出差管理制度

制度·流程審批單起草日期：3月1日起草部門：制度·流程名稱出差管理制度起草人審核部門審核意見審核人簽名管理部復(fù)核同意備注：本單合用于新制度、流程的制定，以及原有制度的修改制定或修改制度、流程，須在制度流程前附此單，管理部憑此單方可對制度、流程下發(fā)。出差管理制度受控狀態(tài)：受控生效日期：年月日同意復(fù)核審核編制出差管理制度1.目的規(guī)范員工因公國內(nèi)外出差的申請和審批程序，為加強出差人員的管理，本著“必要、合理、經(jīng)濟”的原則，確定出差費用的原則，保證出差工作的正常進行。2.范圍本規(guī)定合用于所有員工。3.術(shù)語3.1國內(nèi)出差：指員工因工作需要，離開其被指定的平常工作區(qū)域在本國范圍內(nèi)出差。3.2海外出差：指員工因工作需要，離開其被指定的平常工作區(qū)域在本國以外的國家和地區(qū)（包括港澳臺地區(qū)）出差。3.3短程出差：正常狀況下，單趟車程在二小時以內(nèi)，能在當(dāng)日來回的出差；一般是指在單位所在地市范圍內(nèi)的出差被認(rèn)為是短程出差。3.4出差地辨別類:一類地區(qū)：北京、上海、廣州、深圳二類地區(qū)：合肥、福州、蘭州、南寧、貴陽、?？?、石家莊、鄭州、哈爾濱、武漢、長沙、長春、南京、南昌、沈陽、呼和浩特、銀川、西寧、濟南、太原、西安、成都、拉薩、烏魯木齊、昆明、杭州、重慶、天津、珠海、汕頭、三亞、煙臺、青島、桂林、廈門、濟南、蘇州、無錫、寧波、大連三類地區(qū)：上述以外都市3.5出差費用:指企業(yè)員工因公出差而發(fā)生的交通費、住宿費等。3.6誤餐補助:指員工出差時，每天的用餐補助。4.職責(zé)4.1企業(yè)總經(jīng)理負(fù)責(zé)本制度的同意。4.2企業(yè)管理部負(fù)責(zé)本措施的制定、修改和解釋。4.3企業(yè)管理部負(fù)責(zé)根據(jù)本措施做對應(yīng)的經(jīng)濟審核與結(jié)算。4.4企業(yè)內(nèi)所有員工負(fù)責(zé)本措施的實行。5.出差的申請與審批5.1員工因公出差，應(yīng)當(dāng)事先填寫《公出/出差申請單》，對于因故未能事先申請者，出差應(yīng)先以電話或郵件獲直接主管同意，事后補辦手續(xù)，未經(jīng)同意的出差，其費用不得報銷。5.2出差審批權(quán)限:總監(jiān)級以上人員出差，需報總經(jīng)理審批；部門經(jīng)理出差需報所屬系統(tǒng)總（副）經(jīng)理審批;主管及員工出差需報部門經(jīng)理核審，副總（總監(jiān)）審批。短程出差由部門經(jīng)理級同意。（下文簡稱“權(quán)限主管”）。5.3出差培訓(xùn)的申請根據(jù)《企業(yè)員工培訓(xùn)政策》規(guī)定事先申請，并根據(jù)培訓(xùn)審批權(quán)限規(guī)定實行同意。5.4團體同步出差時，可以由（團體主管）一人填寫《公出/出差申請單》，并注明隨行人員。5.5出差人員因特殊原因，中途需變更出差路線或延長出差時間或者變化差旅路線計劃，需事前請示決策領(lǐng)導(dǎo)同意方可實行，并在出差返回后五個工作日內(nèi)，重新填寫《公出/出差申請單》，寫明實際出差日期及實際出差路線，提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批?！豆?出差申請單》是差旅費核銷的根據(jù)，必須備附貼入《公出差旅費報銷單》報銷。6.費用預(yù)支與報銷6.1出差員工有預(yù)支差旅費需要的，員工可以憑同意過的《公出/出差申請單》向財務(wù)部提前一天申請借款，如員工預(yù)借出差培訓(xùn)費用，須同步附上同意過的培訓(xùn)申請單。國內(nèi)出差預(yù)借費用根據(jù)出差預(yù)定天數(shù)和原則費用預(yù)估上下浮動10%，預(yù)支金額不得超過申請人工資的2倍，特殊狀況需經(jīng)權(quán)限主管同意；6.2出差員工返回后，必須于次月5日前內(nèi)憑《公出差旅費報銷單》及《公出/出差申請單》進行管理部初審，財務(wù)部審核，總經(jīng)理最終批復(fù)。審批通過后到出納報銷出差費用。如有特殊狀況，員工需要書面闡明延遲報銷的原因，經(jīng)權(quán)限主管審批確認(rèn)，否則財務(wù)部可以在告知該員工并通報其上級主管后，直接從該員工薪資中以至少次數(shù)扣回。6.3低階員工和高階員工出差，交通、住宿可合適參照高階員工原則。6.4低階員工和高階員工出差，共同費用由高階員工報銷，若低階員工報銷高階員工費用，應(yīng)由高階的上級主管來審核同意。6.5員工出差期間需招待客戶、贈送禮品等發(fā)生業(yè)務(wù)招待費的，須在《公出/出差申請單》中事先申請，經(jīng)權(quán)限主管同意后方可報銷。如遇特殊狀況，員工應(yīng)口頭或郵件獲權(quán)限主管同意，否則發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費不得報銷。6.6培訓(xùn)費用須先由企業(yè)的管理部職能部門審核立案后，報權(quán)限主管同意。差旅費原則（單位：人民幣元）7.1來回路費：來回路費包括長期固定工作都市至出差目的地的飛機票、火車票、船票、長途客車票以及上述票據(jù)的附加費用，按所抵達地區(qū)現(xiàn)行票價實報實銷。7.1.1來回交通工具的使用原則上限及各費用：（見附件：一）7.1.2酒店費用原則明細(xì)：（見附件：二）7.1.3“特殊狀況”下可乘飛機，但要在出差申請單中尤其注明，并由副總或總經(jīng)理審批；經(jīng)理級別如下崗位，持續(xù)乘坐火車時間超過8小時的，可購硬臥票。7.1.4特殊狀況的規(guī)定：7.1.4.1至目的地?zé)o直達列車，或雖有直達列車，但超過18小時車程；7.1.4.2處理緊急公務(wù)； 7.1.4.3與副總、總監(jiān)（含）以上人員一同出差；7.1.4.4飛機票與火車票同等價值。7.2來回路費附加費用包括：7.2.1機票附加費用：機場巴士（的士）費用、機場建設(shè)費、改（退）票費、保險費、行李托運費。7.2.2火車、輪船、長途客車附加費用：訂票費、改（退）票費。8.出差費用計算方式8.1交通費用的規(guī)定:8.1.1員工出差在條件容許下應(yīng)選擇最經(jīng)濟的交通工具出行。如確因工作原因需選擇超原則交通工具出行的，需事先在《公出/出差申請單》上注明原因，提出申請，并經(jīng)權(quán)限主管同意，否則按就低原則報銷，超過部分自理。8.1.2副總經(jīng)理在乘坐超過8小時以上的國際航班時可購置商務(wù)艙票，并需在購置前報總經(jīng)理。8.1.3員工市內(nèi)交通應(yīng)優(yōu)先選擇公共汽車、地鐵等公共交通工具。如確因工作需要乘坐出租車的，員工在報銷時需闡明原因及出發(fā)地和抵達地，且只能用當(dāng)日出租車發(fā)票，并需權(quán)限主管同意后可報銷。8.1.4員工短程出差，確因公務(wù)需要派車的，需經(jīng)權(quán)限主管同意，可向車輛調(diào)度部門申請派車，如車輛調(diào)度部門無法派車的，則在《派車單》中予以闡明并簽名，由此發(fā)生的出租車費可附此，《派車單》報權(quán)限主管同意后報銷。8.1.5員工市內(nèi)公出如需單獨用車，由本人提出派車申請，需經(jīng)權(quán)限主管進行審批。如同意派車而車輛調(diào)度部門無法派車，需用車人可開私家車出差，按1.2元/公里報銷油費及車輛損耗等費用，過路費可如實報銷。如未被同意派車的，員工自己開車出差而發(fā)生的費用，可參照搭乘公共交通工具所發(fā)生的費用原則進行報銷。此條（8.1.5）不合用于業(yè)務(wù)部門。8.2住宿費用的規(guī)定:8.2.1員工住宿費按實際住宿天數(shù)計算，憑票報銷，住宿發(fā)票必須是注明住宿天數(shù)、住宿日期，且為增值稅專用發(fā)票。8.2.2住宿費按實報銷，對于實際費用高于原則費用的，按原則額度予以報銷；如特殊狀況高于原則，須由權(quán)限主管簽字審批確認(rèn)。8.2.3同性別兩人或夫婦共同出差的，其住宿費用按原則的60%執(zhí)行，如特殊狀況須由權(quán)限主管簽字審批確認(rèn)。8.2.4接受培訓(xùn)或接受業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)機構(gòu)的邀請而出差的人員，規(guī)定如下：如對方機構(gòu)提供優(yōu)惠住宿價格(低于企業(yè)原則)，則憑票據(jù)實報銷，如高于企業(yè)原則，須經(jīng)權(quán)限主管簽字審批確認(rèn)。8.2.5出差酒店請優(yōu)先選擇如家、漢庭、速8、七天。8.3誤餐補助的規(guī)定:8.3.1員工出差誤餐補助包括中餐及晚餐兩餐，在出差途中實際自費發(fā)生就餐則可申請誤餐補助。每發(fā)生一餐可按原則的50%申請誤餐補助。8.3.2若中晚餐均符合如下狀況之一，則不享有當(dāng)日的誤餐補助；若僅一餐符合如下狀況，可申請一餐的誤餐補助。8.3.2.1員工出差期間如培訓(xùn)機構(gòu)、業(yè)務(wù)單位或跟隨高層主管出差已提供就餐的；8.3.2.2如員工出差期間有發(fā)生業(yè)務(wù)招待用餐的；8.3.2.3員工出差期間，所搭乘的交通工具有提供餐點的。8.3.3員工在出差途中誤餐補助以實際發(fā)生誤餐地區(qū)為準(zhǔn)計算。8.3.4員工在出差期間，在交通工具上過夜時（指21:00點至次晨7:00點）并且實際發(fā)生了就餐，企業(yè)將按如下原則給夜宵誤餐補助:8.3.4.1夜間在途時間4小時以上的，夜宵誤餐補助以2類地區(qū)餐飲費原則的50%計發(fā)。8.3.4.2夜間在途時間在4小時如下的不計。8.3.5短程出差誤餐補助參照以上規(guī)則計發(fā)。誤餐時間分別為：11：30-13：00，16：30-17：30，22：00-次日07：00并且涵蓋2小時以上。8.3.6誤餐補助根據(jù)實際可享有的天數(shù)計算。8.4員工出差期間通訊費規(guī)定：員工在國內(nèi)出差中因工作需要發(fā)生通訊費用的，沒有手機話費補助的員工可在出差歸來后一種月內(nèi)，查詢話費清單并根據(jù)公務(wù)話費部分，據(jù)實由部門主管審核后經(jīng)權(quán)限主管同意報銷；企業(yè)按月提供手機話費補助的員工，不再另行報銷通訊費用。8.5特殊狀況下的出差（如陪伴客人出差等），出差費用超過原則的，應(yīng)事先在“出差申請單”上進行闡明和申請，由權(quán)限主管同意，可按實報銷出差費用。8.6員工在出差過程中，如有特殊狀況需要發(fā)生超過原則的費用，出差員工需事前報請權(quán)限主管同意，同步在出差后費用報銷時由權(quán)限主管簽字批精確認(rèn)。8.7員工趁出差之便，事先請假并經(jīng)部門經(jīng)理同意探親或回家，可按出差地直接返回企業(yè)所在地的交通費用原則報銷，其因繞道而多支出的費用，不予報銷。員工探親或回家期間的住宿費和補助不能報銷。9.出差管理：9.1員工在出差期間要定期向上級主管匯報工作進程。9.2員工在出差返回一星期內(nèi)向上級主管至權(quán)限主管提交《出差總結(jié)匯報》。9.3員工在出差期間因私人突發(fā)事故需要返回時，需征得權(quán)限主管同意，才由企業(yè)承擔(dān)交通費，否則不予以報銷費用。9.4員工在出差過程中，如有生病或發(fā)生意外事故，應(yīng)及時與企業(yè)獲得聯(lián)絡(luò)。附件一：來回交通工具的使用原則上限及各費用崗位等級類別總經(jīng)理副總部長級部長級如下人員項目交通工具飛機據(jù)實報銷經(jīng)濟艙/商務(wù)艙經(jīng)濟艙緊急狀況事先申請火車硬臥/高鐵硬臥/高鐵二等座硬臥/高鐵/動車二等座車船2等艙/1等艙經(jīng)濟艙/4等艙經(jīng)濟艙交通費1類地區(qū)50元/天40元/天30元/天2類地區(qū)30元/天25元/天20元/天3類地區(qū)20元