項目實施階段文檔管理辦法

項目實施階段文檔管理辦法一、 目的為進(jìn)一步規(guī)范工程建設(shè)項目實施階段的文檔管理工作，確保文檔的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和保密性，特制訂本辦法。二、 適用范圍本辦法適用于公司新建、改建、擴(kuò)建等固定資產(chǎn)投資項目實施過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、記錄、聲像等各種形式的文件資料的管理。三、 職責(zé)與分工（一） 項目前期主管部門職責(zé)1、 負(fù)責(zé)項目基礎(chǔ)設(shè)計批復(fù)前文件的接收、發(fā)放、歸檔等工作。2、 參與有關(guān)單位組織的檔案驗收工作，并對工程建設(shè)項目文件管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。3、 負(fù)責(zé)向項目實施主管部門移交項目前期文件。（二） 項目實施主管部門職責(zé)1、 制定、修訂工程建設(shè)項目文件管理制度。并對工程建設(shè)項目文件管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。2、 負(fù)責(zé)工程項目施工準(zhǔn)備階段和竣工驗收階段文件的接收、發(fā)放、組卷、歸檔等工作。3、 負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門對各承包商交付文件的完整性和正確性進(jìn)行審查；并參與有關(guān)單位組織的檔案驗收工作。（三） 項目實施管理部門職責(zé)1、 負(fù)責(zé)施工階段文件的接收、發(fā)放、整理、保存等工作。2、 工程交工后4個月內(nèi)，將分類整理的文件移交項目實施主管部門組卷。（四） 設(shè)計單位負(fù)責(zé)按照設(shè)計合同約定向有關(guān)部門提交設(shè)計相關(guān)文件。（五） 施工單位職責(zé)1、 負(fù)責(zé)施工過程形成的項目施工文件的收集、整理、歸檔，并在項目中交后3個月內(nèi)移交相關(guān)部門。2、 配合建設(shè)單位、監(jiān)理單位等組織的文件檢查工作。（六） 監(jiān)理單位職責(zé)1、 負(fù)責(zé)監(jiān)理業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件資料的收集、整理、歸檔，并在項目交工后4個月內(nèi)移交相關(guān)部門。2、 檢查施工單位文件資料收集整理的及時性和準(zhǔn)確性。3、 負(fù)責(zé)交工資料和竣工圖的審核。（七） 采購部門職責(zé)1、 負(fù)責(zé)項目物資采購供應(yīng)過程中形成的各類文件的收集、整理、歸檔，并在項目中交后3個月內(nèi)移交檔案管理部門。2、 負(fù)責(zé)提供項目物資的相關(guān)技術(shù)和質(zhì)量證明文件等資料，含非標(biāo)設(shè)備竣工圖3套。（八） 生產(chǎn)使用部門職責(zé)1、 負(fù)責(zé)編制、收集、整理、歸檔各類生產(chǎn)準(zhǔn)備文件，并在生產(chǎn)考核或標(biāo)定后1個月內(nèi)移交檔案管理部門。2、 負(fù)責(zé)提供試生產(chǎn)期間文件資料（試生產(chǎn)記錄、設(shè)備缺陷及事故處理記錄、分析和結(jié)論），總體試車方案、裝置考核報告、試生產(chǎn)總結(jié)及運行中形成的文件資料。（九） 檔案管理部門職責(zé)1、 負(fù)責(zé)設(shè)備隨機(jī)資料（包括設(shè)備制造單位編制的非標(biāo)設(shè)備制造竣工圖）收集、整理及組卷存檔工作。2、 檢查、指導(dǎo)各參建單位項目文件歸檔工作。3、 負(fù)責(zé)項目實施階段歸檔文件的接收。4、 負(fù)責(zé)向文件歸檔部門提供統(tǒng)一的檔案盒、封皮。（十）其他相關(guān)部門職責(zé)項目前期主管部門、公司辦公室、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)將所形成的工程建設(shè)項目文檔移交檔案管理部門。四、管理事項與工作程序（一） 文檔接收、發(fā)放1、 接收單位需對文件（包含必要的電子版文件）的來源、種類、內(nèi)容、數(shù)量、完整性等進(jìn)行核實，合格后簽收。2、 接收文件后，按項目、文件類型或?qū)I(yè)等進(jìn)行登記、分類、整理。3、 發(fā)文部門填寫文件發(fā)放申請表，批準(zhǔn)后，發(fā)放人員按照發(fā)放要求建立登記表，簽字發(fā)放。4、 紙質(zhì)文件以對方簽收為有效傳遞；通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳遞的信息，以拷入目的盤對方確認(rèn)后，為有效傳遞；通過傳真?zhèn)鬟f的文件，對方確認(rèn)接收到為有效傳遞。5、 需對方確認(rèn)的信息文件，需在有效傳到后雙方約定的時限內(nèi)予以答復(fù)，在雙方約定的時限內(nèi)未予答復(fù)的，將被視為對信息文件的認(rèn)可。沒有約定時限的，答復(fù)期限限定為三日，若三日內(nèi)未予答復(fù)，則被視為對信息文件的認(rèn)可。6、 需對方處理的信息文件，應(yīng)在規(guī)定的時限內(nèi)答復(fù)。在規(guī)定時間內(nèi)未答復(fù)的，并對工程進(jìn)度、質(zhì)量、HSE等方面造成影響，按相關(guān)管理規(guī)定和合同條款處罰。（二） 文件借閱1、 借閱人須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，填寫《文件借閱登記表》，必要時，需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2、 借閱人要愛護(hù)文件，不得在文件上涂改、勾劃，不得折疊、拆散、轉(zhuǎn)借；未經(jīng)同意不得復(fù)印、隨意摘錄文件內(nèi)容。造成損失時，給予相應(yīng)的處罰3、 保密文件不外借，查閱保密文件須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4、 借閱文件應(yīng)按規(guī)定日期歸還，借閱人和管理人員要當(dāng)面清查。（三） 文件更新1、文件資料在收到修改版后，及時進(jìn)行下列工作：（一）將存檔的原版抽出，在文件的首頁打上“供參考”或“作廢”字樣，換入新版。（二）新版文件按原版的要求重新登記，發(fā)放，同時通知原版接收單位更新并作作廢處置。（四）文件歸檔1、基本要求（一） 歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確并原件（正本）歸檔。復(fù)印件加蓋確認(rèn)印章的延續(xù)性文件視同原件。（二） 文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。（三） 文件紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。（四） 當(dāng)所收外來文件資料為不耐久載體或書寫字跡且無法更換的，應(yīng)將原件復(fù)印后與其一并歸檔。（五） 非紙質(zhì)文件應(yīng)與其內(nèi)容目錄一并歸檔；永久、長期的電子文件必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。（六） 外文資料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，且譯文在前，原文在后排序。無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。（七） 文件資料排列應(yīng)文字在前，圖樣在后；請示文件應(yīng)將批復(fù)文件在前，請示文件附后。（八） 檔案盒和封皮的案卷題名按“工程名稱+項目名稱+裝置單元名稱+專業(yè)名稱”填寫，內(nèi)附表格的項目名稱寫“項目名稱+裝置單元名稱+專業(yè)名稱”，電氣、儀表等無法分單元可按具體情況填寫。（九） 移交文件時，移交單位要編制移交清冊及案卷目錄，交接雙方在清點核對正確后，在移交清冊上簽字蓋章。移交清冊一式兩份，交接雙方各存一份。2、 建設(shè)單位負(fù)責(zé)歸檔文件范圍詳見附件1。3、 設(shè)計單位歸檔文件包括竣工圖和設(shè)計總結(jié)。4、 施工單位交工技術(shù)文件歸檔（一） 工程項目由多個單位承包的，由各承包單位分別負(fù)責(zé)收集、整理、組卷歸檔、移交。（二） 工程項目實行總承包的，由總承包單位負(fù)責(zé)收集、匯總、整理、組卷歸檔、移交。（三） 交工技術(shù)文件的內(nèi)容、編制應(yīng)符合SH/T3503-2007《石油化工建設(shè)工程項目交工技術(shù)文件規(guī)定》。（四） 第三方檢測單位應(yīng)依據(jù)SH/T3503-2007規(guī)定的內(nèi)容、時間內(nèi)向被檢測工程施工單位移交檢測報告。由被檢測工程的施工單位匯入相關(guān)工程卷冊。（五） 交工技術(shù)文件的份數(shù)為兩份，其中一份為原件，并移交建設(shè)單位，同時提供電子版的交工技術(shù)文件目錄。5、 監(jiān)理文件歸檔按照中國石化標(biāo)準(zhǔn)SH/T3903-2004《石油化工建設(shè)工程項目監(jiān)理規(guī)范》的相關(guān)要求進(jìn)行造冊組卷，并向建設(shè)單位移交監(jiān)理文件一份。6、 歸檔整理按GB/T50328-2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》及《北京化工集團(tuán)檔案管理辦法》等規(guī)定執(zhí)行。（五）文件保密1、 建設(shè)項目涉及秘密文件、資料不準(zhǔn)私自翻印、復(fù)印、摘錄和外傳。因工作需要復(fù)印、借閱，應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理。并按審批的范圍、內(nèi)容進(jìn)行復(fù)印，借閱的應(yīng)及時辦理文件登記手續(xù)。2、 工程建設(shè)完成后，各部門和單位領(lǐng)用的圖紙（除生產(chǎn)單位外）、設(shè)計資料退回給項目實施主管部門，由項目實施主管部門統(tǒng)一處理，其它部門和單位無權(quán)處理，確保知識產(chǎn)權(quán)，嚴(yán)守國家秘密。五、 檢查監(jiān)督與考核公司建設(shè)管理部對本辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、監(jiān)督與考核。六、 解釋權(quán)歸屬及印發(fā)實施（一） 本規(guī)定由公司建設(shè)管理部負(fù)責(zé)解釋。（二） 本辦法自印發(fā)之日起實施。附件1：建設(shè)單位負(fù)責(zé)歸檔文件范圍A類基建文件C類施工文件A1決策立項文件C1施工管理文件A2建設(shè)用地文件C2施工技術(shù)文件A3勘察設(shè)計文件C3進(jìn)度造價文件A4工程招投標(biāo)文件C4施工物資出場質(zhì)量證明及進(jìn)廠檢測文件A5開工審批文件C5施工記錄文件A6工程造