如何開好周例會(huì)學(xué)會(huì)管理會(huì)議完整PPT

如何開好周例會(huì)學(xué)會(huì)管理會(huì)議課程收益掌握高效會(huì)議的流程掌握華孚會(huì)議管理的原則

二、高效會(huì)議的流程三、華孚會(huì)議管理的原則課程目錄一、為什么要開會(huì)？這3種原因是：主持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以及會(huì)議的準(zhǔn)備工作。討論臨時(shí)想到的話題，除非對(duì)會(huì)議原目標(biāo)有直接產(chǎn)出TIPS：用好會(huì)議白板如何開好周例會(huì)學(xué)會(huì)管理會(huì)議應(yīng)付擾亂、感情激動(dòng)性事件。在會(huì)議開始前就考慮行動(dòng)方案恰當(dāng)扮演自己的角色－推動(dòng)者恰當(dāng)扮演自己的角色－推動(dòng)者有會(huì)議主持，并且所有與會(huì)成員均有清晰的角色與職責(zé)會(huì)前準(zhǔn)備－策劃議程的幾點(diǎn)建議恰當(dāng)扮演自己的角色－領(lǐng)導(dǎo)者討論臨時(shí)想到的話題，除非對(duì)會(huì)議原目標(biāo)有直接產(chǎn)出正確開場(chǎng)并引入日程表。明確的內(nèi)容、確切的時(shí)間長(zhǎng)度以及負(fù)責(zé)人確保與會(huì)者處在“安全”狀態(tài)；會(huì)后跟進(jìn)－會(huì)議紀(jì)要的書寫規(guī)范三、華孚會(huì)議管理的原則會(huì)中控制－控制議程進(jìn)度解決工作問題行動(dòng)方案決策狀況信息溝通討論：為什么要開會(huì)？會(huì)議是指兩個(gè)或兩個(gè)以上的人(其中一個(gè)為主持人)，為發(fā)揮特定功能而進(jìn)行的一種面對(duì)面的多向溝通。其特定功能，即指下列五項(xiàng)功能中的某一項(xiàng)或某幾項(xiàng)：提供信息匯集信息解決問題宣傳政策培育訓(xùn)練

會(huì)議這種群體溝通的方式，是一個(gè)集思廣益的渠道，通過(guò)開會(huì)可以達(dá)到如下目的：開展有效的溝通傳達(dá)資訊監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾達(dá)成協(xié)議與解決問題資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵(lì)士氣鞏固經(jīng)理人的地位一、為什么要開會(huì)？

二、高效會(huì)議的流程三、華孚會(huì)議管理的原則課程目錄高效會(huì)議的流程Plan會(huì)前準(zhǔn)備策劃會(huì)議議程篩選參會(huì)人員會(huì)議行政安排發(fā)送會(huì)議通知Do會(huì)中控制宣布會(huì)議規(guī)則恰當(dāng)扮演角色控制議程進(jìn)度推動(dòng)達(dá)成決議Review會(huì)后跟進(jìn)迅速總結(jié)評(píng)估發(fā)送會(huì)議紀(jì)要立即行動(dòng)跟進(jìn)持續(xù)改進(jìn)會(huì)議Agenda?????????????議程目標(biāo)期望成果利益關(guān)注點(diǎn)后續(xù)行動(dòng)回顧期望值目標(biāo)明確會(huì)議要達(dá)到的目標(biāo)期望成果讓與會(huì)者可提前了解對(duì)會(huì)議的觀點(diǎn)；鼓勵(lì)與會(huì)者提出他們會(huì)議期望值，必要時(shí)調(diào)整議程利益與關(guān)注了解團(tuán)隊(duì)目前的狀態(tài)形勢(shì)設(shè)法增加有效的工作方法與流程有助于理解溝通或是清除障礙提升傾聽與相互理解水平將關(guān)注點(diǎn)轉(zhuǎn)化為實(shí)際的行動(dòng)確保會(huì)議技能的提高后續(xù)行動(dòng)在會(huì)議開始前就考慮行動(dòng)方案確保大家關(guān)注行動(dòng)與產(chǎn)出而不是問題強(qiáng)調(diào)個(gè)人行動(dòng)的責(zé)任增強(qiáng)改善的意愿設(shè)定行動(dòng)節(jié)奏重復(fù)上述步驟，堅(jiān)持Plan->Do->Review流程重復(fù)PDR會(huì)前準(zhǔn)備－策劃議程的幾點(diǎn)建議高效會(huì)議的流程Plan會(huì)前準(zhǔn)備策劃會(huì)議議程篩選參會(huì)人員會(huì)議行政安排發(fā)送會(huì)議通知Do會(huì)中控制宣布會(huì)議規(guī)則恰當(dāng)扮演角色控制議程進(jìn)度推動(dòng)達(dá)成決議Review會(huì)后跟進(jìn)迅速總結(jié)評(píng)估發(fā)送會(huì)議紀(jì)要立即行動(dòng)跟進(jìn)持續(xù)改進(jìn)會(huì)議會(huì)中控制－高效會(huì)議的行為規(guī)則應(yīng)當(dāng)不應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或不攜帶手機(jī)，至少應(yīng)放置在靜音狀態(tài)按時(shí)開始結(jié)束，尤其是在中間短暫休息以后事先聲明約束性條件就如何處理爭(zhēng)議達(dá)成共識(shí)尊重相互之間發(fā)表觀點(diǎn)的權(quán)利突出重點(diǎn)，如果較復(fù)雜就先解釋再總結(jié)聚焦議程內(nèi)的問題，非議程內(nèi)的記錄下來(lái)，不討論開小會(huì)同時(shí)1個(gè)以上的討論對(duì)話長(zhǎng)時(shí)間的1對(duì)1討論扔“手榴彈”，比如與會(huì)議無(wú)關(guān)的個(gè)人觀點(diǎn)討論臨時(shí)想到的話題，除非對(duì)會(huì)議原目標(biāo)有直接產(chǎn)出直接評(píng)論特別是批評(píng)別人提出的觀點(diǎn)沒有人對(duì)每個(gè)內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)并確定行動(dòng)方案恰當(dāng)扮演自己的角色－領(lǐng)導(dǎo)者參與者推動(dòng)者領(lǐng)導(dǎo)者負(fù)責(zé)整個(gè)會(huì)議，設(shè)定會(huì)議內(nèi)容與產(chǎn)出確認(rèn)與會(huì)者名單；提供支持、信息和資源；營(yíng)造氛圍；鼓勵(lì)創(chuàng)意；作出決定；需要認(rèn)真充分的準(zhǔn)備、參與并影響會(huì)議；為會(huì)議設(shè)定合理的較高期望值；在會(huì)議中多使用“我們”而非“我”；提醒團(tuán)隊(duì)任務(wù)的重要性。恰當(dāng)扮演自己的角色－推動(dòng)者參與者領(lǐng)導(dǎo)者推動(dòng)者負(fù)責(zé)控制會(huì)議的程序與進(jìn)度堅(jiān)持實(shí)施會(huì)議的議程；適當(dāng)“管理”與會(huì)者的行為確保與會(huì)者處在“安全”狀態(tài)；記錄團(tuán)隊(duì)的建議與決議；時(shí)間控制；必要時(shí)把大家?guī)Щ卣}；協(xié)助歸納和澄清觀點(diǎn)；協(xié)助達(dá)成會(huì)議成效；提供反饋。掌握華孚會(huì)議管理的原則直接評(píng)論特別是批評(píng)別人提出的觀點(diǎn)其特定功能，即指下列五項(xiàng)功能中的某一項(xiàng)或某幾項(xiàng)：按時(shí)開始結(jié)束，尤其是在中間短暫休息以后三、華孚會(huì)議管理的原則這3種原因是：主持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以及會(huì)議的準(zhǔn)備工作。在會(huì)議開始前就考慮行動(dòng)方案了解會(huì)議背景，搜集有用的信息；需要認(rèn)真充分的準(zhǔn)備、參與并影響會(huì)議；有會(huì)議主持，并且所有與會(huì)成員均有清晰的角色與職責(zé)恰當(dāng)扮演自己的角色－推動(dòng)者直接評(píng)論特別是批評(píng)別人提出的觀點(diǎn)恰當(dāng)扮演自己的角色－參與者推動(dòng)者領(lǐng)導(dǎo)者參與者負(fù)責(zé)積極的為會(huì)議貢獻(xiàn)“輸入”事先了解會(huì)議議程與目標(biāo)；了解會(huì)議背景，搜集有用的信息；積極傾聽；積極提供觀點(diǎn)與建議；遵守會(huì)議議程與規(guī)則；恰當(dāng)?shù)呐c會(huì)“行為”；承諾并履行安排的任務(wù)。會(huì)中控制－控制議程進(jìn)度嚴(yán)格按議程控制進(jìn)程TIPS：用好會(huì)議白板幫助團(tuán)隊(duì)討論聚焦即時(shí)記錄會(huì)議內(nèi)容與要點(diǎn)鼓勵(lì)參與“共有”觀點(diǎn)增進(jìn)成就感會(huì)中控制－會(huì)議主持人規(guī)則高效的會(huì)議離不開優(yōu)秀的會(huì)議主持人的會(huì)中控制，會(huì)議主持人的10大規(guī)則如下：準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)，按時(shí)開始。正確開場(chǎng)并引入日程表。制定規(guī)則。確保發(fā)言全面。保持討論不離題。看表，提醒人們注意時(shí)間。通常要時(shí)不時(shí)地進(jìn)行清楚簡(jiǎn)要的總結(jié)。確保決定正確地做出，并得到同意。應(yīng)付擾亂、感情激動(dòng)性事件?？偨Y(jié)并確定后續(xù)行動(dòng)。會(huì)中控制－會(huì)議主持人控場(chǎng)技巧高效會(huì)議的流程Plan會(huì)前準(zhǔn)備策劃會(huì)議議程篩選參會(huì)人員會(huì)議行政安排發(fā)送會(huì)議通知Do會(huì)中控制宣布會(huì)議規(guī)則恰當(dāng)扮演角色控制議程進(jìn)度推動(dòng)達(dá)成決議Review會(huì)后跟進(jìn)迅速總結(jié)評(píng)估發(fā)送會(huì)議紀(jì)要立即行動(dòng)跟進(jìn)持續(xù)改進(jìn)會(huì)議會(huì)后跟進(jìn)－會(huì)議紀(jì)要的書寫規(guī)范會(huì)議紀(jì)要格式：要求使用公司統(tǒng)一格式。（詳見：華孚會(huì)議管理程序）會(huì)議紀(jì)要正文：要求對(duì)會(huì)議整體情況作簡(jiǎn)明扼要的描述，會(huì)議過(guò)程只能簡(jiǎn)單描述，與會(huì)人員發(fā)言、討論過(guò)程不必一一羅列；對(duì)會(huì)議作出的決定決議、布置工作要進(jìn)行正確描述，明確干什么、什么時(shí)間干、誰(shuí)去干、誰(shuí)配合、資源配套、注意事項(xiàng)等；會(huì)議紀(jì)要語(yǔ)言要通俗易懂、簡(jiǎn)明扼要，用詞要準(zhǔn)確規(guī)范、符合行業(yè)約定俗稱的要求。會(huì)后跟進(jìn)－持續(xù)改進(jìn)會(huì)議成功會(huì)議不是偶然的，必須具備4大關(guān)鍵因素：嚴(yán)格執(zhí)行紀(jì)律鼓勵(lì)積極與符合準(zhǔn)則的會(huì)議行為有效履行角色有會(huì)議主持，并且所有與會(huì)成員均有清晰的角色與職責(zé)充分醞釀議程明確的內(nèi)容、確切的時(shí)間長(zhǎng)度以及負(fù)責(zé)人持續(xù)優(yōu)化循環(huán)

會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制、會(huì)后跟進(jìn)討論：