接待客人-接待前的基本準(zhǔn)備（秘書業(yè)務(wù)培訓(xùn)課件）

秘書綜合實(shí)訓(xùn)前臺(tái)值班CONTENTSCONTENTS1重要性2工作內(nèi)容重要性12工作內(nèi)容1布置接待室2了解上司的活動(dòng)安排3填寫公司職員出入登記表4填寫客人預(yù)約登記表職員出入登記表3填寫公司職員出入登記表日期姓名部門外出時(shí)間返回時(shí)間職員出入登記表4填寫客人預(yù)約登記表日期時(shí)間受訪部門/人員來訪姓名/聯(lián)系方式秘書綜合實(shí)訓(xùn)制定接待計(jì)劃CONTENTSCONTENTS3案例分析1計(jì)劃內(nèi)容2計(jì)劃程序計(jì)劃內(nèi)容11確定接待規(guī)格2日程安排3經(jīng)費(fèi)預(yù)算4工作人員2計(jì)劃程序1背景資料（目的、來訪者基本情況）2草擬接待計(jì)劃（成員、用餐、住宿、會(huì)談地點(diǎn)等）3溝通（內(nèi)部溝通、來訪者溝通）4審批3案例分析“金成”防盜門總公司代表的接待方案為安排好“金成”防盜門集團(tuán)公司代表來專賣店檢查、交流期間的工作和生活，保證他們的安全和身體健康，特制定如下接待方案：一、接待時(shí)間2010年3月1日—3月4日二、接待地點(diǎn)接人地點(diǎn)：上?；疖囌鞠麻骄频辏荷虾ＨA園賓館參觀地點(diǎn)：1、星海店2、南京分店3、淮海分店4、上海著名景點(diǎn)三、檢查小組成員沈陽分公司總經(jīng)理李×李×的副總項(xiàng)×李×的秘書宋×四、接待負(fù)責(zé)人員總負(fù)責(zé)人：星海專賣店王主管具體實(shí)施人員：陳秘書、南京店店長(zhǎng)方×、淮海店店長(zhǎng)呂×、星海店店長(zhǎng)林六、檢查路線具體安排日期時(shí)間地點(diǎn)預(yù)定事項(xiàng)交通工具備注3月2日08：30華園賓館水仙廳早餐區(qū)進(jìn)行早餐———檢查小組3位成員09：00--10：30星海店檢查工作，交流經(jīng)驗(yàn)奧迪實(shí)用商務(wù)車由陳秘書駕駛接送檢查小組3位成員，由星海店店長(zhǎng)、王主管陪同檢查10：30--12：00南京分店檢查工作，交流經(jīng)驗(yàn)奧迪實(shí)用商務(wù)車由陳秘書駕車接送檢查小組3位成員，由南京店店長(zhǎng)陪同檢查12：00--14：30華園賓館水仙廳進(jìn)行午餐午休奧迪實(shí)用商務(wù)車由陳秘書駕車接送檢查小組3位成員，由南京分店店長(zhǎng)陪同進(jìn)餐15：00--16：30淮海分店檢查工作，交流經(jīng)驗(yàn)奧迪實(shí)用商務(wù)車由陳秘書駕車接送檢查小組3位成員17：00華園賓館水仙廳進(jìn)行晚餐奧迪實(shí)用商務(wù)車由陳秘書駕車接送檢查小組3位成員，由王主管陪同進(jìn)餐七、迎送、陪同檢查組人員安排（一）在各分店檢查期間，各分店領(lǐng)導(dǎo)和迎檢部門負(fù)責(zé)人分組、陪同檢查及乘車情況詳見上表。（二）3月1日下午14：10，王主管和陳秘書開公司商務(wù)車從星海店出發(fā)到達(dá)上?；疖囌居訖z查小組。（三）迎送工作由王主管秘書陳xx統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排。八、責(zé)任分工及安排（一）星海店1、3月1號(hào)下午:星海店店員楊X：負(fù)責(zé)落實(shí)安排會(huì)議室和接待室擺放鮮花（2盆）、果盤（5盤）、礦泉水（每人放一瓶）、茶水（每人放一杯），并為會(huì)場(chǎng)服務(wù)。2、3月2日上午：星海店店員何X：負(fù)責(zé)落實(shí)安排音響和照像等。3、星海店后勤負(fù)責(zé)落實(shí)以下工作：（1）負(fù)責(zé)檢修走廊、廁所、店堂及店外燈光，檢查時(shí)店堂燈光全部打開。（2）整理店堂區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生，無衛(wèi)生死角，衛(wèi)生間無異味。（3）在店堂、門前臺(tái)階擺放鮮花組團(tuán)，2日下午14：40前準(zhǔn)備到位。（4）負(fù)責(zé)安排落實(shí)各迎檢點(diǎn)列隊(duì)歡迎事宜。（二）陳秘書牽頭督促檢查落實(shí)店堂環(huán)境衛(wèi)生和辦公秩序。2月29日下午將辦公室、宿舍、走廊、大廳和衛(wèi)生間徹底打掃干凈，物品擺放整齊。（三）各部門準(zhǔn)備好相關(guān)資料，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)擺放。（四）檢查期間，所有分店工作人員均要統(tǒng)一著工作裝，佩帶胸卡。十、本次檢查小組的全部日程安排日期時(shí)間地點(diǎn)預(yù)定事項(xiàng)交通工具備注3月1日14：40上?；疖囌居訖z查小組3位成員奧迪實(shí)用商務(wù)車王主管、陳秘書駕駛，于14：10到站等候15：10上海華園賓館安排客人住宿并休息奧迪實(shí)用商務(wù)車由賓館前臺(tái)服務(wù)員徐小姐接待18：00華園賓館水仙廳接風(fēng)宴會(huì)———檢查小組3位成員、王主管、陳秘書、三大專賣分店店長(zhǎng)出席3月2日8：30華園賓館水仙廳早餐區(qū)進(jìn)行早餐———檢查小組3位成員9：00—10：30星海店檢查工作交流經(jīng)驗(yàn)奧迪實(shí)用商務(wù)車由陳秘書駕駛接送檢查小組3位成員，由星海店店長(zhǎng)、王主管陪同檢查10：30--12：00南京分店檢查工作交流經(jīng)驗(yàn)奧迪實(shí)用商務(wù)車由陳秘書駕車接送檢查小組3位成員，由南京店店長(zhǎng)陪同檢查12：00--14：30華園賓館水仙廳進(jìn)行午餐午休奧迪實(shí)用商務(wù)車由陳秘書駕車接送檢查小組3位成員，由南京分店店長(zhǎng)陪同進(jìn)餐15：00--16：30淮海分店檢查工作交流經(jīng)驗(yàn)奧迪實(shí)用商務(wù)車由陳秘書駕車接送檢查小組3位成員17：00華園賓館水仙廳進(jìn)行晚餐奧迪實(shí)用商務(wù)車由陳秘書駕車接送檢查小組3位成員，由王主管陪同進(jìn)餐3月3日8：30華園賓館水仙廳早餐區(qū)進(jìn)行早餐———檢查小組3位成員9:00—10:00星海店會(huì)議廳交流經(jīng)驗(yàn)并作總結(jié)———檢查小組3位成員、王主管、陳秘書、三大專賣分店店長(zhǎng)出席10:00—11:00星海店會(huì)議廳表彰三家分店———檢查小組3位成員、王主管、陳秘書、三大專賣分店店長(zhǎng)出席11:30—14:00華園賓館水仙廳進(jìn)行午餐午休奧迪實(shí)用商務(wù)車檢查小組3位成員、王主管、陳秘書、三大專賣分店店長(zhǎng)進(jìn)餐14:30—16:00上海著名景區(qū)參觀上海著名景區(qū)奧迪實(shí)用商務(wù)車檢查小組3位成員、王主管、陳秘書、三大專賣分店店長(zhǎng)陪同17：00華園賓館水仙廳進(jìn)行晚餐奧迪實(shí)用商