淺談輔助核算在銀行日記賬中的設(shè)置

淺談輔助核算在銀行日記賬中的設(shè)置

會計賬簿通常分為一般賬戶和輔助賬戶。普通核算賬基本沿用手工賬的分類方式,而輔助核算賬和手工賬有很大的區(qū)別。輔助核算賬一般包括現(xiàn)金賬、銀行賬、個人往來賬、客戶和供應(yīng)商核算賬、項目核算賬、部門核算賬、數(shù)量核算賬、外幣核算賬。輔助核算賬的設(shè)置是在系統(tǒng)初始化過程中與會計科目的設(shè)置同時進(jìn)行的,在會計科目設(shè)置時,對需要進(jìn)行輔助核算的內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注,在會計核算中按照輔助核算的要求進(jìn)行處理。在實際工作中,往往存在因輔助核算賬的設(shè)置不當(dāng)而影響系統(tǒng)運(yùn)行的效率和質(zhì)量的情況。本文以用友軟件為例,探討了各類輔助核算賬的設(shè)置。一、現(xiàn)金和銀行的額外計算1.對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理在設(shè)置會計科目時,在科目的“賬類”一欄標(biāo)上“日記賬”的標(biāo)記,系統(tǒng)就會認(rèn)為該科目要進(jìn)行日記賬輔助核算。當(dāng)發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時,不但將發(fā)生額記入總分類賬、明細(xì)分類賬,還要登記相應(yīng)的日記賬;在日常賬簿查詢時不但能以總分類賬、明細(xì)分類賬的形式對該科目進(jìn)行查詢,還能以日記賬的形式對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)予以反映。一般企業(yè)必須進(jìn)行日記賬輔助核算的科目有現(xiàn)金、銀行存款。企業(yè)也可根據(jù)實際情況,對其他需要進(jìn)行日記賬輔助核算的科目進(jìn)行此類處理。具體設(shè)置情況見表1。2.生成銀行存款殘余調(diào)節(jié)表銀行輔助核算賬又稱待核銀行賬,用于對銀行存款類科目(編碼為1002類的科目)進(jìn)行待核銀行賬的處理。由于銀行存款類科目有特殊的核算要求,要定期對發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)(各種銀行票據(jù)的收支和銀行遞交的對賬單)進(jìn)行核對,借以生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。如表1中的“農(nóng)行存款-100202”科目在賬類一欄被標(biāo)注上“銀行日記賬”的標(biāo)記后,當(dāng)發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)后填制記賬憑證時,系統(tǒng)會要求用戶輸入結(jié)算方式和結(jié)算號(即平時所說的票據(jù)號、票據(jù)日期等內(nèi)容),記賬時不但將該類業(yè)務(wù)記入總分類賬和明細(xì)分類賬,而且還將諸如結(jié)算方式、結(jié)算號、金額、方向、日期等內(nèi)容記入“待核銀行賬”,用于和銀行對賬單進(jìn)行核對。設(shè)置情況見表1。表1中,“日記賬”表示只有日記賬輔助核算要求;“銀行日記賬”表示既有日記賬輔助核算要求,又有銀行賬輔助核算要求。只要在科目設(shè)置時對有輔助核算要求的科目打上標(biāo)記,系統(tǒng)在后續(xù)的業(yè)務(wù)處理過程中就會根據(jù)需要自動進(jìn)行處理。二、在相應(yīng)的農(nóng)村輔助核算科目設(shè)置如果要進(jìn)行某一外幣核算或數(shù)量核算,只需在建立會計科目時在“外幣名稱”一欄輸入相應(yīng)的外幣名稱或在“計量單位”一欄輸入相應(yīng)的數(shù)量核算計量單位(見表1),系統(tǒng)便自動將該科目設(shè)置為相應(yīng)的外幣輔助核算科目或數(shù)量輔助核算科目。如果該科目是外幣輔助核算科目,在填制記賬憑證時,系統(tǒng)會根據(jù)外幣發(fā)生額和對應(yīng)的匯率自動轉(zhuǎn)換成人民幣金額。也就是說,不僅以人民幣的形式登記總分類賬和明細(xì)分類賬,還要以外幣的形式將業(yè)務(wù)的外幣發(fā)生額記入與科目對應(yīng)的外幣輔助核算賬中。若該科目是數(shù)量輔助核算科目,填制記賬憑證時,系統(tǒng)只要求用戶確定單價和數(shù)量,系統(tǒng)根據(jù)單價和數(shù)量自動生成人民幣金額。記賬時不僅以金額的形式登記總分類賬和明細(xì)分類賬,還會將數(shù)量發(fā)生額記入相應(yīng)的數(shù)量輔助核算賬中。三、個人往來的處理個人往來是指企業(yè)與企業(yè)內(nèi)部職工之間發(fā)生的往來經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),比如銷售人員的差旅費(fèi)借款和私人借款等。如果將這些借款納入個人往來輔助核算,將大大減少明細(xì)科目的級次和數(shù)量,有利于加強(qiáng)企業(yè)個人往來資金的管理。在用友軟件中的具體設(shè)置如表2所示。這時,往來個人信息存放在個人目錄庫中,進(jìn)行科目設(shè)置時,該科目在“賬類”欄標(biāo)上“個人往來”,系統(tǒng)就會自動對該科目進(jìn)行個人往來輔助核算處理。在表2中,當(dāng)發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)后填制記賬憑證時,系統(tǒng)會要求確定個人往來賬戶的名稱,在記賬時,不但將該筆業(yè)務(wù)的發(fā)生額記入與113301科目對應(yīng)的總分類賬和明細(xì)分類賬,還會根據(jù)填制記賬憑證時輸入的個人往來輔助信息進(jìn)行個人往來輔助總分類賬和明細(xì)分類賬的登記。采用這種方式處理個人往來業(yè)務(wù)后,能方便地實現(xiàn)對個人往來業(yè)務(wù)多種形式的查詢統(tǒng)計,如按指定的科目、個人、部門等查詢相應(yīng)的個人往來賬戶余額及明細(xì)發(fā)生額。實現(xiàn)這些功能不需要用戶進(jìn)行任何數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入。四、對付賬款的給付客戶往來業(yè)務(wù)是指企業(yè)在銷售產(chǎn)品時可能形成的應(yīng)收賬款業(yè)務(wù),涉及的科目主要有應(yīng)收賬款和應(yīng)收票據(jù)等;而供應(yīng)商往來業(yè)務(wù)是指企業(yè)采購材料時可能形成的應(yīng)付賬款業(yè)務(wù),涉及的科目主要有應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)等?？蛻艉凸?yīng)商輔助核算的原理與個人往來輔助核算的原理是類似的,有利于加強(qiáng)企業(yè)與往來客戶和供應(yīng)商之間的資金管理,減少清理往來賬的工作量。設(shè)置會計科目時,只要該科目在“賬類”一欄標(biāo)注客戶或供應(yīng)商往來輔助核算標(biāo)記,系統(tǒng)就會自動將該科目納入客戶或供應(yīng)商輔助核算科目;在填制記賬憑證時,就會要求用戶確定該筆業(yè)務(wù)涉及的具體客戶或供應(yīng)商;在記賬時,不但要將該筆業(yè)務(wù)的發(fā)生額記入總分類賬和明細(xì)分類賬,還要登記往來客戶或供應(yīng)商的輔助核算總分類賬和明細(xì)分類賬,以便于統(tǒng)計各往來客戶、供應(yīng)商和企業(yè)之間的資金結(jié)算情況。五、項目輔助核算部門輔助核算能反映企業(yè)各個職能部門的信息,部門是指使用單位下屬的具有分別進(jìn)行財務(wù)核算或業(yè)務(wù)管理要求的單元,可以是實際的部門機(jī)構(gòu),也可以是虛擬的核算單元。按照已經(jīng)定義好的部門編碼級次輸入部門編號及相關(guān)信息,最多可分5級,編碼總長12位,部門檔案包含部門編碼、名稱、負(fù)責(zé)人、部門屬性等信息。部門輔助核算科目適用于按部門進(jìn)行核算的各種收支業(yè)務(wù),如管理費(fèi)用中的差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、招待費(fèi)等,按項目設(shè)置二級科目,部門名稱在部門目錄庫中,不再按部門設(shè)明細(xì)。這樣既減少了科目的明細(xì)級次,同時也可按各種要求核算相應(yīng)的管理費(fèi)用,如某一會計期間各部門的管理費(fèi)用總額及各部門各項管理費(fèi)用的數(shù)額等。項目輔助核算是指對被認(rèn)為是專門的經(jīng)營對象或核算對象的核算,比如企業(yè)中產(chǎn)品成本的核算,即可被認(rèn)為是一種項目核算,施工企業(yè)的施工項目核算也可被認(rèn)為是一種項目核算。項目核算是指企業(yè)在實際業(yè)務(wù)處理過程中對多種類型的項目進(jìn)行核算和管理,例如在建工程、對外投資、技術(shù)改造項目、項目成本管理等。日常涉及的主要科目有在建工程、生產(chǎn)成本等。將具有相同特性的一類項目定義為一個項目大類,一個項目大類可以核算多個項目。為了便于管理,我們還可以對這些項目進(jìn)行分類管理,可以將工程項目、成本對象等作為核算的項目進(jìn)行分類。進(jìn)行項目核算與管理的首要步驟是設(shè)置項目檔案,項目檔案設(shè)置包括增加或修改項目大類、確定項目核算科目、進(jìn)行項目分類、確定項目欄目結(jié)構(gòu)并進(jìn)行項目目錄的維護(hù)。項目核算的特點是圍繞一個專門的對象,將所有發(fā)生在該對象上的各種收支以項目輔助核算賬的形式進(jìn)行歸集。具體設(shè)置見表3。表3中,410101科目、410102科目和410103科目只進(jìn)行項目輔助核算;550201科目、550202科目和550203科目只進(jìn)行部門輔助核算;而160301科目和160302科目既進(jìn)行部門輔助核算,又進(jìn)行項目輔助核算;160303科目既進(jìn)行供應(yīng)商輔助核算,又進(jìn)行項目輔助核算。綜上所述,用友軟件中輔助核算賬的設(shè)置,一方