辦公室日常事務(wù)-日常資料、文件處理（秘書業(yè)務(wù)培訓(xùn)課件）

日常資料、文件處理CONTENTS1給上司送文件的順序和時(shí)機(jī)2確定文件的保存期限給上司送文件的順序和時(shí)機(jī)11實(shí)訓(xùn)目標(biāo)通過本實(shí)訓(xùn)掌握每天給上司送文件資料的順序和時(shí)機(jī)。2實(shí)訓(xùn)背景星期一照例是個(gè)忙碌的日子。剛上班，前臺就給總經(jīng)理秘書王晨送來一大堆郵件報(bào)紙和其他資料。王晨打開電腦，里面有十幾封給總經(jīng)理的電子郵件。

她剛把電子郵件打印出來，又有人送來幾封傳真。2實(shí)訓(xùn)背景當(dāng)她正在整理這些郵件時(shí)，電話鈴聲響了。

電話是市政府辦公室打來的，通知總經(jīng)理下午兩點(diǎn)去市政府辦公室開一個(gè)緊急會議。

王晨應(yīng)該怎么辦呢？3實(shí)訓(xùn)內(nèi)容按實(shí)際要求對送給上司的各種材料進(jìn)行分類，并選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)送給上司。送材料的時(shí)機(jī)4相關(guān)知識給上司送材料的順序電話留言、傳真、電子郵件、快遞、掛號信；私人信件；一般信函；公司內(nèi)部通知；雜志和樣本等。確定文件的保存期限21實(shí)訓(xùn)目標(biāo)通過本實(shí)訓(xùn)掌握確定保存文件期限的方法。2實(shí)訓(xùn)背景王晨是宏達(dá)公司總經(jīng)理的秘書，公司又聘來一個(gè)秘書王玲做李副總的秘書。一天，王玲向王晨訴苦，她每天都要收到分公司和公司各部門送來的各種銷售簡報(bào)、行業(yè)動態(tài)及各種請示。由于不知道如何確定文件資料的保存期限，她什么東西也不敢銷毀，只好都存著。2實(shí)訓(xùn)背景所以，她的辦公桌上的文件資料多得沒地方放，而且經(jīng)常是需要的文件又找不著。

她向王晨請教，應(yīng)該如何確定文件應(yīng)該保存還是不保存，應(yīng)該保存多長時(shí)間。3實(shí)訓(xùn)內(nèi)容根據(jù)實(shí)際情況在送給上司的各種資料上用鉛筆注明保存期限，也可以寫在便箋上再貼到文件資料上面。4相關(guān)知識秘書應(yīng)保存的資料大致可以分為兩種：一種是秘書部門共用的；一種是秘書個(gè)人專用的。4相關(guān)知識1.秘書部門共用的資料2.秘書個(gè)人專用的資料1.聽取上司的意見在確定文件的保存期限時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：對于那些沒有永久保存意義但又不能看過之后立即銷毀的材料，到底保存多久，一般都要聽取上司的意見，上司說保存多久就保存多久。把上司說的保存期限用鉛筆寫在材料上或?qū)懺诒愎{上貼在材料上，時(shí)間一到就銷毀。2.自己提出建議在確定文件的保存期限時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：很多材料的保存期限上司也說不準(zhǔn)，遇到這種情況，秘書可以根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)，提出保存期限的建議，讓上司最后定奪。具體做法可以是這樣：“待閱文件夾”“已閱文件夾”對于那些應(yīng)交給上司批閱的文件，在交給上司之前，秘書在文件上用鉛筆寫清文件編號和保存期限，保存期限的長短依文件的重要程度而定。在確定文件編號與保存期限之后，將它們放入上司的“待閱文件夾”中，事先與上司約好，每過一段時(shí)間，上司把批閱過的文件放進(jìn)“已閱文件夾”中。如果上司對文件標(biāo)明的期限沒做任何修改就返回來，那就表明他同意你的意見；如果上司不同意，他就會改動你標(biāo)注的期限?！按單募A”“已閱文件夾”秘書綜合實(shí)訓(xùn)給上司送文件的順序和時(shí)機(jī)CONTENTSCONTENTS1送材料的時(shí)機(jī)2送材料的順序送材料的時(shí)機(jī)1

某公司經(jīng)理秘書小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判,古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備，小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備,還化了一番功夫進(jìn)行了打扮。

正式會談這天,古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄，小陳一會兒來送茶水、一會兒來送點(diǎn)心，還送了公司內(nèi)部急需簽字的文件,只見她花枝招展,一對大耳環(huán)晃來晃去,五顏六色的手鐲碰桌有聲高跟鞋叮叮作響。案例一送材料的時(shí)機(jī)：一般的公司規(guī)定每天給上司送3次文件,早晨上班時(shí)一次,上、下午各一次。急件急辦：馬上送到上司辦公室。一般來說,傳真、電子郵件的內(nèi)容都是比較急的2送材料的順序給上司送材料的順序電話留言、傳真、電子郵件、EMS、掛號信、快遞。私人信件。一般信函。公司內(nèi)部通知。雜志和樣本等?？谠E：身體前傾，要雙手遞送文件，文字這面朝向?qū)Ψ?。著重需要看的地方，五指并攏指向這個(gè)地方。秘書綜合實(shí)訓(xùn)給上司送文件的順序和時(shí)機(jī)CONTENTSCONTENTS1送材料的時(shí)機(jī)2送材料的順序送材料的時(shí)機(jī)12送材料的順序秘書綜合實(shí)訓(xùn)讓上司急件急批CONTENTSCONTENTS1送材料的時(shí)機(jī)2送材料的順序送材料的時(shí)機(jī)12送材料的順序秘書綜合實(shí)訓(xùn)整理名片CONTENTSCONTENTS1名片的保存范圍2注意事項(xiàng)名片的保存范圍1COMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATIONCOMMUNICATION1、上司、秘書2、與組織業(yè)務(wù)或辦公室業(yè)務(wù)聯(lián)系人員3、負(fù)責(zé)保存的名片有客戶名片以及其他人員的名片2注意