村級(jí)文書檔案分類方案歸檔范圍及保管期限

村級(jí)文書檔案分類方案歸檔范圍及保管期限一、什么是文書立卷？它的意義及案卷質(zhì)量要求。文書立卷，確實(shí)是依據(jù)肯定的要求與方法，把辦理完結(jié)的、具有儲(chǔ)存價(jià)值的零散文件組合成案卷。為國(guó)家積存檔案財(cái)寶。有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。二、文件材料的收集１、文件材料從以下八個(gè)方面收集〔１〕收集“紅頭文件方的有關(guān)內(nèi)容和格式套紅印制的公文，如通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、打算、命令等?！玻病愁}報(bào)告等。度、工作打算、總結(jié)、名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)表、登記表等?！玻础呈占C明性文件。如黨、團(tuán)組織關(guān)系介紹信及存根?！玻怠呈占跫s性文件。如協(xié)議、合同、意向書等。〔６〕收集報(bào)道性文件。如聞媒介關(guān)于本單位重要活動(dòng)的聞稿、照片、錄音錄像帶，本單位領(lǐng)導(dǎo)答記者問等?！玻贰呈占涊d性文件。如年鑒、大事記、組織沿革、工作日記、調(diào)度日志等?！玻浮呈占夹晕募Ｈ缤ǜ?、公告等。２、文件材料的收集應(yīng)當(dāng)留意問題要完整、準(zhǔn)確地收集文件。作為收集的重點(diǎn)。３、開展文件材料收集的途徑、范疇建立歸檔制度，定期收集文件材料做好尋常文件材料收集從領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)辦人手中收集材料4、區(qū)分歸檔和不歸檔文件材料了解把握本單位制定的《文件材料歸檔和不檔歸檔范疇》(2)逐份區(qū)分要?dú)w檔和不要?dú)w檔的文件材料三、文件材料的分類、組卷１、確定分類方法，制定分類方案依照本單位本部門的工作職能、業(yè)務(wù)范疇來制定分類方案，《村級(jí)文書檔案分類方案、歸檔范疇及保管期限表》附后。目前村級(jí)分為：黨群工作類農(nóng)村工作類行政綜合類治保民政類將立卷年度的歸檔文件材料逐份與分類方案的類目對(duì)號(hào)入座２、確定文件材料的保管期限依照規(guī)定，文書檔案的保管期限分永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久5016－5015但凡反映機(jī)關(guān)要緊職能活動(dòng)和差不多歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家建設(shè)和歷史爭(zhēng)論有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。但凡反映機(jī)關(guān)一樣工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)刻內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。但凡在較短時(shí)刻內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料，列為短期保管。３、卷內(nèi)文件的排列〔1〕文件的一樣排法原則：正文在前，底稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；原件在前，復(fù)印件在后；來文在前，復(fù)文在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后，正文在前，附件在后。卷內(nèi)文件排法：同一個(gè)體問題的，同一任務(wù)，同一活動(dòng)，同一大事，它們的問題特點(diǎn)全都，要按文件形成的時(shí)刻挨次排列；同一性質(zhì)問題相近的文件，把問題一樣的文件排列在一起。如卷內(nèi)文件有農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利方面的文件，依據(jù)適應(yīng)先排農(nóng)業(yè)方面的文件，再排林業(yè)方面的文件，最終排水利方面的文件材料。４、卷內(nèi)文件的編號(hào)〔編頁碼〕頁號(hào)，凡有正式文字的頁面，不管正面反面都要編號(hào)。５、填寫卷內(nèi)文件名目挨次號(hào)。即卷內(nèi)文件的次序號(hào)，以文件為單位，一份文件編一個(gè)號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。文號(hào)。即文件的制作機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。填寫時(shí)，要把文件的字號(hào)填全來。如“建政辦［2005］123號(hào)”，不能填寫成“建政辦3［33有發(fā)文字號(hào)的文件材料則不必填寫。責(zé)任者。即文件的制作機(jī)關(guān)、部門或個(gè)人。責(zé)任者一樣要寫全稱，全稱過長(zhǎng)的可寫標(biāo)準(zhǔn)性的簡(jiǎn)稱。如“中國(guó)共產(chǎn)黨建寧縣委員會(huì)辦公室”可簡(jiǎn)化填寫為“中共建寧縣委辦得填寫為“本鄉(xiāng)、本辦、本局、本委、本院、本所、本站、本村”等。責(zé)任者過多，以填寫主辦單位為主，其余的單位可省略，在后面加上“等”字?！?〕題名。即文件的標(biāo)題。①題名特地明確的，照原文填寫。②有題名但無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的應(yīng)重?cái)M寫題名，如“報(bào)告、申請(qǐng)、通知”等，應(yīng)先填寫“報(bào)告、申請(qǐng)、通知在中括號(hào)里點(diǎn)明是什么報(bào)告。③沒有題名的文件材料應(yīng)重?cái)M寫題名并加上中括號(hào)。(5)日期。日期指文件的形成的時(shí)刻?！鹞迥晡逶掳巳铡笨商顚憺椤?跨年度的文件要填全，如“二○○“五年十二月”應(yīng)錄入為“20051200”文件沒有日期的，要考證清楚后填寫。頁號(hào)。頁號(hào)指卷內(nèi)文件所在之頁的編號(hào)。填寫每份文件首頁的文件編號(hào)，但最終一份文件必需填寫起止頁號(hào)，使卷內(nèi)文件總頁數(shù)一目了然。備注。其它需要說明的問題。６、裝訂案卷的差不多要求除去文件材料上的訂書釘、大頭針、回形針等金屬物。對(duì)破舊、不合規(guī)格的文件材料要進(jìn)展修補(bǔ)和托裱；對(duì)字跡不清的文件要修復(fù)。文件大小不一、長(zhǎng)短不齊的應(yīng)折疊整齊美觀。取折疊好的檔案卷皮與卷內(nèi)文件名目、文件材料的左邊和底邊平，將檔案卷皮的封面、封底向外翻開，用鐵夾子把檔案卷皮的上部底部和卷內(nèi)文件材料夾緊。將檔案正面朝上放在桌面上，下面墊裝訂板或舊書報(bào)，手電鉆或鉆子在裝訂部位鉆三個(gè)等距離的小孔。用檔案裝訂線裝訂案卷，一樣承受三孔一線法。裝訂好的案卷要做到不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件材料、不阻礙閱讀。７、擬寫案卷題名案卷題名確實(shí)是案卷標(biāo)題，是對(duì)卷內(nèi)文件材料的總概括，提醒卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容和成分，為查找文件材料供給線索，也為編制案卷名目檢索工具供給依據(jù).(1)擬寫案卷題名的差不多要求：一是要爭(zhēng)論案卷的要緊內(nèi)容和成分；二是要有肯定概括力量，把案卷的內(nèi)容用簡(jiǎn)潔的文字表達(dá)出來，案卷題名要緊由制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三局部組成，字?jǐn)?shù)一樣30－40個(gè)字以內(nèi)，以不超過50筆書寫?！?)擬寫案卷題名的差不多格式關(guān)于大多數(shù)案卷來說，以問題特點(diǎn)為主，其格式為：責(zé)任者＋問題＋文種。如：建寧縣政府關(guān)于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、林業(yè)生產(chǎn)和水利建設(shè)工作的通知、意見〔責(zé)任者〕 〔問題〕 〔文種〕８、案卷的排列間的某種聯(lián)系。案卷排列方法應(yīng)統(tǒng)一，前后保持全都。村級(jí)一樣按年度－－保管期限－－組織機(jī)構(gòu)〔或問題〕排列法。這種排列法是把一個(gè)年度形成的案卷，先排永久卷，再排長(zhǎng)期卷，后排短期卷。例如：2005年 永久 黨群工作類農(nóng)村工作類行政綜合類治保工作類長(zhǎng)期 黨群工作類農(nóng)村工作類行政綜合類短期 黨群工作類農(nóng)村工作類治保工作類９、編制案卷號(hào)、歸檔號(hào)(1)案卷號(hào)。案卷號(hào)是案卷的排列挨次編號(hào)。案卷承受年度－－保管期限－－組織機(jī)構(gòu)〔或問題〕排列的，案卷號(hào)的編制是一年一個(gè)挨次號(hào)，先編永久卷，再編長(zhǎng)期卷，后編短期卷。如某單位200515卷，其中永久7卷、長(zhǎng)期621－78－1314－15(2)歸檔號(hào)。歸檔號(hào)是文書案卷年度歸檔處理編號(hào)，它起著統(tǒng)計(jì)年度立卷數(shù)量的作用。歸檔號(hào)的編制方法和案卷號(hào)的編制全都。１０、填寫案卷封面、卷脊全宗名稱欄。即案卷封面最上一欄，用來填寫立卷單位名稱。類目名稱欄。即案卷封面其次欄，用來填寫案卷分類方案的類案卷題名欄。即案卷封面第三欄，用來填寫案卷題名。要依照卷內(nèi)文件制發(fā)單位來確定，如書寫。時(shí)刻欄。填寫卷內(nèi)文件的起止年月。(5)保管期限欄。填寫案卷的保管期限。(6)件、頁數(shù)欄。填寫案卷有幾份文件和案卷的總頁數(shù)。(7)歸檔號(hào)欄。填寫年度文書案卷歸檔處理編號(hào)。(8)檔號(hào)欄。填寫案卷封面和卷脊有全宗號(hào)、名目號(hào)、案卷號(hào)。(9)卷脊年度欄。填寫案卷年度。１１、要求各村每年在６月底前要完成上一年度的檔案材料立卷歸檔工，并把案卷名目報(bào)送縣檔案局。四、檔案的保管和利用１、做好檔案保管工作需要具備以下條件：要有檔案室、檔案裝具〔廚、柜做好“八防”措施，即：防火、防光、防塵、防潮、防盜、防霉、防有害生物、防有害氣體。不要將檔案存放在最底樓或最頂樓，最底樓不宜防潮、防霉、防水災(zāi)，頂樓不宜防高溫，紙張簡(jiǎn)潔老化、碎，不利于永久儲(chǔ)存檔案。檔案室、廚、柜要保持衛(wèi)生清潔，檔案排列要整齊，廚內(nèi)每年要更換防蟲藥劑〔樟腦片。２、如何樣開展檔案利用工作案登記簿，在供給利用過程中，要依照實(shí)際情形，規(guī)定不同的審批手續(xù)：如檔案外借、復(fù)制，一樣要通過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。一樣情形下檔案不外借，預(yù)防涂改、損壞、遺失檔案。為了便于查找檔案要健全檢索工具：案卷名目、全引名目、卷內(nèi)名目，并建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。在人員變動(dòng)時(shí)要辦理檔案移交手續(xù)。類別序類別序號(hào)123歸檔范圍黨群上級(jí)黨委頒發(fā)的需要本村支部執(zhí)行的文件材料本村支部年度打算、總結(jié)、會(huì)議記錄本村支部換屆選舉，領(lǐng)導(dǎo)任免文件材料保管期限永久54 本村支部黨員花名冊(cè)，黨組織介紹信 永久工 本村支部進(jìn)展黨員、黨風(fēng)黨紀(jì)、民主評(píng)議等文5件材料6作 上級(jí)關(guān)于共青團(tuán)、婦女、老齡、計(jì)生協(xié)會(huì)、關(guān)工委等工作文件材料67類 本村團(tuán)員、團(tuán)干等表冊(cè)，團(tuán)代會(huì)文件材料及團(tuán)7組織介紹信存根18 婦代會(huì)、婦女工作文件材料 長(zhǎng)期農(nóng) 上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的有關(guān)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)政策性規(guī)定性1文件村 本村有關(guān)農(nóng)業(yè)、林業(yè)生產(chǎn)、農(nóng)田疼惜、畜牧水2 產(chǎn)、水利工作等的規(guī)劃、打算方案、合同、協(xié) 永久工 議書3本村農(nóng)、林、牧、付、漁業(yè)生產(chǎn)的年度打算、作 總結(jié)報(bào)表3本村有關(guān)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)體制改革、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、聯(lián)產(chǎn)類 4 承包、收益安排、農(nóng)業(yè)科技的規(guī)劃、報(bào)告、合 永久同、報(bào)表1上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的有關(guān)農(nóng)村工作的法規(guī)性政策行 性、規(guī)定性文件1政 政 本村執(zhí)行的文件材料綜 綜 合 合 5布類 本村制定的各項(xiàng)治理制度，村規(guī)民約、村務(wù)公 長(zhǎng)期5布行行政序號(hào)67歸檔范圍保管期限長(zhǎng)期永久綜8本村評(píng)比先進(jìn)單位、先進(jìn)個(gè)人的文件材料本村在精神文明建設(shè)、打算生育、落實(shí)宗教、僑務(wù)政策、文教衛(wèi)生工作中形成的文件材料本村辦企業(yè)、生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營(yíng)治理、產(chǎn)品銷售及招商引資、企業(yè)設(shè)立、合并、遷移、停產(chǎn)、永久合 9類 1112

承包、拍賣等文件材料上級(jí)關(guān)于財(cái)務(wù)規(guī)定，審計(jì)、金融、保險(xiǎn)、稅務(wù) 期等需要本村執(zhí)行的文件材料本村有關(guān)村財(cái)治理，申請(qǐng)撥款、貸款報(bào)告、批 久復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的有關(guān)村建設(shè)土地治理的規(guī) 久劃、規(guī)定、方法本村有關(guān)土地治理、土地承包、用地請(qǐng)示等文件材料 永久上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的有關(guān)政法、司法、公安、社會(huì)治安民政安置復(fù)退軍人社會(huì)救濟(jì)區(qū)劃、 長(zhǎng)期民族工作的指示、規(guī)定、通知治 村有關(guān)政法、公安、綜治、處理經(jīng)濟(jì)、刑事、民事案件和各種糾紛，安全保衛(wèi)、人口治理、 永久法律宣傳評(píng)比表彰打算規(guī)定報(bào)告報(bào)表、保 名單3本村有關(guān)國(guó)防教育、民兵、征兵、預(yù)備役工作3民 的文件材料、名單 永久4本村有關(guān)基層組織、政權(quán)建設(shè)、行政區(qū)劃、村4政 委會(huì)換屆選舉的文件材料、名單 永久類 5 本村有關(guān)社會(huì)福利、救濟(jì)、抗災(zāi)救災(zāi)及五老、 長(zhǎng)期特困戶、低保、殘疾人員名單及文