全面預(yù)算系統(tǒng)實(shí)施方案

項(xiàng)目背景近年來(lái)，公司的業(yè)務(wù)得到高速發(fā)展，面對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)與組織規(guī)模的迅速擴(kuò)大、企業(yè)價(jià)值鏈的延伸和管理縱深的拉長(zhǎng)，為了更有效的促進(jìn)公司戰(zhàn)略執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)對(duì)公司及各下屬企業(yè)的有效管理與監(jiān)控，提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益，有效防范各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)，公司開(kāi)始了以風(fēng)險(xiǎn)管理為核心的全價(jià)值鏈管理體系建設(shè)。在公司的管控體系中，預(yù)算管理是實(shí)現(xiàn)全價(jià)值鏈管理與風(fēng)險(xiǎn)控制的重要手段和工具。隨著包括預(yù)算管理在內(nèi)的組織流程優(yōu)化方案的確認(rèn)和實(shí)施，公司及各下屬企業(yè)的預(yù)算管理體系得到了較大提升，但在管理提升的同時(shí)也使一些問(wèn)題凸現(xiàn)出來(lái)，公司及各下屬企業(yè)的預(yù)算管理面臨一些新的挑戰(zhàn)，主要體現(xiàn)在：1、全面預(yù)算管理能否得到較好的執(zhí)行效果，依賴(lài)于方案能否在各責(zé)任單元得到充分貫徹和執(zhí)行。2、預(yù)算目標(biāo)的確定需要經(jīng)過(guò)多次試算分析，試算過(guò)程中產(chǎn)生的各版本數(shù)據(jù)單純依靠Excel保存，不僅工作量大、效率低，而且版本之間的對(duì)比分析困難、過(guò)程管理困難；3、對(duì)于單船盈虧預(yù)算和國(guó)內(nèi)采購(gòu)盈虧預(yù)算，使用Excel表格編制，表格在傳遞和重復(fù)加工過(guò)程中可能會(huì)因人為因素引起數(shù)據(jù)變化和錯(cuò)誤，同時(shí)難以及時(shí)收集這兩類(lèi)業(yè)務(wù)的實(shí)際數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析；4、采用Excel表格進(jìn)行預(yù)算編制，容易因?yàn)槿藶橐蛩貙?dǎo)致表格被修改、指標(biāo)不規(guī)范，同時(shí)會(huì)因?yàn)楸砀竦淖兓饐卧窆降男薷暮推茐模罱K預(yù)算數(shù)據(jù)的邏輯和準(zhǔn)確性難以保障。同時(shí)，由于沒(méi)有過(guò)程審計(jì)線索，編制結(jié)果具有一定不確定性；5、隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大和預(yù)算編制精細(xì)化要求的提高，預(yù)算工作量將大幅度增加；6、預(yù)算不僅是目標(biāo)，更是管理的手段，以預(yù)算指導(dǎo)管理業(yè)務(wù)活動(dòng)，需要及時(shí)地搜集實(shí)際經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析。7、以Excel手工進(jìn)行預(yù)算編制和分析，預(yù)算管理人員整日忙于預(yù)算編制和數(shù)據(jù)加工、摘錄，很少有精力進(jìn)行管理和分析；8、預(yù)算管理的有效實(shí)施必須以考評(píng)作為引導(dǎo)和控制手段。預(yù)算的考評(píng)帶有客觀量化的特點(diǎn)，需要借助一個(gè)工具將經(jīng)營(yíng)結(jié)果與預(yù)算目標(biāo)比較，獲取客觀的評(píng)價(jià)結(jié)果?；谝陨线@些原因，公司認(rèn)識(shí)到：先進(jìn)的管理理念與制度設(shè)計(jì)，需要更為合理高效的管理工具，引入信息化管理是必然選擇。由此，為進(jìn)一步推進(jìn)預(yù)算管理體系的改革，通過(guò)信息技術(shù)手段規(guī)范全面預(yù)算管理方案的落實(shí)、提高預(yù)算管理效率，公司決定建設(shè)企業(yè)預(yù)算管理信息系統(tǒng)。項(xiàng)目目標(biāo)本項(xiàng)目定位于：將預(yù)算管理系統(tǒng)建設(shè)成為公司戰(zhàn)略目標(biāo)合理制定和分解的平臺(tái)、公司本部及各下屬企業(yè)預(yù)算編制溝通和匯總合并的平臺(tái)，成為公司本部對(duì)各下屬企業(yè)、企業(yè)對(duì)其自身下屬單位經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行監(jiān)控和分析的有力手段。協(xié)助公司形成從預(yù)算目標(biāo)下達(dá)到預(yù)算編制、到預(yù)算執(zhí)行分析與考核、到預(yù)算改善的動(dòng)態(tài)循環(huán)，為公司及各下屬企業(yè)的日常監(jiān)控和風(fēng)險(xiǎn)防范奠定堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)。以單船盈虧預(yù)算和國(guó)內(nèi)采購(gòu)盈虧預(yù)算對(duì)公司具體業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行規(guī)劃預(yù)測(cè)，指導(dǎo)業(yè)務(wù)活動(dòng)的進(jìn)行，有效預(yù)防和控制業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。公司預(yù)算管理系統(tǒng)圖2:預(yù)算管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)基于對(duì)系統(tǒng)容量的規(guī)劃，并結(jié)合HyperionPlanning產(chǎn)品，公司采用上述主機(jī)網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)。Essbase數(shù)據(jù)庫(kù)引擎和用來(lái)做HyperionRepository的RDMS選擇MSSQLServer，由一臺(tái)PCServer來(lái)承擔(dān)。將Hyperion其他應(yīng)用安裝在另一臺(tái)PCServer上，以保證系統(tǒng)能夠提供高可用性的服務(wù)。其他用于管理和預(yù)算編制的客戶端通過(guò)千兆網(wǎng)絡(luò)接入該系統(tǒng)。對(duì)于異地公司的客戶端，通過(guò)其他的接入方式如VPN或互聯(lián)網(wǎng)接入公司網(wǎng)絡(luò)，只要接入公司的機(jī)器都能登陸該系統(tǒng)。4、軟件配置方案鑒于對(duì)公司預(yù)算狀況的綜合考量，將采用HyperionBPM套件，其中包括HyperionEssbase，HyperionPlanning，HyperionFinancialReporting，HyperionWebAnalysis。同時(shí)，支撐HyperionBPM系統(tǒng)運(yùn)行還需要一些第三方軟件的支持，其中包括ApplicationServer，RDBMS關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，PDF組件AcrobatDistiller（支持報(bào)表PDF格式轉(zhuǎn)換和答應(yīng)）。在系統(tǒng)中引入LDAP服務(wù)器，因?yàn)獒槍?duì)公司的用戶數(shù)較多，對(duì)用戶驗(yàn)證和權(quán)限的維護(hù)相對(duì)來(lái)說(shuō)比較困難，LDAP服務(wù)器的使用將會(huì)為用戶管理帶來(lái)便利，同時(shí)也為將來(lái)系統(tǒng)升級(jí)做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備。圖3:WINDOWS的分布式配置實(shí)施效果在公司預(yù)算管理系統(tǒng)上線后,公司的各相關(guān)用戶利用預(yù)算系統(tǒng)順利地完成了當(dāng)期的預(yù)算編報(bào)工作。從預(yù)算數(shù)據(jù)的匯總、上報(bào)審批、預(yù)算版本的控制、預(yù)算分析等多個(gè)方面,相對(duì)于以往的預(yù)算編報(bào)處理，不管是從效率上還是和效果方面都有較大的提升。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1、統(tǒng)一了預(yù)算編報(bào)格式，實(shí)現(xiàn)了預(yù)算信息傳遞的規(guī)范化，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度；領(lǐng)導(dǎo)反饋：我們以往的預(yù)算編報(bào)基于EXCEL，表格中定義了龐大的公式和宏，各部門(mén)相關(guān)人員往往過(guò)多的考慮本部門(mén)的應(yīng)用，在表格中加入了大量的個(gè)性化內(nèi)容，于是各部門(mén)的預(yù)算格式差異極大。在總部進(jìn)行合并操作時(shí)，操作人員如履薄冰，稍不留神就造成數(shù)據(jù)失真，嚴(yán)重影響效率和準(zhǔn)確性。使用預(yù)算系統(tǒng)以后，預(yù)算格式由總部統(tǒng)一掌控并適當(dāng)考慮各部門(mén)的個(gè)性化內(nèi)容。預(yù)算數(shù)據(jù)的合并由系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，幾乎不需要人為干預(yù)，準(zhǔn)確性和工作效率大大提高。2、規(guī)范了預(yù)算編報(bào)、審批程序，明確了各預(yù)算責(zé)任單元的預(yù)算管理責(zé)任；領(lǐng)導(dǎo)反饋：我們以往的預(yù)算編報(bào)通過(guò)電子郵件傳遞，審批程序無(wú)法固化，可能會(huì)出現(xiàn)一個(gè)崗位的人員更改了另外一個(gè)崗位的數(shù)據(jù)或者錯(cuò)發(fā)給其他人員審批的事情，一旦查覺(jué)到出現(xiàn)這種情況，錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)往往經(jīng)手多人，追溯和變更是一件令人頭痛的問(wèn)題。使用預(yù)算系統(tǒng)以后，審批程序通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行固化，各崗位只能編報(bào)屬于自己的內(nèi)容，再也沒(méi)有出現(xiàn)填錯(cuò)數(shù)據(jù)、發(fā)錯(cuò)審批人的事情。3、實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部及各分支機(jī)構(gòu)間預(yù)算信息的實(shí)時(shí)共享，降低了溝通協(xié)調(diào)的人力成本；領(lǐng)導(dǎo)反饋：新的預(yù)算軟件系統(tǒng)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)共享信息，甚至還能離線編報(bào)。異地分支機(jī)構(gòu)再也不必因?yàn)樵履┚W(wǎng)絡(luò)速度不理想而熬夜加班。高層管理人員無(wú)論身在何地，打開(kāi)瀏覽器就可隨時(shí)查看和分析最新的數(shù)據(jù)，不用懷疑系統(tǒng)中是否是最新的數(shù)據(jù)，是真正的實(shí)時(shí)型信息系統(tǒng)，幫助我們實(shí)現(xiàn)了多年的夢(mèng)想。4、多維度的預(yù)算分析視角，實(shí)現(xiàn)靈活便利的查詢；領(lǐng)導(dǎo)反饋：我們很早就知道數(shù)據(jù)分析的重要意義，曾經(jīng)試圖開(kāi)發(fā)一個(gè)通過(guò)EXCEL進(jìn)行多角度的對(duì)比分析的系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)幾次痛苦的嘗試，我們發(fā)現(xiàn)這是一件不可能完成的任務(wù)，大家的積極性受到很大打擊，很多人甚至為了編預(yù)算而編預(yù)算，這與我們建立全面預(yù)算的初衷漸行漸遠(yuǎn)。在新的預(yù)算軟件系統(tǒng)的幫助下，我們可以方便的通過(guò)客戶、產(chǎn)品線、地區(qū)等維度對(duì)比分析，提供了很多重要的決策支持依據(jù)，它讓我們重拾信心，現(xiàn)在，我們的全面預(yù)算體系正在為企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值。5、通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)由底層基礎(chǔ)數(shù)據(jù)到公司綜合指標(biāo)的自動(dòng)匯總，大大縮短了預(yù)算編報(bào)的周期，快速形成標(biāo)準(zhǔn)的預(yù)算報(bào)告。領(lǐng)導(dǎo)反饋：新的預(yù)算軟件系統(tǒng)使我們的預(yù)算編報(bào)周期大大縮短，我們告別了手工匯總的噩夢(mèng)，準(zhǔn)確的預(yù)算報(bào)告由系統(tǒng)自動(dòng)匯總而來(lái)。過(guò)去我們一直希望在一些事業(yè)部進(jìn)行滾動(dòng)預(yù)算，但始終無(wú)法克服手工勞動(dòng)過(guò)于龐大的問(wèn)題?，F(xiàn)在好了，新系統(tǒng)使得預(yù)算周期大大縮短，我們已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了盼望已久的滾動(dòng)預(yù)算，而且工作量幾乎沒(méi)有什么增加。附件附件:實(shí)施計(jì)劃工作階段序號(hào)工作內(nèi)容可利用資源工作成果完成時(shí)間責(zé)任部門(mén)責(zé)任人項(xiàng)目規(guī)劃總體計(jì)劃制定一、項(xiàng)目啟動(dòng)1.1公司發(fā)文—項(xiàng)目啟動(dòng)通告《項(xiàng)目組織要求》、《項(xiàng)目公約》公司發(fā)文1.2系統(tǒng)實(shí)施策略及實(shí)施目標(biāo)確認(rèn)《實(shí)施策略與方法》1.3總體實(shí)施計(jì)劃制定及確認(rèn)《實(shí)施計(jì)劃表》客戶確認(rèn)的實(shí)施計(jì)劃二、系統(tǒng)培訓(xùn)2.1制定項(xiàng)目培訓(xùn)總綱：XXX公司企業(yè)簡(jiǎn)介、項(xiàng)目背景、實(shí)施目標(biāo)、技術(shù)實(shí)現(xiàn)方法；培訓(xùn)計(jì)劃、初始化方案及原則、注意事項(xiàng)等項(xiàng)目啟動(dòng)PPT2.2培訓(xùn)流程和方法確認(rèn)相應(yīng)文檔相應(yīng)文檔2.3確認(rèn)項(xiàng)目培訓(xùn)大綱相應(yīng)文檔相應(yīng)文檔2.4落實(shí)培訓(xùn)教材、培訓(xùn)教師三、系統(tǒng)初始化3.1制定系統(tǒng)初始化方案設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)帳套初始化方案標(biāo)準(zhǔn)帳套3.2確定系統(tǒng)初始化方案及標(biāo)準(zhǔn)科目設(shè)置原則