(jīng)理制訂人:審核簽署:批銷(xiāo)收貨組批銷(xiāo)數(shù)據(jù)組配書(shū)清單〔PS配送清單號(hào)〕，一式兩份，一份同配送登記單送至數(shù)據(jù)，一份第二天配送時(shí)隨包附配。訂單發(fā)書(shū)或出版社主發(fā)收書(shū)登記、驗(yàn)收收到到貨數(shù)據(jù)下配送指令，CZ配送指令號(hào)對(duì)單驗(yàn)書(shū)，書(shū)名、數(shù)量、出版社批銷(xiāo)各小組業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)員收貨員數(shù)據(jù)員

依供貨商清單驗(yàn)書(shū)，要注明書(shū)名、定價(jià)、數(shù)量，驗(yàn)書(shū)人簽字。無(wú)誤提樣書(shū)和清單送數(shù)據(jù)組/有誤向數(shù)據(jù)組報(bào)差異。

收貨清單

收貨清單、出小組進(jìn)貨清單錄入商品資料收貨、收貨清單、數(shù)據(jù)上傳、出小組進(jìn)貨清單、生成庫(kù)存查收指令，出配書(shū)清單，照單配給各店〔余書(shū)上架〕按每張的配送單號(hào)上傳數(shù)據(jù)到門(mén)市

批銷(xiāo)中心經(jīng)理38配送流程流程配送流程流程文件編號(hào):本流程共1頁(yè)之第1頁(yè)生效日期:責(zé)任人備注流程協(xié)調(diào)控制部門(mén):批銷(xiāo)中心總責(zé)任人:批銷(xiāo)中心經(jīng)理制訂人:審核簽署:各門(mén)市店門(mén)市配貨收貨、登記單簽字，一聯(lián)留底，一聯(lián)批銷(xiāo)帶回批銷(xiāo)各小組業(yè)務(wù)部送貨員收貨員數(shù)據(jù)員