QP外來文件管制程序

1.目的：確保品質系統(tǒng)有效運作，并藉以規(guī)范外來文件的管理。2,范圍：適用于外來文件的管理。.定義：1外來文件：把客戶提供以及搜集自外來的國際/國家或區(qū)域的標準，當成本公司制造、檢（試）驗標準或管理標準使用的文件，應作發(fā)行狀態(tài)的更新管理（如TS16949、GB、政府安全及環(huán)保法規(guī)等）。2把客戶提供的有關規(guī)范及要求，應進行審查管制，并確實執(zhí)行。機密文件管理：客戶指定或公司經(jīng)理級及以上人員指定的文件，不可外泄相關內容的資料。.流程：流程權責單位相關說明使用表單各部門總經(jīng)辦各部門接收到外來文件須轉交總經(jīng)辦統(tǒng)籌辦理［外來文件收文登記表］外來文件接收與轉交f總經(jīng)辦［外來文件總覽表］外來文件編號列管f總經(jīng)辦外來文件保存與維護wf申請人總經(jīng)辦依申請期限歸還［文件借閱登記表］［文件分發(fā)記錄表］外來文件借閱與分發(fā)f總經(jīng)辦［外來文件最新版次確認表］［文件檔案銷毀申請表］外來文件更新或作廢5.內容:5.1外來文件須列入編號、保管、借出入管理的類別：技術手冊、國內外法規(guī)、設計參考書籍、試驗及制造設備手冊，競爭廠商技術資料。如屬機密性文件，相關人員需借用，必須由經(jīng)理級及以上人員簽字認可，方可借用。5.2外來文件接收與轉交：5.2.1各部門接收到客戶所提供的規(guī)范及標準等文件資料，即轉交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦對客戶提供的規(guī)范及要求進行送審查、核準，并分發(fā)至相關單位，落實客戶的具體要求。5.2.2總經(jīng)辦接收到各部門轉交的外來文件或資料時，須登記于［外來文件收文登記表］,并將外來文件或資料編號列管。3外來文件編號列管3.1外來文件編號原則：□□□□□I| 1-流水碼，以數(shù)字001?999表示。I1■類別代碼，如下表表示。1-外來文件代碼：以英文字母W表示。類別代碼說明K客戶提供的標準G國際、國家或地區(qū)標準5.3.2總經(jīng)辦編號后，須登記于［外來文件總覽表］，賦予版次。版次以01-99的順序編排以鑒別最新版本資料。5.4外來文件保存與維護5.4.1總經(jīng)辦負責有編號的外來文件的管理，并須依類別存放于檔案柜并標識。5外來文件借閱與發(fā)行5.1須借閱外來文件者，應向總經(jīng)辦文管員辦理借出，文管員于［文件借閱登記表］上辦理登記，并請借閱人簽名。2借閱人于借閱期30天滿時，應主動歸還所借出的文件，文管員于［文件借閱登記表］上注明歸還日期并簽名。若期滿未歸還，文管員應向借閱人收回文件。A15.5.3外來文件及資料由總經(jīng)辦文管員登錄，并加蓋紅色［外來文件受控章］統(tǒng)籌發(fā)行。各部門因工作必備外來文件時，須由總經(jīng)辦記錄于［文件分發(fā)記錄表］。(見《體系文件管理程序》)5.6外來文件的變更或作廢外來文件及資料如有變更或修訂，由總經(jīng)辦統(tǒng)一收回及銷毀，并發(fā)行新版。5.6.2文管銷毀文件或資料時，須填寫［文件檔案銷毀申請表］,經(jīng)原執(zhí)行審查部門審核后銷毀。5.6.3無效的外來文件及資料有保存的需要時需加蓋［文件管制作廢章］見《體系文件管制程序》應予以識別。7工程規(guī)格文件7.1客戶提供的圖面依《圖紙管理程序》管理。7.2為避免無效外來文件及資料的誤用，總經(jīng)辦文管須于每年11月上網(wǎng)查尋、電話或傳真通知等形式，確認與記錄于［外來文件最新版次確認表］。如有異動條款則更新版次狀況及修訂［外來文件總覽表］,并發(fā)行各部門核對，以鑒別其版次是否為最新的版本。7.3顧客所提供的工程資料、標準、規(guī)范及其變更，應于二個工作周內及時審查、分發(fā)、執(zhí)行，且應保持每項生效日期記錄于】設計變更/過程變更/PPAP/讓步接收生效實施日期記錄表:o6.相關附件：1［外來文件收文登記表］(FM040300-01).2［外來文件總覽表］(FM040300-02).3［文件借閱登記表］(FM040300-03)4［外來文件最新版次確認表］(FM040300-04)6.5［文件分發(fā)記錄表］(FM040200-03)6［文件檔案銷毀申請表］(FM040200-04)6.7［設計變更/過程變更/PPAP/讓步接收生效實施日期記錄表］(FM040300-05)A