信用檔案管理制度（四篇）

第12頁(yè)共12頁(yè)信用檔案?管理制度?___?_東廈裝?飾工程有?限公司信?用檔案管?理辦法?第一章總?則第一?條為規(guī)?范信用檔?案的管理?，有效開(kāi)?發(fā)利用信?用檔案，?根據(jù)《_?___檔?案法》及?《企業(yè)檔?案管理規(guī)?定》等法?律、法規(guī)?，并結(jié)合?本公司信?用檔案工?作的實(shí)際?，特制定?本辦法。?第二條?本辦法?適用于_?___東?廈裝飾工?程有限公?司信用管?理部。?第三條?本辦法所?稱(chēng)信用檔?案是指公?司及與公?司發(fā)生經(jīng)?濟(jì)活動(dòng)的?信用主體?在信用活?動(dòng)中形成?的，能夠?證明一個(gè)?主體信用?的文字、?圖表、聲?像等不同?形式和載?體的歷史?記錄。?第四條?公司的信?用檔案是?證明公司?本身和與?公司有經(jīng)?濟(jì)活動(dòng)的?主體的信?用的原始?憑證、法?律依據(jù)，?是信用評(píng)?價(jià)的有效?資源，是?公司檔案?管理的重?要組成部?分。第?二章信用?文件材料?的收集和?與歸檔?第五條?公司將信?用文件材?料的收集?、整理和?歸檔列入?誠(chéng)信管理?部門(mén)的工?作程序、?責(zé)任范圍?，實(shí)行有?關(guān)工作人?員的崗位?責(zé)任制。?第六條?凡應(yīng)歸?檔的信用?文件材料?應(yīng)完整、?準(zhǔn)確、系?統(tǒng)，按有?關(guān)規(guī)定保?管期限，?各部門(mén)所?產(chǎn)生的信?用文件材?料應(yīng)及時(shí)?交于誠(chéng)信?管理部門(mén)?統(tǒng)一保管?，任何部?門(mén)和個(gè)人?不得拒絕?歸檔。?第七條?歸檔的文?件材料整?理應(yīng)該符?合規(guī)范，?書(shū)寫(xiě)和載?體應(yīng)該能?長(zhǎng)久保存?，歸檔的?電子文件?應(yīng)與相應(yīng)?的紙質(zhì)文?件材料一?并保存。?第八條?在信用?工作活動(dòng)?中形成的?下列文件?材料均應(yīng)?歸檔保存?。能夠證?明信用主?體資格、?資質(zhì)、資?信和社會(huì)?實(shí)踐活動(dòng)?信用狀況?的基本依?據(jù)材料；?評(píng)價(jià)認(rèn)定?、獎(jiǎng)勵(lì)處?罰的結(jié)論?性文件材?料；具有?保存價(jià)值?的其他材?料。第?三章信用?檔案的整?理、保管?和移交?第九條?信用檔案?的分類(lèi)方?法和類(lèi)別?設(shè)置應(yīng)根?據(jù)《企業(yè)?檔案管理?規(guī)定》進(jìn)?行；信用?主體形成?的全部檔?案，按照?信用檔案?的內(nèi)容、?種類(lèi)、數(shù)?量等基本?因素進(jìn)行?劃分設(shè)定?。第十?條根據(jù)?信用檔案?的形成規(guī)?律、內(nèi)容?特征、載?體形式，?信用檔案?可分為_(kāi)?___材?料、管理?運(yùn)行材料?、資質(zhì)憑?證材料、?榮譽(yù)證書(shū)?材料、年?檢資信材?料、投資?融資材料?、合同履?行材料、?經(jīng)營(yíng)服務(wù)?材料、宣?傳推介材?料和其他?有關(guān)材料?____?類(lèi)。第?十一條?信用檔案?的保管期?限一般分?為永久、?長(zhǎng)期、短?期。誠(chéng)信?管理部應(yīng)?根據(jù)信用?主體狀況?的實(shí)際變?化進(jìn)行整?理，對(duì)已?到保管期?限的檔案?要進(jìn)行鑒?定，剔除?已不能反?映信用主?體真實(shí)狀?況的材料?，同時(shí)對(duì)?計(jì)算機(jī)管?理系統(tǒng)信?用主體的?信用信息?，要依照?相關(guān)制度?進(jìn)行更新?。第十?二條公?司將信用?檔案管理?納入檔案?管理制度?和信用制?度建設(shè)范?圍，實(shí)行?統(tǒng)一管理?。應(yīng)積極?應(yīng)用現(xiàn)代?化管理手?段和先進(jìn)?技術(shù)管理?信用檔案?，確保信?用檔案的?安全和管?理科學(xué)。?第十三?條對(duì)信?用檔案進(jìn)?行基本的?登記和統(tǒng)?計(jì)，為科?學(xué)管理提?供依據(jù)。?第四章?信用檔案?的利用、?公布和獎(jiǎng)?懲第十?四條為?紙質(zhì)信用?檔案編制?目錄、索?引等實(shí)用?的檢索工?具，同時(shí)?要建立計(jì)?算機(jī)存儲(chǔ)?與檢索的?機(jī)讀目錄?，以便達(dá)?到快速、?準(zhǔn)確地檢?索。第?十五條?公司應(yīng)在?能力范圍?內(nèi)采用先?進(jìn)技術(shù)和?現(xiàn)代化管?理方法開(kāi)?發(fā)利用信?用檔案。?應(yīng)建立信?用檔案數(shù)?據(jù)庫(kù)，對(duì)?信用檔案?進(jìn)行全文?掃描、光?盤(pán)刻錄或?其他數(shù)字?化處理。?第十六?條在進(jìn)?行信用信?息的收集?、整理和?歸檔的工?作時(shí)，應(yīng)?確保信用?信息的安?全可靠、?客觀準(zhǔn)確?、及時(shí)有?效。第?十七條?對(duì)在信用?檔案工作?中做出突?出貢獻(xiàn)的?人員要給?予表彰和?獎(jiǎng)勵(lì)。?第十八條?應(yīng)建立?信用檔案?工作責(zé)任?追究制度?，對(duì)不按?規(guī)定歸檔?而造成信?用文件材?料損失的?，或?qū)π?用檔案進(jìn)?行涂改、?抽換、偽?造、盜竊?、隱匿和?擅自銷(xiāo)毀?而造成檔?案丟失或?損毀的直?接責(zé)任者?，依法進(jìn)?行處理。?第五章?附則第?十九條?本辦法自?發(fā)布之日?起施行。?信用檔?案管理制?度（二）?1目的?為了更?好加強(qiáng)公?司供應(yīng)商?及客戶信?用資料的?收集與管?理，提供?公司信用?管理的水?平。2范?圍股份?公司及所?屬控投子?公司。3?職責(zé)信?用管理工?作領(lǐng)導(dǎo)小?組負(fù)責(zé)信?用管理方?針和目標(biāo)?的制定與?實(shí)施。相?關(guān)部門(mén)負(fù)?責(zé)配合實(shí)?施。4程?序4.?1建立完?整的信用?檔案。檔?案資料包?括以下內(nèi)?容。_?___公?司所有客?戶檔案都?必須按部?門(mén)編號(hào)。?信用管理?人員負(fù)責(zé)?建立和保?存信用管?理臺(tái)帳和?相關(guān)材料?。4.?3根據(jù)本?公司業(yè)務(wù)?的具體情?況，當(dāng)年?和去年的?信用管理?檔案保存?在各市場(chǎng)?部門(mén)，前?年的信用?檔案必須?移交到信?用管理_?___。?信用管理?____?主任對(duì)信?用檔案資?料核實(shí)后?一個(gè)月內(nèi)?移交檔案?室歸檔。?4.4?建立完整?的客戶信?用資料，?包括客戶?基本資料?（營(yíng)業(yè)執(zhí)?照、稅務(wù)?登記證、?各種資質(zhì)?證書(shū)、許?可證書(shū)、?榮譽(yù)證書(shū)?復(fù)印件）?、客戶信?用申請(qǐng)表?、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)?查表、資?信調(diào)查報(bào)?告、財(cái)務(wù)?報(bào)表（資?產(chǎn)負(fù)債表?、損益表?和現(xiàn)金流?量表）、?授信額度?批準(zhǔn)表、?客戶通話?記錄、對(duì)?賬單、付?款承諾、?其他客戶?資料。?4.5移?交到檔案?室歸檔的?客戶信用?檔案的查?閱需填寫(xiě)?《檔案查?詢單》標(biāo)?明查閱人?、查閱客?戶名稱(chēng)、?查閱用途?，由信用?管理__?__主任?簽字后方?可查詢。?信用檔案?的缺失以?及涉及商?業(yè)___?_容的泄?漏要追究?相關(guān)當(dāng)事?人的責(zé)任?。1/?24.?6配備大?專(zhuān)以上學(xué)?歷，具有?數(shù)據(jù)庫(kù)檢?索服務(wù)的?能力和經(jīng)?驗(yàn)的人員?專(zhuān)（兼）?職檔案管?理員。?4.7檔?案管理員?必須經(jīng)過(guò)?企業(yè)信用?管理專(zhuān)業(yè)?知識(shí)培訓(xùn)?，考核合?格后方可?上崗。5?發(fā)布、執(zhí)?行本規(guī)?定自發(fā)布?之日起執(zhí)?行，解釋?權(quán)歸信用?管理工作?領(lǐng)導(dǎo)小組?所有。?信用檔案?管理制度?（三）?1目的?為了更好?加強(qiáng)公司?供應(yīng)商及?客戶信用?資料的收?集與管理?，提供公?司信用管?理的水平?。2范圍?股份公?司及所屬?控投子公?司。3職?責(zé)信用?管理工作?領(lǐng)導(dǎo)小組?負(fù)責(zé)信用?管理方針?和目標(biāo)的?制定與實(shí)?施。相關(guān)?部門(mén)負(fù)責(zé)?配合實(shí)施?。4程序?4.1?建立完整?的信用檔?案。檔案?資料包括?以下內(nèi)容?。4.?1.1基?本資料，?包括營(yíng)業(yè)?執(zhí)照復(fù)印?件、稅務(wù)?登記證復(fù)?印件、各?種資質(zhì)證?書(shū)復(fù)印件?、各種許?可證書(shū)復(fù)?印件、各?種榮譽(yù)證?書(shū)復(fù)印件?等；4?.1.2?反映客戶?信用申請(qǐng)?和相關(guān)調(diào)?查的資料?，包括信?用申請(qǐng)表?、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)?查表、客?戶相關(guān)方?調(diào)查表、?資信調(diào)查?報(bào)告或信?用分析結(jié)?論等；?4.1.?3財(cái)務(wù)報(bào)?表，包括?資產(chǎn)負(fù)債?表、利潤(rùn)?表和現(xiàn)金?流量表；?4.1?.4批準(zhǔn)?資料，包?括每次授?予額度后?的授信額?度表及通?知函；?4.1.?5賒銷(xiāo)后?的管理資?料，包括?與客戶的?通話記錄?、催賬電?話記錄、?對(duì)賬單、?付款承諾?等；4?.1.6?客戶其它?相關(guān)資料?，包括企?業(yè)宣傳材?料、網(wǎng)頁(yè)?資料、名?片等公開(kāi)?資料。?____?公司所有?客戶檔案?都必須按?部門(mén)編號(hào)?。信用管?理人員負(fù)?責(zé)建立和?保存信用?管理臺(tái)帳?和相關(guān)材?料。4?.3根據(jù)?本公司業(yè)?務(wù)的具體?情況，當(dāng)?年和去年?的信用管?理檔案保?存在各市?場(chǎng)部門(mén)，?前年的信?用檔案必?須移交到?信用管理?領(lǐng)導(dǎo)小組?辦公室。?信用管理?領(lǐng)導(dǎo)小組?辦公室主?任對(duì)信用?檔案資料?核實(shí)后一?個(gè)月內(nèi)移?交檔案室?歸檔。?4.4建?立完整的?客戶信用?資料，包?括客戶基?本資料（?營(yíng)業(yè)執(zhí)照?、稅務(wù)登?記證、各?種資質(zhì)證?書(shū)、許可?證書(shū)、榮?譽(yù)證書(shū)復(fù)?印件）、?客戶信用?申請(qǐng)表、?現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查?表、資信?調(diào)查報(bào)告?、財(cái)務(wù)報(bào)?表（資產(chǎn)?負(fù)債表、?損益表和?現(xiàn)金流量?表）、授?信額度批?準(zhǔn)表、客?戶通話記?錄、對(duì)賬?單、付款?承諾、其?他客戶資?料。4?.5移交?到檔案室?歸檔的客?戶信用檔?案的查閱?需填寫(xiě)《?檔案查詢?單》標(biāo)明?查閱人、?查閱客戶?名稱(chēng)、查?閱用途，?由信用管?理領(lǐng)導(dǎo)小?組辦公室?主任簽字?后方可查?詢。信用?檔案的缺?失以及涉?及商業(yè)秘?密內(nèi)容的?泄漏要追?究相關(guān)當(dāng)?事人的責(zé)?任。1?/24?.6配備?大專(zhuān)以上?學(xué)歷，具?有數(shù)據(jù)庫(kù)?檢索服務(wù)?的能力和?經(jīng)驗(yàn)的人?員專(zhuān)（兼?）職檔案?管理員。?4.7?檔案管理?員必須經(jīng)?過(guò)企業(yè)信?用管理專(zhuān)?業(yè)知識(shí)培?訓(xùn)，考核?合格后方?可上崗。?5發(fā)布、?執(zhí)行本?規(guī)定自發(fā)?布之日起?執(zhí)行，解?釋權(quán)歸信?用管理工?作領(lǐng)導(dǎo)小?組所有。?信用檔?案管理制?度（四）?1.目?的為了?規(guī)范公司?信用檔案?管理工作?，保證檔?案的完整?性、安全?性及保密?性，并通?過(guò)提供檔?案信息為?公司運(yùn)營(yíng)?服務(wù)，特?制定本制?度。2?.適用范?圍本辦?法適用于?公司所有?的信用檔?案。3?.職責(zé)?信用管理?小組負(fù)責(zé)?信用檔案?管理。?4.管理?制度_?___公?司檔案實(shí)?行二級(jí)管?理，一級(jí)?管理是指?公司檔案?室的統(tǒng)籌?管理：由?專(zhuān)職檔案?管理員負(fù)?責(zé)公司所?有檔案資?料的統(tǒng)一?收集管理?，建立公?司檔案臺(tái)?賬（電子?檔），建?立《年?度歸檔臺(tái)?賬》，做?到帳物相?符；對(duì)存?檔的各類(lèi)?證書(shū)在接?近證書(shū)有?效期一個(gè)?月前應(yīng)通?知相關(guān)負(fù)?責(zé)人；監(jiān)?督指導(dǎo)各?部門(mén)檔案?的管理工?作；二級(jí)?管理是指?各部門(mén)自?己形成的?，反映本?部門(mén)職能?活動(dòng)的文?件資料的?管理工作?：兼職檔?案管理員?負(fù)責(zé)整理?、編目本?部門(mén)記錄?表單、執(zhí)?行文件、?業(yè)務(wù)往來(lái)?資料等，?部門(mén)負(fù)責(zé)?人為本部?門(mén)檔案管?理工作第?一責(zé)任人?。4.?2檔案歸?檔4.?2.1歸?檔范圍。?凡是能反?映公司各?項(xiàng)業(yè)務(wù)活?動(dòng)的具有?查考利用?價(jià)值的文?件、聲像?、報(bào)表等?均屬歸檔?范圍，均?應(yīng)及時(shí)歸?檔。公司?檔案分為?____?_類(lèi)，詳?見(jiàn)附錄《?公司檔案?分類(lèi)目錄?》，各部?門(mén)文件歸?檔范圍可?參照檔案?類(lèi)別執(zhí)行?。4.?2.2歸?檔要求。?檔案必須?具有真實(shí)?性，所有?資料應(yīng)為?原件，原?件用于報(bào)?批不能歸?檔或其它?不可抗原?因無(wú)法提?供的，檔?案室保存?復(fù)印件；?檔案應(yīng)具?有價(jià)值性?；檔案應(yīng)?具有完整?性，每個(gè)?案卷力求?資料齊全?；檔案應(yīng)?便于利用?，避免雜?亂無(wú)章，?做到分類(lèi)?、分目清?晰，方便?查詢。?4.2.?3除部門(mén)?業(yè)務(wù)執(zhí)行?的記錄表?單外，各?部門(mén)以公?司名義發(fā)?出的函件?、處理的?業(yè)務(wù)往來(lái)?等，當(dāng)工?作一結(jié)束?，應(yīng)將所?有的相關(guān)?原始資料?送至檔案?室進(jìn)行歸?檔，任何?部門(mén)或個(gè)?人不得為?自己使用?方便，將?重要檔案?隱留不交?或擅自留?存。4?.2.4?各部門(mén)兼?職檔案管?理員每月?____?號(hào)前應(yīng)將?本部門(mén)上?月的執(zhí)行?記錄整理?成冊(cè)，存?放于本部?門(mén)資料室?。一般記?錄資料保?存期限為?____?年，各部?門(mén)根據(jù)需?要需長(zhǎng)期?保存的記?錄文件應(yīng)?每年移交?公司檔案?室保存（?如ma產(chǎn)?品生產(chǎn)過(guò)?程中各種?記錄資料?）。4?.2.5?各部門(mén)兼?職檔案管?理員應(yīng)在?每月__?__號(hào)前?將本部門(mén)?的存件明?細(xì)電子檔?發(fā)檔案室?備案。各?部門(mén)電子?記錄應(yīng)分?門(mén)別類(lèi)，?實(shí)物件存?放于資料?室相應(yīng)標(biāo)?識(shí)類(lèi)別的?檔案盒或?檔案袋中?，確保資?料類(lèi)別、?資料存放?位置、電?子臺(tái)賬目?錄協(xié)調(diào)一?致。4?.2.6?技術(shù)部、?質(zhì)量部、?生產(chǎn)部、?采購(gòu)部重?要業(yè)務(wù)資?料（如合?同）應(yīng)最?少每年移?交一次檔?案室；銷(xiāo)?售業(yè)務(wù)資?料應(yīng)根據(jù)?資料的性?質(zhì)和部門(mén)?需要，最?少每?jī)赡?移交一次?檔案室；?財(cái)務(wù)、人?事業(yè)務(wù)資?料應(yīng)根據(jù)?資料的性?質(zhì)和部門(mén)?需要，最?少每三年?移交一次?檔案室；?各部門(mén)必?須保留的?盡量留復(fù)?印件，原?件交檔案?室統(tǒng)一保?存。4?.2.7?如歸檔的?為數(shù)字化?檔案，文?字材料統(tǒng)?一采用p?df格式?，圖紙采?用cad?的dwg?格式，文?字掃描分?辨率不小?于200?，圖紙不?小于30?0，并且?數(shù)字化檔?案應(yīng)以文?件內(nèi)容或?主要文件?命名并標(biāo)?識(shí)歸檔日?期。4?.2.8?技術(shù)研發(fā)?資料由技?術(shù)部負(fù)責(zé)?人每月進(jìn)?行硬盤(pán)備?份并于每?月___?_號(hào)前歸?檔到公司?檔案室，?由檔案管?理員存放?于檔案室?保險(xiǎn)柜內(nèi)?。4.?3檔案借?閱4.?3.1因?工作需要?借閱文件?時(shí)，應(yīng)填?寫(xiě)《文件?借閱審批?表》，經(jīng)?部門(mén)負(fù)責(zé)?人審核，?綜合部負(fù)?責(zé)人批準(zhǔn)?后，在檔?案管理員?處借閱，?借閱人應(yīng)?在一周內(nèi)?歸還文件?，原版文?件一律不?外借。若?特殊需要?需將原版?文件借出?，應(yīng)由副?總經(jīng)理或?總經(jīng)理批?準(zhǔn)后執(zhí)行?。4.?3.2檔?案屬于公?司秘密，?借閱檔案?者必須妥?善保管，?不得任意?轉(zhuǎn)借或復(fù)?印、不得?拆封、損?污文件，?因保管不?慎丟失時(shí)?，要及時(shí)?追查，歸?還時(shí)保證?檔案材料?完整無(wú)損?，否則，?追究當(dāng)事?人責(zé)任。?4.4?檔案保管?與銷(xiāo)毀?____?公司設(shè)有?檔案室，?各部門(mén)配?有資料室?及存放檔?案的箱柜?，具備防?火、防潮?、防蟲(chóng)、?防盜等安?全整潔條?件。檔案?資料室是?保管檔案?的機(jī)要重?地，非檔?案管理人?員不得隨?意進(jìn)入庫(kù)?房。4?.4.2?各部門(mén)歸?存到檔案?室的檔案?，檔案管?理員根據(jù)?檔案類(lèi)別?建立電子?臺(tái)賬，實(shí)?物件存放?于檔案室?相應(yīng)標(biāo)識(shí)?類(lèi)別的檔?案柜中，?確保檔案?類(lèi)別、檔?案存放位?置、計(jì)算?機(jī)臺(tái)賬目?錄協(xié)調(diào)一?致，以便?于查找使?用。4?.4.3?各部門(mén)記?錄文件以?便于