ch05電子表格處理Excel 2010

第五章信息技術(shù)導(dǎo)論（第3版）電子表格處理Excel2010普通高等教育“十一五”國(guó)家級(jí)規(guī)劃教材01Excel2010基礎(chǔ)Excel2010概述概述Excel2010是由Microsoft公司研制開發(fā)的辦公自動(dòng)化軟件Office2010的組件之一，是目前應(yīng)用最廣泛的電子表格處理軟件之一。Excel2010具有強(qiáng)大的表格數(shù)據(jù)計(jì)算與分析功能，可以把表格數(shù)據(jù)用各種統(tǒng)計(jì)圖表形象地表示出來(lái)，既可單獨(dú)運(yùn)行，也可以與Office2010的其他軟件相互傳送數(shù)據(jù)，直接進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。Excel2010還具有界面友好、使用靈活、容易掌握等優(yōu)點(diǎn)。同Word2010—樣，Excel2010在Windows系統(tǒng)下運(yùn)行，并具有與Windows應(yīng)用程序相一致的用戶界面。Excel2010概述概述與以往版本相比，Excel2010新增許多功能，界面更新穎、更美觀，操作更方便oExcel2010新增的功能主要有：改進(jìn)的功能區(qū)、MicrosoftOfficeBackstage視圖功能、工作簿管理工具、恢復(fù)早期版本、受保護(hù)的視圖、受信任的文檔、MicrosoftExcelWebApp，適用于WindowsPhone7的ExcelMobile2010,快速有效地比較數(shù)據(jù)列表、值顯示方式功能、改進(jìn)的條件格式設(shè)置、PowerPivotforExcel加載項(xiàng)、公式編輯工具、64位Excel等數(shù)十項(xiàng)功能。Excel2010改進(jìn)的功能還有：改進(jìn)的規(guī)劃求解加載項(xiàng)、函數(shù)準(zhǔn)確性、篩選功能、帶實(shí)時(shí)預(yù)覽的粘貼功能、圖片編輯工具等。Excel的啟動(dòng)和退出與Word2010類似，這里不再贅述。啟動(dòng)Excel2010后，將打開如圖5.1所示的窗口界面，它是用戶的工作窗口。Excel窗口的基本結(jié)構(gòu)（1）編輯欄功能區(qū)下面的一行就是編輯欄，用于顯示、編輯活動(dòng)單元格中的數(shù)據(jù)和公式。編輯欄由名稱框、操作按鈕、編輯區(qū)三部分組成。選中某個(gè)單元格后，就可在編輯欄中對(duì)該單元格輸入或編輯數(shù)據(jù)。也可以直接雙擊單元格，在其中進(jìn)行編輯，此時(shí)單元格的內(nèi)容會(huì)顯示在編輯區(qū)中，如圖5.2所示。（2）工作區(qū)窗口工作區(qū)窗口是Excel工作簿所在的窗口，從中可以打開多個(gè)工作簿。工作區(qū)窗口由工作簿名稱欄（文件名）、工作表標(biāo)簽欄、工作表控制（翻頁(yè)）按鈕、全選按鈕、列標(biāo)、行標(biāo)、窗口水平滾動(dòng)條、垂直滾動(dòng)條和工作表區(qū)域等組成。工作區(qū)窗口是占據(jù)屏幕最大、用以記錄數(shù)據(jù)的區(qū)域，所有數(shù)據(jù)都將存放在該區(qū)域中，如圖5.3所示。Excel窗口的基本結(jié)構(gòu)Excel窗口的基本結(jié)構(gòu)（3）工作表標(biāo)簽欄工作表標(biāo)簽中可含有多張工作表，每張工作表均有一個(gè)工作表標(biāo)簽，用于顯示工作表的名稱。單擊某個(gè)工作表標(biāo)簽，將激活相應(yīng)的工作表。如果工作表有多個(gè)，以致標(biāo)簽欄顯示不下所有標(biāo)簽時(shí)，用戶可通過(guò)標(biāo)簽控制（翻頁(yè)）按鈕，找到所需的工作表標(biāo)簽。標(biāo)簽分割條位于工作表標(biāo)簽欄和水平滾動(dòng)條之間，拖動(dòng)標(biāo)簽拆分條可增加標(biāo)簽欄或水平滾動(dòng)條的長(zhǎng)度，雙擊它，可恢復(fù)其默認(rèn)的設(shè)置。（4）狀態(tài)欄狀態(tài)欄位于工作表標(biāo)簽欄的下方，包括單元格模式、簽名、權(quán)限、頁(yè)碼、顯示比例等20多個(gè)選項(xiàng)，用戶只需右鍵單擊狀態(tài)欄進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置即可。Excel窗口的基本結(jié)構(gòu)（1）單元格工作表由許多帶邊框的小方格組成，這些小方格在Excel中稱為單元格，是ExcelI作表的基本單位，參見圖5.3。（2）工作表在Excel中，工作表的概念與一般意義的表格類似，以列和行的形式組織和存放數(shù)據(jù)，工作表由單元格組成。每個(gè)工作表都用一個(gè)工作表標(biāo)簽標(biāo)識(shí)。（3）工作簿工作簿是計(jì)算和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的文件，一個(gè)工作簿就是一個(gè)Excel文件，其擴(kuò)展名為“.xlsx”。單元格、工作表和工作簿數(shù)據(jù)類型（1）數(shù)值型數(shù)據(jù)數(shù)值型數(shù)據(jù)包括數(shù)字（0?9）組成的字符串，也包括+、-、E、e、$、％、小數(shù)點(diǎn)和千分位符號(hào)（,）及特殊字符（如￥231、$12.5）。數(shù)值型數(shù)據(jù)在單元格中的默認(rèn)對(duì)齊方式為“右對(duì)齊”。Excel數(shù)值型數(shù)據(jù)的輸入與顯示有時(shí)會(huì)不一致。當(dāng)數(shù)值型數(shù)據(jù)的輸入長(zhǎng)度超過(guò)單元格的寬度時(shí)，Excel將自動(dòng)用科學(xué)計(jì)數(shù)法表示。若單元格的格式設(shè)置為數(shù)值型數(shù)據(jù)并帶有兩位小數(shù)，那么當(dāng)輸入三位小數(shù)時(shí)，顯示在單元格中的數(shù)據(jù)的末位將按照四舍五入方式取舍。但是Excel在完成計(jì)算任務(wù)時(shí)以輸入數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，而不是以顯示數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。數(shù)據(jù)類型（2）字符型數(shù)據(jù)字符型數(shù)據(jù)包括漢字、英文字母、數(shù)字、空格及鍵盤能輸入的其他符號(hào)。字符型數(shù)據(jù)在單元格中的默認(rèn)對(duì)齊方式為“左對(duì)齊”。對(duì)于一些純數(shù)字組成的數(shù)據(jù)，如郵政編碼、電話號(hào)碼等，有時(shí)需要當(dāng)成字符處理，則需要在輸入的數(shù)字之前加一個(gè)西文單引號(hào)（，），Excel將自動(dòng)把它當(dāng)成字符型數(shù)據(jù)處理。當(dāng)輸入的字符長(zhǎng)度超過(guò)單元格的寬度時(shí)，若單元格右邊無(wú)內(nèi)容，則擴(kuò)展到右邊單元格顯示，否則將按照單元格寬度截?cái)囡@示。數(shù)據(jù)類型（3）日期時(shí)間型數(shù)據(jù)Excel預(yù)先設(shè)置了一些日期時(shí)間的格式，當(dāng)輸入數(shù)據(jù)與這些格式相匹配時(shí)，Excel將識(shí)別它們。Excel常用的日期時(shí)間格式有mm/dd/yy、dd-mm-yy、hh:mm（am/pm）0其中，am/pm與時(shí)間之間應(yīng)有空格，如10:30am。如果缺少空格，Excel將當(dāng)成字符型數(shù)據(jù)來(lái)處理。日期時(shí)間型數(shù)據(jù)在單元格中的默認(rèn)對(duì)齊方式為“右對(duì)齊”。輸入當(dāng)前日期的快捷方式為Ctrl+;組合鍵，輸入當(dāng)前時(shí)間的快捷方式為Ctrl+Shift+;組合鍵。注意：數(shù)值型數(shù)據(jù)只能進(jìn)行+、-、x、/和八（乘方）等算術(shù)運(yùn)算，字符型數(shù)據(jù)只能進(jìn)行字符串連接運(yùn)算（運(yùn)算符為&）,日期時(shí)間型數(shù)據(jù)只能進(jìn)行加、減運(yùn)算，不同數(shù)據(jù)類型之間不能進(jìn)行運(yùn)算。02Excel的基本操作工作簿的創(chuàng)建與管理1.新建、打開和保存工作簿（1）新建工作簿新建工作簿有以下方法。1）啟動(dòng)Excel程序后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)建立一個(gè)默認(rèn)名為“工作簿1”的工作簿。2）使用快捷鍵創(chuàng)建工作簿。在Excel的編輯狀態(tài)下，按Ctrl+N組合鍵，系統(tǒng)會(huì)快速新建一個(gè)空白工作簿。3）利用模板新建工作簿。Excel提供了許多模板樣式，如會(huì)議議程、日歷、銷售報(bào)表和貸款分期付款等，利用模板可快速新建有樣式內(nèi)容的工作簿，用戶可以節(jié)省設(shè)計(jì)工作簿格式的時(shí)間。4）使用“快速訪問(wèn)工具欄”中的“新建”按鈕創(chuàng)建新工作簿。如“快速訪問(wèn)工具欄”中無(wú)“新建”按鈕，用戶可添加。工作簿的創(chuàng)建與管理1.新建、打開和保存工作簿（2）打開工作簿與打開Word文檔的方法類似，打開工作簿的方法有多種：雙擊要打開的Excel文件，可直接啟動(dòng)Excel并打開該文件；或者在“文件”選項(xiàng)卡中單擊“打開”選項(xiàng)；或者單擊“快速訪問(wèn)工具欄”的“打開”按鈕，彈出“打開”對(duì)話框，在左邊窗格中選擇文件所在位置，在右邊窗格中選中要打開的文件，單擊“打開”按鈕即可?！拔募绷斜砜蛴覀?cè)可以選擇打開其他類型的文件。（3）保存工作簿當(dāng)編輯結(jié)束后，需要保存工作簿。在編輯過(guò)程中為防止意外，需要經(jīng)常保存工作簿。方法是單擊“快速訪問(wèn)工具欄”的“保存”按鈕，或單擊“文件”選項(xiàng)卡中的“保存”選項(xiàng)，也可以使用組合鍵Ctri+S保存。工作簿的創(chuàng)建與管理2.“信息”項(xiàng)(1)保護(hù)工作簿單擊“保護(hù)工作簿”按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“保護(hù)工作簿結(jié)構(gòu)”，彈出“保護(hù)結(jié)構(gòu)和窗口”對(duì)話框，如圖5.7所示。(2)檢查問(wèn)題“檢查問(wèn)題”包括3個(gè)選項(xiàng)：①“檢查文檔”，用于檢查文檔屬性、個(gè)人信息、批注、頁(yè)眉頁(yè)腳等內(nèi)容；②“檢查輔助功能”，用來(lái)檢查文檔中是否存在可能引起殘障人士閱讀困難的內(nèi)容；③“檢查兼容性”，檢查是否有早期Excel版本不支持的功能。(3)管理版本“管理版本”是檢查是否有未保存文件的最新版本。工作簿的創(chuàng)建與管理3.“選項(xiàng)”組“文件”選項(xiàng)卡的“選項(xiàng)”組包括10項(xiàng)內(nèi)容，其優(yōu)點(diǎn)在于“一次設(shè)置、長(zhǎng)期使用”，其中的“保存”選項(xiàng)在前面已介紹?！俺Ｒ?guī)”選項(xiàng)用于設(shè)置釆用的常規(guī)選項(xiàng)，“用戶界面選項(xiàng)”包括“配色方案”、“啟用實(shí)時(shí)預(yù)覽”等內(nèi)容，“新建工作簿時(shí)”包括字體、字號(hào)、默認(rèn)視圖、包含工作表個(gè)數(shù)等內(nèi)容?！肮健边x項(xiàng)用于設(shè)置和更改與公式計(jì)算、性能和錯(cuò)誤處理相關(guān)的選項(xiàng)，包括“計(jì)算選項(xiàng)”、“使用公式”、“錯(cuò)誤檢查”、“錯(cuò)誤檢查規(guī)則”等選項(xiàng)。用戶可以根據(jù)特殊需要，在默認(rèn)設(shè)置的基礎(chǔ)上進(jìn)行相關(guān)修改，如要啟動(dòng)迭代計(jì)算，選中“計(jì)算選項(xiàng)”中的“啟動(dòng)迭代計(jì)算”，再設(shè)置“最多迭代次數(shù)”(如500次)等，單擊“確認(rèn)”按鈕后，設(shè)置生效。工作簿的創(chuàng)建與管理4.最近所用文件“最近所用文件”選項(xiàng)用于顯示和設(shè)置“最近使用的工作簿”和“最近的位置”。每個(gè)工作簿和文件夾后都有個(gè)4按鈕，單擊它，可將相應(yīng)的工作簿或文件夾固定并自動(dòng)排在最前面，同時(shí)按鈕圖標(biāo)變?yōu)?，再單擊一次，則還原。勾選“快速訪問(wèn)此數(shù)目的'最近使用的工作簿，”復(fù)選框，在文本框中輸入相應(yīng)數(shù)字，則在“文件”選項(xiàng)卡中會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的最近使用的工作表文件，并且被“固定”的文件總顯示在最前面。工作簿的創(chuàng)建與管理5.打印“打印”選項(xiàng)用于打印設(shè)置，包括打印份數(shù)、打印機(jī)設(shè)置、打印文件設(shè)置、打印頁(yè)的范圍、單雙面打印設(shè)置、頁(yè)面設(shè)置等。單擊“打印機(jī)”下拉列表，將顯示本機(jī)所安裝的打印機(jī)（確認(rèn)本機(jī)安裝了打印機(jī)），其中默認(rèn)打印機(jī)前面有個(gè)圖標(biāo)⑥。單擊其中一個(gè)作為執(zhí)行打印任務(wù)的打印機(jī)，單擊“打印機(jī)屬性”按鈕，彈出所選打印機(jī)屬性的對(duì)話框，如圖5.11所示，從中可以進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。設(shè)置完成后，單擊“打印”圖標(biāo)，將執(zhí)行打印任務(wù)。工作簿的創(chuàng)建與管理6.設(shè)置共享工作簿如果使多個(gè)用戶能同時(shí)工作于相同的工作簿，應(yīng)將工作簿設(shè)置為共享工作簿，使其可以在網(wǎng)絡(luò)上共享。單擊“審閱”選項(xiàng)卡中的“共享工作簿”按鈕，彈出“共享工作簿”對(duì)話框，在“編輯”選項(xiàng)卡中勾選“允許多用戶同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”復(fù)選框。在“高級(jí)”選項(xiàng)卡中設(shè)置共享選項(xiàng)，包括“修訂”“更新”“用戶間的修訂沖突”等。然后單擊“確定”按鈕，使共享生效。共享工作簿的每個(gè)用戶權(quán)利完全平等，任一用戶可單獨(dú)取消工作簿的共享。要查看用戶對(duì)共享工作簿的修訂，可選擇“審閱”選項(xiàng)卡中的“修訂”下拉菜單中的“突出顯示修訂”“接受或拒絕修訂”來(lái)設(shè)置，讀者不妨試試。工作表的創(chuàng)建和管理01設(shè)定工作表個(gè)數(shù)創(chuàng)建一個(gè)新工作簿時(shí)，Excel會(huì)按默認(rèn)方式自動(dòng)建立3個(gè)工作表。如果用戶想增、減工作簿中包含的工作表個(gè)數(shù)，可在“文件”選項(xiàng)卡中選擇“選項(xiàng)”，進(jìn)入“選項(xiàng)”對(duì)話框，從中選擇“常規(guī)”項(xiàng)，在“新建工作表時(shí)工作表的創(chuàng)建和管理02選定工作表工作簿通常由多個(gè)工作表組成，要編輯工作表，必先選定工作表。單擊工作表標(biāo)簽名即可選中（激活）相應(yīng)的工作表，當(dāng)前工作表標(biāo)簽呈現(xiàn)反白顯示，表示它為當(dāng)前正在使用的工作表，工作表的內(nèi)容出現(xiàn)在工作簿窗口。新建工作簿時(shí)默認(rèn)的當(dāng)前工作表為“Sheetl”。如需選擇其他工作表，只需在工作表標(biāo)簽欄上單擊相應(yīng)標(biāo)簽即可。如果工作表比較多，可使用工作表標(biāo)簽欄上的“翻頁(yè)”按鈕，使想要選定的工作表顯示出來(lái)再單擊選定；也可以直接右擊“翻頁(yè)”按鈕來(lái)快速選定工作表。工作表的創(chuàng)建和管理03添加、刪除和重命名工作表（1）插入空白工作表工作表標(biāo)簽欄最右邊有個(gè)“插入工作表”標(biāo)簽單擊一次，就可在現(xiàn)有工作表后面插入一張新的工作表，多次單擊，就會(huì)插入更多新的工作表，非常簡(jiǎn)單快捷。（2）刪除工作表選中要?jiǎng)h除的工作表標(biāo)簽，在“開始”選項(xiàng)卡的“單元格”組中“刪除”下拉菜單中選擇“刪除工作表”項(xiàng)，整個(gè)工作表被刪除且相應(yīng)的標(biāo)簽也會(huì)從標(biāo)簽欄消失。（3）工作表重命名工作表命名時(shí)最好能“見名知義”，選擇直觀的或能反映工作表內(nèi)容的名稱，以便于日后識(shí)別、查找和使用。4.移動(dòng)和復(fù)制工作表Excel允許將工作表在一個(gè)或多個(gè)工作簿中移動(dòng)或復(fù)制。選擇要移動(dòng)或復(fù)制的工作表，在“開始”選項(xiàng)卡的“單元格”組的“格式”下拉列表中選擇“移動(dòng)或復(fù)制工作表”項(xiàng)，打開“移動(dòng)或復(fù)制工作表”對(duì)話框，從中選擇要移動(dòng)或復(fù)制的工作簿和插入位置，選擇“建立副本”表示復(fù)制，不選擇則表示移動(dòng)，然后單擊“確定”按鈕即可。移動(dòng)和復(fù)制工作表的快捷方式是右鍵單擊工作表標(biāo)簽，在快捷菜單中選擇“移動(dòng)或復(fù)制工作表”命令。利用鼠標(biāo)拖動(dòng)進(jìn)行操作時(shí)，單擊要移動(dòng)或復(fù)制的工作表標(biāo)簽，按住鼠標(biāo)左鍵不放，將它拖動(dòng)到要移動(dòng)的目標(biāo)位置。如果要復(fù)制，則在拖動(dòng)的同時(shí)按住Ctrl鍵即可達(dá)到復(fù)制的目的。工作表移動(dòng)后，與其相關(guān)的計(jì)算結(jié)果或圖表可能會(huì)受到影響。工作表的創(chuàng)建和管理5.工作簿與工作表視圖視圖選項(xiàng)卡操作分為工作簿視圖、顯示、顯示比例、窗口、宏等5組選項(xiàng)，每組選項(xiàng)中包括若干個(gè)命令項(xiàng)?！肮ぷ鞑疽晥D”組用來(lái)設(shè)置工作簿文件的視圖方式，分為普通、頁(yè)面布局、分頁(yè)預(yù)覽、自定義視圖和全屏顯示方式，Excel的默認(rèn)方式是普通視圖。當(dāng)用戶進(jìn)行了相應(yīng)設(shè)置（如頁(yè)面布局）并保存后，以后再打開工作簿文件時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)按照用戶設(shè)置的視圖方式（如頁(yè)面布局）打開文件。如果用戶不想使用原先設(shè)置的視圖方式，只需按Esc鍵，即可返回普通視圖。工作表的創(chuàng)建和管理6.保護(hù)工作表岀于安全考慮，有時(shí)必須對(duì)重要的工作表加以保護(hù)。Excel提供保護(hù)功能以限制用戶對(duì)工作簿和工作表的訪問(wèn)和更改權(quán)限，從而防止他人查看和更改工作簿和工作表的內(nèi)容。選擇要保護(hù)的工作表，單擊“文件”選項(xiàng)卡的“信息”選項(xiàng)，再單擊右側(cè)“保護(hù)工作簿”按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“保護(hù)當(dāng)前工作表”，彈出“保護(hù)工作表”對(duì)話框；在“允許此工作表的所有用戶進(jìn)行”中進(jìn)行一項(xiàng)或多項(xiàng)設(shè)置，可以對(duì)工作表進(jìn)行全部或部分保護(hù)。切記：一定要在“密碼”文本框中輸入密碼，檢查無(wú)誤后單擊“確定”按鈕，這時(shí)Excel要求進(jìn)行密碼確認(rèn)，再次輸入密碼后，完成對(duì)工作表的保護(hù)。也可以通過(guò)在“審閱”選項(xiàng)卡上單擊“保護(hù)工作表”按鈕進(jìn)行設(shè)置。工作表的創(chuàng)建和管理工作表的編輯1.單元格數(shù)據(jù)輸入選中單元格直接輸入數(shù)據(jù)或在編輯欄中輸入數(shù)據(jù)并確認(rèn)，即可完成對(duì)一個(gè)單元格的數(shù)據(jù)輸入。確認(rèn)方式有：按Enter鍵，活動(dòng)單元格下移；按Tab鍵，活動(dòng)單元格右移；按Shift+Tab組合鍵，活動(dòng)單元格左移；按Shift+Enter組合鍵，活動(dòng)單元格上移；單擊編輯欄的輸入按鈕“√”，活動(dòng)單元格不動(dòng)。按Esc鍵或單擊編輯欄取消按鈕“X”，可取消輸入。如果要輸入負(fù)數(shù)，在數(shù)字前加負(fù)號(hào)，或者將數(shù)字括在括號(hào)內(nèi)。輸入“-10”和“（10）”都可以在單元格中得到-10。如果要輸入分?jǐn)?shù)，如3/5,應(yīng)先輸入“0”及一個(gè)空格，然后輸入“3/5”。如果不輸入“0”和空格，則系統(tǒng)自動(dòng)將“3/5”當(dāng)成日期處理，顯示結(jié)果為“3月5日”，如果不輸入“0”只輸入空格，則系統(tǒng)自動(dòng)將“3/5”當(dāng)成文本文字處理。工作表的編輯2.數(shù)據(jù)快速輸入（1）使用填充柄當(dāng)選中一個(gè)單元格或單元格區(qū)域后，在單元格的右下角出現(xiàn)一個(gè)黑點(diǎn)，這就是“填充柄”。（2）使用“填充”按鈕選中要填充的單元格區(qū)域，在第一個(gè)單元格中輸入數(shù)據(jù)，單擊“開始”選項(xiàng)卡的“編輯”組的“填充”按鈕，在下拉菜單中選擇“序列"，打開“序列”對(duì)話框，在“序列產(chǎn)生在”、“類型”和“日期單位”選項(xiàng)區(qū)中選擇相應(yīng)的單選按鈕，在文本框中輸入序列的“步長(zhǎng)值”和序列的“終止值”，最后單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將自動(dòng)完成填充任務(wù)。工作表的編輯2.數(shù)據(jù)快速輸入（3）用戶自定義序列Excel預(yù)設(shè)了11組自動(dòng)填充序列供使用。對(duì)于那些經(jīng)常出現(xiàn)的有序數(shù)據(jù)，如學(xué)生名單、學(xué)號(hào)等，可以使用“自定義序列”功能，將它們添加到自動(dòng)填充序列內(nèi)。還有一種快捷方法，將鼠標(biāo)指針指向“填充柄”并按住鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)，在彈出的快捷菜單中進(jìn)行相應(yīng)的選擇，有興趣的讀者自己不妨一試。3.設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性控制Excel在向單元格中輸入數(shù)據(jù)之前可以設(shè)置輸入數(shù)據(jù)的有效性檢查機(jī)制，以控制無(wú)效數(shù)據(jù)的“誤”操作性輸入或一些非法數(shù)據(jù)的輸入。選擇要設(shè)置有效數(shù)據(jù)的單元格或區(qū)域、行或列，單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡的“數(shù)據(jù)工具”組的“數(shù)據(jù)有效性”按鈕，在下拉菜單中選擇“數(shù)據(jù)有效性”，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，如圖5.15所示。單擊“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”下拉列表中選擇允許輸入的數(shù)據(jù)類型，如“整數(shù)”；在“數(shù)據(jù)”下拉列表中選擇所需的關(guān)系操作符，如“介于”；在數(shù)據(jù)值欄中根據(jù)需要輸入最大值、最小值；若選中“忽略空值”復(fù)選框，可允許單元格岀現(xiàn)空值。單擊“確定”按鈕，完成設(shè)置。工作表的編輯4.為單元格數(shù)據(jù)添加批注在輸入數(shù)據(jù)后，為便于日后備查和其他用戶的查看，可以為數(shù)據(jù)“添加批注”，所添加的批注不是工作表的正文，只起輔助說(shuō)明作用。單擊要添加批注的單元格，單擊“審閱”選項(xiàng)卡的“批注”組的“新建批注”按鈕或單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入批注”選項(xiàng)，在彈出的文本框中輸入批注文本，如圖5.16所示。工作表的編輯5.編輯單元格數(shù)據(jù)在Excel中，編輯單元格有兩種方法：在編輯欄進(jìn)行編輯和在單元格內(nèi)直接進(jìn)行編輯。在編輯欄編輯數(shù)據(jù)需要先選中目標(biāo)單元格，此時(shí)編輯欄和目標(biāo)單元格中同時(shí)顯示數(shù)據(jù)，單擊編輯欄，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)修改，回車或單擊按鈕確認(rèn)修改，或單擊工作表中的任意位置退出編輯狀態(tài)，按“X”按鈕或Esc鍵，則放棄修改。在單元格內(nèi)直接編輯數(shù)據(jù)時(shí)，只需雙擊目標(biāo)單元格，就可對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯。選中目標(biāo)單元格后再單擊編輯欄，或直接雙擊目標(biāo)單元格，則單元格進(jìn)入可編輯狀態(tài)，此時(shí)“狀態(tài)欄”顯示“編輯”。請(qǐng)讀者在操作過(guò)程中仔細(xì)觀察狀態(tài)欄的這些細(xì)微變化。工作表的編輯創(chuàng)建文檔6.單元格數(shù)據(jù)的復(fù)制和移動(dòng)Excel數(shù)據(jù)復(fù)制的方法有多種，常用剪貼板、快捷鍵和鼠標(biāo)拖動(dòng)三種方式進(jìn)行操作。選中所要復(fù)制的源單元格或區(qū)域，單擊“開始”選項(xiàng)卡或“快速訪問(wèn)工具欄”的“復(fù)制”按鈕（快捷鍵Ctrl+C）,選中目標(biāo)單元格或目標(biāo)區(qū)域，單擊“粘貼”按鈕（快捷鍵Ctrl+V）。執(zhí)行“粘貼”操作時(shí)，不僅可以粘貼單元格（區(qū)域）的數(shù)據(jù)，也可以粘貼數(shù)據(jù)的格式、公式、批注和有效性等其他信息，還可以進(jìn)行算術(shù)運(yùn)算、行列轉(zhuǎn)置等。這些必須通過(guò)“選擇性粘貼”操作實(shí)現(xiàn)，方法如下：先將數(shù)據(jù)復(fù)制到剪貼板上，選擇目標(biāo)單元格或區(qū)域中的第一個(gè)單元格，再選擇“開始”選項(xiàng)卡的“粘貼”一“選擇性粘貼”命令，或選擇快捷菜單中的“選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對(duì)話框。進(jìn)行相應(yīng)選擇后，單擊“確定”按鈕，完成操作。創(chuàng)建文檔7.插入和刪除單元格、行或列在輸入數(shù)據(jù)時(shí)，有時(shí)會(huì)遺漏數(shù)據(jù)，有時(shí)會(huì)漏掉一行或一列數(shù)據(jù)。發(fā)生這種情況時(shí)不需重新輸入數(shù)據(jù)，可以通過(guò)“插入”操作來(lái)修改。相反，如果認(rèn)為某些數(shù)據(jù)是多余或重復(fù)的，可以通過(guò)“刪除”操作將之去掉。插入單元格、行（列）的方法有：使用“開始”選項(xiàng)卡的“單元格”組的“插入”按鈕，或者使用快捷菜單。注意：“刪除”與“清除”（Delete）操作是有區(qū)別的?！扒宄笔菍卧駜?nèi)的數(shù)據(jù)、格式或批注清除，單元格本身依然存在且不影響其他單元格的位置?！皠h除”操作后，原單元格已不復(fù)存在，原單元格右（下）邊其他單元格的位置將會(huì)向左（上）移動(dòng)。對(duì)于含有公式或“引用”的工作表來(lái)說(shuō)，進(jìn)行刪除操作一定要慎重。不過(guò)，在未保存文件之前，如果及時(shí)發(fā)現(xiàn)有誤操作，可使用“撤銷”操作來(lái)恢復(fù)。創(chuàng)建文檔8.查找與替換使用查找與替換功能可以在工作表中快速定位要查找的信息，并且可以有選擇地使用其他值替換它們。查找與替換操作既可以在一個(gè)工作表中進(jìn)行，也可以在多個(gè)工作表中進(jìn)行。在進(jìn)行查找與替換操作之前，應(yīng)該先選擇一個(gè)搜索區(qū)域。如果只選定一個(gè)單元格，則在當(dāng)前工作表內(nèi)進(jìn)行搜索；如果選定一個(gè)單元格區(qū)域，則在該區(qū)域內(nèi)進(jìn)行搜索；如果選定多個(gè)工作表，則在多個(gè)工作表中進(jìn)行搜索。在進(jìn)行查找和替換時(shí)，如果不能確定完整的搜索信息，可以使用通配符“*”和“？”代替不能確定的部分信息?！?？”代表一個(gè)任意字符，“*”代表一個(gè)或多個(gè)任意字符。1.設(shè)置數(shù)字格式選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡，對(duì)話框左邊“分類”列表框列出了12種數(shù)字格式的類型，右邊顯示該類型的格式和示例，如圖5.18所示。Excel默認(rèn)數(shù)字為常規(guī)方式。單元格的格式設(shè)置2.設(shè)置對(duì)齊方式選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡（見圖5.18）,“水平對(duì)齊方式”下拉列表中給出了“常規(guī)”“靠左（縮進(jìn)）,，“居中,,“靠右（縮進(jìn)），，“填充，，“兩端對(duì)齊”“跨列居中，，“分散對(duì)齊（縮進(jìn)）”8種方式?！按怪睂?duì)齊”下拉列表中給出了“靠上”“居中”“靠下”“兩端對(duì)齊”“分散對(duì)齊”5種方式?！胺较颉笨蛴糜谠O(shè)置文本旋轉(zhuǎn)的角度?！拔谋究刂啤睆?fù)選框用于解決單元格內(nèi)文字較長(zhǎng)時(shí)可能出現(xiàn)的“截?cái)囡@示”問(wèn)題，選中“自動(dòng)換行”將允許文本根據(jù)單元格的寬度自動(dòng)換行，“縮小字體填充”將縮小字體使文本寬度與單元格寬度一致，“合并單元格”可以將多個(gè)單元格合并為一個(gè)單元格。Excel默認(rèn)的對(duì)齊方式為數(shù)字、貨幣、日期時(shí)間右對(duì)齊，文本左對(duì)齊。單元格的格式設(shè)置3.設(shè)置字體選擇“字體”選項(xiàng)卡，其選項(xiàng)與Word中“字體”的選項(xiàng)基本相同，這里不再重復(fù)。Excel默認(rèn)的字體是宋體、常規(guī)字號(hào)是11號(hào)?？梢园凑招枰?，對(duì)目標(biāo)單元格（區(qū)域）、行（列）內(nèi)的字體進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置。（想要改變整個(gè)工作表的默認(rèn)字體與字號(hào)、默認(rèn)文件位置及工作簿內(nèi)的工作表數(shù)，選擇“文件”選項(xiàng)卡的“選項(xiàng)”命令，在彈出的“Excel選項(xiàng)”對(duì)話框中選擇“常規(guī)”選項(xiàng)卡，從中進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。單元格的格式設(shè)置單元格的格式設(shè)置4.設(shè)置邊框Excel工作表默認(rèn)的邊框?yàn)榈摼€，打印時(shí)將不顯示。用戶可根據(jù)需要和喜好為單元格或工作區(qū)域設(shè)置特色邊框。在“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框中選擇“邊框”選項(xiàng)卡，如圖5.19所示。單元格的格式設(shè)置5.設(shè)置圖案“填充”選項(xiàng)卡可以幫助用戶為單元格或單元格區(qū)域設(shè)置個(gè)性化的底紋和顏色，見圖5.19?！氨尘吧辈糠痔峁﹩卧竦谋尘邦伾?，“圖案顏色”下拉列表用于設(shè)置單元格底紋顏色，在“圖案樣式”選項(xiàng)中可以選擇單元格底紋的樣式?！疤畛湫Ч卑粹o提供背景色的“漸變”設(shè)置，“其他顏色”用于進(jìn)行個(gè)性化顏色設(shè)置。設(shè)置“填充”時(shí)，應(yīng)先設(shè)置“背景色”再設(shè)置“圖案顏色”?！伴_始”選項(xiàng)卡的“字體”組中有個(gè)“填充顏色”下拉按鈕，也可用來(lái)設(shè)置背景色，但無(wú)法設(shè)置單元格的“背景圖案”。Excel的默認(rèn)方式為“無(wú)顏色”。單元格的格式設(shè)置6.保護(hù)單元格單擊“保護(hù)”選項(xiàng)，將出現(xiàn)“鎖定”和“隱藏”復(fù)選框?！版i定”的功能是防止單元格被移動(dòng)、改動(dòng)、更改大小或刪除；“隱藏”的功能是隱藏公式。當(dāng)選中單元格時(shí)，單元格中的計(jì)算公式不會(huì)顯示在編輯欄中，可以達(dá)到“算法隱蔽”的目的，即只知道計(jì)算結(jié)果，卻無(wú)法得知結(jié)果是怎樣算出來(lái)的。只有在工作表被保護(hù)的情況下，“保護(hù)單元格”設(shè)置才有效。正確的做法是先保護(hù)單元格后保護(hù)工作表。工作表的格式設(shè)置1.設(shè)置行高和列寬當(dāng)用戶建立工作表時(shí)，Excel默認(rèn)單元格具有相同的寬度和高度。在單元格寬度固定的情況下，向單元格中輸入的數(shù)據(jù)長(zhǎng)度超過(guò)單元格的列寬時(shí)，字符超長(zhǎng)的部分將被截去，數(shù)字則用"#######”或科學(xué)計(jì)數(shù)表示。當(dāng)然，完整的數(shù)據(jù)還在單元格中，只是沒(méi)有顯示出來(lái)而己。適當(dāng)調(diào)整單元格的行高和列寬，才能完整地顯示單元格中的數(shù)據(jù)。工作表的格式設(shè)置2.套用表格格式Excel提供的“套用表格格式”功能預(yù)置了60種常用的格式，可以方便地為工作表設(shè)置格式，既可以提高工作效率，又具有較好的美化效果。選定要自動(dòng)套用格式的區(qū)域，單擊“開始”選項(xiàng)卡的“樣式”組的“套用表格格式”按鈕,彈出下拉列表框，從中單擊相應(yīng)的格式，單擊“確定”按鈕，即可得到想要的表格格式。如果表格中的內(nèi)容只是部分地使用格式，可以通過(guò)“樣式”組的“單元格格式”下拉列表中的“新建單元格格式”創(chuàng)建個(gè)性化格式“樣式”，感興趣的讀者不妨試試看。工作表的格式設(shè)置3.條件格式Excel提供的“條件格式”功能可以對(duì)選定區(qū)域中的單元格數(shù)據(jù)是否在指定范圍進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。例如，在學(xué)生成績(jī)管理中，要對(duì)不及格的成績(jī)用醒目的方式表示（如用紅色字體加灰色圖案等），可以利用“條件格式”方便地實(shí)現(xiàn)。所謂條件格式，就是指定的條件為真時(shí)，Excel自動(dòng)將事先確定的格式應(yīng)用于單元格。選定要設(shè)置格式的區(qū)域，單擊“開始”選項(xiàng)卡的“樣式”組的“條件格式”按鈕，彈出下拉列表，包含5個(gè)選項(xiàng)，每個(gè)選項(xiàng)都有下拉列表。工作表的格式設(shè)置4.格式復(fù)制與刪除①使用“選擇性粘貼”：選定要復(fù)制其格式的單元格（區(qū)域），單擊“開始”選項(xiàng)卡的“剪貼板”組的“復(fù)制”按鈕；選定要粘貼格式的單元格（區(qū)域），單擊“剪貼板”組的“粘貼”下拉箭頭，在彈出的下拉列表中單擊“選擇性粘貼”按鈕，在“選擇性粘貼”對(duì)話框的“粘貼”單選項(xiàng)中選擇“格式”，單擊“確定”按鈕即可?？旖莘绞綖橄取皬?fù)制”，右鍵單擊目標(biāo)單元格,在快捷菜單中選擇“選擇性粘貼”來(lái)執(zhí)行相應(yīng)操作。②使用“格式刷”：選定要復(fù)制其格式的單元格（區(qū)域），單擊“剪貼板”組中的“格式刷”按鈕，鼠標(biāo)指針變?yōu)榻饝倚螤?，再單擊要?fù)制格式的目標(biāo)單元格（區(qū)域）即可。如果需要連續(xù)多次復(fù)制格式，則雙擊“格式刷”按鈕。格式復(fù)制完成后，再單擊“格式刷”按鈕，鼠標(biāo)指針個(gè)愚的形狀消失。③格式刪除：格式的刪除可通過(guò)“開始”選項(xiàng)卡的“編輯”組的“清除”按鈕完成。03公式和函數(shù)公式的使用1.公式中的運(yùn)算符公式中的運(yùn)算符包括算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和引用運(yùn)算符，如表5.1所示。比較運(yùn)算符用于比較兩個(gè)數(shù)字或字符串，產(chǎn)生邏輯值“TURE”或“FALSE”。比較結(jié)果為“真”時(shí)，顯示“TURE”，否則顯示“FALSE”。比較運(yùn)算符在對(duì)西文字符串進(jìn)行比較時(shí)釆用內(nèi)部ASCII碼進(jìn)行比較，對(duì)中文字符進(jìn)行比較時(shí)采用漢字內(nèi)碼進(jìn)行比較，對(duì)日期時(shí)間型數(shù)據(jù)進(jìn)行比較時(shí)釆用先后順序（后者為大），如2013年10月1日“大于"2012年12月30日。公式的使用2.運(yùn)算優(yōu)先級(jí)Excel對(duì)運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí)做了嚴(yán)格的規(guī)定，由高到低各運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí)為：引用運(yùn)算符有冒號(hào)、逗號(hào)、空格；算術(shù)運(yùn)算符有括號(hào)、負(fù)號(hào)、百分比、乘幕、乘除同級(jí)、加減同級(jí)、文本運(yùn)算符、比較運(yùn)算符同級(jí)。同級(jí)運(yùn)算時(shí)，優(yōu)先級(jí)按照從左到右的順序計(jì)算。表5.1中的“優(yōu)先級(jí)”數(shù)字越小，其運(yùn)算級(jí)別越高。多個(gè)運(yùn)算符同時(shí)出現(xiàn)在公式中時(shí)，按優(yōu)先級(jí)順序執(zhí)行運(yùn)算。公式的使用3.輸入和編輯公式選擇要輸入公式的單元格或單擊公式編輯欄，輸入“=”，再輸入公式內(nèi)容，如A2*A2+B2,然后單擊編輯欄的“"”按鈕或按Enter鍵。也可以直接在單元格中輸入公式。如果沒(méi)有在公式的開頭輸入“=”，Excel將自動(dòng)按照普通字符顯示在單元格中。在使用公式時(shí)，如果輸入的數(shù)值類型與所需的類型不同，Excel有時(shí)可以對(duì)這個(gè)數(shù)值進(jìn)行轉(zhuǎn)換。如公式"=”1"+吃"”的結(jié)果是3,公式“=1+”$2.00””的結(jié)果也是3,公式"=SQRT（"9”）”的結(jié)果也是3。這是因?yàn)樵谑褂谩?”時(shí)，Excel會(huì)認(rèn)為公式中的運(yùn)算項(xiàng)為數(shù)值型數(shù)據(jù)，自動(dòng)將字符型數(shù)據(jù)"1\"2\"$2.00"和"9"轉(zhuǎn)換為數(shù)值型數(shù)據(jù)。其他轉(zhuǎn)換讀者一試便知。公式的使用4.公式的顯示與隱藏對(duì)含有公式的單元格Excel默認(rèn)的方式只顯示計(jì)算結(jié)果。如果要在單元格中顯示公式，單擊“公式”選項(xiàng)卡的“顯示公式”按鈕，則工作表中所有含公式的單元格就會(huì)顯示出公式，而不再顯示計(jì)算結(jié)果。再單擊一次“顯示公式”按鈕，則返回顯示數(shù)值。也可以在“Excel選項(xiàng)”對(duì)話框的“高級(jí)”選項(xiàng)中來(lái)設(shè)置，只需勾選“在單元格中顯示公式而非計(jì)算結(jié)果”復(fù)選框。另一個(gè)簡(jiǎn)單的操作方法就是使用組合鍵Ctrl+'（重音鍵'與?在同一鍵上，在數(shù)字鍵1的左邊），可以顯示工作表中的所有公式。這樣做的好處在于可以方便地檢查單元格引用，以及公式輸入是否正確。再次按組合鍵Ctrl+',將恢復(fù)到原來(lái)的顯示狀態(tài)，讀者不妨通過(guò)具體操作加以了解。公式的使用5.公式的復(fù)制與移動(dòng)在Excel中會(huì)經(jīng)常使用公式，如果所有公式都逐一輸入是件很麻煩的工作，而且容易出錯(cuò)。Excel提供了公式的復(fù)制和移動(dòng)功能，可以方便地實(shí)現(xiàn)大量公式的快速輸入。公式的復(fù)制和移動(dòng)與前面數(shù)據(jù)的復(fù)制和移動(dòng)非常相似。（1）復(fù)制公式單擊“開始”選項(xiàng)卡的“剪貼板”組的“復(fù)制”按鈕（快捷鍵Ctrl+C）,選中要粘貼公式的單元格（區(qū)域），單擊“粘貼”下拉按鈕，選擇“選擇性粘貼”選項(xiàng)，在彈出的對(duì)話框中選擇“公式”單選按鈕來(lái)復(fù)制公式。也可單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“選擇性粘貼”。(2)移動(dòng)公式單擊“開始”選項(xiàng)卡的“剪貼板”組的“剪切”按鈕(快捷鍵Ctrl+X),選中要粘貼公式的單元格(區(qū)域)，再單擊“粘貼”按鈕(快捷鍵Ctrl+V),移動(dòng)公式。單元格的引用1.相對(duì)引用所謂“相對(duì)引用”，是指在公式復(fù)制時(shí)，該地址相對(duì)于目標(biāo)單元格在不斷發(fā)生變化，這種類型的地址由列號(hào)和行號(hào)表示。2.絕對(duì)引用所謂“絕對(duì)引用”，是指在公式復(fù)制時(shí)，該地址不隨目標(biāo)單元格的變化而變化。3.混合引用所謂“混合引用”，是指在引用單元格地址時(shí)，一部分為相對(duì)引用地址，另一部分為絕對(duì)引用地址，如$A1或A$l。單元格的引用4.外部引用（鏈接）同一工作表中的單元格之間的引用被稱為“內(nèi)部引用”。在Excel中還可以引用同一工作簿中不同工作表中的單元格，也可以引用不同工作簿中工作表的單元格，這種引用稱為“外部引用”，也稱為“鏈接”。5.單元格（區(qū)域）命名在引用一個(gè)單元格區(qū)域時(shí)，常用它的左上角和右下角的單元格地址來(lái)命名，如“B2:D2”。這種命名方法雖然簡(jiǎn)單，卻無(wú)法體現(xiàn)該區(qū)域的具體含義，不易讀懂。公式的審核1.公式中常見出錯(cuò)信息及處理在使用公式進(jìn)行計(jì)算時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到單元格中出現(xiàn)類似"#NAME”"#VALUE”等信息，這些都是使用公式時(shí)出現(xiàn)了錯(cuò)誤而返回的錯(cuò)誤信息值。表5.2列出了部分常見的錯(cuò)誤信息、產(chǎn)生的原因及處理辦法。使用過(guò)程中如果遇到錯(cuò)誤信息時(shí)，可以查閱本表以查找出錯(cuò)原因和解決辦法。2.公式的審核Excel提供了公式審核功能，其作用是跟蹤選定區(qū)域內(nèi)公式的引用或從屬單元格，并能檢查和跟蹤錯(cuò)誤。利用“公式”選項(xiàng)卡的“公式審核”組的按鈕可進(jìn)行公式審核。如要進(jìn)行錯(cuò)誤檢查，單擊“公式”選項(xiàng)卡的“公式審核”組中的“錯(cuò)誤檢查”按鈕，彈出的對(duì)話框中列出了單元格的出錯(cuò)原因及解決問(wèn)題的命令按鈕，單擊這些按鈕，可以對(duì)錯(cuò)誤進(jìn)行分析及重新編輯以解決錯(cuò)誤。單擊“下一個(gè)”按鈕，繼續(xù)查找下一個(gè)錯(cuò)誤。其他操作請(qǐng)讀者自行練習(xí)。公式的審核函數(shù)的使用函數(shù)是Excel內(nèi)部自帶的預(yù)定義公式。靈活運(yùn)用函數(shù)不僅可以省去自己編寫公式的麻煩，還可以解決許多僅僅通過(guò)自己編寫公式尚無(wú)法實(shí)現(xiàn)的計(jì)算，在遵循函數(shù)語(yǔ)法的前提下，將大大減少公式編寫錯(cuò)誤的發(fā)生。Excel提供的函數(shù)涵蓋范圍較廣泛，包括財(cái)務(wù)、日期與時(shí)間、數(shù)學(xué)與三角、統(tǒng)計(jì)、查找與引用、數(shù)據(jù)庫(kù)、文本、邏輯、信息、工程和多維數(shù)據(jù)集函數(shù)。每種類型又包括若干個(gè)函數(shù)，這里不解釋每個(gè)函數(shù)的功能和作用，用戶在使用具體函數(shù)時(shí)，Excel都會(huì)給出對(duì)話框和相應(yīng)函數(shù)用法文字解釋。函數(shù)的語(yǔ)法形式為“函數(shù)名稱(參數(shù)1,參數(shù)2,…)”。其中，函數(shù)的參數(shù)可以是數(shù)字常量、文本、邏輯值、數(shù)組、單元格引用、常量公式、區(qū)域、區(qū)域名稱或其他函數(shù)等。如果函數(shù)是以公式的形式出現(xiàn)，應(yīng)當(dāng)在函數(shù)名稱前面輸入“=”。函數(shù)的使用1.輸入函數(shù)(1)使用編輯欄輸入函數(shù)與公式的輸入方式一樣，在編輯框或單元格中可直接輸入函數(shù)和參數(shù)。(2)使用“插入函數(shù)”方法輸入函數(shù)選擇要輸入函數(shù)的單元格，單擊“公式”選項(xiàng)卡的“函數(shù)庫(kù)”組的函數(shù)類型，或單擊“插入函數(shù)”按鈕，也可以單擊編輯欄的“插入函數(shù)”按鈕K，打開“插入函數(shù)”對(duì)話框，在'‘或選擇類別”列表中選擇函數(shù)類型，在“選擇函數(shù)”列表中選擇函數(shù)名稱，單擊“確定”按鈕，又會(huì)出現(xiàn)“輸入函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框，輸入?yún)?shù)并單擊“確定”按鈕即可。函數(shù)的使用2.自動(dòng)求和與自動(dòng)計(jì)算Excel提供了一種自動(dòng)求和功能，可以方便地完成SUM函數(shù)的功能。選擇要放置自動(dòng)求和結(jié)果的單元格，習(xí)慣上將對(duì)行求和的結(jié)果放在行的右邊，對(duì)列求和的結(jié)果放在列的下邊。單擊“公式”選項(xiàng)卡的“函數(shù)庫(kù)”組或“開始”選項(xiàng)卡的“編輯”組中的“自動(dòng)求和”按鈕，Excel會(huì)按照默認(rèn)狀態(tài)選擇一行或一列作為求和區(qū)域，如需調(diào)整，可用鼠標(biāo)拖動(dòng)來(lái)選擇求和區(qū)域。單擊編輯欄的“"”按鈕或按Enter鍵確認(rèn)。3.函數(shù)嵌套函數(shù)嵌套就是將某函數(shù)的運(yùn)行結(jié)果作為另一函數(shù)的參數(shù)使用。例如，公式“=IF(AVERAGE(B2:E5)>200,SUM(F2:F5),0)”的含義是，如果單元格區(qū)域B2:E5的數(shù)值平均值大于200,那么公式所在單元格中就存放單元格區(qū)域F2:F5的總和，反之則存放數(shù)值0。常見函數(shù)的使用1.SUM函數(shù)功能：SUM函數(shù)用于計(jì)算單個(gè)或多個(gè)參數(shù)之和。語(yǔ)法：SUM(number1,number2,…)。numberl,number2,…為1?30個(gè)需要求和的參數(shù)。參數(shù)可以是數(shù)字、文本、邏輯值，也可以是單元格引用等。如果參數(shù)是單元格引用，那么引用中的空白單元格、邏輯值、文本值和錯(cuò)誤值將被忽略，即取值為0。常見函數(shù)的使用2.SUMIF函數(shù)功能：對(duì)符合指定條件的單元格求和。語(yǔ)法:SUMIF(range,criteria,sum_range)。range參數(shù)用于條件判斷的單元格區(qū)域。criteria參數(shù)用于確定哪些單元格符合求和的條件，其形式可以是數(shù)字、表達(dá)式或文本。sumjrange為需要求和的實(shí)際單元格區(qū)域，只有range中的相應(yīng)單元格滿足criteria中的條件時(shí),才對(duì)sum_range中相應(yīng)的單元格求和。如果省略sum_range，則對(duì)range中滿足條件的單元格求和。常見函數(shù)的使用3.AVERAGE函數(shù)功能：對(duì)所有參數(shù)計(jì)算算術(shù)平均值。語(yǔ)法：AVERAGE(numberl,number2,…)。numberl,number2,…為1?30個(gè)需要計(jì)算平均值的參數(shù)。參數(shù)應(yīng)為數(shù)字，或者包含數(shù)字的名稱、數(shù)組或單元格引用等。如果數(shù)值或單元格引用參數(shù)中有文本、邏輯值或空白單元格，則忽略不計(jì)，但單元格中包含的數(shù)字“0”將計(jì)算在內(nèi)。常見函數(shù)的使用4.COUNT函數(shù)功能：計(jì)算參數(shù)表中的數(shù)字參數(shù)和包含數(shù)字的單元格個(gè)數(shù)。語(yǔ)法：COUNT(valuel,value2,…)。valuel,value2,…為1?30個(gè)可以包含或引用各種不同類型數(shù)據(jù)的參數(shù)，但只對(duì)數(shù)字型數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算。常見函數(shù)的使用5.INT函數(shù)功能：對(duì)實(shí)數(shù)向下取整數(shù)。語(yǔ)法：INT(number)onumber是需要取整的實(shí)數(shù)。例如，INT(3.9)=3,INT(-6.8)=-7。6.MAX函數(shù)功能：求數(shù)據(jù)集中的最大值。語(yǔ)法：MAX(numberl,number2,…)。number!,number2,…為1?30個(gè)需要求最大值的參數(shù)?？梢詫?shù)指定為數(shù)字、空白單元格、單元格區(qū)域、邏輯值或數(shù)字的文本表達(dá)式等。如果參數(shù)為錯(cuò)誤值或不能轉(zhuǎn)換成數(shù)字的文本，將產(chǎn)生錯(cuò)誤。如果參數(shù)不包含數(shù)字，函數(shù)MAX返回0。04圖表的制作創(chuàng)建圖表Excel中內(nèi)置了11種圖表類型，每種圖表類型又包括若干子類型。用戶還可以自己定義20種圖表類型。Excel中的圖表分為兩種：一種是嵌入式圖表，它與創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)源放置在同一工作表中，打印時(shí)也一同打??；另一種是獨(dú)立圖表，它放置在一張獨(dú)立的圖表工作表中，打印時(shí)與數(shù)據(jù)表分開打印。創(chuàng)建圖表（1）選中用于創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)，選擇的單元格區(qū)域?yàn)楹虴1:G11。（2）單擊“插入”選項(xiàng)卡的“圖表”組的“柱形圖”按鈕:氣整，彈出圖表類型選區(qū)。（3）根據(jù)需要選擇所需要的類型，在此選擇“二維柱形圖”的“簇狀柱形圖”。（4）在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡的“數(shù)據(jù)”組中有“切換行/列”按鈕滙和“選擇數(shù)據(jù)”按鈕豈“選擇數(shù)據(jù)”按鈕用于修改圖表包含的數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊該按鈕，將彈出如圖5.23所示的“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，在“圖表數(shù)據(jù)區(qū)域”文本框中顯示的是作圖數(shù)據(jù)源的區(qū)域，該作圖數(shù)據(jù)源的區(qū)域可以修改。創(chuàng)建圖表（5）圖表包含的對(duì)象有標(biāo)題、坐標(biāo)軸標(biāo)題、圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)志和數(shù)據(jù)表等。單擊“布局”選項(xiàng)卡的“標(biāo)簽”組和“坐標(biāo)軸”組中的按鈕，即可對(duì)各種圖表對(duì)象進(jìn)行設(shè)置。圖表的編輯一個(gè)圖表由若干圖表項(xiàng)組成，如圖5.25所示。在Excel中，只要單擊圖表中的任何一"圖表項(xiàng)，該項(xiàng)即被選中。指向任何一個(gè)圖表選項(xiàng)，即可顯示該圖表選項(xiàng)的名稱。圖表的編輯1.圖表的移動(dòng)、復(fù)制、縮放和刪除①移動(dòng)工作表中的圖表位置：?jiǎn)螕魣D表將其選中，按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)，拖動(dòng)到指定的位置，松開鼠標(biāo)左鍵即可。②對(duì)工作表中的圖表進(jìn)行復(fù)制：?jiǎn)螕魣D表，將其選中；如復(fù)制到其他工作表中，單擊“開始”選項(xiàng)卡的“復(fù)制”按鈕曲選擇目標(biāo)工作表，單擊“粘貼”按鈕二，即可將圖表復(fù)制到目標(biāo)處。如在同一張工作表中復(fù)制，用上述方法或單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“復(fù)制”和“粘貼”，也可實(shí)現(xiàn)對(duì)圖表的復(fù)制。③改變工作表中的圖表大?。?jiǎn)螕魣D表，將其選中；鼠標(biāo)指針指向該圖表四周上的任何一個(gè)句柄，拖動(dòng)鼠標(biāo)，即可實(shí)現(xiàn)圖表在任何方向的縮放。④刪除工作表中的圖表：?jiǎn)螕魣D表，圖表將被選中，按Delete鍵進(jìn)行刪除。要?jiǎng)h除獨(dú)立的圖表工作表，可右擊該圖表工作表標(biāo)簽，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”，然后單擊“確定”按鈕。圖表的編輯2.圖表類型的改變對(duì)己創(chuàng)建的圖表要想改變圖表類型，可先選中該圖表；單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡的“類型”組的“更改圖表類型”按鈕，在彈出的對(duì)話框中選擇所需的圖表類型和子類型即可。3.圖表中數(shù)據(jù)的編輯創(chuàng)建圖表時(shí)，圖表就與圖表數(shù)據(jù)源區(qū)域之間建立了聯(lián)系。當(dāng)數(shù)據(jù)源區(qū)域中的單元格數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，圖表中對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)將會(huì)自動(dòng)更新。圖表的編輯4.編輯圖表中的文字圖表中文字的編輯是指增加、刪除或修改圖標(biāo)中的一些說(shuō)明性文字，以便更好地說(shuō)明圖表中的有關(guān)內(nèi)容。5.更改圖表的位置如果要將嵌入式圖表改為獨(dú)立圖表，先選定要更改位置的圖表，然后單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡的“位置”組中的“移動(dòng)圖表”按鈕，彈出“移動(dòng)圖表”對(duì)話框；單擊“新工作表”按鈕，在后面的文本框中輸入圖表所在的工作表名；單擊“對(duì)象位于”按鈕，在后面的文本框下拉列表中選擇圖表移動(dòng)到的目標(biāo)工作表名；單擊“確定”按鈕，嵌入式圖表就變?yōu)楠?dú)立圖表。圖表的格式化圖表的格式化是指對(duì)圖表中的各對(duì)象進(jìn)行格式設(shè)置，包括文字和數(shù)值的格式、顏色、外觀、坐標(biāo)軸的格式等。格式設(shè)置可以通過(guò)多種方式實(shí)現(xiàn)，如使用“格式”選項(xiàng)卡的“當(dāng)前所選內(nèi)容”組、“形狀樣式”組、“藝術(shù)字樣式”組、“排列”組、“大小”組中的相應(yīng)命令按鈕。右鍵單擊圖表中的任意一個(gè)對(duì)