公文格式1課件

一、辦公室工作：工作范圍廣，既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)。其次是服務(wù)面寬，上下左右、大大小小的事都會匯集到辦公室來，工作內(nèi)容極其繁雜。對內(nèi)對外、對上對下的協(xié)調(diào)很重要，不論是上報還是下發(fā)，需要辦公室一一切溝通，協(xié)商并組織落實。

“公”“作”公眾性公正性事務(wù)性寫作性一、辦公室工作：工作范圍廣，既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)。其次1窗口性服務(wù)性綜合性辦公室工作特性窗口性服務(wù)性綜合性辦公室工作特性2必備特性：穩(wěn)妥

周詳

可靠

主動性創(chuàng)造性嚴(yán)謹(jǐn)性注重細(xì)節(jié)

無小事、周詳穩(wěn)妥

周詳

可靠

積極熱情前瞻性開拓進(jìn)取創(chuàng)新必備特性：穩(wěn)妥

周詳

可靠主動性創(chuàng)造性嚴(yán)謹(jǐn)性注重細(xì)節(jié)3悟用

心

工

作悟用

心

工

作4二、公文格式及規(guī)范

公文是黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位在行使管理職權(quán)、處理日常工作時使用的具有直接效用和規(guī)范體式的文書。

二、公文格式及規(guī)范公文是黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、5（一）公文格式概述：公文書面格式劃分為眉首、主體、版記三部份：眉首：置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首；主體：置于紅色反線以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體.版記：置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記.

一般包括：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等要素組成。（一）公文格式概述：公文書面格式劃分為眉首、主體、版記三部份6（二）眉首部份1.公文份數(shù)序號。將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。（二）眉首部份1.公文份數(shù)序號。將同一文稿印制若干份時每份公73.緊急程度。如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和緊急程度，則密級和保密期限頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。2.秘密等級和保密期限。如需標(biāo)識秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用”★”隔開。 3.緊急程度。如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心84.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm×15mm(高×寬)。4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成95.發(fā)文字號。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角“[]”括入；序號不編虛位（即1不編為O01），不加“第”字。發(fā)文機(jī)關(guān)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。6.簽發(fā)人。上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。5.發(fā)文字號。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下10（三）正文部份1.標(biāo)題。正文必須要有標(biāo)題。標(biāo)題使用二號小標(biāo)宋體字，不得將標(biāo)題字打印大小不一或中間加入其它藝術(shù)體。標(biāo)題字?jǐn)?shù)較多時，可分一行或多行居中排布，回行時，要做到詞意完整，多行標(biāo)題的排列方式一般是正寶塔、倒寶塔或棱形。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括正文的主要內(nèi)容并注明正文種類。標(biāo)題中除規(guī)范性文件名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號；如有副標(biāo)題則回行居中，字體使用四號楷體（可用（）括住或不用）。（三）正文部份1.標(biāo)題。正文必須要有標(biāo)題。標(biāo)題使用二號小標(biāo)宋112.主送單位（部門或人）。主送部門是指公文的主要接收部門，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。如主送部門較多，則按其性質(zhì)、級別、和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列，同性質(zhì)同級別部門之間用頓號，不同性質(zhì)或不同級別的部門之間用逗號。主送部門一般在標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格用3號仿宋體，回行同樣頂格，最后一個主送部門名稱后標(biāo)全角冒號（可加粗）。請示只有一個主送機(jī)關(guān)，不得多頭報送。2.主送單位（部門或人）。主送部門是指公文的主要接收部門，應(yīng)123.正文（1）正文置于主送部門下一行，用3號仿宋體字，每自然段左空二格，回行頂格。數(shù)字年份不能回行。文中一級標(biāo)題用三號黑體字，二級標(biāo)題用三號楷體字，三級標(biāo)題用三號仿宋體加粗，四級及以下標(biāo)題與正文字體相同。一級標(biāo)題后若回行不使用標(biāo)點(diǎn)。（2）正文層次序號要求。正文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”，第五層為“①”。絕不可以將層次顛倒過來，隨意使用。3.正文13（3）數(shù)字使用①使用阿拉伯?dāng)?shù)字，凡是可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字而且有很得體的地方，所表示的數(shù)目又比較精確時，均應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如年、月、日、物理量、代碼代號中的數(shù)字。如：2011年4月10日。②使用漢字?jǐn)?shù)字，根據(jù)國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，凡是定型的詞、成語、慣用語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字，必須使用漢字。如：二萬五千里長征、“十二五”規(guī)劃。(4)時間的寫法①中國干支紀(jì)年、夏歷月日、清代及清代以前的歷史紀(jì)年要求使用漢字。②公文正文中公歷世紀(jì)、年代、年、月、日規(guī)范寫法要求使用阿拉伯?dāng)?shù)字。③正式的計劃、總結(jié)、報告、通知、請示等類公文（包括封面）結(jié)尾的成文時間一般使用漢字。（3）數(shù)字使用14(5)正文中如需引用公文應(yīng)先引用標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用公文標(biāo)題使用簡稱時，先引用全稱，并注明簡稱。4.附件要求正文如有附件，應(yīng)當(dāng)標(biāo)注附件順序和名稱。先在正文下一行左空兩格用三號仿宋字體標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如附件：1.×××××附件：2.×××××附件后不加標(biāo)點(diǎn)符號，附件應(yīng)與正文一起裝訂，前后應(yīng)一致。(5)正文中如需引用公文應(yīng)先引用標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用公文155.落款及成文時間(1)正文結(jié)尾要有單位名稱，一般在正文的右下方適當(dāng)位置，右空兩格。正文標(biāo)題已經(jīng)書寫單位名稱和時間的，結(jié)尾不再使用落款和時間（如會議紀(jì)要）。(2)成文時間以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的時間為準(zhǔn)，公文成文時間用漢字將年、月、日標(biāo)全，零寫成○，不能用數(shù)字“0”，置于正文右下方，具體位置由字?jǐn)?shù)來決定。會議紀(jì)要的成文時間居右頂格標(biāo)識在紅色反線之上右側(cè)。5.落款及成文時間16（四）版記1.主題詞。主題詞是反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組，先標(biāo)反映公文內(nèi)容的詞，后標(biāo)反映公文文種的詞，按要求標(biāo)注。主題詞用3號黑體字，居左標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號，詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字，不用標(biāo)點(diǎn)，最多不超過5個。2.抄送單位。公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開，回行時應(yīng)對齊，最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。（四）版記1.主題詞。主題詞是反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或173.印發(fā)單位和時間位于抄送機(jī)關(guān)之下一行，用3號仿宋體字。印發(fā)單位（一般以辦公室名稱）左空1字，印發(fā)時間右空1字，以公文付印時間為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字。4.份數(shù)置于印發(fā)時間之下右空3字，用3號仿宋字和阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。版記要素之間用反線隔開。3.印發(fā)單位和時間位于抄送機(jī)關(guān)之下一行，用3號仿宋體字。印發(fā)18（五）頁碼和表格要求1.用4號半角阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字(外側(cè)）?？瞻醉摵涂瞻滓院蟮捻摬粯?biāo)識頁碼。2.公文中表格根據(jù)實際情況確定。（五）頁碼和表格要求1.用4號半角阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，置于版心下19（六）常用公文種類請示:

請上級主管單位或政府機(jī)關(guān)部門指示和批準(zhǔn)，用“請示”。

向上級主管單位或政府機(jī)關(guān)部門匯報工作，反映情況，用“報告”。

報告:（六）常用公文種類請示:請上級主管20傳達(dá)上級的指示，要求所屬單位、部門辦理或者需要知道的事項，任免人員，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文，用“通知”。通報:表揚(yáng)好人好事，批評錯誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用“通報”。通知:傳達(dá)上級的指示，要求所屬單位、部門辦理或者需要知道的事項，21函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題，用“函”。

會議紀(jì)要：傳達(dá)會議議定事項和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀(jì)要”。函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請22決定、決議：對某些重大問題或者重大行動作出安排，用“決定”；經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。決定、決議：對某些重大問題或者重大行動作出安排，用“決23

批復(fù):答復(fù)所屬單位請示事項，用“批復(fù)”。意見：對所屬單位布置工作，

闡明工作活動的指導(dǎo)原則，用“意見”。通告：在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的文件，用“通告”。批復(fù):答復(fù)所屬單位請示事項，意見：對所屬單位24（七）印裝格式1.公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(210mm×297mm)，文字從左到右，橫排。公文上白邊為37㎜±1㎜，左白邊為28㎜±1㎜，版心尺寸為；156㎜×225㎜。2.排版規(guī)格，一般每面排22行，每行28字。雙面印刷，頁碼套正。公文裝訂應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁，距頁脊3-5㎜。訂眼距書心上下各1/4處。（七）印裝格式1.公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(210m25二、制度編制層次描述和編號格式1.要求在一個文件內(nèi)應(yīng)統(tǒng)一格式、一種層次次序，同一標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)自始至終連續(xù)。標(biāo)準(zhǔn)正文應(yīng)按章、節(jié)、條、款、項劃分層次。在同一層次中應(yīng)按先主后次、共性優(yōu)先的原則進(jìn)行排序。章是標(biāo)準(zhǔn)的分類單元，節(jié)是標(biāo)準(zhǔn)的分組單元，條是標(biāo)準(zhǔn)的基本單元。條應(yīng)表達(dá)一個具體內(nèi)容，當(dāng)其層次較多時，可細(xì)分為款，款亦可再分成項。二、制度編制層次描述和編號格式1.要求在一個文件內(nèi)應(yīng)統(tǒng)一格式262.同公文排序原則。構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”，第五層為“①”。絕不可以將層次顛倒過來，隨意使用。3.章、節(jié)、條、款標(biāo)注：1，2，3，。。。。。。。1.1，1.2，1.3。。。。。。。1.2.1，1.2.2，1.2.3．。。。。。。2.同公文排序原則。構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“27模

板模板模

板模板28會

議

紀(jì)

要

格

式模板會

議

紀(jì)

要

格

式模板29內(nèi)

部

行

文

格

式模板內(nèi)

部

行

文

格

式模板30（空一行）

（空一行）

湖南九龍集團(tuán)××××制度（修訂）（空一行）1.總則×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。2.適用范圍×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。3.管理職責(zé)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。4.程序4.1×××××××××××××××××××××××××××××××××××××。4.2

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。4.3××××××××××××××。4.4××××××××××××××。4.4.1××××××××××××××。4.4.2××××××××××××××。4.4.3××××××××××××××。5.其它××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×年×月×日制度格式一（空一行）制31制度格式二制32三、公文寫作基本方法：三、公文寫作基本方法：33一、實用性

實用語言和文學(xué)語言。實用語言和文學(xué)語言雖然在詞匯、語法上沒有太大區(qū)別，表面看起來是一種語言，但它們實際上是功能完全不同的兩種語言。實用語言只傳達(dá)詞語的詞典意義，人們在使用和接受它的時候，依靠平時養(yǎng)成的習(xí)慣，自動地認(rèn)識它的指向物，而對語言本身并無太多的注意。而文學(xué)語言不限于傳達(dá)詞語的詞典意義，它是對實用語言進(jìn)行“扭曲”、“變形”、“施加暴力”后“反?；绷说恼Z言。作者之所以要采取反?；氖侄危菫榱讼x者的習(xí)慣性，使讀者不得不專心致志、聚精會神、流連忘返地去感受語言本身，從而延長讀者對事物的感知過程。如果說文學(xué)語言是表現(xiàn)感