郵件規(guī)范與技巧-課件

11效率EFFICIENCY養(yǎng)成用郵箱的好習(xí)慣！早上上班的第一件事情：打開(kāi)電腦→打開(kāi)企業(yè)郵箱→查看郵件郵箱是工作的平臺(tái)

使用好郵件，遵守一些郵件溝通規(guī)范和技巧，能大大提高你的工作效率郵件可提高溝通效率好好使用郵件，從今日做起

2效率EFFICIENCY養(yǎng)成用郵箱的好習(xí)慣！2郵件使用重點(diǎn)郵件使用原則注意事項(xiàng)郵件的發(fā)送對(duì)象郵件格式目錄3郵件使用重點(diǎn)目3E-MAIL使用著重點(diǎn)我們的工作區(qū)域是在同一辦公樓,使用email的時(shí)機(jī)應(yīng)著重在:

會(huì)議記錄

呈報(bào)上司事情的處理狀況及專(zhuān)案update

轉(zhuǎn)發(fā)外來(lái)干涉公文/客戶要求/公司規(guī)定

對(duì)外聯(lián)絡(luò)4E-MAIL使用著重點(diǎn)我們的工作區(qū)域是在同一辦公樓,使用emE-MAIL使用原則溝通不僅僅是書(shū)面文字,還包括口頭交流,語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)和身體語(yǔ)言,因此,不要只是發(fā)送電子郵件,應(yīng)互相交談,并且盡可能坐下來(lái)討論.E-Mail作為溝通的工具之一,不具絲毫生命活力,也不帶任何感情色彩.它的主要用途是對(duì)外聯(lián)絡(luò)那些無(wú)法進(jìn)行面對(duì)面溝通或者電話溝通的遠(yuǎn)程客戶和廠商.對(duì)內(nèi)溝通應(yīng)該多采用面對(duì)面或者是電話,這樣不但可以快速有效地解決問(wèn)題,而且可以加深和促進(jìn)雙方的感情交流。5E-MAIL使用原則溝通不僅僅是書(shū)面文字,還包括口頭交流,E-MAIL使用注意事項(xiàng)6E-MAIL使用注意事項(xiàng)6凡與工作有關(guān)的E-Mail請(qǐng)CC兩級(jí)威保組織結(jié)構(gòu)為:

@董事長(zhǎng)/總經(jīng)理級(jí)(含副總/特助)-協(xié)理級(jí)-經(jīng)(副)理級(jí)（臺(tái)籍幹部）

-

主任/課長(zhǎng)級(jí)-股長(zhǎng)級(jí)-辦事員級(jí)

E-Mail“CC"兩級(jí)，

例如:@

經(jīng)(副)理發(fā)出的Mail請(qǐng)“CC”至董事長(zhǎng)/總經(jīng)理

@主任/課長(zhǎng)級(jí)發(fā)出的E-Mail請(qǐng)“CC"至協(xié)理

郵件發(fā)送對(duì)象的選擇搞清楚TO，CCTO，收件人，也就是要主要閱讀這郵件的人；CC，即抄送相關(guān)人員7凡與工作有關(guān)的E-Mail請(qǐng)CC兩級(jí)威保組織結(jié)構(gòu)為: 郵件與“工作”有關(guān)的E-Mail“CC”給上司，是一項(xiàng)“職業(yè)道德”與尊敬。與“工作”有關(guān)的E-Mail“CC”給上司，也是與上司最好的溝通方法，拉近距離。與“工作”有關(guān)的E-Mail"CC"給上司，更可以“籍由主管之經(jīng)驗(yàn)給予自己提醒或就所談?wù)摰膬?nèi)容觀念不正確者，及時(shí)提出糾正。為什么要CC給第二級(jí)主管8與“工作”有關(guān)的E-Mail“CC”給上司，是一項(xiàng)“職業(yè)道德FW，身為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，用得最多的就是轉(zhuǎn)發(fā)。每天很多事情，分輕重緩急，很多簡(jiǎn)單的事情直接可以轉(zhuǎn)發(fā)給你的下屬去處理。轉(zhuǎn)發(fā)后加個(gè)批示XXX，pls.follow.（請(qǐng)?zhí)幚恚┖?jiǎn)單明了。有些事情你無(wú)法決定，或者說(shuō)超出你的權(quán)限，也需要轉(zhuǎn)發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)，請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)批示。還有一些不是需要批示，只是給領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)信息。最忌諱的是什么都不寫(xiě)就原文轉(zhuǎn)發(fā)，或是僅僅寫(xiě)個(gè)FYI（foryourinformation，僅供參考），領(lǐng)導(dǎo)不是你的下屬，F(xiàn)YI的語(yǔ)勢(shì)卻是平等的或者是從上到下的。郵件發(fā)送對(duì)象的選擇9FW，身為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，用得最多的就是轉(zhuǎn)發(fā)。每天很多事情，分輕重“全部答復(fù)”可能產(chǎn)生一大堆不必要的郵件如果我給12個(gè)人發(fā)送了郵件，請(qǐng)問(wèn)他們是否能在某時(shí)間出席會(huì)議，應(yīng)該只有我收到12封回復(fù)，而不是大家收到12*12=144封！回信時(shí)注意保持線索想回復(fù)對(duì)方的回復(fù)，就不要?jiǎng)?chuàng)建一封新郵件。因?yàn)樗驍嗔嗽监]件和回復(fù)郵件之間的關(guān)聯(lián)，一旦失去關(guān)聯(lián)，雙方就難以跟蹤?quán)]件的次序，尤其是經(jīng)過(guò)多次收發(fā)的郵件郵件發(fā)送對(duì)象的選擇10“全部答復(fù)”可能產(chǎn)生一大堆不必要的郵件郵件發(fā)送對(duì)象的選擇10及時(shí)回復(fù)Email郵件發(fā)送對(duì)象的選擇(1)收到他人的重要電子郵件后，應(yīng)即刻回復(fù)對(duì)方，因?yàn)檫@是對(duì)他人的尊重；(2)理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件；(3)對(duì)每一份郵件都進(jìn)行立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過(guò)24小時(shí)；(4)如果事情復(fù)雜，你無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說(shuō)：“收到，我正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)；(5)回復(fù)不得少于10個(gè)字，對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。

記?。杭皶r(shí)作出回應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到。如果你正在出差或休假，應(yīng)設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能。11及時(shí)回復(fù)Email郵件發(fā)送對(duì)象的選擇(1)收到他人的重要電子郵件格式郵件主題稱(chēng)呼與問(wèn)候郵件正文郵件附件郵件署名12郵件格式12郵件主題主題是接受者了解郵件的第一信息，因?yàn)橐峋V挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。注意以下幾點(diǎn)：1、一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的2、標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不要冗長(zhǎng)，整個(gè)郵件內(nèi)容放在標(biāo)題處3、標(biāo)題要能反應(yīng)文章的內(nèi)容和重要性，切記使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”4、一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信件內(nèi)談及多件事情5、可適當(dāng)使用大寫(xiě)字母或特殊符號(hào)來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但適應(yīng)度，特別不要隨便就用“緊急”之類(lèi)的字眼。6、回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更該標(biāo)題，不要RE-RE一大串

13郵件主題主題是接受者了解郵件的第一信息，因?yàn)橐峋V挈領(lǐng)，使用稱(chēng)呼與問(wèn)候恰當(dāng)?shù)胤Q(chēng)呼收件者，拿捏尺度郵件的開(kāi)頭要稱(chēng)呼收件人。這既顯得禮貌，有明確提醒某收件人此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下，可以稱(chēng)呼大家、all；如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按公司規(guī)定職務(wù)尊稱(chēng)對(duì)方，如“X協(xié)理“；如不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“X先生”、“X小姐”稱(chēng)呼，但要把性別搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱(chēng)呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱(chēng)呼英文名。稱(chēng)呼全名也是不禮貌，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“dearxxx”，顯得很熟絡(luò)。杜絕使用“X老總”、“X老闆”或其它人不知道的小名稱(chēng)呼對(duì)方。Email開(kāi)頭結(jié)尾最好要有個(gè)問(wèn)候語(yǔ)最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭一句“Hi“,中文的寫(xiě)個(gè)”你好”；結(jié)尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)“BestRegards”,中文的寫(xiě)個(gè)“一切順利”就可以了。14稱(chēng)呼與問(wèn)候恰當(dāng)?shù)胤Q(chēng)呼收件者，拿捏尺度14郵件正文Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)制作摘要介紹，然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。注意Email的論述語(yǔ)氣根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度，等級(jí)關(guān)系；郵件時(shí)對(duì)內(nèi)還是對(duì)外的性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類(lèi)的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件不可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因?yàn)閷?duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。15郵件正文Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順15郵件正文Email的正文應(yīng)多用1234之類(lèi)的列表，將事情說(shuō)明清楚如果事情復(fù)雜，最好用1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你的長(zhǎng)篇大論。一次郵件交代完整信息最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確，不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類(lèi)的郵件，這會(huì)讓人很反感。盡量避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email,最好把拼寫(xiě)檢查功能打開(kāi)；如果是中文Email,注意拼音輸入法帶給你的弱智詞同音別字在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫(xiě)是否有誤16郵件正文Email的正文應(yīng)多用1234之類(lèi)的列表，將事情說(shuō)明郵件正文無(wú)論是撰寫(xiě)郵件還是轉(zhuǎn)發(fā)或答復(fù)郵件時(shí),我們通常使用的字體默認(rèn)為12號(hào)宋體合理利用圖片，表格等相識(shí)來(lái)輔助闡述對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用：）之類(lèi)的笑臉字符在商務(wù)信函了里面使用：）

之類(lèi)的笑臉字符會(huì)顯得比較幼稚與輕佻，Email不是情書(shū)，所以:)之類(lèi)的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合。17郵件正文17郵件附件附件是郵件的一個(gè)重要組成部分，注意以下幾點(diǎn)：如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，一面影響使用如果附件過(guò)大（不宜超過(guò)2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件，分別發(fā)送18郵件附件附件是郵件的一個(gè)重要組成部分，注意以下