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文檔簡介
煙酒管理規(guī)定總則第一條
為進(jìn)一步滿足公司日常招待工作的需要,加強(qiáng)招待用煙酒采購、保管、領(lǐng)用、使用過程中的管理工作,堵塞漏洞,減少不合理支出,從而降低招待成本,特制訂本規(guī)定。第二條
本規(guī)定中的煙酒是指公司采購的用于業(yè)務(wù)公關(guān)和招待的香煙、白酒、紅酒。其使用范圍為:1、用于上級主管單位、政府部門到我公司檢查指導(dǎo)工作,以及兄弟單位之間的因公接待。2、用于公司組織和承辦的各類活動的招待;3、用于業(yè)務(wù)公關(guān)方面的招待;4、用于各部門對外工作的必要招待。第三條公司煙酒由行政部負(fù)責(zé)管理。采用內(nèi)部回避管理,采購人不得兼任保管,保管人不得自己領(lǐng)用。如遇特殊情況需報總經(jīng)理核準(zhǔn)。采購及報銷第四條煙酒采購工作由行政部司機(jī)負(fù)責(zé)采購。行政部經(jīng)理對采購工作進(jìn)行監(jiān)督,確保采購煙酒的質(zhì)量合格、價格合理??己瞬窟M(jìn)行考核。第五條由行政部經(jīng)理根據(jù)上月煙酒領(lǐng)用和庫存情況,于每月5日前提出采購計劃,并填寫《煙酒采購申請表》,交予總經(jīng)理批示。煙酒每月的大致庫存情況可參考如下:蘇煙為10條鄂爾多斯煙為6條軟中華為10條雙開國緣為5箱熊貓煙為6條四開國緣為5箱鉑金蘇煙為6條飛天茅臺53°為2箱
第六條采購人需要每六個月對煙酒市場進(jìn)行市場調(diào)查,并于每年1月,7月的第二個星期向行政部經(jīng)理提供三個及以上煙酒供應(yīng)商的信息,由行政部經(jīng)理挑選其中一家作為公司煙酒供應(yīng)商。如采購人未按期進(jìn)行研究的市場調(diào)查隨意選擇供應(yīng)商,罰款100元/次。第七條采購人根據(jù)《煙酒采購申請表》于三個工作日內(nèi)采購公務(wù)接待煙酒。逾期未能采購者罰款30元/次。第八條各部門臨時性采購提出采購申請,申請人必須填寫《煙酒采購申請表》,并交由部門經(jīng)理及總經(jīng)理批示。如遇特殊情況表單未能直接簽字,必須持有總經(jīng)理的短信批復(fù),方可采購。申請人需后補(bǔ)《煙酒采購申請表》。如至當(dāng)月底表單仍未補(bǔ)簽者,罰款80元/次。特殊情況時間較長,可寫情況說明交予總經(jīng)理特批。第九條采購回來的煙酒必須當(dāng)天入庫,并獲取保管人開具的《入庫單》。如遇特殊情況,保管人不在或無法返回公司,采購人對已經(jīng)采購但未入庫的煙酒負(fù)保管責(zé)任,遺失或損壞都由采購人負(fù)責(zé)賠償。第十條采購人持《煙酒采購申請表》、《入庫單》、煙酒發(fā)票申請報銷,財務(wù)部走正常報銷流程。臨時性采購,未能入庫直接使用,需要填寫煙酒使用情況說明,并交予總經(jīng)理批示后,憑《煙酒采購申請表》及煙酒發(fā)票方可申請報銷。保管第十一條行政部專員負(fù)責(zé)煙酒保管工作。行政經(jīng)理對保管工作進(jìn)行監(jiān)督,確保帳實相符。第十二條煙酒保管人員必須建立煙酒臺賬,煙酒入庫、出庫應(yīng)如數(shù)登記,注明領(lǐng)用人、領(lǐng)用用途、數(shù)量等,做到賬物相符。保管人應(yīng)每半個月定期進(jìn)行賬物盤查。行政部經(jīng)理應(yīng)不定期進(jìn)行盤查,并至少每一個半月參與一次定期盤查。如未按期盤查者保管人罰款30元/次,行政經(jīng)理80元/次。第十三條采購人采購回?zé)熅坪髴{《煙酒采購申請表》入庫,保管人認(rèn)真清點核實數(shù)量,品類,生產(chǎn)日期后,開具《入庫單》,一式三份,保管人一份,采購人一份,備存一份(月底匯總交予財務(wù)經(jīng)理留存三年備查)。入庫單編號必須連續(xù),不跳號。如遇跳號,對保管人處50元/次罰款。第十四條采購回的煙酒堆放整齊,防霉防潮。煙酒需要按照保質(zhì)日期依次排放,領(lǐng)用時依次發(fā)放。以保證煙酒的品質(zhì)。對于臨期煙酒應(yīng)至少在臨期前1個月向行政經(jīng)理提出。由行政經(jīng)理填寫煙酒使用情況說明向總經(jīng)理匯報解決處理。如臨期未向行政經(jīng)理匯報,保管人負(fù)保管責(zé)任,罰款50元/件,并由總經(jīng)理助理和考核部經(jīng)理共同了解其情況并根據(jù)過期煙酒的價格,會議確定賠償比例。第十五條煙酒領(lǐng)用出庫需憑《煙酒領(lǐng)用單》。如遇特殊情況領(lǐng)用人未能取得《煙酒領(lǐng)用單》需要填寫煙酒使用情況說明,持總經(jīng)理的短信批復(fù)方可領(lǐng)用,領(lǐng)用人須后補(bǔ)《煙酒領(lǐng)用單》。如至當(dāng)月底表單仍未補(bǔ)簽者,罰款80元/次。特殊情況時間較長,可寫情況說明交予總經(jīng)理特批。第十六條保管人每月月末將《煙酒領(lǐng)用單》匯總,提交行政部經(jīng)理。以便行政部了解煙酒使用及需求情況,及時調(diào)整及編寫采購計劃。第十七條保管人換崗或離崗時,應(yīng)將賬物盤點清楚,隨入庫單、煙酒臺賬一并移交下任專管人員。保管人因其他原因不在時,應(yīng)由行政部經(jīng)理代管,在專管人員到崗后立即與代管人員核查賬物,以免出現(xiàn)賬物不符。在煙酒采購申請表編號:年月日申請部門申請人申請內(nèi)容序號名稱品類數(shù)量單價預(yù)算備注123合計預(yù)算采購用途說明:部門經(jīng)理意見年月日總經(jīng)理批示年月日采購人接收年月日煙酒入庫單編號:年月日序號名稱品類單價數(shù)量保質(zhì)日期級別采購單編號采購人:保管人:復(fù)核人:煙酒領(lǐng)用單編號:年月日領(lǐng)用部門領(lǐng)用人使用時間招待對象招待人數(shù)領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)酒店名稱房間號領(lǐng)用內(nèi)容序號名稱品類數(shù)量備注部門經(jīng)理年月日行政部經(jīng)理意見年月日總經(jīng)理意見年月日保管人:領(lǐng)用人:煙酒歸還單編號:
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