商務部管理制度

年4月19日商務部管理制度文檔僅供參考，不當之處，請聯系改正。商務部管理制度總則管理目的為加強商務部管理，明確部門人員崗位職責，促進商務管理的規(guī)范化，維護公司的合法權益，提高項目效益，結合公司的實際情況，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于。

崗位職責商務部部長(負責人)崗位職責：在總經理的直接領導下，全面負責公司商務管理工作，協助指導生產經營管理工作，協助配合公司其它部門進行相關業(yè)務工作。認真貫徹執(zhí)行國家相關法律法規(guī)，及時熟悉并掌握各種施工工藝、行業(yè)定額、國標清單、材料價格信息、勞務價格信息。愛崗敬業(yè)，忠于職守，保守公司商業(yè)機密，不得徇私舞弊、濫用職權，損害公司利益。帶領商務部完成公司經營目標，合理安排部門員工的分工與協作，考核、激勵、培養(yǎng)下屬員工，形成良好的部門管理機制。商務部負責人應切實加強對投標工作的策劃(包括風險分析、清單工程量差異分析、單價分析、施工條件及施工難易程度分析、標前成本測算、投標盈虧分析及投標策略)并上報至總經理，由總經理組織進一步研究報價決策，使之最后定案報董事長。商務部負責人應參與業(yè)主合同談判，認真研究與分析合同條款，最大限度爭取有利條件，降低履約風險。商務部負責人應根據招投標文件、招標答疑、施工合同、施工圖紙等主持編制項目成本測算、項目盈虧及策劃點分析、對項目施工合同二次風險識別及提出應對措施，報公司總經理批準后，建立目標成本，并將目標成本責任分解明細。商務部負責人應主持分包分供招標工作，根據工程部提供的技術要求及施工圖紙(含設計變更單、工程指令)編制招標文件及工程量清單，經綜合比選后確定三名中標候選人，報公司審批。商務部負責人應組織復核清單工程量量差(即根據招標圖紙復核招標工程量，并與招標清單工程量進行對比)，對清單工程量的偏差、清單工程量項目特征描述不符、清單漏項等問題，做出對公司最有利的方案，上報公司總經理。商務部負責人應組織進行月進度款的申報及形象進度的確認，及時回收工程款，并做好相應臺賬。商務部負責人應進行項目施工過程中商務策劃(根據施工合同、施工規(guī)范等，結合施工現場條件進行商務策劃)，經過創(chuàng)造條件、制造條件進行設計變更，提高項目經濟效益。商務部負責人應在工程部提出施工工藝或施工方法改變、材料或設備更換、現場地質情況、現場環(huán)境變化、突發(fā)事件等原因的情況下，組織編寫工程聯系函，并根據設計院下發(fā)的設計變更通知單，安排預算員計算變更增減造價，組織及時更新項目價格和合同成本，并檢查設計變更臺賬。商務部負責人應負責對施工方案的商務部分與工程部總工溝通，以便使技術方案有更好的經濟效益。商務部負責人應組織預算員及時辦理現場簽證，做好工程聯系函、草簽、正式會簽，并及時進行工程造價核算，組織及時更新項目價格和合同成本，并檢查簽證單臺賬。商務負責人應根據施工合同等原因，負責對業(yè)主違約進行索賠，包括工期索賠和費用索賠。商務負責人應主持編制各項目工程商務月報，包括本月完成產值(合同內產值加合同外產值)，本月人工費、機械費、材料費等費用支出統(tǒng)計。商務負責人應根據工程月報，組織項目成本核算及控制，經過目標成本、計劃成本與實際成本的對比分析，總結當期成本控制經驗，查找成本控制中的不足，確定改進措施或方案。商務部負責人應負責審核班組進度款支付工作，對于超出圖紙部分而又未經現場施工員、預算員、項目負責人簽證的工程量，一概不予計量。商務部負責人應組織部門內部文件管理資料，包括招標文件、招標圖紙、招標答疑、投標文件、中標通知書、施工合同、施工圖紙、圖紙會審、會議紀要、施工組織設計(施工方案)、設計變更單、簽證單、進度款申報文件、進度款支付文件、收發(fā)文記錄、竣工圖等。商務部負責人應在工程竣工結算階段對業(yè)主結算進行策劃，包括結算工作安排、主要工程量和單價策劃匯總、對結算存在爭議問題的策劃、結算對外關系策劃。商務部負責人應負責組織和內審、外審進行結算核對工作，完成公司下達的經濟結算指標。商務負責人應在工程竣工結算后，進行商務總結，建立健全公司建造成本庫和內部定額。完成領導交辦的其它工作。預算員崗位職責：在商務部負責人的直接領導下，全面負責公司商務計量計價工作。做好投標報價的編制工作，結合現場吃透與投標相關的各項資料，做好自己的分析和判斷，為公司高層領導決策提供可靠數據；預算員接到施工圖后，必須及時翻閱圖紙，提出問題，做好圖紙會審準備；預算員應在規(guī)定時間內，編制出工程預算書并完成自檢；預算員應復核中標工程的清單工程量與投標報價相比較，找出差距，根據合同規(guī)定向業(yè)主申請調整工程量或合同價款；預算員每月編制產值報表，經項目經理審核簽字后，按照合同約定，定期報送業(yè)主代表簽字，作為工程進度款結算依據，并同時提交一份給公司財務部；預算員按每月或節(jié)點完成工作量，對材料、人工、機械等進行分析并建立好臺賬，為成本分析提供依據；預算員負責完成設計變更的商務跟進工作，配合項目技術負責人編寫工程聯系函，送監(jiān)理、設計、業(yè)主簽字蓋章，簽字蓋章后送至設計院作為設計變更單出圖依據，并及時依據設計變更單計算變更前、后工程量價的增減變化，做好設計變更臺賬。預算員負責完成簽證單的草簽、正式會簽，并及時完成簽證單的計量計價，做好簽證單臺賬。預算員負責準備、收集向業(yè)主索賠的索賠資料，包括現場影像圖片、會議紀要、施工日記、施工方案等有利于索賠的所有資料。預算員負責編制商務月報，包括本月完成產值(合同內產值加合同外產值)，本月人工費、機械費、材料費等費用支出統(tǒng)計。預算員負責對施工班組工程進度款的計量，對機械臺班的統(tǒng)計與計量。預算員負責各種結算資料的收集與保存，并將當天發(fā)生的現場照片、簽證資料、變更資料等提交公司商務部進行存檔備份。預算員應做好工程施工中的跟蹤工作，了解每個工程的實際情況、了解每個分部分項工程的工藝流程，配合工程項目人員辦理好各項經濟性工作；預算員負責編制工程項目結算書，同內審、外審進行結算核對工作；駐工地預算員在工地現場的工作：配合工程項目部做好合同的起草及簽訂前期工作，配合工程項目部做好變更造價分析工作合并指導工程項目部做好工程簽證、變更簽證、隱蔽驗收、材料價格簽證等經濟性資料的編制工作。預算員負責在工程竣工結算后，將該工程所有商務資料送公司存檔；完成領導交辦的其它工作。資料員崗位職責：負責設計變更聯系函的登記、簽收、傳遞、立卷、歸檔等工作。負責備案資料的填寫、會簽、整理、報送、歸檔，嚴格遵守資料整編要求，符合分類、編碼規(guī)則，資料份數應滿足資料存檔的需要。負責收集和整理施工員完成的工序資料及相應的測量和試驗室資料，并匯總、報送（監(jiān)理及業(yè)主簽字驗收）、管理做到完整、及時。負責記錄匯總每天的天氣狀況、生產環(huán)境、施工場地狀況。負責收集施工員的施工日志，并進行匯總和整理。負責將當天發(fā)生的文字匯錄、變更資料、簽證單、會議紀要、影像資料匯總，提交公司商務部存檔備份。工程竣工后，負責將竣工資料立卷移交當地檔案館、業(yè)主、公司總工辦及其它相關部門?？⒐べY料移交與歸檔時，應有移交目錄，交接雙方必須根據移交目錄清點核對，履行簽字手續(xù)。移交目錄一式二份、雙方各持一份。

管理細則招投標管理接到招投標文件后商務部應依據招標文件的要求，認真審圖。編制招標文件，進行招標答疑。商務部負責人應組織分析招標文件(含附件)內容，組織投標小組，分工定責到人，明確完成計劃、復審程序、完成投標流程。按招標文件的時間，準時送報招標單位。投標書字跡要工整，填寫內容齊全，加蓋公章；投標文件要有目錄，封袋要規(guī)范，要蓋齊縫章，并派專人送達在招標文書規(guī)定時間之前辦理完畢。接到中標通知書后由商務部起草工程承包范圍，合同條款應內容齊全，措辭嚴謹，合同經董事長批準后方可對外辦理簽訂。合同簽字生效后，在總經理的主持下，向各部門及履行合同單位進行全面交底。對外承包合同管理工程承包合同的基本條件和內容：工程名稱和地點。承包方式，范圍和內容。開竣工日期。工程質量、保修期和保修條件。工程價款的支付、結算方式和竣工驗收辦法。工程造價。設計文件及預算技術資料提供的日期。材料、設備供應方式。雙方協作的事項。獎懲條款。其它。工程中特殊情況需要明確的問題，應在承包合同中明確以利雙方共同履行。承包合同必須采取書面形式，并附必要的合同附件，合同的附件主要包括：工程預算(投標清單或控制價)和中標通知書。甲方供應的材料、設備的品種、規(guī)格、數量和到貨的時間表。甲方分包工程的質量要符合國家、地方規(guī)范和標準，時間應滿足現場要求，合同應明確配合費用?！督ㄖā芬?guī)定禁止承包單位將其承包的全部建筑工程肢解以后以分包的名義轉包給她人。鑒于考慮甲、乙雙方良好合作關系，可是要在合同附加協議中明確，以規(guī)避合同風險。簽定承包合同的原則：遵守國家法律、法令，符合國家政策。符合平等互利、協商一致的原則。所承包的工程，必須在開工前簽定承包合同。當事人雙方，均應有法人資格和履行合同的能力。施工圖和技術資料要齊全。施工的準備條件基本具備。承包合同工期應根據工期定額確定，如業(yè)主及總包單位要求壓縮工期，應要求設置節(jié)點工期獎勵或應該根據定額計取夜間施工增加費、趕工措施費等相關費用。延長合同工期的原則：凡屬甲方責任，未按合同規(guī)定提供施工圖、技術資料、材料、設備或其它原因，如結構變更、增加面積造成工程拖延，可補辦工期順延手續(xù)。發(fā)生不可抗拒力，而造成工期順延的，可辦理延長手續(xù)。在承包合同的實施期間，應按職責分工，將發(fā)現問題及時向領導反映，并提出解決問題的建議和辦法，使合同的履行率不斷提高。承包合同統(tǒng)一由商務部負責人簽署，由商務部統(tǒng)一編號存檔。對內經營、采購類合同管理為了加強公司經營、采購類合同的管理，規(guī)范工作流程，有效防范風險，公司實行嚴格的權限規(guī)定。在董事長的授權下，經總經理批準由商務部負責人對外簽訂，加蓋公司章，方可生效，項目部無權對外直接簽定工程承包合同。否則，財務部將不予認可，如對公司造成損失，另追究其責任。經營、大額采購類合同的擬訂項目部或材料采購部應負責與合同對方初期洽談工作，經雙方協商一致后確定合同草稿。由我方提供公司統(tǒng)一制定的合同樣本，商務部負責人負責組織合同評審工作。合同評審商務部收到或擬訂合同草稿后，應于1日內傳至合同發(fā)起人、技術負責人、總經理。合同發(fā)起人應對合同草稿進行全面審核，審核其是否滿足簽訂合同的目的，合同文本所描述的意義是否符合合同談判的意圖，并對其符合性，有效性進行初步審查，并于2日內進行簽字確認交于商務部。總經辦應綜合公司當前階段的生產狀況，評審合同所涉及生產任務操作性、可行性、有效性，并查核其生產安排是否符合或滿足公司相應的生產指標或目標，檢查生產資源的調度、使用的符合性，審核合同工作范圍、內容描述的準確性、全面性，合同對工程管理約定的符合性，并于2日內報總經理進行簽字確認交于商務部。工程部負責人應對合同內涉及技術標準、環(huán)境、方法的條款進行審查，詳審其符合性、有效性、經濟性、適用性，并檢查涉及安全文明施工、環(huán)境保護的條文，是否滿足公司相關標準和要求，并于2日內進行簽字確認交于商務部。商務部負責人應全面評估合同的價值是否與合同約定價值相符，并檢查全部合同文本描述的嚴謹性、有效性、符合性，并于2日內完成審核。商務部收到合同發(fā)起人、總經理、技術負責人意見后1日內進行評價，如意見一致便交于綜合部負責人辦理董事長審批流程。若未達成一致，由商務部負責人組織合同發(fā)起人、總經理、技術負責人、綜合部負責人等進行討論評審。董事長審批董事長對合同進行綜合評價后給出最終審批結論。合同簽署與存檔經營、大額采購類合同統(tǒng)一由商務部負責人簽署，由商務部統(tǒng)一編號存檔。合同發(fā)起人、財務部、商務部各留存一份原件。經營、大額采購類合同結算管理經營、大額采購類合同結算應按照雙方合同約定的條款，在分部分項工程驗收合格并滿足結算條件的前提下，根據分包商申報，項目部審核，報商務部。由商務部核算，經總經理審核確認后轉財務部辦理結算手續(xù)。分包工程應按照合同約定或工程大小，按月或按節(jié)點核實已完工程量（以下稱中間計量）。中間計量的提交及確認時間依據合同約定，合同未約定的，分包商應在每月25日前提交完工程量的報告，我方收到報告7天內核準。預結算管理為加強預結算管理，規(guī)范管理程序，維護公司合法權益，提高企業(yè)效益，結合本公司的預結算管理實際情況特規(guī)定如下：人員管理商務部是公司工程預結算系統(tǒng)的服務與管理機構。公司所屬各項目部預結算工作由商務部指定專人負責。項目派駐專職預算員，其工作在項目負責人和商務部負責人的雙重領導下開展工作。項目派駐專職預算員，其工作調動由商務部統(tǒng)一安排。預算員應有跨項目兼職的能力，公司根據預算員實際承擔的工作任務量進行考核，按績效工資加提成發(fā)放報酬，明確責、權、利。預結算的編制工程預結算編制的依據必須充分，工程量的計算要精確，套用的單價要符合合同條件，工程預結算書的內容要齊全，數據要準確，編制說明要詳盡完美，保證工程預結算的編制質量。施工圖預算書的編制原則上應該在收到工程正式施工圖后45天內或招（議）標文件中約定的時間或商務工作責狀中規(guī)定完成的時間內完成。特殊工程或設計不能一步到位的工程，總經理批準可適當延長，特殊工程經批準延長時間不能超過2個月，在收到正式施工圖后的每個分部工程施工前必須完成其相應預算編制工作，以滿足施工生產、備料等工作的需要，且最晚在收到工程全部圖紙后30天內編制出完整的施工圖預算。變更洽商辦理及申報為了正確反映工程造價，合理及時匯報企業(yè)收入，如有增減必須先辦洽商，有變更洽商必須增減預算，商務部負責辦理變更手續(xù)。變更洽商的記錄要完整，力求詳盡，數量、規(guī)格尺寸和改變理由，明確經濟責任，必要有附圖，包括由洽商變更引起相關的其它損失和處理方法，包括現場必須采取保護措施，所發(fā)生的費用洽商。洽商變更要經甲方簽認后，統(tǒng)一編號，應在三日內上報總經理。年終應對已完工程量進行結算盤點，盤點工程截止時間為每年12月31日，年度結算必須按照公司具體時間要求前完成。根據施工進度，商務部按月核定已完工程量交于總經理。施工過程中發(fā)生的設計變更、簽證、索賠等費用的計量應做到日清月結，合同有約定的，應在合同時效內向業(yè)主提出變更工程造價的報告并跟蹤限期確認。當年開工，當年不能竣工的跨年度工程，應當按照合同約定，定期或者按照分部工程進行分段結算，各階段完工后30天內（合同有約定的按約定時間）報送商務部。工程竣工結算書和結算資料必須在工程竣工后合同約定的時間內遞交業(yè)主。如合同未約定，必須在工程竣工驗收合格后30天內報出，且越早越好。因發(fā)包人原因停、緩建（包括未開工）的工程，應根據有關約定和規(guī)定辦理結算，并按實際發(fā)生的損失，在停工后按約定時間向業(yè)主遞交結算報告，經確認后交相關負責人回收工程款。工程竣工結算的會簽工程竣工結算會簽由商務部負責組織總經理、技術負責人、工程負責人、項目負責人、財務負責人、資料部負責人，對編制完的竣工結算書進行初審。相關預算員做好會簽記錄，并根據會簽意見，按會簽意見調整結算書后報董事長進行復審。對驗收時由于多種原因而無法完成的部位，項目部應做好與發(fā)包人的協商工作。業(yè)主未按約定時間完成結算確認手續(xù)時，必須在期滿的次日向業(yè)主發(fā)要求確認結算的催告函，明確提出最后期限，并上報董事長。停、緩建工程或合同約定內容未全部完成的工程，在停工或甩項驗收經認可后進行的非正式竣工結算書的編制時，應按正?？⒐そY算程序執(zhí)行。公司結算工作實行項目經理和預算員責任制，項目部負責人為項目結算工作責任第一人，商務部負責人為第二責任人。公司有權根據結算情況，給予相關責任人獎懲。資料管理資料員負責工程資料、圖紙等檔案的收集、管理。資料員負責工程項目的所有圖紙的接收、清點、登記、發(fā)放、歸檔、管理工作：在收到工程圖紙并進行登記以后，按規(guī)定向有關單位和人員簽發(fā)，由收件方簽字確認。技術負責人收集整理施工過程中所有技術變更、洽商記錄、會議紀要等資料并歸檔：負責對每日收到的管理文件、技術文件進行分類、登錄、歸檔。資料員負責做好各類資料積累、整理、處理、保管和歸檔立卷等工作，注意保密的原則。來往文件資料收發(fā)應及時登記臺賬，視文件資料的內容和性質準確及時遞交項目經理批閱，并及時送有關部門辦理。確保設計變更、洽商的完整性，要求各方嚴格執(zhí)行接收手續(xù)，所接收到的設計變更、洽商，須經各方簽字確認，并加蓋公章。設計變更（包括圖紙會審紀要）原件存檔。所收存的技術資料須為原件，無法取得原件的，詳細背書，并加蓋公章。作好信息收集、匯編工作，確保管理目標的全面實現。分部分項工程的驗收工作資料員負責備案資料的填寫、會簽、整理、報送、歸檔：負責工程備案管理，實現對竣工驗收相關指標（包括質量資料審查記錄、單位工程綜合驗收記錄）作備案處理。對樁基工程、基礎工程、主體工程、結構工程備案資料核查。嚴格遵守資料整編要求，符合分類方案、編碼規(guī)則，資料份數應滿足資料存檔的需要。項目經理監(jiān)督資料的編制、管理，做到完整、及時，與工程進度同步。對工程的管理資料、技術資料、物資資料及驗收資料，按施工順序進行全程督查，保證施工資料的真實性、完整性、有效性。按時向公司檔案室移交：在工程竣工后，負責將文件資料、工程資料立卷移交公司。文件材料移交與歸檔時，應有“歸檔文件材料交接表”，交接雙方必須根據移交目錄清點核對，履行簽字手續(xù)。移交目錄一式二份，雙方各持一份。項目經理負責向市城建檔案館的檔案移交工作：提請城建檔案館對列入城建檔案館接收范圍的工程檔案進行預驗收，取得《建設工程竣工檔案預驗收意見》，在竣工驗收后將工程檔案移交城建檔案館。商務負責人指導工程技術人員對施工技術資料（包括設備進場開箱資料）的保管：指導工程技術人員對施工組織設計及施工方案、技術交底記錄、圖紙會審記錄、設計變更通知單、工程洽商記錄等技術資料分類保管交資料室。指導工程技術人員對工作活動中形成的，經過辦理完畢的，具有保存價值的文件材料。

獎罰細則獎勵：檢舉揭發(fā)預結算中行私舞弊、違法亂紀現象的有功人員，公司給予300-3000元獎勵。審計值大于合同100萬-500萬的按千分之二計算績效；審計值大于合同500萬-1000萬的，按千分之一點八計算績效；審計值大于合同1000萬－萬的，按千分之一點四計算績效；以上述獎勵額度中，負責人必須承擔40%，員工承擔60%；值大于合同大于萬——按千分之一計算績效。積極鼓勵商務人員學習，取得技術專業(yè)證書，考證人員經過者，可報銷考試相關費用。在職期間證件使用權歸公司，公司將按月發(fā)放證件補貼。向領導提出經營合理化建議，經采用取得顯著