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文檔簡介
論秘書如何實現緊迫性
秘書應履行調查職能,這在理論上被認可,但人們似乎沒有充分注意到以某種方式履行這一職能。一些具有一定秘書工作經驗的人覺得,自己所做的都是很具體的工作,從來也沒有直接“參謀”過,因此很難盡參謀之責;一些剛剛從事秘書工作的人覺得,自己既然有參謀的職責就要理直氣壯地給領導出謀劃策,直接去“參謀”。這兩種認識其實都是錯誤的。秘書不是專職的參謀人員,更不是所謂的“謀士”或“師爺”,秘書是在具體事務處理方面為領導提供服務的人員,“參謀”是秘書的基本職能要求之一,這一職能是要通過各種各樣的服務來體現的,其基本實現方式是間接的。秘書的參謀活動是與其他服務活動相伴相生的,“參謀”滲透、融匯在服務活動之中。秘書參謀職能的發(fā)揮在秘書活動中幾乎無處不在,但它不是一種純粹的參謀活動。雖然如此,秘書實現參謀職能仍然有規(guī)律可循。我們認為,秘書可通過以下幾種方式實現參謀職能:一、對具體的指導和原則要求,要結合適當、分類、人計劃和方案是預先謀劃未來工作的文書,擬制計劃、方案是秘書的一項重要任務。要擬制計劃和方案,就必須對計劃的對象進行籌劃?;I劃得如何,關系到計劃、方案科學與否、全面與否,進而關系到領導決策能否順利實施、能否取得預期成效。在多數情況下,領李桂鳳李玉福導交待計劃、方案的擬制任務時宏觀指導和原則要求多,而微觀和具體的要求少,需要秘書把這些宏觀的指導和原則要求具體化,對其中的疏漏作必要補充,使其具備科學合理性,能夠付諸實施,可以具體操作。實際上,有許多單位的領導向秘書交付計劃擬制任務時并不提出具體的意見和要求,至多提出幾個重點,幾乎全靠秘書獨立完成;只是在審閱草稿時才指出哪里需要修改,卻又不指出應該如何修改。由此看來,擬制計劃方案的過程,其實就是出謀劃策的過程,只不過這種出謀劃策蘊含在完成任務的過程之中罷了。秘書在擬制計劃、方案時,要統(tǒng)一籌劃、精心安排,使組織的各個部分在完成共同的工作任務中有機地結合起來,最大限度地發(fā)揮整體效應。在籌劃時,要突出重點、兼顧一般、協調平衡,既不能平均用力又不能有所遺漏,使總體目標和具體任務以及完成任務的程序和時限要求都在計劃方案中得到準確體現,以便形成一個能夠發(fā)揮最大效益的網絡,實現預期目的。由此可見,在擬制計劃方案中真真切切地滲透著秘書的參謀作用。二、講話稿是管理機制的重要組成部分,是受教育者起草領導講話稿也是秘書的一項十分重要的任務。雖然中央一直提倡各級領導自己動手起草講話稿,也確有一些領導人喜歡自己起草講稿,但多數領導人在多數情況下還是需要秘書幫其起草講話稿的。因為領導者的日程往往都安排得很滿,還要審閱堆積的文件和接待求見者,處理臨時出現的重要事項,根本就沒有辦法靜下心來思考和動筆寫講話稿。從一定意義上說這也成就了秘書,使其有更多的為領導提供參謀服務的機會,可以更多地參與領導活動,凸顯秘書工作的重要。領導講話的內容多種多樣,但歸結起來不外乎三個方面:講清道理、表明態(tài)度、提出要求。這些其實都需要秘書進行設計、選擇和確定。秘書要依據宏觀形勢和既定方針政策,遵照相關法律法規(guī),結合本組織的根本利益與長遠目標、具體情況和任務進行系統(tǒng)地思考,對講話的時機、場合、對象通盤考慮,尤其要對使用講話稿的領導人的職務、名分、文化水平和教育背景、一貫的風格和語氣特點等作認真的分析,使得上述諸要素形成和諧、統(tǒng)一的有機體,從而使講話合體、得當、圓滿、精彩,既體現領導人獨特的講話風格,又取得最佳效果。由此可見,秘書起草講話稿是一項艱巨的勞動,是秘書智慧的充分運用,是秘書在代替領導思維、立言,是一項直接的參謀性活動。當然,這項參謀活動也是以完成領導交辦任務的形式進行的。秘書起草的講話稿領導肯定會進行修改,領導對講稿的取舍增刪補換等修改體現了秘書起草講稿的參謀性質。三、請?zhí)岢鰶Q策依據向領導請示、匯報工作及其他事項是秘書最常用的工作方式,這是由秘書地位的從屬性、被動性所決定的,也是由秘書工作的授權性所決定的。如果從常規(guī)意義上理解,請示和匯報似乎與參謀無明顯的關聯。但是,稱職的秘書的請示決不能是詢問式的而應該是建議式的。秘書在請示某一事項時,要先對該事項進行創(chuàng)設性思考,預先設計出幾種解決問題的方案,請示時提交給領導作為決策參考甚至依據。稱職的秘書絕不能問領導者某事該如何處理,而應該問某事這樣或那樣處理可不可以或哪種處理辦法更好些。假如每件事情都要領導親自提出處理辦法來,秘書與一般辦事員也就沒有區(qū)別了。所以,秘書的請示形式上是請示而實質上是在參謀。秘書向領導匯報工作有兩種情況:一種是就領導交辦任務的完成情況向領導匯報,另一種就是把自己了解的其他情況和發(fā)現的問題向領導匯報。對于前者來說,如果是事先匯報則與請示相近,主要匯報自己的打算和預設的方案;如果是事中匯報,匯報內容主要是執(zhí)行中遇到的新問題、原計劃中的疏漏等等,這同樣要提出自己的意見和建議、表明自己的看法;如果是事后匯報,則匯報內容主要是對任務完成情況的總結,這不但需要談自己的認識、體會,還要匯報工作中得到的經驗和教訓,其目的無非是要領導在以后決策中作為參考。由此可見,秘書在匯報中其實是有意或無意地履行了參謀的職能。四、防止合同出現偏差,進諫方式不同人無完人、金無足赤,領導也必然有這樣或那樣的不足。秘書作為直接為領導工作提供服務的人員,有責任彌補領導的缺失,匡正領導的過錯。但由于受職責地位的限制,秘書無法通過自己的具體工作直接地履行上述職責,多數情況下還要靠領導自己校正自己的偏失。這就使得秘書的進諫顯得十分必要。但是秘書不同于古代的“門客”、“謀士”或“師爺”,秘書不便也不應該直截了當地向領導者進諫,否則就是“越位”。秘書進諫常常采用提醒或暗示的方式。領導由于工作繁忙或其他因素的干擾,思考及部署工作有疏漏或忘記既往的事項在所難免,出現這種情況后秘書的適時提醒可以有效地避免不良后果的產生。當然,秘書的這種提醒要選準時機、把握好分寸,尤其要注意場合并注意措辭和語氣。這種提醒是秘書的分內之事,是參謀職能的具體體現。一般來說,領導都是很自信的,當工作中出現差錯時他們往往認為自己是正確的,在這種情況下直接指出其差錯恐怕不易被接受,甚至他們可能對秘書的動機產生懷疑。所以,秘書一般應采用暗示的方法提醒,或言古及今,或言彼及此,設法引起領導的注意,讓領導自己去思考、反省,然后自行改正。這種進諫方式雖然不直接,效果也不顯眼,卻往往比直接進諫有效。相對于前述四種參謀方式,提醒和暗示的進諫方式更具主動性,參謀的意圖和動機更為明顯,但實現的難度更大,領導個體的差異性對參謀效果的影響也更為突出。如有的秘書將相關報刊文章擺放在喜愛閱讀書報的領導的辦公桌上引導領導閱讀,用這種辦法進行提醒或暗示非常有效,但對于一位不愛閱讀的領導用這種方法就根本無效。所以,如何通過提醒或暗示來履行參謀職能,需要認真思考。五、創(chuàng)造性勞動是在活動目標和任務的高度安排的基礎上出現了重大合作過程領導機關的工作日程和領導人的工作日程通常都需要秘書統(tǒng)籌協調后具體安排。秘書安排工作日程并不是要設計活動的項目及其內容,而是要對既定的活動進行合理編排,確定順序、時間、場地及部門、人員,做好車輛調配等等。秘書的創(chuàng)造性勞動主要表現在如何保證各項活動有序高效地進行,保證各種資源的合理分配利用。因此,相對于提出活動目標和任務的一級創(chuàng)造來說,具體安排活動屬于二級創(chuàng)造。但這種安排的成果,被領導認可、采用的機率要比擬制計劃方案和起草講話稿大得多,除確有明顯不妥外領導一般都要服從并執(zhí)行這種安排。這種安排是否科學合理,不但關系到日?;顒幽芊耥樌_展,而且關系到單位尤其是領導機關的日常運行秩序,關系到領導人領導效能的發(fā)揮,因而對單位的長遠及現實目標的實現具有十分重要的意義。從某種意義上說,這種安排類似于指揮調度,其參謀屬性十分明顯。六、相關的領導認識是推動決策的前提基礎提交調研報告是最直接的參謀方式,也是最有效的參謀方式。無論是經驗總結性調研報告、揭露問題性調研報告還是反映一般情況的調研報告,都是決策的重要參考??偨Y經驗、分析問題、歸納情況,都含有調研者的主觀認識,通常的調研報告也都要提出自己的主觀建議。由于調研報告往往都針對特定的問題,具有專門的形式,因而多數都能引起領導的重視,無論其中的意見建議是否被采納,實質上都發(fā)揮了它應有的作用,實現了提交者的目的,其
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