公司合同審核管理規(guī)定

合同審核管理規(guī)定根據(jù)XXXX公司的有關(guān)規(guī)定，各部門經(jīng)營業(yè)務(wù)合同必須經(jīng)公司總經(jīng)理、總經(jīng)辦和財務(wù)部審核后方可執(zhí)行。由于審核業(yè)務(wù)工作量大、范圍廣，為更好地履行公司經(jīng)營業(yè)務(wù)的服務(wù)和監(jiān)督職能，提高合同審核工作效率，明確送審和審核部門的責(zé)任和義務(wù)，使審核環(huán)節(jié)簡捷順暢，同時最大程度地維護公司權(quán)益，特制定本管理規(guī)定。第一章合同審核管理條例第一條審核的宗旨：比質(zhì)比價進行審計，維護公司合法權(quán)益，為公司經(jīng)營服務(wù)。第二條合同內(nèi)容要素：（1）當(dāng)事人的名稱或姓名和地址、電話、開戶行、帳戶；（2）標(biāo)的；（3）數(shù)量；（4）型號、規(guī)格、時段等；（5）計量單位；（6）價款及酬金；（7）結(jié)算方式；（8）運輸方式、包裝及費用；（9）履行期限、地點和方式；（10）質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)（沒有按國家標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)以本企業(yè)用戶、質(zhì)檢部門要求為主，并同供貨商協(xié)商確立檢驗標(biāo)準(zhǔn)）；（11）廣告投放合同需附有排期表和刊例價；（12）違約責(zé)任；（13）解決爭議的方法；（14）相關(guān)合同的知識產(chǎn)權(quán)保護條例；（15）除以上合同要素外的其他重要具體條款；（16）合同雙方單位電話、地址、對方開戶行、賬號；（17）合同送審部門經(jīng)辦人簽名，主管領(lǐng)導(dǎo)簽名。第三條合同送審規(guī)范要求：1、合同內(nèi)容要素：見第二條2、合同送審范圍：本范圍適合設(shè)備、主、輔原材料、包裝物、零配件、廣告投放、促銷禮品等所有經(jīng)營業(yè)務(wù)合同。（1）合同送審程序：部門各項物資采購（指生產(chǎn)各類物資和銷售廣宣品采購，低值易耗辦公用品除外）一次性采購一萬元以上的必須簽訂相關(guān)合同，采購一萬元以下不簽訂合同的須上報公司總經(jīng)理審批簽名確認(rèn)后方可執(zhí)行。未經(jīng)總經(jīng)理簽名確認(rèn)的合同或業(yè)務(wù)，財務(wù)部不允許蓋章執(zhí)行。2）付款審核程序：提供付款審核資料包括：簽訂的有效合同、發(fā)票、入庫單、驗收單監(jiān)播報告等。?付款時未附上有效合同、發(fā)票、入庫單、驗收單、監(jiān)播報告等資料的,財務(wù)部不允許付款執(zhí)行。3）質(zhì)量驗收程序：?采購部門所采購的物資由財務(wù)部或總經(jīng)辦指定相關(guān)人員與采購部門根據(jù)合同訂立質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)共同驗收。3、合同送審基本條件：（1）合同須逐級送審批示,不得越級上報,如已越級請示董事長同意,也必須按合同送審程序執(zhí)行,否則也屬違規(guī)行為,審核部門有權(quán)對違規(guī)部門做出處罰意見。（2）符合合同內(nèi)容要素,合同文字清晰明了,附有標(biāo)的物的技術(shù)參數(shù)和物理指標(biāo)；（3）兩家以上報價,提供競價供貨商的報價單和相關(guān)資料；（4）事前送審,時間至少提前一周（不符合本條,按急需審批合同處理）；（5）急需審批的合同（指不超過兩個工作日）：應(yīng)有送審部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽署的書面說明（因生產(chǎn)、業(yè)務(wù)急需,來不及送審的合同,也應(yīng)有事前送審部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽署書面說明,報審核部門書面同意后備案,外地可以傳真方式）；審核部門對急需合同進行統(tǒng)計,并歸檔統(tǒng)計考核；注：為了在實際工作中做到既能及時滿足業(yè)務(wù)生產(chǎn)需要,又能為公司審核把關(guān),對該類合同審核部門只作條款審核,而對價格審核保留事后審核的權(quán)利。（6）對不符合合同送審規(guī)范要素的合同,審核部門可以要求送審部門完善后送審,送審日期以符合合同送審規(guī)范要素要求時送審日為準(zhǔn)；（7）正在執(zhí)行和已經(jīng)執(zhí)行完畢的合同送審（而事前未征得總經(jīng)理書面同意）,審核部門只對合同的審核作歸檔處理意見,不負(fù)審核責(zé)任，送審部門對合同出現(xiàn)的所有相關(guān)問題要負(fù)全責(zé)，審核部門可保留對合同內(nèi)容進行調(diào)查的權(quán)利，并按給公司造成的損失做出處罰意見。第二章合同審核考核規(guī)定第四條合同審核規(guī)范考核：1、審核部門人員工作職責(zé)：（1）作認(rèn)真的市場調(diào)查，按公司要求比質(zhì)比價進行審核；（2）凡符合合同送審規(guī)范要素要求的，合同在三個完整工作日內(nèi)審核完畢，節(jié)假日須延；合同在送審量少的情況下，應(yīng)盡可能提前審核完畢；（3）對合同審核在規(guī)定審核時間內(nèi)不能完成的，必須有書面的審核意見，在審核規(guī)定時間到期之日及時回復(fù)送審部門；（4）對急需審批的合同，審核部門有責(zé)任及時對合同條款進行審批（一至兩個工作日）；（5）因生產(chǎn)、業(yè)務(wù)急需來不及送審的合同，應(yīng)對送審部門的書面報價，在二個工作日內(nèi)作及時的書面答復(fù)并備案；（6）除審核合同必須外，審核部門人員不參與業(yè)務(wù)洽談，明確界定審核的權(quán)力范圍，不參予合同的直接運作。（7）審核部門人員必須跟蹤合同執(zhí)行情況，不定期進行抽查，對違反合同的操作行為應(yīng)出處罰意見。2、送審部門管理要求：（1）合同執(zhí)行必須做好書面驗收記錄和收發(fā)存記錄，記錄內(nèi)容包括質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、期限和相關(guān)監(jiān)播證明（廣告類）、收發(fā)存等內(nèi)容，并有經(jīng)辦人、驗收人和主管負(fù)責(zé)人簽名。該記錄作為合同執(zhí)行抽查責(zé)任憑據(jù)；（2）合同審核完畢五日內(nèi)，送審部門合同領(lǐng)取人必須將合同復(fù)印件傳至審核部門（特殊情況應(yīng)在領(lǐng)取合同時說明）；（3）送審部門應(yīng)在工作上配合、協(xié)調(diào)審核單位，送審部門對審核部門出具的審核意見如有異議的，應(yīng)在領(lǐng)取審核完畢合同之日起的三日內(nèi)，將實際情況反饋審核部門，否則視為同意審核意見。（4）不得在審核部門不知情的情況下擅自改動審核部門所做修改內(nèi)容和意見，不得未經(jīng)審核部門同意，擅自執(zhí)行合同價格。第三章處罰管理規(guī)定第五條合同處罰規(guī)定：1、送審部門：（1）合同內(nèi)容屬于先執(zhí)行后送審的，除事前征得審核部門書面同意外，按以下情況處罰：①正在執(zhí)行的，每份合同罰送審部門主管領(lǐng)導(dǎo)100-200元；?已執(zhí)行完畢的，每份合同罰送審部門主管領(lǐng)導(dǎo)200-500元。處罰額度可參照合同總額大小和影響程度決定。送審部門按合同操作承擔(dān)責(zé)任決定具體處罰人員。執(zhí)行完畢，后送審的合同，經(jīng)審核價格調(diào)查，確定對公司造成損失的，按損失的程度對送審部門責(zé)任人進行重罰或建議免職。（2）不按合同送審要求提供兩家以上供貨商報價資料的，每份合同處罰送審部門領(lǐng)導(dǎo)100元（特殊情況除外）；（3）不按合同送審要求提供標(biāo)的相關(guān)技術(shù)參數(shù)和質(zhì)量驗收指標(biāo)的，每份合同處罰送審部門100元。該項如不明確可在質(zhì)檢部門或?qū)徍瞬块T指導(dǎo)下操作；（4）審核完畢合同在五日內(nèi)未能及時傳至總經(jīng)辦和財務(wù)部備案的，每份合同每延遲一天罰送審部門10元，以合同領(lǐng)取登記日為準(zhǔn)（事前說明情況的除外）。5）經(jīng)審核部門人員查實，合同執(zhí)行當(dāng)中出現(xiàn)不規(guī)范操作行為每次處罰責(zé)任人100-300元。對弄虛作假