第八章 秘書的人際交往

第八章秘書的人際交往

學(xué)習(xí)目標(biāo)思考練習(xí)主要內(nèi)容視野拓展本章導(dǎo)言了解人際交往的基本概念；理解人際交往對于秘書工作的重要影響；掌握認(rèn)知偏差對人際交往活動的影響方式。

知道心理障礙對秘書工作的不良影響；會用人際交往的基本原則指導(dǎo)自己開展人際交往活動；掌握秘書人員開展人際交往的藝術(shù)和技巧。

待人接物是秘書工作的重要組成部分。秘書要了解自身進(jìn)行人際交往的特點(diǎn)，克服人際交往的心理障礙，掌握人際交往的原則和方法，才能處理好各個(gè)方面的關(guān)系，建立起和諧融洽的工作環(huán)境，為順利開展各項(xiàng)工作活動創(chuàng)造必要的條件。第一節(jié)秘書人際交往的類型及意義第二節(jié)秘書交往活動中的社會認(rèn)知第三節(jié)秘書交往活動中的心理障礙第四節(jié)秘書人際交往的藝術(shù)和技巧第一節(jié)秘書人際交往的類型及意義一、什么是人際交往三、人際交往對秘書工作的重要意義二、秘書人際交往的類型及特點(diǎn)本節(jié)點(diǎn)睛人生活在社會上，需要從他人那里獲取衣食住行的必需物品，獲取理解、信任和友誼。這一切都是通過人的交往活動實(shí)現(xiàn)的。秘書的人際交往有著比較廣泛的領(lǐng)域，秘書必須不斷提高自己的社交水平。一、什么是人際交往

人際交往，是指在社會活動中人與人之間傳遞信息、溝通思想、交流感情等個(gè)體間相互作用和相互知覺的聯(lián)系過程。人際交往是人們共同進(jìn)行社會活動的特殊形式。在交往活動中，人們不僅交流社會上的各種消息、情報(bào)，也交流各自的思想、感情、態(tài)度和觀點(diǎn)。

按照馬斯洛的需要層次論來理解，人們進(jìn)行社會交往活動，是個(gè)體需要系統(tǒng)中一個(gè)較高層次的需要，是人的社會性的一種重要體現(xiàn)，也是人長期社會化的必然結(jié)果。

二、秘書人際交往的類型

及特點(diǎn)

秘書的人際交往的領(lǐng)域比較廣泛，可以分成許多種類，每一種類均有其獨(dú)特的功能。下面我們根據(jù)秘書工作實(shí)踐，參照一般社會心理學(xué)的分類標(biāo)準(zhǔn)，作一些初步的探討。

（一）從交往的性質(zhì)來分，可分為

公務(wù)交往和私人交往公務(wù)交往活動是秘書作為特定角色的一種交往方式，私人交往則是屬于非角色的活動。公務(wù)交往活動是指那種交往雙方都以角色面貌出現(xiàn)的工作聯(lián)系活動。私人交往也是指非正式的交往，雙方不受組織紀(jì)律等約束，帶有明顯的感情色彩。（二）從交往的對象來分，可分為

與領(lǐng)導(dǎo)的交往和與群眾的交往

秘書是領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間溝通聯(lián)系的紐帶。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的交往是秘書交往活動最重要的部分，是一種角色的規(guī)定。秘書與群眾的交往是秘書交往活動中一個(gè)廣泛的領(lǐng)域。秘書在與群眾交往時(shí)要以平等的、誠懇的態(tài)度待人，不能居高臨下，更不能借領(lǐng)導(dǎo)之勢，擺長官氣派。（三）從交往的方向來分，可分為上行交往、平行交往與下行交往

上行交往，是指秘書與本單位領(lǐng)導(dǎo)及上級有關(guān)部門中人們的交往活動；平行交往，是指秘書之間的交往及秘書與各同級部門中人們的交往；下行交往，是指秘書與一般群眾及下級各部門中人們的交往。

秘書應(yīng)該注意這種角色地位的變化及對交往的影響，恰當(dāng)?shù)靥幚砗猛鞣矫娴年P(guān)系。（四）從交往的方式來分，可分為語言的交往和非語言的交往語言的交往語言的交往是借助于語言符號來實(shí)現(xiàn)的，是人們在交往中使用最多、最方便的一種交往方式。語言交往又可分為口頭的和書面的兩種，都是利用語言符號來達(dá)到傳遞信息目的的交往活動。秘書人員要想獲取比較滿意的交往效果，最好是將口頭和書面兩種方式結(jié)合起來。非語言的交往非語言的交往活動分為四種方式，都是直接接觸時(shí)所采用的輔助交際手段（見圖8-1）。圖8-1非語言的交往活動的四種方式方式動態(tài)無聲的交際方式靜態(tài)無聲的交際方式目光接觸的交際方式輔助語言和類語言的交際方式利用手勢、面部表情、體態(tài)變化、拍打、點(diǎn)頭、擁抱等包括站、立、蹲、倚等；雙方的距離也反映交往的程度能夠有效地、準(zhǔn)確地傳遞某些微妙的信息輔助語言：音調(diào)、音量、節(jié)奏、停頓等；類語言：嘆息、呻吟、叫喊等三、人際交往對秘書工作的重要意義

秘書工作是一個(gè)與人打交道的工作，人際交往活動的開展，對秘書工作有著重要意義（見圖8-2）。圖8-2人際交往對秘書工作的重要意義重要意義

有利于提高工作效率幫助秘書擴(kuò)大視野樹立自我形象的有效途徑有利于秘書身心健康第二節(jié)秘書交往活動中的社會認(rèn)知本節(jié)點(diǎn)睛一、什么是社會認(rèn)知二、認(rèn)知偏差對秘書交往的影響三、人際交往的空間距離人們在交往中，會對交往對象產(chǎn)生初步的印象。初步印象的好壞，將影響人們參與交往活動的態(tài)度，決定人們的交往行為。秘書人員在交往活動中，要努力增進(jìn)相互之間的了解、認(rèn)知，通過研究影響秘書交往活動中對人印象形成的因素，更好地進(jìn)行人際交往。一、什么是社會認(rèn)知

社會認(rèn)知又稱社會知覺或人際知覺，是指個(gè)人在與他人交往接觸時(shí)，根據(jù)他人的外觀行為，推測與判斷他人的心理狀態(tài)、動機(jī)和意向的過程。社會認(rèn)知是對人的初步的認(rèn)識過程，即對人形成初步印象的過程，是交往活動中對人認(rèn)識的第一步。二、認(rèn)知偏差對秘書交往

的影響

認(rèn)知偏差，是指影響人們在交往活動中對他人形成印象的心理傾向。秘書人員在廣泛的交往活動中，必須注意調(diào)整自己的認(rèn)知活動，盡可能利用或消除各種認(rèn)知偏差的影響，以積極主動地開展并擴(kuò)大自己的交往范圍。三、人際交往的空間距離

人與人之間需要保持一定的空間距離。一般而言，交往雙方的人際關(guān)系以及所處情境決定著相互間自我空間的范圍。人們交往時(shí)，選擇正確的距離是至關(guān)重要的。人際交往的空間距離不是固定不變的，它具有一定的伸縮性，這依賴于具體的情境，比如交談雙方關(guān)系、社會地位、文化背景、性格特征、心境等。美國人類學(xué)家愛德華·霍爾博士將距離劃分成了四種（見表8-1）。

表8-1四種區(qū)域與交往雙方的關(guān)系距離關(guān)系近范圍表現(xiàn)遠(yuǎn)范圍表現(xiàn)注意親密距離人際交往中的最小間隔，“親密無間”近范圍在15厘米之內(nèi)彼此可能肌膚相觸，能相互感受對方的體溫、氣味和氣息遠(yuǎn)范圍在15～44厘米之間挽臂執(zhí)手或促膝談心，體現(xiàn)親密友好屬于親密距離圈子，外人不能隨意闖入個(gè)人距離人際間隔稍有分寸感的距離近范圍在46～76厘米之間相互親切地握手，友好地進(jìn)行交談遠(yuǎn)范圍在76～122厘米之間任何朋友和熟人都可以自由地進(jìn)入適合非正式社交情境中使用距離關(guān)系近范圍表現(xiàn)遠(yuǎn)范圍表現(xiàn)注意社交距離一種社交性或禮節(jié)上的較正式的關(guān)系近范圍在1.2～2.1米之間沒有直接的身體接觸遠(yuǎn)范圍為2.1～3.7米表現(xiàn)為一種更加正式的交往關(guān)系一般在工作環(huán)境和社交聚會上，說話要適當(dāng)提高聲音，需要目光接觸公眾距離公開演說時(shí)，演說者與聽眾之間保持的距離近范圍在3.7～7.6米之間比如當(dāng)眾演講之類遠(yuǎn)范圍在7.6米之外容納一切人的“門戶開放”空間與特定聽眾談話時(shí)，縮短為個(gè)人距離或社交距離續(xù)表第三節(jié)秘書交往活動中的心理障礙

本節(jié)點(diǎn)睛延伸閱讀秘書交往心理障礙的幾種情況全面地認(rèn)識和了解他人，是人際交往的基礎(chǔ)。交往活動中存在著諸多心理障礙。如果不克服這些心理障礙，就難以順利地開展各種社交活動。生活中，有一些人孤芳自賞、形只影單，到處不受歡迎。秘書人員應(yīng)該注意這些現(xiàn)象，引以為戒。秘書交往心理障礙的幾種情況

交往不能順利展開，有時(shí)候是由于外部條件不具備，有時(shí)候是因?yàn)榻煌募记刹粙故?，但更為重要的原因還是在交往活動中存在著諸多心理障礙。如果不克服這些心理障礙，就難以順利地開展各種社交活動。孫子說：“知己知彼，百戰(zhàn)不殆?！毙睦韺W(xué)研究表明：牢固的人際關(guān)系的形成，取決于三個(gè)方面：交往雙方的政治態(tài)度、宗教信仰的一致；交往雙方價(jià)值觀、人生觀、道德觀、審美觀、生活方式的一致；交往雙方心理特征是否相融，即要看雙方態(tài)度、興趣、氣質(zhì)、性格是否接近或互補(bǔ)。（一）不了解他人害羞是常見的交往障礙之一。它指在交往過程中，過多地約束自己的言行，以致無法充分地表達(dá)自己的思想感情，阻礙了人際關(guān)系的正常發(fā)展（見圖8-3）。（二）害羞圖8-3害羞的類型害羞的類型氣質(zhì)性害羞認(rèn)識性害羞挫折性害羞性格內(nèi)向，說話低聲細(xì)語，見到生人面紅膽怯，舉足投步思前想后、顧慮重重過分注重自我，怕被人恥笑，不敢冒風(fēng)險(xiǎn)，受環(huán)境和別人言行支配，缺乏主動連遭挫折，變得膽怯害怕、消極被動剛走上工作崗位的年輕秘書，要注意克服害羞這種心理障礙（見圖8-4）。

圖8-4克服害羞心理的步驟

要放下思想包袱

要鼓起勇氣，敢于邁出第一步

要有信心，相信自己的力量要學(xué)會觀察生活和交往的技巧

孤僻就是不隨和，不合群，孤芳自賞，自命清高。孤僻的性格不僅嚴(yán)重影響人際交往活動的開展，而且與秘書的工作要求相違背。要克服孤僻這一心理障礙，關(guān)鍵是要從思想上消除自命清高、孤芳自賞。先哲莊子曾說：水至清則無魚，人至潔則無朋。（三）孤僻自卑就是缺乏自信，在交往活動中表現(xiàn)為想象成功的體驗(yàn)少，想象失敗的體驗(yàn)多。這種心理在與權(quán)威、長者、名人交往時(shí)，表現(xiàn)得尤為突出。造成自卑心理的原因主要有三個(gè)（見圖8-5）。（四）自卑圖8-5造成自卑心理的原因自卑心理

1.自己期望不高，或期望過高，不切實(shí)際2.別人的評價(jià)，尤其是權(quán)威人士的評價(jià)3.交往活動中沒有得到積極反饋，得到的都是消極反饋，挫傷了交往銳氣圖8-6秘書人員樹立自信心的方法

作為秘書人員，一定要戰(zhàn)勝自卑心理，樹立自信心（見圖8-6）。

如果一個(gè)人不知變通，固守一個(gè)角色，就是角色固著。秘書人員因?yàn)楣ぷ魃婕懊鎻V，接觸人多，尤其要注意角色的轉(zhuǎn)變。在與不同的人打交道時(shí)，秘書人員要注意選擇適合自己身份、地位的方式，按特定的角色要求與他人進(jìn)行交往。（五）角色固著

在交往中，尤其是在與陌生人交往時(shí)，持有適當(dāng)?shù)慕鋫湫睦硎菓?yīng)該的，但如果對天下人都加以提防，就會嚴(yán)重阻礙交往的發(fā)展。過慮的另一種表現(xiàn)是求知交，而不愿廣泛結(jié)友，這樣就會局限交往活動的范圍。秘書應(yīng)當(dāng)注意把握過慮和慎重的界限，不能從一個(gè)極端走到另一個(gè)極端，要按照外松內(nèi)緊的交往原則去開展人際交往活動。（六）過慮

當(dāng)然，在交往中,冒險(xiǎn)是要掌握分寸的，反對過慮絕不是主張輕信