昆明醫(yī)科大學(xué)檔案工作在學(xué)校檔案工作委員會的領(lǐng)導(dǎo)下課件

2014年檔案工作培訓(xùn)會——昆明醫(yī)科大學(xué)檔案管理辦法簡要解讀基礎(chǔ)知識培訓(xùn)2014年檔案工作培訓(xùn)會——昆明醫(yī)科大學(xué)檔案管理辦法簡要解讀基本情況介紹學(xué)校檔案管理辦法是根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和《云南省檔案管理?xiàng)l例》等的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況制定的。本辦法所稱檔案是指學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理、社會服務(wù)和其他各項(xiàng)活動中形成的、具有保存利用價(jià)值的各種歷史記錄。基本情況介紹學(xué)校檔案管理辦法是根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、基本情況介紹昆明醫(yī)科大學(xué)檔案工作在學(xué)校檔案工作委員會的領(lǐng)導(dǎo)下，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。校長辦公室檔案科既是學(xué)校檔案工作委員會的執(zhí)行機(jī)構(gòu)和檔案工作的職能管理部門，又是永久保存本校檔案并提供利用和服務(wù)的部門。檔案科的職能很多，對外貫徹政策法規(guī)、服務(wù)；對內(nèi)收集、保管、利用、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、培訓(xùn)等等。基本情況介紹昆明醫(yī)科大學(xué)檔案工作在學(xué)校檔案工作委員會的領(lǐng)導(dǎo)下學(xué)校內(nèi)部檔案實(shí)行三級管理：一級：學(xué)校層面：檔案科；二級：單位、部門層面：在各單位、部門設(shè)立分檔案室，負(fù)責(zé)保管各單位、部門短期（10年以下）的檔案材料。分檔案室的日常業(yè)務(wù)工作由檔案科進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。主要做隨辦隨歸、預(yù)立卷等工作和定期向檔案科報(bào)送單位檔案工作季報(bào)表、定期向檔案科移交由學(xué)校永久和長期（30年以上）保存的檔案及短期檔案的利用工作；學(xué)校內(nèi)部檔案實(shí)行三級管理：一級：學(xué)校層面：檔案科；學(xué)校內(nèi)部檔案實(shí)行三級管理：三級：系、科、室層面：在系、科、室設(shè)立檔案工作點(diǎn)進(jìn)行三級管理，負(fù)責(zé)保管其形成的一般性的檔案材料，日常檔案材料的收集、保管工作。檔案工作點(diǎn)的日常業(yè)務(wù)工作由分檔案室指導(dǎo)和監(jiān)督。學(xué)校內(nèi)部檔案實(shí)行三級管理：三級：系、科、室層面：在系、科、室檔案兼職員的職責(zé)：負(fù)責(zé)本單位檔案材料的鑒定、收集、整理、立卷、保管和移交工作，保證歸檔材料的齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，每月定期對賬戶內(nèi)歸檔材料進(jìn)行清理，按季報(bào)送檔案工作季報(bào)表；根據(jù)不同種類檔案資料的特征和有機(jī)聯(lián)系，合理分類、完善文件題名，認(rèn)真著錄歸檔文件目錄的內(nèi)容（日期填寫等），以便管理和利用；檔案兼職員的職責(zé)：負(fù)責(zé)本單位檔案材料的鑒定、收集、整理、立卷檔案兼職員的職責(zé)：接受上級部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查；維護(hù)檔案材料的安全，做好保密工作(如會議記錄本、錄用材料等），按時(shí)向檔案科移交；對按照規(guī)定不向檔案科移交的檔案材料，應(yīng)建立相應(yīng)二級或三級管理制度，確保檔案材料的完整和安全，并積極提供服務(wù)和利用。檔案兼職員的職責(zé)：接受上級部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查；檔案保管期限保管期限劃分為永久、長期和短期三種：凡是反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌，對學(xué)校、社會和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的，列為永久保管；凡是反映學(xué)校一般活動，對學(xué)校和社會有長期查考利用價(jià)值的，列為長期保管，保管期限為30年；凡是短期內(nèi)對學(xué)校工作有查考價(jià)值的，列為短期保管，保管期限為10年。檔案保管期限保管期限劃分為永久、長期和短期三種：保管期限和歸檔范圍保管期限和歸檔范圍是各位檔案兼職員工作的難點(diǎn)和重點(diǎn)，是歸檔工作的基礎(chǔ)。如何鑒定一份材料需不需要?dú)w檔？歸檔多長時(shí)間？自己部門留存還是歸檔到學(xué)校檔案科？都是每個(gè)檔案兼職員要考慮的問題。1、機(jī)關(guān)文件歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定2、昆醫(yī)評建2007評字第3號：關(guān)于印發(fā)《昆明醫(yī)學(xué)院管理部門基礎(chǔ)管理檔案分類編號指導(dǎo)目錄》（試行）的通知保管期限和歸檔范圍保管期限和歸檔范圍是各位檔案兼職員工作的難歸檔類別昆明醫(yī)科大學(xué)檔案分為黨群（主要涉及黨辦、組織、宣傳、工會、離退休等部門）、行政（校辦、人事、紀(jì)檢審、保衛(wèi)、后勤等部門）、教學(xué)（教務(wù)、學(xué)生、各學(xué)院）、科研、基建、外事、儀器設(shè)備、出版、聲像、財(cái)會、實(shí)物和人物十二大類。各類別之間相對獨(dú)立，又有機(jī)聯(lián)系。聲像類檔案涉及學(xué)校各個(gè)部門，要注意聲像類檔案的收集、分類、整理、保管和移交問題。（重大活動、畢業(yè)照等很重要）。歸檔類別昆明醫(yī)科大學(xué)檔案分為黨群（主要涉及黨辦、組織、宣傳、整理規(guī)范各單位形成的各類歸檔材料格式規(guī)范、整潔齊全。要求各單位形成的歸檔材料格式規(guī)范，有天頭、地腳、落款和頁碼的編寫；檔案材料要整潔規(guī)整齊全，使用不銹鋼訂書針或?qū)Ｓ脵n案設(shè)備裝訂。要求各單位形成的歸檔材料，包括實(shí)體檔案與電子檔案要做到隨辦隨歸。要收集及時(shí)。整理規(guī)范各單位形成的各類歸檔材料格式規(guī)范、整潔齊全。要順序編目、按照A4紙張的標(biāo)準(zhǔn)折疊或者裁減，不得有重份材料；對于字跡模糊、鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水筆等形成的文件材料要進(jìn)行復(fù)印后方可歸檔；要做到分類存放，妥善保管。要求各單位、部門對于題名（通知、證明等）不全的歸檔材料編制題名，要題名準(zhǔn)確、全面，對于補(bǔ)充的題名，在題名上要加（），沒有責(zé)任者、年、月、日的文件，要考證清楚，及時(shí)補(bǔ)上；整理規(guī)范要順序編目、按照A4紙張的標(biāo)準(zhǔn)折疊或者裁減，不得有重份材料；檔案移交時(shí)間：（1）黨群、行政、教學(xué)、科研、基建（綜合）、教學(xué)等管理性檔案及出版物檔案于次年6月底前移交；（2）教學(xué)業(yè)務(wù)性檔案按培養(yǎng)周期于次學(xué)年12月底移交；（3）科研課題在結(jié)題或鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)移交；（4）基建項(xiàng)目在驗(yàn)收、審計(jì)后兩個(gè)月內(nèi)移交；檔案移交時(shí)間：（1）黨群、行政、教學(xué)、科研、基建（綜合）、教（5）財(cái)務(wù)檔案于第三年5月底前移交；（6）聲像檔案形成后及時(shí)歸檔移交；（7）實(shí)物檔案形成后及時(shí)歸檔移交；（8）名人檔案形成后及時(shí)歸檔移交；-（9）電子檔案形成后及時(shí)歸檔，與檔案實(shí)體一起移交。（5）財(cái)務(wù)檔案于第三年5月底前移交；接收必須履行相應(yīng)的手續(xù)，填寫備考表，填寫移交清單一式二份，由交接雙方簽字并加蓋單位印章。移交檔案時(shí)最好能夠提前預(yù)約，確定移交日期，以便清點(diǎn)交接。移交手續(xù)：

接收必須履行相應(yīng)的手續(xù)，填寫備考表，填寫移交清單一式二份，由部門移交清單圖示部門移交清單圖示備考表圖示備考表圖示歸檔文件目錄圖示歸檔文件目錄圖示考核體系：

1、基礎(chǔ)建設(shè)30分2、業(yè)務(wù)管理60分3、開發(fā)利用10分考核體系：

1、基礎(chǔ)建設(shè)30分檔案科分工指導(dǎo)部門情況：張曉嫻：校長辦公室、國際交流合作處、基建處、教務(wù)處、口腔醫(yī)學(xué)院、法醫(yī)學(xué)院、藥學(xué)院暨重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、研究生部、臨床技能中心、護(hù)理學(xué)院、國際教育學(xué)院王媛：黨委辦公室、離退休工作處、資產(chǎn)管理處、現(xiàn)代技術(shù)教育中心、團(tuán)委、科技處、學(xué)生處、基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)院、繼續(xù)教育學(xué)院、外語部、生物醫(yī)學(xué)工程研究中心檔案科分工指導(dǎo)部門情況：檔案科分工指導(dǎo)部門情況：吳娜：組織部（黨校）、宣傳部、后勤管理