公司通訊工具管理制度

公司通訊工具管理制度文件類型規(guī)章制度文件名稱分管部門行政部監(jiān)督人行政內(nèi)勤責(zé)任人行政部主任1、適用范圍：本制度適用于集團(tuán)公司、各分公司通訊工具的管理（駐外公司除外）。2、目的：為規(guī)范集團(tuán)公司及各分公司通訊工具管理，降低通訊費用和設(shè)備損耗，特制訂本管理制度。3、權(quán)責(zé)：3.1集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)集團(tuán)各部門、各分公司通訊工具的購買、發(fā)放、歸檔和管理。2集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)集團(tuán)各部門、各分公司通訊費用定額的制定。3.3集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)通訊工具的維修、維護(hù)和保養(yǎng)。4、更新、變更：根據(jù)企業(yè)實際情況及要求，本制度原則上每年3月1日進(jìn)行更新。制度內(nèi)容第一條通訊工具涵蓋范圍第一款本制度涵蓋通訊工具是指：座機(jī)、傳真機(jī)、對講機(jī)、手機(jī)、電子郵箱、郵件等工具。第二款個人手機(jī)和相關(guān)通訊工具不包含在本制度范圍內(nèi)。第二條座機(jī)、傳真機(jī)、話費補(bǔ)助手機(jī)管理第一款集團(tuán)各部門、各分公司如需安裝座機(jī)、傳真機(jī)時，需填寫《簽呈表》（見附件1）,經(jīng)集團(tuán)部門經(jīng)理、分公司總經(jīng)理審核后報集團(tuán)行政部，由行政部統(tǒng)一安排人員安裝。第二款集團(tuán)各部門、各分公司的電話機(jī)、傳真機(jī)、對講機(jī)等出現(xiàn)自然損毀需要更換時，由所在單位填寫《簽呈表》（見附件1）,經(jīng)集團(tuán)部門經(jīng)理、分公司總經(jīng)理審核后報集團(tuán)行政部，由行政部統(tǒng)一安排人員購買。第二款集團(tuán)各部門、各分公司座機(jī)和傳真機(jī)話費實行定額制，原則上不得超出定額，特殊情況須由執(zhí)行總裁批準(zhǔn)。第四款集團(tuán)各部門、各分公司所有外線座機(jī)和傳真機(jī)在使用時，必須由使用人填寫《電話使用記錄表》（見附件2）,詳細(xì)登記使用人、事由、電話號文件類型規(guī)章制度文件名稱分管部門行政部監(jiān)督人行政內(nèi)勤責(zé)任人行政部主任制度內(nèi)容碼等內(nèi)容。第五款集團(tuán)各部門、各分公司所有外線座機(jī)和傳真機(jī)嚴(yán)禁外人使用，特殊情況需使用時，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，并按第四款要求辦理手續(xù)并由同意人簽字確認(rèn)。第六款任何人嚴(yán)禁使用外線座機(jī)和傳真機(jī)撥打私人電話。第七款審計部每月對集團(tuán)各部門、各分公司外線座機(jī)和傳真機(jī)話費進(jìn)行隨機(jī)抽查，對違反規(guī)定的嚴(yán)格按照處罰措施進(jìn)行處罰。第八款所有由集團(tuán)報銷話費或有手機(jī)費補(bǔ)助的人員，必須24小時開機(jī)，無故不接聽或半小時內(nèi)未回電話，視為未開機(jī)。第九款集團(tuán)所有座機(jī)、傳真機(jī)話費由行政部負(fù)責(zé)按時交納，其他話費由營銷結(jié)算中心負(fù)責(zé)交納。第十款所有需報銷的話費必須由經(jīng)辦人簽字、審計部審核后報執(zhí)行總裁簽批入賬。第三條郵件管理第一款集團(tuán)各部門因?qū)嶋H業(yè)務(wù)需要發(fā)的郵件由集團(tuán)行政部統(tǒng)一辦理。由發(fā)件部門填寫好郵件內(nèi)容，行政部統(tǒng)一投寄，并填寫《郵件收發(fā)登記表》（見附件3）備查。第二款郵件寄出后，集團(tuán)行政部寄出人要及時跟蹤落實郵件到位情況，確保郵件及時送達(dá)收取人。第三款各分公司業(yè)務(wù)郵件投遞由各分公司自行辦理。第四款集團(tuán)行政部收到郵件時應(yīng)妥善保管，及時填寫《郵件收發(fā)登記表》（見附件3）,并第一時間通知收件人領(lǐng)取。為保證郵件安全，收件人在領(lǐng)取郵件時須在《郵件收發(fā)登記表》上簽字確認(rèn)后方可領(lǐng)取。第五款各分公司接收郵件時應(yīng)參照第三款有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四條電子郵件管理第一款為節(jié)省辦公費用，公司內(nèi)外溝通時應(yīng)盡量使用電子郵件。第二款集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)設(shè)立集團(tuán)電子郵箱，并公開郵箱名稱和密碼，發(fā)布一般性通知或通告時集團(tuán)各部門、各分公司可通過電子郵箱查看。文件類型規(guī)章制度文件名稱分管部門行政部監(jiān)督人行政內(nèi)勤責(zé)任人行政部主任制度內(nèi)容第三款公司電子郵箱嚴(yán)禁個人使用，嚴(yán)禁發(fā)布私人信息。第四款公司網(wǎng)管人員應(yīng)設(shè)置郵件郵寄記錄和過濾系統(tǒng)。第五款公司職工應(yīng)遵守職業(yè)道德，公司機(jī)密材料及文件嚴(yán)禁外發(fā)。第六款集團(tuán)行政部內(nèi)勤人員每日早上上班后應(yīng)打開公司郵箱，及時收集郵件，有用的信息應(yīng)于第一時間傳遞到相關(guān)人員。第七款集團(tuán)行政部內(nèi)勤人員應(yīng)及時對郵箱進(jìn)行維護(hù)，對無用或垃圾郵件及時刪除，以免影響使用。第八款各分公司郵箱管理要遵照集團(tuán)公司要求進(jìn)行管理。監(jiān)督、檢查第一條檢查人及檢查頻次通訊工具管理制度的執(zhí)行情況，由制度監(jiān)督人負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查，每月檢查一次，且做好檢查記錄。責(zé)任人根據(jù)實際情況不定時進(jìn)行抽查。第二條檢查內(nèi)容根據(jù)《通訊工具管理制度》內(nèi)容，逐條進(jìn)行檢查，對于違反制度的行為，依據(jù)處罰措施對當(dāng)事人進(jìn)行處罰。處罰措施1、違反第二條第一款規(guī)定，未按要求私自安裝座機(jī)或傳真機(jī)的，所發(fā)生的一切費用由責(zé)任人全額承擔(dān)。2、違反第二條第二款規(guī)定，如電話機(jī)或傳真出現(xiàn)人為毀損的，由損毀人自行購買。3、違反第二條第三款，話費超出定額部分由所在部門自行承擔(dān)，執(zhí)行總裁批準(zhǔn)的除外。4、違反第二條第四款規(guī)定，未按要求登記的，每次給予相應(yīng)責(zé)任人20元罰款。5、違反第二條第五款規(guī)定，公司外部人員未經(jīng)許可使用外線電話或傳真的按1元/分鐘收取費用，并將收費上交集團(tuán)營銷結(jié)算中心。6、違反第二條第六款規(guī)定，撥打私人電話的，一經(jīng)查實按發(fā)生費用的10倍對責(zé)任人進(jìn)行罰款。7、違反第二條第八款規(guī)定，一經(jīng)查實每次給予當(dāng)事人100元罰款。8、違反第三條第四款規(guī)定，所出現(xiàn)的損失有管理人員負(fù)責(zé)。文件類型規(guī)章制度文件名稱分管部門行政部監(jiān)督人行政內(nèi)勤責(zé)任人行政部主任9、違反第四條第三款規(guī)定，利用公司郵箱發(fā)布私人信息的，一經(jīng)查實每次給予當(dāng)事人100元罰款。10、違反第四條第五款規(guī)定，發(fā)布公司機(jī)密的，一經(jīng)查實立即辭退，并追究法律責(zé)任。11、違反第四條第十一款規(guī)定，未及時清理郵箱，影響公司信息傳遞的，每次給予行政部內(nèi)勤人員50元罰款。12、本制度有關(guān)規(guī)定，如因負(fù)責(zé)人、監(jiān)督人失職、管理不當(dāng)而出現(xiàn)的違規(guī)行為，負(fù)責(zé)人、監(jiān)督人負(fù)連帶責(zé)任。罰款交付1、對違反制度