檔案數(shù)字化加工方案模板

檔案數(shù)字化加工方案資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。(三)數(shù)字化加工部分 16.1. 需求分析與總結(jié) 16.2. 參考的國家標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)規(guī)范 26.3. 數(shù)字化加工實(shí)施細(xì)則 36.9.1. 本項(xiàng)的掃描加工流程 36.9.2. 生產(chǎn)流程有以下幾個(gè)主要的步驟組成: 46.9.3. 檔案整理 56.9.4. 著錄標(biāo)引 66.9.5. 紙件掃描 76.9.6. 圖像處理 86.9.7. 質(zhì)量檢驗(yàn) 106.9.8. 檔案還原裝訂 106.9.9. 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份 126.9.10. 檔案電子數(shù)據(jù)與XXXXXX煙草檔案系統(tǒng)的無縫掛接 126.4. 項(xiàng)目所采用的OCR處理技術(shù)介紹 126.10.1. OCR(光學(xué)字符識(shí)別)技術(shù) 126.10.2. 所采用的OCR及雙層PDF生產(chǎn)流程 136.10.3. 生產(chǎn)流程邏輯示意圖 146.5. XXXXXX檔案數(shù)字化服務(wù)特點(diǎn) 156.11.1. 自動(dòng)化程度高 156.11.2. 標(biāo)準(zhǔn)化程度高 156.11.3. 嚴(yán)格的質(zhì)量控制 156.11.4. 文檔安全性高 156.11.5. 標(biāo)準(zhǔn)的格式 156.11.6. 方便存儲(chǔ)與管理 16(三)數(shù)字化加工部分需求分析與總結(jié)此次項(xiàng)目是將中國煙草總公司XXXXXX省公司及所屬11個(gè)市煙草公司的約183萬頁紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工并將成品數(shù)據(jù)掛接到檔案管理系統(tǒng)中,紙質(zhì)檔案的折分整理、掃描與圖像處理、數(shù)據(jù)的掛接與光盤備份都將嚴(yán)格按照國家檔案局相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及XXXXXX省檔案局相關(guān)規(guī)定,結(jié)合XXXXXX煙草檔案現(xiàn)狀定制加工技術(shù)規(guī)范與生產(chǎn)加工流程。。據(jù)上述現(xiàn)狀,具體人員安排,項(xiàng)目實(shí)施周期,采用標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)施細(xì)則如下。參考的國家標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)規(guī)范《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DA/T31—)《連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼》(GB/T17235.1-1998)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-)《中央檔案館接收檔案的標(biāo)準(zhǔn)》《XXXXXX省檔案接收和收集管理相關(guān)規(guī)定《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-)《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18-1999)《無酸檔案卷皮卷盒用紙及紙板》(DA/T24-) 《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》(DA/T25-) 《XXXXXXXXXXXX檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《XXXXXX煙草檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》

數(shù)字化加工實(shí)施細(xì)則本項(xiàng)的掃描加工流程生產(chǎn)流程有以下幾個(gè)主要的步驟組成:紙質(zhì)檔案的整理從檔案室進(jìn)行檔案提卷,并記錄提卷的內(nèi)容,接著拆卷,并進(jìn)行去污、平整化,并依據(jù)檔案紙張的大小和厚薄分類。檔案的整理工作主要是為了以后檔案的掃描做準(zhǔn)備。掃描及圖像處理根據(jù)不同檔案紙張的大小和厚薄,選擇不同的掃描儀,較為規(guī)整的選擇快速掃描儀,較薄、較厚和不規(guī)整的用平板掃描儀,這樣既能達(dá)到保護(hù)檔案(高速掃描儀會(huì)發(fā)生卷紙,損壞檔案)的目的,也能提高檔案數(shù)字化加工的速度。查重查漏在掃描的過程中,難免會(huì)發(fā)生重復(fù)掃描和漏掃的現(xiàn)象,人工的再次校對能夠發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化過程中出現(xiàn)的情況,并即使糾正。數(shù)據(jù)項(xiàng)錄入依據(jù)檔案著錄規(guī)范或者依據(jù)客戶檔案的實(shí)際著錄項(xiàng),錄入標(biāo)題、責(zé)任者、歸檔時(shí)間、檔號等各種信息。質(zhì)量檢測對掃描圖像和著錄的標(biāo)引數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn),圖像主要是檢驗(yàn)其掃描和凈化處理質(zhì)量,數(shù)據(jù)項(xiàng)的質(zhì)量檢測主要是檢測其錄入正確率。檔案還原完成檔案數(shù)字化后,要把原先的檔案原件還原成原樣。檔案整理檔案交接檔案按年度、案卷提檔,提檔時(shí)數(shù)字化實(shí)施方的提卷人員對每卷的所有頁面進(jìn)行統(tǒng)一的編號,全卷所有文件頁號編寫完成后,再依據(jù)XXXXXX煙草的要求抽出不需要掃描的文件頁,然后再次按序編寫需要掃描的文件頁號,頁號編寫完成后,按實(shí)際文件頁數(shù)填寫詳細(xì)的紙質(zhì)檔案交按清單,并由雙方主管人員簽字。檔案拆分檔案拆分前要對檔案進(jìn)行統(tǒng)一的編號,編制總頁號后,要從中選中需要掃描的頁面。再一次編制所需掃描的頁號,兩個(gè)頁號需用鉛筆的顏色或位置區(qū)分,以確保檔案還原時(shí)能夠清楚區(qū)別和核時(shí)頁數(shù)。目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號和頁數(shù)等,應(yīng)進(jìn)行修改。拆除裝訂在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。區(qū)分掃描件和非掃描件按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無關(guān)和重份的文件要剔除,有正式件的文件能夠不掃描原稿。頁面修整破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描。檔案整理登記制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單,詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。著錄標(biāo)引標(biāo)引著錄標(biāo)引著錄為了方便查閱與管理,打印制作檔案目錄及檔案封面,對文字錄入的準(zhǔn)確性要求較高,但要錄的文本域并不是完全統(tǒng)一的在某一頁面上,一些文本域要在多個(gè)文件中選擇,因此錄入時(shí)需要相關(guān)學(xué)部專家進(jìn)行指導(dǎo),確保文本域錄入的準(zhǔn)確率。對所需錄入的文本進(jìn)行標(biāo)引、或?qū)Σ煌悇e的檔案錄入特征制作相應(yīng)的《文字錄入工作說明書》,供錄入員和校對人員參考。錄入方式由于文本類型不一,有印刷體、手寫體、有表格內(nèi)的也有表格外的文本信息,因此采用手工錄入和OCR(光學(xué)字符識(shí)別)軟件相結(jié)合的方式錄入。即手寫體或不清晰的印刷體采用手工錄入,較規(guī)整的印刷體采用OCR技術(shù)的錄入方式。校對方式校對以軟件校對和打印輸出對比校對相結(jié)合的方式,即對手工錄入和OCR自動(dòng)錄入的文本打印輸出進(jìn)行對比校正確一校、二校、抽查校對,確保索引信息達(dá)到出版質(zhì)量萬分之一以下。紙件掃描原件的掃描與存儲(chǔ)格式完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和XXXXXX煙草的相關(guān)要求掃描。掃描人員按照《掃描與處理工作說明書》的要求,填寫移交清單(此移交清單是檔案拆分人員和掃描人員共同填寫)并簽字領(lǐng)取并進(jìn)行紙件掃描。掃描圖像使用先進(jìn)的圖像掃描處理軟件(快圖像系統(tǒng)),掃描人員可根據(jù)原稿質(zhì)量,對系統(tǒng)進(jìn)行定義,如自動(dòng)傾斜校正、自動(dòng)去污、自動(dòng)分文件等批處理功能。在由系統(tǒng)自動(dòng)處理功能的同時(shí),掃描人員根據(jù)原件的實(shí)際情況做相應(yīng)的調(diào)整,如超大頁面的處理、紙張顏色深淺及薄厚的處理、掃描時(shí)可根據(jù)不同原件的情況,調(diào)整圖像的分辨率、閥值、明亮度以及掃描方式和掃描速度,確保在掃描圖像質(zhì)量清晰的情況下,使原件完好無損。圖像的分辨率正常情況下為300dpi,如遇字間距和行行距過密、原件本身是復(fù)印件等字跡不清楚的情況,可適當(dāng)增加掃描的分辨率但要保正圖像清晰的同時(shí),又不影響遠(yuǎn)程查詢和游覽的速度。掃描方式根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái),或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描,也能夠采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。紙張狀況較差,以及過薄、過軟或超厚的檔案,應(yīng)采用平板掃描方式;紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。掃描色彩模式掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。一般采用黑白二值。頁面為黑白兩色,而且字跡清晰、不帶插圖的檔案．可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,以及頁面為多色文字的檔案,能夠采用灰度模式掃描。頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。掃描分辨率掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進(jìn)行掃描時(shí),其分辨率一般均選擇大于或等于200dpi。特殊情況下,如文字偏小、密集、清晰度較差等,可適當(dāng)提高分辨率。需要進(jìn)行OCR漢字識(shí)別的檔案,掃描分辨率建議選擇大于或等于３００dpi。掃描登記認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單,登記掃描的頁數(shù),核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致,不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。圖像處理XXXXXXXXXXXX檔案數(shù)字化工廠采用自動(dòng)化處理和人工處理相結(jié)合的方式,確保圖像質(zhì)量的完美。經(jīng)過校對系統(tǒng)對圖像進(jìn)行校對,確保圖像順序正確、去斑點(diǎn)、校驗(yàn)。,在校對時(shí)發(fā)現(xiàn)不合格圖像及時(shí)返回前一工序進(jìn)行改正。污漬、黑邊、偏斜處理數(shù)字化加工系統(tǒng)會(huì)根據(jù)原件質(zhì)量的好壞對污漬的情況進(jìn)行自動(dòng)輕度、中度、高度去污,對紙質(zhì)變質(zhì)或掃描時(shí)的黑邊完全自動(dòng)清除、自動(dòng)進(jìn)行偏斜校正處理。系統(tǒng)支持局部去污、并能對不能夠自動(dòng)處理的頁面進(jìn)行單頁多次修正。圖像處理人員在發(fā)現(xiàn)掃描不合格的文件,進(jìn)行登記后交掃描人員處理,雙方簽字確認(rèn)后的表單留存?zhèn)洳?。使因掃描造成的不合格圖像機(jī)時(shí)返回上一生產(chǎn)流程。全文字面的掃描密度圖像處理人員在進(jìn)行處理前,掃描人員會(huì)根據(jù)不同原件的情況,提高圖像掃描的分辨率、閥值、明亮度以及掃描方式,如遇字間距和行行距過密、原件本身是復(fù)印件等字跡不清楚的情況,對手寫過密的要對圖像進(jìn)行細(xì)致的修正,確保各書寫工具寫出的不同顏色、深淺的文字及圖像信息清晰可辯。粘帖頁與表格對粘帖頁面的處理先用XXXXXX數(shù)字化加工軟件系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)處理,在掃描的時(shí)消除粘帖重疊的曲線,不能自動(dòng)處理的放大后人工處理。對字跡與表格線顏色深淺不一在掃描時(shí)進(jìn)行細(xì)微調(diào)整后,圖像處理時(shí)再進(jìn)行局部調(diào)整。以確保數(shù)字檔案的可閱讀性。一般性文本流程圖提高圖像掃描的分辨率,調(diào)整閥值、明亮度以及掃描方式,采用局部處理技術(shù)對圖像進(jìn)行修正。以確保數(shù)字檔案游覽時(shí)辨認(rèn)流程圖的流程線。插圖頁面處理檔案中有插圖的要在掃描時(shí)對提高分辨率及相應(yīng)調(diào)整,圖文混排的頁面不做拆分,在保持原始頁面信息的同時(shí)使圖像清晰可辯。照片頁的處理根據(jù)黑白或彩色圖像對頁面進(jìn)行調(diào)整,對特殊照片的處理,必要時(shí)采用專業(yè)的圖像處理軟件進(jìn)行處理,確保照片的清晰度。存儲(chǔ)格式與頁面空間分辨率:200dpi圖像格式:TIFF、JPG儲(chǔ)存空間:B5或A4,20-30KB/頁質(zhì)量檢驗(yàn)對掃描處理完成后的圖像頁進(jìn)行檢驗(yàn),對檔案拆分、掃描、修正、去污、文本流程圖的處理、插圖、照片的處理以及文本和圖像頁的匹配進(jìn)行檢驗(yàn)等質(zhì)量進(jìn)行全面檢驗(yàn)。對文本域錄入與文本錄入域的標(biāo)引、文件的頁號及頁數(shù)進(jìn)行對比,對掃描前的圖像頁的標(biāo)引與掃描后的圖像頁的編號與頁數(shù)進(jìn)行對比,發(fā)現(xiàn)不合格的登記清單并退回上一流程重新處理。檔案還原裝訂檔案整理工作嚴(yán)格按照中央檔案館進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和XXXXXX煙草的實(shí)際情況進(jìn)行有序的整理,XXXXXXXXXXXX檔案數(shù)字化中心安排專人負(fù)責(zé)案卷合并與整理。原件合并把掃描時(shí)挑出的頁面插入到原來的頁面位置中去,將掃描時(shí)展開的超大頁面還原到掃描前的原樣,把數(shù)字化中挑出的不要的多余頁面提出。全卷整理將每卷文件按形成的時(shí)間、順序、文件類別進(jìn)行整理。編寫頁號按重新整理頁面上按順序統(tǒng)一的編寫頁號。案卷目錄和卷內(nèi)目錄按順序?qū)⒁粋€(gè)項(xiàng)目文件的合并到一卷中,并按中央檔案館進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)和XXXXXX煙草特有字段組成案卷目錄和卷內(nèi)目錄。打印案卷封面和卷內(nèi)目錄對案卷目錄和卷內(nèi)目錄與卷內(nèi)文件進(jìn)行匹配后打印案卷目錄和卷內(nèi)目錄以備裝訂使用。裝訂嚴(yán)格按照中央檔案館進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)和XXXXXX煙草的要求將每卷檔案的封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件、左下角對齊打成三孔一線裝訂還原檔案。案卷分盒按年度、案卷、類別、機(jī)構(gòu)等有規(guī)則地按順序裝入定制的檔案盒。打印裝箱單按年度、箱號、盒號、卷號、總頁數(shù)打印裝箱清單?；虬礄n案檔案館的要求制作打印裝箱單。按順序裝箱按箱子編號、年度、箱內(nèi)盒數(shù)、案卷數(shù)與總頁數(shù)裝箱,參照國家檔案館的要求結(jié)合XXXXXX煙草的實(shí)際情況按序裝箱。編制目錄(年度目錄)制作出XXXXXX煙草檔案裝箱目錄,合并各箱清單,統(tǒng)一編制頁碼,形成裝箱目錄,并按通用格式存儲(chǔ)裝箱目錄的電子文件,以便檢索與查找,或按檔案館進(jìn)館要求編制。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份在生產(chǎn)過程中,XXXXXX掃描加工中心是一個(gè)基于網(wǎng)絡(luò)化流程化生產(chǎn)管理系統(tǒng),我們在掃描的同時(shí)就同時(shí)產(chǎn)生兩份備原始圖像數(shù)據(jù)的備份數(shù)據(jù)。在經(jīng)過生產(chǎn)系統(tǒng)質(zhì)量驗(yàn)收合格的電子文件后,我們將把掃描的成品數(shù)據(jù)與XXXXXX煙草的檔案管理系統(tǒng)掛接,將按規(guī)則生產(chǎn)原始圖像光盤及具備單盤檢索的數(shù)據(jù)光盤。檔案電子數(shù)據(jù)與XXXXXX煙草檔案系統(tǒng)的無縫掛接文本域錄入和掃描處理檢驗(yàn)后的圖像成品,按年度進(jìn)行文字圖像與系統(tǒng)的掛接,不需手工掛接即可實(shí)現(xiàn)文本與圖像頁與系統(tǒng)的掛接。掛接到XXXXXX煙草檔案管理系統(tǒng)中后,進(jìn)行再次的成品驗(yàn)收,對各種使用習(xí)慣逐頁進(jìn)行檢驗(yàn),驗(yàn)收合格后移交到由XXXXXX煙草專家組成的驗(yàn)收小組驗(yàn)收。確保完美無縫掛接因?yàn)閄XXXXX煙草檔案管理系統(tǒng)是采用XXXXXX軟件的檔案管理軟件系統(tǒng),XXXXXX檔案掃描加工系統(tǒng)和XXXXXX檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)批量掛接,無需人工干預(yù)即可實(shí)施目錄數(shù)據(jù)與原文電子數(shù)據(jù)的無縫掛接。項(xiàng)目所采用的OCR處理技術(shù)介紹OCR(光學(xué)字符識(shí)別)技術(shù)OCR是英文OpticalCharacterRecognition的縮寫,中文意思就是經(jīng)過光學(xué)技術(shù)對文字進(jìn)行識(shí)別。OCR概念的產(chǎn)生是在1929年,德國的科學(xué)家Tausheck首先提出了OCR的概念,而且申請了專利。幾年后,美國科學(xué)家Handel也提出了利用技術(shù)對文字進(jìn)行識(shí)別的想法。但這種夢想直到計(jì)算機(jī)的誕生才變成了現(xiàn)實(shí)?，F(xiàn)在這一技術(shù)已經(jīng)由計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn),OCR的意思就演變成為利用光學(xué)技術(shù)對文字和字符進(jìn)行掃描識(shí)別,轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)內(nèi)碼。所采用的OCR及雙層PDF生產(chǎn)流程識(shí)別模塊具有超強(qiáng)的識(shí)別核心.能夠識(shí)別簡、繁體漢字2萬多,識(shí)別的語言包括中文簡、繁體、英文、日文、韓文,自動(dòng)版面分析能力大大增強(qiáng).最大限度減少手工操作量?？v向校對模塊能夠?qū)⒊砂偕锨垐D像一起校對將識(shí)別成同一個(gè)字的圖像集中在一個(gè)窗口內(nèi),先標(biāo)記錯(cuò)誤,再自動(dòng)與橫校進(jìn)行合并,后統(tǒng)一改正,校對工作量減少80%,錯(cuò)誤率可控制在萬分之一。版面恢復(fù)模塊經(jīng)過版面恢復(fù)編輯器,能夠?qū)⒃紙D像的所有信息恢復(fù)過來。比如:字體、顏色、花邊等。雙層PDF生成模塊可直接在程序中進(jìn)行后臺(tái)PDF處理,無需在Acrobat中生成,方便而快捷。能夠選擇生成多種PDF格式:雙層PDF文檔包括圖文混排的PDF、圖在文上的PDF、圖在文下的PDF等。自動(dòng)處理模塊能夠?qū)崿F(xiàn)圖像文件到PDF文件的自動(dòng)轉(zhuǎn)換,生成的PDF文件能夠?qū)崿F(xiàn)全文檢索,能夠復(fù)制貼貼,也能夠?qū)δ硞€(gè)指定目錄進(jìn)行長期監(jiān)視,真正實(shí)現(xiàn)無人操作。生產(chǎn)流程邏輯示意圖

XXXXXX檔案數(shù)字化服務(wù)特點(diǎn)自動(dòng)化程度高XXXXXX利用先進(jìn)的文檔掃描系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)