打造公共檔案館

打造公共檔案館

近年來，隨著建立責任政府、服務型政府觀念的普及，公民維護個人權利的意識逐步覺醒，公共檔案館建設成為業(yè)界不容回避的問題。本文試圖以維護公民利用檔案的權利為基準點，探尋公共檔案館建設的宗旨和途徑。

一、維護公民利用檔案的權利是公共檔案館的核心精神

關于公共檔案館的含義，學界目前主要有三種觀點。有學者認為，某檔案館是否劃歸公共檔案館應從三個方面予以考量，即是否以普通公眾為服務對象，具有為普通公眾提供平等服務的義務；是否有提供相應服務的法律保障；是否有滿足公眾需求的資源保障。①也有人提出，公共檔案館是指館藏檔案作為社會的公共資源，能全面、準確地反映社會的基本歷史面貌，應該開放的信息能借助各種媒介暢通地傳遞，并能廣泛為社會、公眾利用的文化機構。②第三種觀點則指出，凡是由國家設立、主要收藏公共檔案、為社會公眾提供服務的檔案館，都可稱為“公共檔案館”。③可以說，這三種認識都不乏其合理性，都從館藏、服務對象的范圍對公共檔案館進行了界定。

筆者意圖追溯“公共”語詞的本源，探究公共檔案館的核心精神?！肮病币辉~，一是源自古希臘詞匯，它強調(diào)個人超越自身去理解他人的利益。在古希臘，如果一個人具備了公共精神，就意味著他已經(jīng)成熟并且可以參與公共事務；二是源于古希臘詞匯，它指的是人們在工作、交往中相互照顧和關心的一種狀態(tài)。從起源上看，“公共”指的是社會層面的非個體性，在古希臘政治社會里，它與早期的民主相關聯(lián)。隨著時代的發(fā)展，這個語詞的含義發(fā)生了很大變化，當今“公共”一詞與政府密切相關，幾乎成為政府的同義詞。④公共行政理論認為，“公共性”是指政府應該根據(jù)社會和全體人民的共同利益制定與執(zhí)行公共政策。衡量一項政府活動是否達到了公共性，基本標準就是考察其政策的制定及執(zhí)行過程是否維護了公民的基本權利，是否充分體現(xiàn)和表達了公民的意志。由此，筆者認為，公共檔案館的核心精神在于“公共性”，它意味著檔案館作為政府的一個組成部分，其權力來自于全體公民，檔案館受全體公民的委托保管檔案，并為每一個公民提供平等的服務。所以，檔案館各項工作方針、政策的制定都必須體現(xiàn)和表達公民的意志，政策的執(zhí)行細則、執(zhí)行程序都必須從維護公民利用檔案的權利以及公民其他方面的利益出發(fā)，并將其貫穿于收集、整理、保管、提供利用等業(yè)務環(huán)節(jié)中；檔案部門的公務人員，在工作中須堅持為民服務的宗旨，堅持公正、公平、公開的原則，克服部門和個人一己之私，確保公民利用檔案權利的實現(xiàn)。

二、我們距離公共檔案館的目標有多遠？

這幾年，各地方檔案館紛紛建立現(xiàn)行文件中心，采取打造一站式服務、進一步開放檔案、開通網(wǎng)絡查詢等措施，拓展服務空間，可以說檔案界在公共檔案館建設方面不乏一些實踐上的努力和探索。但本人以為，公共檔案館離我們依然很遙遠，形成這個問題的原因很復雜，僅就檔案館主體而言，主要表現(xiàn)為兩個方面：

1、遠離公眾的館藏結構使多數(shù)國家檔案館缺乏為公民服務的基本條件

能否為公民提供良好的服務，直接取決于館藏結構和館藏內(nèi)容，如果一個檔案館主要保管的是領導講話、工作報告等文書檔案，而關乎個人權益的產(chǎn)權檔案、婚姻檔案、社會保障等專門檔案不夠系統(tǒng)和完善，言及為公民個人提供服務，維護個人的利用權利恐怕就心有余而力不足了。多年來，我國檔案界一直非常關注檔案館的利用率，對于國外檔案館的門庭若市欽羨不已，對國內(nèi)檔案館門可羅雀的冷清表現(xiàn)出“恨鐵不成鋼”的憂慮。筆者認為，我國檔案館在規(guī)劃館藏時，對與公民切身利益相關的專業(yè)檔案顧及不足，未能系統(tǒng)地收集、整理，因而，為民服務成為無米之炊。

檔案館藏結構、館藏資源建設是一個老生常談的話題，自上世紀80年代就開始了一輪又一輪的討論，迄今為止，檔案館的實際館藏結構雖得到了一定程度的改善，但現(xiàn)狀仍不容樂觀。上海市虹口區(qū)檔案館，在館藏118521卷檔案中，文書檔案占到%，而反映科技、財務、藝術等內(nèi)容的只占%。⑤山西省129個地、縣檔案館中，“多數(shù)檔案館保存的只是文書檔案而無科技、財務及其他專門(專業(yè))檔案，只有紙質檔案而無照片、錄音、錄像等其他載體的檔案”⑥，致使公民個人到檔案館申請查閱時，將近五分之一的利用者得到的答復是“查無此檔”，乘興而來，掃興而歸。這除了因館藏檔案整理不善，檢索體系不健全，或工作人員不熟悉業(yè)務等因素外，還有一個重要原因就是館藏結構的不合理?？傊覈C合檔案館在館藏建設上或多或少地偏離了充分保障公民權利的宗旨，缺乏公共性的物質基礎，難以滿足社會各界尤其是公民個人對檔案的利用需求。由此看來，建設公共檔案館的當務之急是調(diào)整館藏結構，豐富館藏資源，有計劃地接收含有個人信息的專門檔案。

2、官本位思想的長期影響使檔案從業(yè)人員為民服務意識淡薄

在我國，因歷史和文化等多方面因素的影響，官本位思想長期主導著檔案工作，從業(yè)人員在實踐中形成了一整套僵化的管理模式，為民服務意識淡薄，在檔案工作上集中體現(xiàn)為：一是奉行“我能提供什么，用戶就利用什么”的信條，利用者千辛萬苦造訪檔案館，被一句“查無此檔”敷衍塞責的現(xiàn)象并不鮮見；二是繁瑣的利用手續(xù)在利用者面前又豎起了另一道門檻，雖然法律明確規(guī)定“中華人民共和國公民和組織，持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的檔案。”但有些檔案館依然舊習難除，利用者除了需出示個人身份證明外，還必須出具單位介紹信，甚至說明利用目的等。從法理上講，如果公民享有利用檔案的權利，那么，他到檔案館查閱資料，不僅僅是因需要獲得檔案信息，而是他想獲得、他“有權利”獲得信息，譬如利用開放檔案，只要利用者出具了法律規(guī)定的證明性文件，檔案館就必須提供服務，不得另設任何附加條件。

再來考察利用工作統(tǒng)計分析，檔案館本位主義傾向同樣表露無遺。譬如統(tǒng)計指標的設定，多數(shù)檔案館僅僅滿足于調(diào)卷數(shù)、利用人數(shù)、利用目的的簡單統(tǒng)計，主要反映某一特定階段檔案人員的工作量，至于更深層次的利用分析，如有多少需求尚未滿足，主要集中于哪些方面，館藏資源需要怎樣統(tǒng)籌規(guī)劃，如何調(diào)整與改善等，涉足者寥寥。即便最近幾年，已經(jīng)有人在關注利用狀況分析，但他們的研究成果和建設性意見又很難上升到行政管理層面，轉化為切實可行的規(guī)章制度。

三、打造公共檔案館

以維護公民權利為核心，打造公共檔案館，具體應體現(xiàn)為：構建平民化的館藏，為實現(xiàn)公民利用檔案的權利提供資源基礎；建立公共檔案館文化，營造親和、舒適的利用氛圍，堅持用戶至上的服務宗旨，平等、公正地對待每一位用戶，最大限度地確保公民能夠利用檔案。

1、整合檔案資源，架構平民化的檔案館藏

國內(nèi)不少同仁對國外檔案館保存著內(nèi)容豐富的個人與家庭檔案無不表示贊嘆。在美國，有關家庭、家族的檔案以及個人學歷和履歷、業(yè)績和財產(chǎn)、反映城市歷史的人物與事件、地方歷史風貌和土著居民歷史、重大事件等資料，是檔案館藏的重要組成部分，是吸引利用者長期關注檔案館的資源，也是檔案館用戶絡繹不絕的重要因素。英國國家檔案館與國家統(tǒng)計局聯(lián)合設立了“家庭檔案中心”，保管著有關公民的出生、收養(yǎng)、婚姻、死亡等方面的歷史材料，并編制了檔案索引，可以為公民提供相關情況的介紹與咨詢。⑦

我國應借鑒國外檔案館的做法，以維護公民權利為宗旨，重新規(guī)劃館藏結構，提出詳盡的接收方案與策略，構建大眾化的檔案館藏。國家綜合檔案館除了接收政府各機構的文書檔案、科技檔案、照片檔案等門類外，其他與個人關系密切的專門檔案，譬如勞動部門的招工檔案、民政部門的婚姻登記檔案、工商部門的企業(yè)登記檔案、房地產(chǎn)部門的房產(chǎn)檔案、地產(chǎn)檔案等也應一并接收。這些檔案資料詳細地記載了政府在行使某一職能過程中，涉及的公民個人或者某一組織在某一時期、某一方面的活動記錄，這將成為公民個人日后查找利用的原始憑據(jù)，也可能成為將來個人、家庭或者組織史研究的珍貴史料。所以，國家綜合檔案館要盡可能地將政府部門形成的一切與公民利益關系密切的檔案資料，收集進館并妥善保管，為維護公民利用檔案的權利提供堅實的資源基礎。

目前，檔案館藏來源主要依賴各機構檔案室的移交，政府機構檔案部門存有哪些檔案，便可能向檔案館移交哪些檔案。據(jù)筆者了解，各級政府機構中尚有為數(shù)不少的單位，各類檔案未實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，室藏不夠齊全、完整，多數(shù)僅保存著本單位的文書檔案、會計檔案、科技檔案等，專業(yè)檔案大多仍處于政府機構內(nèi)部各個職能部門的掌控之下，移交渠道不通暢，形成了檔案館藏結構重文書檔案、輕專業(yè)檔案的格局，專業(yè)檔案游離于檔案館的監(jiān)管之外。

解決這個問題需要多方配合。首先，政府各機構須對本組織形成的各門類檔案實行集中統(tǒng)一管理。國家檔案館館藏主要來自政府各機構檔案室，只有檔案室室藏豐富、門類齊全，尤其將政府機構產(chǎn)生的涉及公民個人的檔案完整地收集，這些珍貴的檔案才有可能隨同文書、會計、科技等類檔案一并移交進館，才能保障檔案館館藏結構的合理，保障館藏資源體現(xiàn)對公民個人的關懷。其次，檔案館須成立專門機構，責成專人主動與政府各部門聯(lián)系、協(xié)商，根據(jù)每一個部門的職能范圍及其產(chǎn)生文件的實際狀況，制訂詳細具體的檔案接收細則。如果某些機構檔案基礎工作薄弱，甚至在某個特殊階段檔案工作癱瘓，檔案館應重點督促他們按照接收細則整理移交檔案，堅持“公眾需要什么，檔案館就收藏什么”的工作理念，將政府機構形成與保管的專門檔案系統(tǒng)地收集進館，有效地保證館藏的不斷豐富，構建平民化的館藏結構，這是打造公共檔案館的首要任務。

2、建立公共檔案館文化

美國紐黑文市公共圖書館館長諾曼·歐德先生曾提出“公共圖書館文化”，并將其詮釋為“圖書館是‘城市最重要的免費公眾空間’，是一個城市的靈魂和心臟”。這里的“免費”包含了“免費”和“自由”二重含義，強調(diào)對市民全面服務功能；“空間”則指圖書館專業(yè)性教育功能方面須突出“公共性”；“公眾空間”是聚合人群的地方。它意味著公共圖書館除了確保市民能夠隨時讀書、用書、借書以外，還須把舉辦各種文化活動等等放在很突出的地位。所以，提高圖書的利用率，應該始終是公共圖書館的工作重心。⑧美國的公共圖書館文化為我國公共檔案館建設提供了一種新的啟示。

首先，在檔案館的選址、外觀設計上要體現(xiàn)以人為本的理念。曾幾何時，檔案館作為黨委和政府的附屬機構，始終小心翼翼地躲在政府或黨委大院一個不易被發(fā)覺的角落里，用戶如果查閱檔案，須穿越威嚴的大院，再幾經(jīng)曲折，才能到達神秘的檔案館。就利用者而言，且不說檔案館是否保存著“為我所需”的材料，僅是繁瑣的進門手續(xù)就很容易造成公眾利用檔案的心理障礙。所以，打造公共檔案館，首先在檔案館的選址以及外形設計上，要貼近公眾，便利公眾，富有親和力。近幾年，位于廣州CBD中心區(qū)域的廣東省檔案館和集決策參考、展覽教育、社會課堂、咨詢利用、信息集聚和傳播、市場服務、學術交流、文化休閑等八大功能為一體的上海市新型檔案館在外灘開館，標志著國家檔案館在選址、建筑外形、室內(nèi)設計等正在朝向從公民利益出發(fā)，與利用者便利的趨勢發(fā)展，并以嶄新的形象登上城市的文化舞臺。

其次，須樹立維護公民利用檔案權利的服務理念，向公眾充分展示館藏，公平、公正地對待每一位用戶，這是檔案部門必須堅守的工作準則。由于檔案包含的內(nèi)容信息多是零星的、分散的，檔案的檢索工具又具有較強的專業(yè)性，所以，檔案館應把主要精力投諸如何盡力展示館藏，如何能夠最大限度地為公眾提供利用；檔案館的工作人員，應該堅持“公眾需要什么，我們就提供什么”的基本原則，把能為更多的利用者服務，能向每一位利用者提供準確、全面的檔案信息，作為檔案從業(yè)人員的價值取向。另外，平等對待每一個用戶，不以利用者的身份、地位的不同而產(chǎn)生優(yōu)待或者慢待現(xiàn)象，做到檔案面前人人平等。

注釋：

1、趙建功：《公共檔案館瑣議》，《山西檔案》2003年第4期。

2、宗培嶺：《公共檔案館，你從哪里來——寫在上海市檔案館新館開館之際》，《浙江檔案》2004年第1期。

3、李國慶：《公共檔案館社會功能的定位及其實現(xiàn)途徑》，《新時期公共檔案館建設》，中央文獻出版社2004年